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follow-up post-evento

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Stai in piedi: cosa fare dopo un evento sportivo

Gli atleti hanno ripreso fiato e la folla se n’è andata. Potresti pensare che sia tempo di chiudere i battenti e andartene, ma è sbagliato.

La partita non è ancora finita per te.

È tempo di arrotolarti le maniche ancora una volta e iniziare a programmare il dopo evento. È la tua possibilità di accrescere la relazione con i tuoi partecipanti, ottenere informazioni di valore e pianificare eventi sportivi futuri.

Segui questi cinque step per trasformare i tuoi partecipanti in fan.

1. Ringrazia

Hai messo in scena un evento fantastico ed è il caso di fare dei ringraziamenti.

In un evento sportivo sono coinvolte molte persone: atleti, staff, sponsor e fan. Ringraziarli può essere una delle cose più importanti da fare nel dopo evento. È un passo fondamentale per costruire e tenere delle relazioni solide.

Innanzitutto, assicurati di usare i social media. Ringrazia immediatamente dopo l’evento. Invia tweet, pubblica su Instagram o aggiorna il tuo Facebook.

Potresti anche dover inviare qualcosa di più personale. Invia una lettera o email di ringraziamento personale se hai tempo e risorse per farlo.

I partecipanti

Queste sono le persone per cui hai organizzato l’evento, quindi invia un grande grazie per aver consentito di rendere l’evento un successo.

Ecco alcune cose da includere nel tuo messaggio:

  • Digli che atmosfera incredibile hanno creato.
  • Includi immagini e video del giorno dell’evento.
  • Condividi alcuni numeri (i fan dello sport adorano le statistiche).
  • Parlagli di eventi futuri (includi un potenziale sconto).

Gli atleti

Sia che si tratti di corridori, calciatori o giocatori di freccette, sono coloro per cui le persone hanno partecipato all’evento.

Cose da includere:

  • Ringraziali per la loro prestazione eccezionale.
  • Informali sul numero di persone che ha partecipato.
  • Fagli sapere che speri di poter collaborare con loro in eventi futuri.
Cosa fare dopo un evento sportivo: ringrazia tutte le persone coinvolte.
Ringrazia tutte le persone coinvolte.

Gli sponsor

Ti hanno aiutato a organizzare l’evento fornendoti le risorse per finanziarlo.

Cose da includere:

  • Ringraziali per l’aiuto
  • Condividi i dati relativi a partecipanti e profitto.
  • Fagli sapere che grazie al loro aiuto hanno reso l’evento possibile.
  • Digli che speri di lavorare ancora con loro in futuro.

Staff e volontari

Senza di loro, non saresti mai riuscito a organizzare il tuo evento senza intoppi.

Cose da includere:

  • Ringraziali per il duro lavoro.
  • Fagli sapere che grazie al loro contributo l’evento è stato un successo.
  • Informali della tua disponibilità a scrivere una lettera di raccomandazione per il prossimo evento a cui collaboreranno.
  • Consigliali di stare in contatto con te per eventuali eventi sportivi futuri che organizzerai.

Consiglio: se hai paura di essere troppo superficiale, dai un’occhiata a questi modi creativi per ringraziare.

2. Marketing nel dopo evento

Hai twittato tantissimo durante l’evento e non devi fermarti una volta finito. Si tratta di un evento sportivo, quindi il dopo evento è fondamentale.

I social media sono incredibilmente importanti per ogni evento sportivo, perché permettono ai fan di restare in contatto.

Devi preparare i contenuti multimediali da condividere immediatamente dopo l’evento. I fan vorranno rivivere tutti i momenti migliori.

Condividere un video del goal vincente potrebbe indurre le persone a parlare del tuo evento nelle settimane successive.

Sentiti libero di essere creativo con il tuo marketing nel dopo evento:

Questa è una possibilità eccezionale per continuare a promuovere il tuo evento. Se hai prodotti o gadget, questo è il momento di venderli. I tuoi fan saranno più inclini ad acquistare mentre sono ancora entusiasti dell’evento.

Infine, usa questa opportunità per iniziare a creare entusiasmo per il tuo prossimo evento. Se hai già programmato delle partite, assicurati di far sapere alle persone quando e dove.

3. Raccogli opinioni

Le opinioni sono vitali per sviluppare e organizzare eventi futuri.

Devi chiedere un parere a partecipanti e atleti. Queste due prospettive sono fondamentali per far crescere il tuo evento.

Le domande basilari da chiedere:

  • Che cosa pensi abbia funzionato durante l’evento?
  • Ti è piaciuto l’evento?
  • Che cosa pensi potrebbe essere migliorato?
  • Che cosa ti piacerebbe vedere negli eventi futuri?

Dovrai anche chiedere delle domande specifiche. Questo è il modo per entrare a conoscenza delle cose fondamentali che ti serve sapere. Crea le domande su misura per partecipanti e atleti.

Domande di esempio da chiedere ai partecipanti:

  • Come ti è sembrata la sede?
  • Com’era la vista dal tuo posto a sedere?

Domande di esempio da chiedere agli atleti:

  • Cosa ti è sembrato degli spogliatoi?
  • Avevi tutto l’occorrente necessario per dare il meglio?

Usa questa opportunità per ottenere delle opinioni su cose che ti interessano. Questo ti aiuterà a sviluppare i tuoi eventi futuri.

Consiglio: dai un’occhiata alla nostra guida sugli strumenti gratuiti per questionari per eventi per poter raccogliere le opinioni.

4. Valutazioni finali

Una volta terminato tutto, è tempo di sedersi e valutare il successo del tuo evento.

Organizza una riunione con il tuo team. Questo ti aiuterà a scoprire dei potenziali problemi nascosti e ottenere nuove idee.

Annota ciò che volevi raggiungere e quali erano i tuoi obiettivi. Ciò che ti eri prefissato è vicino al risultato finale?

Volevi vendere un migliaio di biglietti? Bene, quanti ne hai venduti?

Se non hai venduto abbastanza biglietti, puoi analizzare ciò che le persone pensano che dovrebbe essere migliorato. Usa queste informazioni per creare un piano per migliorare in quelle aree.

Cosa fare dopo un evento sportivo: valuta la prestazione di tutti.
Valuta la prestazioni di tutti.

Magari hai venduto più di quanto ti aspettassi. Questo è fantastico! Ora, analizza ciò che le persone vogliono in futuro. Crea un piano su come poter implementare queste idee.

Pensa a cose tipo problemi logistici e cose che hanno funzionato o meno. La sede era adatta? Crea un piano su come migliorare le cose la prossima volta.

Dopo ogni evento, impari qualcosa di nuovo. Questo è il momento di usare in modo costruttivo gli insegnamenti.

Consiglio: dai un’occhiata alla nostra guida per analizzare il tuo evento, in modo da accertarti di non perdere di vista neanche un minimo dettaglio.

5. Organizza il tuo prossimo evento

Il tuo evento è stato un successo e hai acquisito un po’ di esperienza. È tempo di prendere tutto ciò che hai imparato e metterlo in pratica.

Attraverso la raccolta di opinioni e l’analisi dell’evento, hai identificato i problemi esistenti e quelli potenziali. Armato di tutte queste nuove informazioni, puoi rendere il tuo prossimo evento migliore e più grande.

Non deve essere tutto perfetto, ma potresti riuscire ad avvicinarti un po’ di più alla perfezione assoluta.

Consiglio: dai un’occhiata a questi siti per organizzazione di eventi per trovare un aiuto per il tuo prossimo evento.

Condividi le tue domande ed esperienze

Ci siamo dimenticati qualcosa relativamente al dopo evento? Lascia una domanda nella sezione commenti sotto.

Se hai una certa esperienza sulle cose da fare dopo un evento sportivo, sentiti libero di condividere ciò che sai con noi!

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Chiudere bottega: Follow up dopo un workshop in 6 mosse

“Davvero ho bisogno di eseguire il follow up dopo un workshop?”

La risposta è sì! Il follow-up è una parte molto importante del ciclo vitale di un evento. E voi non volete interferire con il cerchio della vita, no? Fate felice Mufasa con un ultimo sforzo ed eseguite un follow up a regola d’arte.

Daremo un’occhiata ai sei passi da seguire una volta finito l’evento:

  • Fare una riunione finale
  • Attività social dopo il workshop
  • Esprimere gratitudine
  • Rivedere il budget
  • Blogging
  • Prossimi passi

Un ultimo sforzo, ragazzi. Facciamo sì che conti!

1. Un breve debriefing

Per eseguire un follow up come si deve dopo un workshop, dovete cominciare dalla fine della giornata.

Uno dei momenti migliori per ottenere il feedback su un workshop è mentre rimettete tutto in ordine. In questo modo, le opinioni dei vostri clienti saranno ancora fresche.

Idealmente, dovreste avere un piccolo questionario da fargli riempire. Non solo questo questionario fornirà un’analisi preziosa delle vostre pratiche di insegnamento, ma aiuterà i vostri clienti a consolidare quanto imparato durante il workshop.

Workshop artistico in corso d'opera. Cominciate il follow up partendo dalla fine.
Se non c’è spazio per un questionario con carta e penna, potete chiedere ai vostri ospiti di accedere a un questionario digitale prima di andare via

Il questionario non dovrebbe prendere troppo tempo, ma riservatene abbastanza di modo che gli ospiti possano scrivere quello che pensano riguardo a quanto appena imparato.

Scrivere le domande

Anche per i più esperti a volte può essere difficile pensare alle domande più appropriate. Potete provare a usare qualcuna di queste:

  • Qual era lo scopo del workshop? Pensi che lo scopo sia stato raggiunto?
  • Hai migliorato le tue abilità? Se sì, come?
  • Quali attività pensi che siano le più utili? Quali le più divertenti?
  • Come pensi che possiamo migliorare il workshop in futuro?

Aiuta tenere questi questionari anonimi. L’anonimato permetterà ai vostri ospiti di essere più onesti con le loro critiche. Le critiche costruttive – per quanto a volte dolorose – sono essenziali per migliorare il vostro workshop.

Alla fine, ci sonoun sacco di modi per mettere la parola fine al vostro workshop. Trovate il modo che vi piace di più.

Consiglio: La creatività non deve per forza sparire quando si tratta dei questionari. Ecco un modo per ottenere un feedback e chiudere il vostro workshop con i fuochi d’artificio!

“Salve di nuovo!”

A volte ci vuol ben poco affinché una nuova abilità si consolidi nella mente di qualcuno.

Chiedete ai vostri ospiti se potete contattarli con ulteriori domande. Il motivo dietro a un secondo questionario è lasciar loro del tempo per riflettere. Se vi limitate a raccogliere solamente le impressioni a caldo, potreste perdervi dei suggerimenti preziosi che vengono in mente solo col passare del tempo.

Una settimana o due è un tempo sufficiente.

Consiglio: Ecco un analisi completa su come ottenere dei feedback migliori dai vostri workshop..

2. “Posso offrirti da bere?”

Calmi, non vi stiamo consigliando di provarci con i vostri ospiti.

Ma non è una cattiva idea invitare l’intero gruppo a bere e mangiare qualcosa nel vostro pub preferito. A volte, le conversazioni migliori hanno luogo dopo la fine del workshop stesso.

Eseguite il follow up dopo un workshop bevendo e mangiando in un ristorante come questo.
L’aspetto più difficile del follow up dopo un workshop: scolarsi un drink con il cibo servito nel pub.

Lo sappiamo, è appena finita una lunga giornata spesa a insegnare. Ma pensate ai meeting post-workshop come a un modo divertente per rilassarsi e ottenere dei feedback di qualità dai vostri ospiti.

3. “Grazie per i bei ricordi”

Un giorno o due dopo la fine del workshop, inviate un ringraziamento ai vostri ospiti – potete scegliere il formato che preferite. Potrebbe essere con un email, con un aggiornamento sui social media o anche un semplicissimo messaggio di gruppo.

A volte è il caso di ribadire lo scopo del workshop (“Il nostro obiettivo principale era di gettare le basi per fare di voi dei provetti giardinieri…”).

E poi, in seguito, scrivete come sono andati i vostri ospiti. Cosa fondamentale, dite ai vostri studenti che sono adorabili e che avete apprezzato tantissimo la loro partecipazione.

Condividete la conoscenza

Il vostro ringraziamento può essere anche un’ottima opportunità per fornire una panoramica degli eventi principali del workshop.

Ai partecipanti piace avere un riassunto delle cose più importanti. Inoltre, è un ottimo spunto per tenere viva la conversazione. I Google Docs sono un modo semplicissimo per condividere gli appunti, e potete permettere ai vostri ospiti di modificarli.

In questo modo, i vostri ospiti potranno aggiungere altre idee e fare appunti sulla lezione, aggiornando il documento con le loro considerazioni personali sull’esperienza generale del workshop.

4. Pianificate il budget

Non potete eseguire il follow up dopo un workshop senza considerare il budget, poco ma sicuro. Questo sarà il meno interattivo dei nostri 6 passi. (Di certo non è divertente come andare a bere qualcosa!)

Eppure, è abbastanza importante analizzare i soldi spesi e vedere come potete fare per essere più efficienti in futuro.

Considerate il costo di:

  • Snack e souvenir per i partecipanti
  • Stampe (Possono essere sorprendentemente costose. Si può passare al digitale?)
  • La sede
  • Attività promozionali
  • Materiali per il workshop – ad esempio: pennelli, filo, biglie, vasi, ecc.

Consiglio: Organizzare il budget non deve per forza essere una rottura. Date un’occhiata a questi 10 strumenti online per il budget per facilitare l’intero processo.

5. Blog

Tutte le foto e i video del workshop possono essere usati al meglio. Quando eseguite il follow up dopo un workshop, spendete un po’ di tempo per aggiornare il vostro blog con le considerazioni vostre e dei vostri ospiti.

Un workshop di giardinaggio.
Delle bellissime immagini scattate durante lo svolgimento del workshop possono aggiungere un po’ di pepe ai post durante il follow up.

Praticamente, in questo modo raddoppierete la promozione per i vostri workshop futuri. Assicuratevi di sottolineare tutti gli aspetti positivi del vostro workshop. Cosa si è imparato? Come avete spinto i vostri ospiti a cambiare le loro vite?

Le testimonianze degli ospiti funzionano benissimo in questi casi.

Consiglio: Create un riassunto avvincente del workshop e condividetelo con il mondo intero.

6. Ricomincia da capo

Infine, eseguite una seconda sessionedel workshop! Non tutti i workshop si prestano a dei secondi episodi di qualità, ma una “parte seconda” o un workshop avanzato possono permettervi di approfondire l’argomento.

Questo è uno dei modi migliori per rispondere alle domande lasciate in sospeso dopo la fine del primo workshop. Soprattutto quelle domande che richiedono un’esperienza in prima persona.

La seconda parte, in genere, è più facile della prima, quando avete dovuto trovare tutti gli ospiti da zero. La seconda sessione attirerà un pubblico specifico: le vostre nuove conoscenze!

Mettere il punto

Di solito, come vi piace eseguire il follow up dopo un workshop? Ditecelo lasciando qualche utile suggerimento nei commenti. Divertitevi con il vostro workshop!

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Cosa fare dopo un evento sul benessere: 5 step su cui meditare

Il tuo evento sul benessere è terminato e il tuo carico di lavoro ha perso circa 45 chili. Ma non hai ancora finito!

La buona notizia: la maggior parte del lavoro rimasto è relativo ad analizzare ciò che è già stato fatto. Devi anche solidificare le tue relazioni nel mondo del benessere.

Dedicati a ciò che devi fare dopo il tuo evento sul benessere e vai oltre con un nuovo arsenale di informazioni. Per aiutarti ad ottenere il massimo, parleremo di questi cinque semplici step:

  • Ringraziamenti
  • Ottenere recensioni
  • Analizzare i dati
  • Ritoccare il budget
  • Fare una riunione finale

1. Ringraziamenti

Questo è uno degli step più semplici. Ma come lo fai dopo il tuo evento sul benessere, è uno dei fattori più importanti. Ci saranno un mucchio di persone che meritano un po’ di gratitudine.

Ringraziare è la chiave di ciò che devi fare dopo il tuo evento sul benessere
Un po’ di gratitudine non ha mai fatto male a nessuno. Probabilmente.

Le email di gruppo sono un modo per estendere i ringraziamenti direttamente a chiunque coinvolto. Per qualcosa di più pubblico, usa account social o crea una pagina sul tuo sito. Questo può valere come messaggi di gratitudine e attività promozionale.

Ecco alcuni gruppi che potresti voler ringraziare:

Partecipanti

Parla da sé! Per gli ospiti, una email di gruppo e una pagina web o un post sui social di ringraziamento possono essere abbastanza.

Team dell’evento

Il tuo team rappresenta una relazione continua. Per un evento sul benessere solido è necessaria una buona dose di ricerca e assistenza e i membri del tuo team erano gli organi vitali del corpo in salute del tuo evento. Borse regalo e omaggi sono un modo davvero stiloso per mostrare la tua gratitudine.

Puoi consegnarle durante la riunione finale (maggiori informazioni sotto).

Sede

Costruisci contatti a lungo termine estendendo i ringraziamenti alla tua sede. Una buona relazione è importante perché potresti voler utilizzare la sede in futuro. Assicurati di lasciare la sede in condizioni perfette. In termini di gratitudine, non c’è niente di meglio.

La moda del benessere è in crescita, quindi potresti avere della concorrenza presto. Fai amicizia con la sede quando conviene!

Organizzazioni partner

Anche i tuoi partner sono importanti. Organizzazioni come la Croce Rossa, per esempio, sono da tenere in buone relazioni per avere una buona reputazione nel settore sanitario.

I ringraziamento sono un modo per mostrare il tuo impegno nel settore del benessere (e che non stai utilizzando le partnership solo per la tua crescita personale). In questo senso, vorrai anche condividere alcuni dei dati del tuo dopo evento con i partner, di cui parleremo in seguito.

Consiglio: scrivi messaggi di ringraziamento stellari usando questa guida sulle email di ringraziamento.

2. Ciclo di recensioni

Più fai parlare i tuoi ospiti, più impari. Fortunatamente, il tuo evento sul benessere è stato un successo. Detto questo, anche il migliore degli organizzatori di eventi può imparare un cosa o due dalle recensioni.

Se sei fortunato, otterrai tante recensioni
Più recensioni, meglio è!

Domande incentrate sul benessere

Per gli eventi sul benessere, devi focalizzarti sulla visione del benessere dei tuoi ospiti e come si relazionano ad esso. I contenuti del tuo evento hanno raggiunto gli ospiti in modo significativo?

Prova alcune di queste domande:

  • Ti senti di aver ricevuto delle nuove informazioni importanti sul benessere?
  • Qual è stato il consiglio sul benessere più importante che hai trovato durante il tuo evento?
  • Cosa pensavi sul benessere prima e cosa pensi dopo l’evento? La tua attitudine è cambiata?
    • Se sì, come è cambiata?
  • Hai intenzione di implementare dei cambiamenti salutari o di benessere nella tua vita dopo questo evento?

Armeggiare con i dati

Mentre prepari il tuo questionario per il dopo evento, ci sono degli strumenti per semplificare o anche migliorare il processo. MailChimp è un software basato su email utile che può mostrarti chi riceve e legge il tuo sondaggio. Può dirti quanti ospiti hanno:

  • Aperto il sondaggio
  • Seguito il link
  • Hanno cancellato la loro sottoscrizione agli aggiornamenti

Consiglio: costruisci il tuo sondaggio perfetto in modo semplice usando degli strumenti come SurveyMonkey.

3. Analizzare i dati

Ci sono tante buone informazioni da analizzare al termine del tuo evento sul benessere. Assicurati di analizzare quanto segue:

  • Biglietti venduti
  • Profitto
  • Recensioni positive vs. negative
  • Persone che si sono presentate vs. assenti
  • Informazioni sanitarie
  • Iscrizioni palestra o fitness acquistate

Consiglio: scopri su quali dati del dopo evento devi focalizzarti.

4. Ritoccare il budget

A meno che non sia un prodigio del business, è probabile che debba ritoccare il tuo budget. Completa le tue finanze con:

Profitti

Quanto hai guadagnato? Tra biglietti venduti, cibo, merce e iscrizioni fitness, c’è tanto da pesare.

Non dimenticare di prendere in considerazione guru sul benessere, pagamenti dell’attrezzatura sportiva, gestione della sede e ovviamente il tuo team!

Per il futuro

Che cosa può essere migliorato? C’è un modo per ridurre i costi della sede? Per gli eventi sul benessere, le sedi all’aperto potrebbero essere un’opzione più economica.

E per quanto riguarda il marketing: puoi trovare un modo per spendere meno a livello promozionale?

O se hai assunto degli addetti alle pulizie, quanto era il rapporto di sporcizia con i costi di pulizia? Ora che sai quanta sporcizia è stata generata, puoi affinare il budget per le pulizie per il prossimo anno.

Consiglio: definire un nuovo budget non deve essere sconfortante se hai gli strumenti giusti.

5. Una breve riunione finale del tuo evento

Suona il campanello, batti il cucchiaio su un bicchiere—a prescindere da cosa fai, chiama il tuo team per un’ultima riunione finale.

Una riunione finale come questa è una delle cose da fare dopo un evento sul benessere.
Il tuo gruppo di assidui lavoratori si merita una pacca sulla spalla e una riunione finale.

È il momento perfetto per leggere le recensioni e fare la sintesi dei dati dell’evento.

  • Hai raggiunto i tuoi obiettivi?
  • Gli ospiti erano coinvolti e attivi?
  • C’erano alcune parti dell’evento che non hanno attirato l’attenzione dei partecipanti?

La prospettiva del team è importante. Per gli elementi correlati al fitness, gli ospiti sembravano energetici? Per gli esercizi più meditativi, sono stati in grado di rilassarsi?

Condividi l’impatto

Vuoi sapere cosa fare dopo un evento sul benessere? Fai sapere al tuo team dove hanno fatto la differenza.

Il team del tuo evento sta letteralmente facendo questo per la salute degli ospiti! Assicurati di condividere qualsiasi dato sulla sensibilizzazione ottenuta e altri vantaggi relativi al benessere degli ospiti. Condividere le storie di partecipanti soddisfatti può essere un grande incentivo per l’anno successivo.

Consiglio: una riunione finale è uno step importante, quindi definisci un piano per la tua riunione e seguilo.

Ricomincia da zero

Dedicati a ciò che devi fare dopo il tuo evento sul benessere con questo step finale: fai tutto di nuovo!

Solo che questa volta, hai dell’esperienza. Facci sapere sui tuoi risultati e tecniche per il dopo evento nei commenti sotto.

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Follow up dopo un evento musicale: i come e i perché

È incredibilmente facile dimenticarsi di un evento musicale nell’istante esatto in cui finisce. Dopo che qualcuno ha pagato per entrare e il concerto è andato come doveva andare, si è portati a pensare che tutto finisca lì.

Evitate di essere uno di quegli organizzatori che cadono in questa trappola.

Il follow up dopo il vostro evento musicale è preziosissimo. Potete usarlo come un’opportunità per guadagnarvi dei clienti fedeli e pianificare le migliorie per gli eventi futuri.

Questo nostro post è l’ultimo nella seria sulla pianificazione, promozione e la gestione dell’evento durante il grande giorno.

1. Incoraggiate i partecipanti a fornirvi un feedback

Le aziende di successo si preoccupano di quello che i loro clienti pensano del prodotto o del servizio che esse forniscono. Gli organizzatori di eventi non fanno eccezione. Ci sono un sacco di motivi per tenere a cuore i feedback dei vostri clienti.

Nel caso di un evento musicale, i vostri clienti saranno le persone che vi parteciperanno. Non ignorate le loro opinioni. Il feedback è una componente chiave per valutare il vostro evento in modo appropriato e farsi un’idea su come migliorare.

ottenere un feedback tramite il follow up dopo un evento musicale
Ottenere dei feedback dopo un concerto può fornire degli spunti preziosi per il prossimo evento.

Ci sono un sacco di modi per incentivare le risposte dei vostri clienti e ottener un feedback. Perché non offrire uno sconto per il prossimo concerto, oppure l’opportunità di vincere un premio? Basta che riempiano il questionario.

Consiglio: Eccovi altre idee su come ottenere un feedback dai vostri partecipanti.

Cosa dovreste chiedere

Accertatevi di porre le domande giuste, domande che siano utili e specifiche. Se vi limitate a chiedere alle persone se si sono divertite, sarà difficile individuare perché si sono divertite.

Invece, provate ad essere specifici. Ad esempio, potete domandare:

  • “Che voto daresti alla qualità del suono da 1 a 10?”
  • “Per quanto a lungo hai dovuto aspettare in fila?”
  • “Pensi che il concerto fosse troppo lungo, lungo il giusto, oppure troppo corto?”
  • “Qual è l’artista che ti è piaciuto di più e perché?”
  • “La sede scelta per il concerto è riuscita nel soddisfare tutte le tue necessità?”

Scavate a fondo nei dettagli vitali. Queste domande dovrebbero indirizzare tutte le cose a cui avete dedicato del tempo durante la fase di pianificazione.

Se la vostra preoccupazione principale è la qualità della performance in sé, potete ottenere un riscontro costruttivo specificatamente correlato all’esperienza musicale.

Consiglio: Se non vi viene in mente cosa chiedere, cominciate con una lista generica di domande da porre dopo un evento.

2. Costruite le vostre relazioni professionali

Un’altra parte importante del follow up dopo il vostro evento musicale è il debrief. Il debrief, tipicamente, include una discussione con i performer o lo staff della sede dell’evento.

costruire delle connessioni professionali
Mantenere delle relazioni professionali è fondamentale per avere successo!

Costruire una relazione con le band

Alcuni organizzatori di eventi trattano le band come se fossero “usa e getta” – come se non dovessero lavorare con loro mai più. Ma molte band suonano nella stessa sede o nella stessa città più di una volta. Infatti, è stato notato che suonare due volte a settimana nella stessa città può rivelarsi una mossa vincente.

Se siete riusci a creare un successo con una band o un artista, sfruttatelo!

Con il follow up, aumentate le probabilità di lavorare di nuovo insieme, il che può rivelarsi fruttuoso per tutte le persone coinvolte. La relazione di “amore/odio” tra i promoter e i performer può essere una strada tortuosa. I performer hanno bisogno di poter contare su dei promoter, e viceversa. Un follow up può essere utilissimo.

Costruire una relazione con la sede dell’evento

Mantenere una buona relazione con le sedi dei vostri eventi è importante, specie se avete in mente di utilizzarle di nuovo. Lavorate con loro per sapere se c’era qualcosa che poteva essere gestito meglio. Le sedi sono i vostri alleati: lavorare insieme a loro può migliorare il vostro prossimo evento.

3. Conservate i vostri clienti

A volte può esserci un po’ di rancore verso quelle persone che trattano gli eventi musicali solo ed esclusivamente come un business. Ma l’industria ha bisogno di gente che ne capisca, in fatto di business. “Fidelizzazione dei clienti” è un’espressione molto in voga che vi aspettereste di sentire in una sala riunioni, non nel backstage di un concerto – ma è pur sempre importante.

A volte è dura trovare dei nuovi partecipanti per i vostri concerti. Ecco perché non avete scuse: dovete fare del vostro meglio per conservare i clienti che già avete. Infatti, rispetto a conservare i clienti che già avete, trovarne di nuovi può costare fino a cinque volte tanto!

Come eseguire il follow up con i partecipanti

Il follow up dopo un evento musicale può essere tranquillamente eseguito su:

  • Pagine di concerti (come quelle su Billetto)
  • Pagine evento su Facebook od altri social media
  • La vostra newsletter

Mettere su una mailing list è ancora effettivo nel 2019, e vi garantisce un sacco di interazioni.

Inviando un’e-mail di follow up ai vostri clienti vi consente di informarli sui concerti futuri o gli eventi che state organizzando. Perché non incentivare la partecipazione con sconti od altre offerte?

Se pensate che gli organizzatori di eventi non possano avere tale potere, vi sbagliate. La maggior parte dei festival musicale registrano il tutto esaurito ancor prima di annunciare i gruppi che vi suoneranno. La gente impara a fidarsi di un brand. Persino i promoter locali possono sfruttare questa cosa.

Consiglio: Eccovi un’utilissima guida come raccogliere un numero maggiore di indirizzi email durante il vostro show.

4. Utilizzate il follow up per spargere la voce

È tempo di rispolverare di nuovo il vostro vestito da uomo d’affari.

Le persone che vanno ai concerti e si divertono dovrebbero desiderare di metterlo sui sociale o di condividere la loro esperienza con i loro amici. Il vostro lavoro consiste nell’incoraggiare e semplificare tale processo, così da poter spargere la voce sui vostri prossimi concerti.

È un testimonial preziosissimo dell’evento che avete messo su: se le persone vedono i loro amici che si divertono sui social media, allora la prossima volta vorranno essere sicuri di partecipare!

Idee per spargere la voce

I metodi per spargere la voce includono:

  • Offrire un premio per la miglior foto dell’evento
  • Caricare una foto di gruppo e chiedere alle persone di taggare sé stesse e i loro amici.
  • Condividere dei video e incoraggiare i partecipanti a condividerli online.
  • Offrire in omaggio qualcosa utilizzato durante il concerto, come ad esempio un microfono o un paio di bacchette.

Consiglio: Date un’occhiata a questa guida come far per spronare i partecipanti al vostro evento a condividere le foto sui social media.

Prossimi passi

Sfruttate il valore di un follow up. Ricordatevi che questo è un gioco a lungo termine, e che quelle relazioni sono di vitale importanza se volete avere successo in un’industria che si basa sulle persone.

Il follow up dopo un evento musicale vi aiuterà a costruire il vostro brand, a guadagnare fiducia e a promuovere il vostro prossimo concerto. Buona fortuna!

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Feedback sul cibo: come eseguire il follow up dopo un evento enogastronomico

I piatti sono ritornati tutti puliti, e gli ospiti se ne sono tornati a casa più che soddisfatti. Ora non serve altro che controllare se quelle foto per Instagram hanno bisogno dei filtri o no.

Diamo un’occhiata a come eseguire il follow up dopo un evento enogastronomico.

Questa guida passo dopo passo vi mostrerà come…

  • Valutare l’evento
  • Ringraziare tutti per aver partecipato
  • Chiedere un feedback
  • Offrire loro un incentivo a tornare
  • Rivedere il marketing
  • Contare i biglietti venduti
  • Chiudere il budget
  • Prepararvi per il vostro prossimo evento

Siete ancora affamati? Allora diamoci da fare.

1. Esaminare l’evento

Ora che le acque si sono calmate, è giunto il momento di valutare la riuscita dell’evento. Cominciate con il quadro generale, e valutate se ci sono degli aspetti pratici che possono essere migliorati.

Domandatevi:

  • È andato tutto come previsto?
  • Il catering ha lavorato bene?
  • La sede ha soddisfatto le aspettative?
  • Vorresti lavorare di nuovo con gli stessi partner?

Una volta ottenute le risposte a queste domande, vi sarete fatti un’idea migliore di come fare per migliorare il prossimo evento.

Consiglio: la nostra guida alla valutazione di eventivi aiuta a sapere come misurare il successo del vostro evento.

2. Inviate una nota di ringraziamento

È sempre buona cortesia ringraziare gli ospiti per aver partecipato. Se non fosse stato per loro, vi sareste ritrovati seduti da soli in una sala piena di ottimo cibo.

(Il che non è poi così terribile, a dirla tutta.)

Inviate una lettera o un’email per ringraziare i vostri ospiti di essere venuti e aver contribuito a creare una atmosfera indimenticabile. Includete delle succulente foto che ricordino loro l’ottimo cibo e gli ottimi drink serviti durante la serata.

Dovreste anche ringraziare le persone che vi hanno aiutato a organizzare l’evento. E quindi lo staff della sede, e—forse più importante di tutti—la compagnia di catering che ha fornito le cibarie.

Se parte del vostro evento è stato sponsorizzato da una compagnia di bevande o cibarie, assicuratevi di ringraziare anche loro.

3. Chiedete un feedback

L’email di ringraziamento non è solamente un modo eccellente per mostrare il vostro apprezzamento, ma è anche un ottimo modo per raccogliere qualche feedback E non solo i feedback degli ospiti, ma anche quelli del catering e dello staff della sede.

Ai vostri ospiti potete chiedere:

  • Che cosa ne pensate del menu?
  • Il cibo è stato servito prontamente?
  • Qual è stata la parte migliore del pasto?
  • Ti piacerebbe partecipare a eventi enogastronomici come questo in futuro?
  • Quali pietanze ti piacerebbe provare durante il prossimo evento?
Follow up dopo un evento gastronomico: i vostri ospiti sono tornati a casa contenti?
I vostri ospiti sono tornati a casa contenti?

Potete porre delle domande aperte come queste, oppure potete quantificare il feedback rendendole delle domande a risposta multipla La seconda opzione è la più utile per questo tipo di eventi.

Il feedback che volete dallo staff della sede e dalla compagnia per il catering dovrebbe essere più specifico. Qui è meglio optare per domande a risposta aperta, così da essere sicuri di raccogliere tutti i dettagli importanti.

E non abbiate paura di chiedere un feedback alla compagnia per il catering. È importante comunicare in modo opportuno, specie se avete intenzione di collaborare nuovamente con loro.

Consiglio: Leggete la nostra guida sugli strumenti gratuiti per il sondaggio post-evento per aiutarvi a raccogliere i feedback dei vostri ospiti.

4. Fornite un incentivo a tornare

Avete ringraziato tutti per essere venuti, e quello è stato un gesto gentile. Poi avete chiesto loro di fornirvi un feedback, chiedendo loro di dedicarvi un po’ del loro prezioso tempo.

Strutturate la vostra email com un sandwich

Piuttosto che terminarla con una richiesta, fornite loro un incentivo a farsi coinvolgere. Senza dubbio, il modo migliore è quello di offrire sconto sul prossimo evento.

Non solo i vostri ospiti saranno ben lieti di inviarvi il loro feedback, ma le probabilità che parteciperanno al vostro prossimo evento saranno di gran lunga maggiori.

Consiglio:leggete la nostra guida su come trasformare i vostri ospiti nei vostri migliori sostenitori grazie all’utilizzo di incentivi.

5. Analizzate i dati sul marketing

Una volta ricevuto il feedback dei vostri ospiti, dovreste analizzare quanto siete stati bravi nel promuovere il vostro evento enogastronomico.

Il vostro sistema per i biglietti vi darà un sacco di informazioni, ma non vi racconterà tutta la storia. Dovreste anche dare uno sguardo al tasso di risposta alle email che avete ottenuto e ai dati dei social media.

Una piattaforma come MailChimp vi dirà quante persone…

  • Hanno aperto la vostra email
  • Hanno cliccato sul link
  • Vi hanno risposto
  • Hanno annullato l’iscrizione alla mailing list

Allo stesso modo, molti social media come Instagram (la casa dei buongustai) vi mosra i like, le condivisioni, i commenti, e così via.

Infine, un Google Alert con il nome del vostro evento vi rivelerarà se avete ottenuto copertura mediatica o meno.

Sommate tutte queste cose e otterrete un quadro completo sull’efficacia della vostra promozione. Ora la domanda è: tutti questi sforzi si sono tramutati in biglietti venduti?

Consiglio: La nostra guida sulla promozione del evento dovrebbe fornirvi tutti gli strumenti di cui avete bisogno.

6. Calcolate il totale dei biglietti venduti

Avete fatto il pienone? O sono avanzati dei biglietti? Se per vendere i biglietti avete utilizzato una piattaforma apposita, allora questi numeri sono a portata di click.

Se non avete fatto il tutto esaurito, allora dovreste pensare a qualche idea per riuscirci la prossima volta. Forse potete regalare dei biglietti sui social media e creare un po’ di hype.

7. Mettete in ordine il budget

È tempo di guardare ai risultati. Quanti soldi avete guadagnato dalla vendita dei biglietti vs quanto avete speso per il cibo, le bevande, la sede e la promozione?

Anche se siete in rosso, ciò non vuol necessariamente dire che avete speso i soldi in troppe cose. Potrebbe trattarsi semplicemente di spendere soldi su cose differenti.

Ad esempio:

  • Potete trovare un catering più economico?
  • Potete usare ingredienti diversi (se siete stati voi a cucinare)?
  • Potete negoziare in modo migliore il prezzo della sede?
  • Potete spendere soldi su Instagram invece di stampare le pubblicità?
Follow up dopo un evento enogastronomico: la prossima volta potete risparmiare sul catering?
La prossima volta potete risparmiare sul catering?

Un altra cosa da considerare prima di tagliare i costi è se, per i prossimi eventi, potete ottenere dei guadagni extra.

Ad esempio:

  • Potete farvi sponsorizzare da un distributore di cibo?
  • Potete vendere del merchandise?
  • Potete includere degli extra a pagamento?

Consiglio:leggete la nostra guida sucome strutturare in modo professionale un evento low-cost.

8. Pianificate il prossimo evento enogastronomico

Messi da parte i calcoli e i feedback, è tempo di guardare al futuro. Come sarà il vostro prossimo evento enogastronomico?

Se vi focalizzate sul cibo, dovreste organizzare una serata a tema giapponese? O se sono i drink il clou della serata, forse potete organizzare una degustazione di whisky?

Si spera, durante l’evento appena conclusosi, abbiate scattato un’infinità di foto sia del cibo che dei drink. Saranno utilissime per la promozione online del prossimo evento.

Usate le immagini e i video per creare dei post avvincenti sui social media, non solo per chi ha partecipato, ma anche per i futuri potenziali ospiti.

Rinfrescatevi il palato.

Voi valete tanto quanto il vostro ultimo evento, quindi, ora che quello appartiene al passato, è tempo di ritornare alla lavagna.

Nella vostra cassetta degli attrezzi dovrebbe esserci qualche altro strumento per far sì che il vostro prossimo evento sia ancora più delizioso di quello appena concluso.

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Rafforzare i tuoi legami: cosa fare dopo un evento privato

Uff! Hai lavorato duro per rendere questo evento privato il migliore possibile. Ora è tempo di rilassarsi…

No, c’è ancora un’ultima cosa da fare. In realtà, ci sono tante altre cose da fare.

Leggi per scoprire…

    • Perché devi ringraziare tutti per la partecipazione
    • Come sapere se l’evento è stato un successo
    • Che domande fare ai partecipanti
    • Come organizzare degli incontri successivi
    • Che cosa cercare nel budget
    • Come sfruttare al meglio i ricordi dell’evento
    • Come prepararsi per il prossimo evento privato

È il passo finale del tuo viaggio, quindi metti un piedi davanti all’altro.

1. Ringrazia gli ospiti per aver partecipato

Devi sempre ringraziare i tuoi ospiti per aver partecipato all’evento. Gli eventi privati tendono a essere più piccoli rispetto a quelli pubblici, fatto che rende più semplice ringraziare personalmente ogni partecipante.

Invia un messaggio ai tuoi ospiti individualmente e parla di episodi specifici durante l’evento. Magari hai fatto una chiacchierata su qualcosa o organizzato un incontro in futuro.

Se al tuo evento partecipavano degli ospiti VIP come influencer, è bene ringranziarli personalmente. Potrebbero essere interessati a partecipare al tuo prossimo evento e aiutarti a promuoverlo.

Qualcuno ha sponsorizzato il tuo evento? Allora devi mostrare il tuo apprezzamento e condividere degli aspetti chiave dell’evento.

Se avevi un team che ti ha aiutato a organizzare l’evento, assicurati di fargli sapere la differenza che hanno fatto per il tuo lavoro.

Infine, devi ringraziare la sede che ha ospitato il tuo evento privato. Se si sono impegnati a fornirti un ambiente privato durante il giorno dell’evento, lasciagli una recensione positiva.

2. Vedi se hai raggiunto gli obiettivi dell’evento

Se il tuo evento privato era un compleanno, un matrimonio o un anniversario lavorativo, allora l’obiettivo poteva essere che tutti abbiano passato dei bei momenti.

Ma se il tuo evento privato era più legato al business, allora devi verificare di aver raggiunto o meno ciò che volevi dall’evento.

Era, per esempio, per creare nuovi legami in un settore specifico? Stavi discutendo l’unione di una società con un altro business?

Alcuni degli obiettivi non sono basati solo sull’evento, ma puoi valutare se l’evento privato ti abbia aiutato a raggiungerli o meno.

Le persone sono rimaste impressionate da sede, cibo e servizio? Era un buon ambiente per avere un incontro? O c’è qualcosa che puoi migliorare la prossima volta?

Consiglio: leggi di più su cosa fare dopo un evento di networking.

3. Ottieni dei feedback

I feedback sono fondamentali per migliorare. Anche se il tuo evento privato era informale, non può essere un male ricevere le opinioni dei partecipanti.

Se hai organizzato una riunione di famiglia, chiedi a tutti che cosa ne pensano di ciò che fatto. Magari potrebbero avere dei suggerimenti o aiutarti con il prossimo evento.

Se il tuo evento privato era legato al business, devi chiedere ai partecipanti un feedback. Questo ti farà apparire più professionale e grato delle loro opinioni.

Infine, gli eventi privati più grandi potrebbero richiedere l’utilizzo di uno strumento per sondaggi. Dai un’occhiata a siti come Google Forms o Survey Planet per creare dei questionari personalizzati.

Consiglio: dai un’occhiata a questa guida su come valutare eventi.

4. Rafforza i tuoi legami

Fortunatamente, hai socializzato con le persone all’evento. Magari hai fatto nuove amicizie e vorresti incontrarle dopo l’evento.

LinkedIn è una piattaforma eccezionale per professionisti per restare in contatto dopo un evento di networking. Aggiungi le persone tra i tuoi contatti e inviagli un messaggio.

Cosa fare dopo un evento privato: organizza un incontro successivo per prendere un caffè.
Organizza un incontro successivo per prendere un caffè.

Facebook è la piattaforma migliore per restare in contatto con parenti con cui potresti non aver parlato da tanto tempo. Mandagli un messaggio e parla di matrimoni, compleanni e riunioni future.

Twitter e Instagram sono delle ottime piattaforme per restare in contatto con influencer, artisti e celebrità che potrebbero aver partecipato al tuo evento privato.

I social sono utili, ma incontrarsi di persona è meglio. Vedi se puoi rafforzare i legami organizzando degli incontri di persona.

5. I profitti

Dopo l’evento, devi dare un’occhiata al conto corrente per vedere se è il momento di entrare nel panico o meno. Hai sforato il budget? O hai ancora dei fondi extra per il prossimo evento?

Se hai utilizzato un software di vendita biglietti, puoi vedere facilmente quanti biglietti hai venduto (o quante persone hanno partecipato nel caso in cui si trattasse di un evento gratuito).

Con i feedback di tutti davanti a te, è più facile valutare se è valsa la pena spendere i soldi in sede, cibo, bevande e intrattenimento.

Puoi risparmiare per il tuo prossimo evento privato? Magari puoi vendere le bevande anziché darle gratis per tutta la serata? O magari puoi far sponsorizzare ad alcune società parte del prossimo evento?

Se avevi delle società che sponsorizzavano il tuo evento, devi condividere con loro i risultati. Potrebbero essere interessate a sponsorizzare i prossimi eventi se questo è andato bene.

6. Fai sapere alle persone del prossimo evento privato

Presupponendo che l’evento sia stato un successo, devi preparare tutti per il prossimo…che sarà molto meglio del primo.

Uno dei modi per far tornare le persone in un tuo evento privato è offrirgli uno sconto per il prossimo evento.

Un altro modo è renderli influencer. Gli eventi privati sono esclusivi per natura. Ma se permetti a uno degli ospiti di portare un amico al prossimo evento, questo gli conferirà uno status di VIP.

Entrambi gli approcci sono ideali per trasformare i tuoi ospiti nei sostenitori del tuo evento. Saranno particolarmente utili per eventi privati dato che le possibilità di promozione sono più limitate.

7. Crea contenuti sui social con i momenti salienti

Se hai dei ricordi eccezionali con i tuoi ospiti, dovresti averli immortalati con foto e video.

A seconda del tuo approccio nel promuovere gli eventi privati, puoi condividere questi contenuti sui canali social. Puoi anche inviarli agli ospiti individualmente.

Cosa fare dopo un evento privato: invia i momenti salienti dell'evento in chat di gruppo private.
Invia i momenti salienti dell’evento in chat di gruppo private.

Se hai tante foto e video, assicurati di setacciarle prima di inviarle online o per email.

Crea una rullino dei momenti salienti dell’evento con solo i momenti memorabili e migliori della giornata. In questo modo, puoi presentare l’evento nel modo migliore possibile.

Conclusione

Organizzare un evento privato è spesso un’esperienza formativa, anche per l’organizzatore di eventi più esperto.

Ci auguriamo che abbiamo colto il meglio da questo evento.

Se vuoi rendere la vendita dei biglietti più semplice per il prossimo evento, considera l’utilizzo di un sistema di vendita dei biglietti. Puoi rendere l’evento privato o gratis se non hai intenzione di vendere biglietti.

Grazie per aver letto questo articolo e buona fortuna per il prossimo evento!