Come pianificare un evento musicale: 5 punti chiave per un concerto di successo

Gli eventi musicali sono alcuni degli eventi più emozionanti a cui prendere parte. Facile supporre che tutto sia “rock and roll” e che avvenga in modo liscio, ma sapere come pianificare un evento musicale è fondamentale. In realtà, ciò che spinge la creatività e il divertimento sono tanta organizzazione e pianificazione.

Abbiamo messo insieme alcuni punti chiave per aiutarti a pianificare un evento musicale. Abbiamo incluso anche suggerimenti e risorse specifiche che potrai sempre utilizzare.

Questi passaggi non sono particolarmente affascinanti. Ma chiedi a qualsiasi promotore musicale: Ti diranno che tutto ciò che fa risparmiare tempo e velocizza il processo è il benvenuto.

1. Imposta il tuo budget

C’è un motivo per cui il budget è il primo suggerimento di questa lista. Il denaro che devi spendere saranno alla base della maggior parte delle decisioni prese. Se non imposti un budget, quasi certamente spenderai più del dovuto.

Non è necessario spendere una fortuna. Un sacco di concerti leggendari sono stati fatti nel retro di un pub con gruppi di cui la maggior parte del pubblico non aveva mai sentito parlare.

L’importante è capire quanti soldi puoi permetterti di spendere. In questo modo, non spenderai troppo. Un evento di successo finirà anche per realizzare un profitto (o almeno coprirà tutte le spese).

 

Il budget per ogni concerto varia leggermente. Pensate a quante persone sperate di raggiungere in questo evento. Qual è un prezzo realistico per i biglietti? Il vostro budget non dovrebbe mai superare quello che avete intenzione di fare. Altrimenti finirete per perdere i soldi.

2. Trovate il luogo giusto

Il locale è una parte importantissima del concerto. Aggiungerà ambientazione. Alcune persone visitano religiosamente gli stessi luoghi dell’evento e sono fan dello spazio tanto quanto della band.

Google è sicuramente utile per trovare i luoghi, ma ci sono anche altri metodi.

Siti web come Venuefinder sono utili: Hanno già raccolto dettagli importanti come l’accesso per i disabili e le informazioni di contatto. Ci sono anche molti altri siti non musicali. Assicuratevi che il locale sia adatto per i concerti o perderete tempo a contattarlo.

Un altro buon metodo è quello di fare “reverse engineering” degli elenchi di concerti. Date un’occhiata a concerti simili nella zona. Controllare la sede indicata. Da qui, è possibile trovare i contatti pertinenti della sede. Bands in Town è un sito dove ricercare fra migliaia di eventi in base alla zona.

Certo, una sede idonea deve avere tutte le strutture necessarie. Ma deve anche avere quel po’ di atmosfera diversa da – per esempio – una conferenza. Considerate non solo la capacità, le strutture e la posizione della sede, ma anche la reputazione che hanno per la musica.

3. Iscrivete band e artisti

Questo passo è intercambiabile con la ricerca di un luogo. Probabilmente state progettando un evento musicale perché avete già in mente band e artisti. In caso contrario, preparatevi al difficile (ma gratificante) compito di trovare e prenotare i vostri musicisti.

La scala del vostro evento musicale sarà qui in grande considerazione. Le band che stanno appena iniziando saranno probabilmente felici di suonare in pub e club. I piccoli concerti all’inizio di una carriera sono un obbligo per i musicisti.

Non spendere una fortuna per prenotare artisti che sono costosi se inizia dalle basi.

D’altra parte, pensate alla band o alle band che portano i fans. Almeno una delle band della tua formazione dovrebbe essere portarti un sacco di loro fans. Assumere tre band sconosciute per un locale con una capacità di 1.000 persone è la ricetta perfetta del disastro.

Trovare band richiede un po’ di lavoro. Questo è particolarmente vero se non hai niente in mente.

Una ricerca su Google darà risultati di gruppi affermati. Questi sono costosi e suoneranno delle cover famose. Probabilmente non è quello che avete in mente per il vostro evento musicale.

Il metodo migliore è quello di andare dove i musicisti si incontrano, sia online che offline.

Offline

Controlla gli elenchi di concerti per i quali le band stanno ‘girando’ nella tua zona. Le sale dove provano e i locali sono un buon posto per trovare di persona i nomi e i generi di alcune band. Chiedete in giro ai vostri amici, specialmente quelli che si considerano appassionati di musica.

Online

Twitter, Soundcloud e Facebook sono tutti luoghi utili per questa ricerca. Reverb Nation ha una funzione che ti permette di cercare per località. Questo è un vero e proprio salvagente se siete alla ricerca di band locali. Contattateli per chiedere come prenotare o verificare la loro disponibilità.

Bands in Town è ottimo per trovare le sedi, ma ha anche un sacco di annunci di concerti. Questo può darvi una lista di band da esplorare per il vostro evento.

La guida non firmata invece è una directory musicale molto dettagliata e utile per chiunque lavori nell’industria musicale. Include una lista di oltre 70 agenti di prenotazione e dettagli di contatto. Non è gratis, ma se siete seriamente intenzionati a trovare talenti emergenti, vale la tariffa mensile di 4,99 £

Assicuratevi di prenotare band di generi simili per non rimandare le vostre scommesse. Richiede tempo, ma trovare artisti è anche divertente.

4. Pianificare attrezzature e tecnologie richieste

Probabilmente non avrete a che fare con tecnici e ingegneri del suono quando prenotate un concerto, ma è meglio verificarlo.

Sebbene molti locali avranno il loro sistema PA e il personale per gestirlo, assicuratevi di chiederlo. Scoprite se avrete bisogno di noleggiare o acquistare qualcosa in più.

Si dovrebbe sempre chiedere agli artisti una lista di tutte le attrezzature specifiche di cui hanno bisogno (o che non hanno intenzione di portarsi dietro). Stabilite chi sta installando l’attrezzatura e chi gestirà il mixer durante la serata. La comunicazione è fondamentale in questo caso.

Heat on the Street ha creato una lista di controllo degli eventi per aiutarvi a tenere traccia di tutti i costi di produzione e di altre considerazioni.

5. Considerare la logistica dell’evento

La logistica è un argomento piuttosto ampio. Se sei un tipo creativo, solo la parola stessa probabilmente ti farà drizzare la pelle.

Alcune cose dovranno sempre essere discusse e considerate con largo anticipo rispetto al concerto. L’elenco seguente mostra alcuni degli aspetti logistici cui dovrai pensare per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Assicurati di:

• Prenotare il luogo entro una data adatta a tutti, compresi gli artisti.
• Imposta canali di marketing come pagine sull’evento, inviti e locandine.
• Impostare una linea temporale per il giorno del concerto, compreso il momento in cui gli artisti e lo staff devono arrivare.
• Pianifica la sicurezza e il personale alla porta per gestire la vendita dei biglietti durante il giorno. (Chiedere al locale se prevede di fornire personale.)
• Segui il protocollo di salute e sicurezza. La sede sarà in grado di aiutarvi in questo senso, ma dovreste avvisare gli artisti, il personale e i partecipanti. Questo articolo contiene alcuni eccellenti consigli sulla salute e la sicurezza per gli eventi.
• Preparate i prezzi e i biglietti. La biglietteria è resa molto più facile utilizzando una piattaforma come Billetto. È possibile creare più categorie di biglietti e impostare la capacità massima in modo da non doversi preoccupare di venderne troppi.
• Controlla se ci sono limiti di coprifuoco o di licenza. Imposta un orario di fine. Crea una scaletta. Gli artisti possono essere tentati di superare un limite, quindi avvisali che questo non sarà possibile. Digli che il sistema PA potrebbe essere interrotto.

Parti dalle basi e migliora

Come acquisirai esperienza nella pianificazione di un evento musicale, noterai che ci sarà tanto da valutare. I suggerimenti sopra riportati sono un ottimo punto di partenza per essere sicuri di avere le basi.

Come si avvicina l’evento, sarà necessario considerare tutto, dal marketing ai partecipanti. Restate sintonizzati per post più dettagliati sulla promozione e l’organizzazione di eventi musicali qui sul blog.