Quanto costa metter su un festival musicale? 18 spese da pianificare

Quanto costa gestire i festival? Quest’articolo vuole provare a rispondere a questa domanda.

Continua a leggere per imparare…

• Il costo medio di un festival musical
• Come determinare il costo di quello che state organizzando voi
• Vari modi per coprire le spese

Qual è il costo medio per metter su un festival musicale?

Non si può dire con certezza: dipende dalle dimensioni. I festival musicali spaziano da quelli piccoli e localli a mostri come il Glastonbury.

Online non ci sono i budget dei vari festival ma, per fortuna, alcuni organizzatori hanno deciso di sbottonarsi un po’.

Nel 2014, Glastonbury incassò £37.3 milioni, che si ridussero a un profitto di £86,000. Non c’è bisogno che vi ricordiamo che organizzare un festival musicale non è il modo giusto per diventare ricchie subito.

Come determinare il costo del vostro festival

Ora che abbiamo qualche informazione generale, con ogni probabilità vorrete scendere nel dettaglio. Analizziamo le varie spese una per una.

1. Performer

La spesa che varierà maggiormente sono gli ingaggi dei performer. Quest’agenzia si fa pagare dalle £300 alle £2000 per band. Ma per ingaggiare gli artisti più famosi ci vorranno molti più soldi.

2. Location

A meno che non riuscite ad affittare una fattoria per poco, allora dovrete affittare una location adatta a un festival. Potrà costarvi all’incirca £100 per persona al giorno, o intorno ai £5000 al giorno, prezzo fisso.

3. Palcoscenico

Quanto costa un palcoscenico per un festival? Quelli piccoli possono essere affittati per £700, quelli medi per qualcosa tra £1,500–£3,000; quelli grandi, però, possono arrivare a costare anche £20,000. Ecco alcuni fornitori da prendere in considerazione:

• Soundstage One
• Staging Services
• OutdoorStages

4. Bollette

Spenderete all’incirca £60,000–£100,000 solo di elettricità per un festival con 10,000 persone. Non dovete regalare l’acqua, ma dovete pur sempre pagare per i bagni e le docce.

5. Rifiuti

Lo stesso festival con 10,000 partecipanti produrrà un sacco di immondizia che dovrete pulire. Mettete da parte altri £30,000 solo per pulire una volta che il festival è finito.

6. Segnaletica e stampe

La segnaletica, i banner e tutti gli altri materiali da stampare vi costeranno sorprendentemente poco, rispetto alle altre cose. Diaciamo che vi serviranno circa £1,000 per il vostro festival musicale da 10,000 partecipanti.

7. Marketing

Molte aziende B2C spendono circa il 16% delle loro entrate sul marketing. Glastonbury ha entrate per circa £37 milioni, quindi probabilmente hanno speso circa £5.5 milioni per il marketing.

8. Tecnologia

Vi servirà una app per il ticketing per aiutarvi a gestire la vendita dei biglietti e raccogliere i commenti dei vostri ospiti. Ma dovrete investire un po’ di soldi anche per gestire il vostro team, e quindi state pronti a mettere altri £1,000 da parte.

9. Attrezzatura

Potete noleggiare tutto quello che vi serve per circa £850, ma vi basterà solo per un palco. Moltiplicate quella cifra per il numero di palchi che volete allestire per il vostro festival musicale.

10. Assicurazione

Forse pensate che i premi assicurativi schizzeranno alle stelle con così tanti partecipanti. Tuttavia, potete acquistare un’assicurazione anche solo per £62 per un evento con un massimo di 20,000 partecipanti.

11. Permessi e licenze

Dovete richiedere tutte le licenze necessarie se volete organizzare un festival senza avere problemi. E il governò vorrà anche una fetta della torta, ma il costo dipenderà dal festival.

12. Infrastrutture

Per i festival al chiuso, le infrastrutture non sono un problema. Tuttavia, se il vostro festival è all’aperto, forse dovrete costruire strade e parcheggi, che vi possono costare anche fino a £250,000 per un festival da 10,000 persone.

13. Security

Non c’è da sorprendersi che 10,000 persone mezze ubriache rappresentino un grosso rischio per la sicurezza. Il festival dell’Isola di Wight ha speso £1 milione per la polizia e la sicurezza privata.

14. Foto e video

Sarà bene avere qualcuno per immortalare tutti i momenti indimenticabili del vostro festival. Ogni videografo vi costerà all’incirca £750 al giorno, quindi fatevi i conti.

15. Staff

Avrete bisogno di uno staff per gestire il tutto. Ci sono delle compagnie specializzate in staff per festival, ma potete sempre reclutare dei volontari.

Caspita, questo dovrebbe bastare…

… ma, un attimo, c’è dell’altro!

16. IVA

Prima di cominciare a calcolare il prezzo dei vostri biglietti, ricordatevi che il governo vuole il suo bel 22% di IVA. Dovete aggiungerlo al prezzo del biglietto.

17. PRS

La PRS (in precedenza nota come “Performing Right Society”) vuole un po’ di soldi (in aggiunta alle licenze che vi hanno venduto), quindi dovrete mettere da parte un altro 3% dei guadagni ricavati dalla vendita dei biglietti.

18. Meteo

Vi ricordate l’estate del 2012? Non meno di 57 festival musicali vennero cancellati a causa del maltempo. E questo dopo che avevano pagato tutti i costi sopra descritti. Questo sì che è un anticlimax.

7 flussi d’entrata che dovreste sfruttare

Ora che abbiamo parlato della deprimente somma che dovete pagare, è tempo di vedere come potete recuperare questi investimenti.

1. Biglietti

Ovviamente i biglietti sono una delle fonti d’entrata principale, ma non è tanto lucrativa quanto credete. Wychwood copre solo il 60% delle loro spese attraverso la vendita dei biglietti – che non costano poco, tra l’altro.

2. Tende

Il fango, il sudore e le lacrime non sono cose adatte a tutti. Ci sono sempre più persone disposte a pagare per un campeggio di lusso, che include tende con l’aria condizionata, letti comodo e bagni privati.

3. Sponsor

Potete far pagare a uno sponsor la cifra che volete: da poche centinaia di sterline fino a£20,000 per poter essere lo sponsor principale. Anche se dovrete trovarne più di uno.

4. Merchandise

Dopo la loro performance, gli artisti venderanno il loro merchandise. E voi dovreste fare altrettanto. Create il merchandise del vostro festival e vendetene il più possibile.

5. Commercianti

Potete anche lasciare che ci siano delle compagnie esterne a vendere la loro merce durante il vostro festival. Ai vostri ospiti piacerà poter comprare un souvenir, e potete far pagare circa £300–400 per ogni stand.

6. Catering

Il cibo è una necessità, e potete fare un bel po’ di soldi vendendo il vostro al festival. Ma potete anche contattare una compagnia di catering esterna e far pagare loro l’affitto.

7. Bar

L’alcool è l’ingrediente segreto di ogni festival musicale. Assicuratevi di allestire qualche bar per accomodare gli assetati partecipanti che hanno finito le loro scorte.

Strumenti per aiutarvi a calcolare il budget

A volte è difficile tenere traccia di tutte le spese e di tutte le entrate. Qui troverete un paio di strumenti che vi aiuteranno a calcolare il costo del vostro festival.

Ecco alcuni template che potete usare:

• Guidebook: una lista di numerosi template per il budget
• Concert Promotions: tabella dei costi per un festival
• Creative & Cultural Skills: un esempio di budget per una produzione di musica live

Consiglio Potete anche consultare la nostra guida su come gestire il budge di un evento se avete bisogno di ulteriore aiuto.

Siete pronti?

Come potete vedere, organizzare un festival musicale non è una passeggiata. Andare in pari è difficile; guadagnarci sopra è quasiimpossibile.

Conoscete qualcuno che è riuscito a organizzare un festival musicale profittevole? Fatecelo sapere nei commenti.