4 imperdibili consigli su come gestire un evento musicale

Moltissime persone adorano partecipare agli eventi musicali durante l’estate. Ma con i prezzi dei biglietti per i maggiori festival in costante aumento, una grossa fetta di fan non può più permetterseli.

Invece, scelgono di partecipare a eventi più ristretti, con degli artisti locali e (di norma) cibo e bevande che costano di meno.

Volete organizzare un evento musicale tutto vostro? Date un’occhiata al nostro articolo precedente per avere un’idea su cosa ci voglia per pianificarne uno di successo. Una volta organizzato l’evento, ecco alcuni consigli utili sulla gestione dell’evento per far sì che tutto fili liscio come l’olio.

1. Pensate al marketing – prima, durante e dopo

Organizzare un evento musicale può essere estenuante. Di certo volete essere sicuri che tutti i vostri sforzi vengano ripagati. E non c’è modo migliore di una campagna di marketing efficace—prima, dopo e durante l’evento.

Prima

Prima dell’evento, dovete mantenere l’interesse dei vostri partecipanti alle stelle. Questo significa che dovete tenerli aggiornati sugli artisti che suoneranno e così via. Allo stesso modo, di certo volete attrarre altre persone al vostro evento. Fornire degli aggiornamenti e del contenuto nuovo attraverso i social media è un ottimo modo per coinvolgere un pubblico più ampio.

Durante

Durante l’evento, girate quanto più materiale possibile: del pubblico, degli artisti e della location. Potete persino noleggiare una piccola gru per ottenere una di quelle riprese dall’alto che vedete così spesso al cinema o in televisione.

Dovreste anche pensare all’Instagrammability” del vostro evento. Create dell’aree dedicate dove i vostri ospiti possono scattare e postare delle foto. O trovate un filtro per Snapchat e un hashtag che i vostri ospiti possono usare per condividere le loro foto.

Dopo

Avere un catalogo con i filmati di cui sopra vi aiuterà a promuovere i vostri futuri eventi. Questo perché fornirà ai vostri ospiti dei contenuti da condividere, facendo pubblicità al vostro evento o al vostro sito web.

2. Tenete le emissioni di CO2 al minimo

Il cambiamento climatico non è un segreto. L’anidride carbonica nell’atmosfera sta aumentando, il livello del mare si stanno alzando, e le calotte polari si stanno sciogliendo. Quindi ovvio che sempre più persone stanno diventando sensibili al riguardo e vogliono aiutare il pianeta.

Allora, perché non fare lo stesso durante il vostro evento? Utilizzate una serie di technique eco-friendly che manteranno il contenuto di CO2 al minimo. Ecco alcune idee per iniziare:

Non utilizzate i biglietti di carta

Usate un’app da far usare ai vostri ospiti, così che non devono preoccuparsi di stampare i loro biglietti prima dell’evento. I vostri ospiti risparmieranno soldi e denaro.

Usate dei bicchieri biodegradabili

Non è un segreto che spesso si beve un sacco durante gli eventi musicali. Usando dei bicchieri biodegradabili, potrete star certi di star facendo quello che potete per proteggere il pianeta. Difficilmente gli ospiti brilli cammineranno per chilometri per raggiungere il secchio più vicino, quindi fate in modo che ce ne siano in abbondanza.

Assumete dei food truck locali

Assumendo dei food truck locali terrà bassi i costi, e avrà un grosso impatto sulconsumo di CO2 del vostro evento. Inoltre, se questi food truck usano anche dei prodotti locali, aiuterete anche l’economia locale.

Usate delle lampade efficienti

Gli eventi musicali di solito hanno un sacco di illuminazione. Usando delle lampadine ad alta efficienza energetica e dei pannelli solari, aiuterete il pianeta e la vostra bolletta.

3. Organizzate per bene le performance

Un evento musicale si basa sulle performance musicali, quindi è importante organizzare una line-up con i fiocchi. Non solo, ma dovrete anche organizzare le varie performance nel giusto ordine. Non volete un cantautore acustico che si esibisce durante un divertente sabato sera, ad esempio. In questo caso, preferirete un DJ o una band energetica.

Ovviamente, è più facile a farsi che a dirsi: ci sono un sacco di cose a cui pensare. Gestire un evento musicale non è una cosa da poco.

Mettetevi nei panni del vostro ospite e pensate in quale ordine vi piacerebbe vedere le varie performance. Inoltre, assicuratevi di lasciare abbastanza spazio per il set-up, il soundcheck e le pause. A nessun artista piace fare le cose di fretta.

Se avete problemi a trovare gli artisti (o se qualcuno rinuncia all’ultimo minuto), usate i seguenti siti web per aiutarvi:

• The Unsigned Guide
• Reverb Nation
• Facebook

Reverb Nation, in modo particolare, ha un filtro basato sulla posizione, facilitandovi l’intero processo.

4. Usate dell’attrezzatura di qualità

Bisogna sistemare l’attrezzatura per bene, e l’attrezzatura deve essere di qualità. Ma, senza l’attrezzatura adatta, potrebbe andare tutto storto. Dovete pensare alla grandezza della location e usare degli speaker adeguati.

Allo stesso modo, dovete assicurarvi di avere dei microfoni di qualità, dei cavi e tuttal’altra attrezzatura audio di cui avrete bisogno. Ogni vostro ospite deve essere in grado di sentire gli artisti che suonano, sia che si trovino vicino al palco o tra le ultime file.

Inoltre, anche se la maggior parte degli artisti porteranno i loro strumenti e la loro attrezzatura, spesso è una buona idea avere degli accessori di carattere generale da utilizzare in caso di emergenza. Ad esempio, mute di corde per chitarra, bacchette, capitasti e plettri – vi saranno utilissimi!

Buona fortuna!

Speriamo che questi consigli vi saranno utili nel gestire il vostro prossimo evento musicale. Se avete esperienza nell’organizzare degli eventi musicali, non esitate a condividere i vostri consigli con noi.

L’autore: Dakota Murphey scrive contenuti per una piccola selezione di siti sull’industria degli eventi, incluso Billetto.