Noleggio attrezzature per eventi 101: Di cosa avete bisogno e dove trovarlo

Come sanno tutti gli organizzatori di eventi, ci vogliono un sacco di pezzi per mettere insieme un evento di qualità. Alcuni di quei pezzi sono assolutamente essenziali perché l’evento possa avere luogo.

Quindi veniamo agli attrezzi del mestiere: l’equipaggiamento per il vostro evento.

In questa guida parleremo di…

• Quali eventi hanno bisogno di attrezzature
• Attrezzature generiche che servono per la maggior parte degli eventi
• Attrezzature specifiche
• Le varie opzioni per procurarseli
• Dove trovare l’equipaggiamento

Pronti ad allargare la vostra cassetta degli attrezzi?

Quali eventi hanno bisogno di attrezzatura?

Ecco alcuni tipi di eventi che di sicuro avranno bisogno di un qualche tipo di attrezzatura:

• Conferenze
• Fiere commerciali
• Esibizioni
• Concerti
• Show comici
• Pièce teatrali
• Proiezioni di film
• Lezioni

Anche se non siete sicuri se l’attrezzatura vi serva o no, potreste rimanere sorpresi—quindi continuate a leggere.

L’attrezzatura è importantissima per la maggior parte degli eventi

Sebbene ogni evento sia un caso a sé, ci sono delle attrezzature che saranno sempre necessarie. Diamo un’occhiata a quali sono.

1. Sedie e tavoli

Qualunque evento in cui siano presenti del cibo o delle performance avrà bisogno di sedie e tavoli per gli ospiti. Le eccezioni includono i rave e i ricevimenti. Ma, anche in quel caso, un tavolo o due fanno sempre comodo.

I tavoli potrebbero servirvi per:

• I pasti
• La registrazione
• Mostrare informazioni
• L’attrezzatura
• I gadget

Consiglio: date un’occhiata a come potete disporre le sedie e i tavoli e farvi un’idea di cosa vi serva.

2. Tende e tettoie

Se il vostro evento si tiene all’aperto, allora è una buona idea portare delle tende o delle tettoie per proteggervi dal maltempo.

3. Segnali e banner

La segnaletica è un must per quasi tutti gli eventi, anche solo per mostrare agli ospiti dove si tiene l’evento.

Ma i segnali e i banner possono essere utilizzati in molti modi, come ad esempio…

• Branding
• Programma
• Direzioni
• Parcheggio
• Area fumatori

Consiglio: Leggete la nostra guida sulla segnaletica per eventi per avere il quadro completo al riguardo.

4. Elettricità e cavi

Se state organizzando un evento all’aperto, dovrete sapere da dove prendere l’energia elettrica. Ma persino gli eventi all’interno potrebbero beneficiare di un cavo extra.

5. Illuminazione

Sia che vi piacciano i laser o gli occhi di bue, o se avete bisogno di qualche luce soffusa, è sempre un bene che gli ospiti possano vedere cosa sta succedendo… o vedersi a vicenda.

Ecco alcune aree che necessitano di essere illuminate:

• La sede dell’evento
• Il podio
• Palchi
• Le balaustre
• Le reti e i cavi
• Le tende e le tettoie

Consiglio: Date un’occhiata a questi modi creativi per utilizzare l’illuminazione durante il vostro evento.

6. Palcoscenico

Se il vostro evento presenta una performance di qualunque tipo, è bene avete un palcoscenico per permettere a tutti quanti di vedere cosa succede.

Consiglio: Leggete la nostra guida sui vari tipi di palchi per sapere quale vi serve.

7. Suono

Così come l’illuminazione, anche l’impianto audio è una parte essenziale di qualunque evento che presenti dei discorsi o delle performance.

Ecco alcune cose di cui potreste avere bisogno:

• Microfoni
• Speaker
• Stage monitor
• Microfoni
• Mixer
• Cuffie
• Giradischi
• Dispositivo per riprodurre la musica (telefono, tablet o laptop)

Consiglio: Scoprite in che modo il numero degli ospiti influenza le vostre necessità leggete questa guida approfondita sull’attrezzatura audio per capire come funziona.

8. Presentazioni

Le presentazioni possono risultare utili per molti tipi di eventi, dalle dimostrazioni dei prodotti aziendali alle imbarazzanti diapositive da mostrare durante le riunioni di famiglia.

Ecco alcune cose di cui avrete bisogno:

• Laptop (per i video dal web)
• PowerPoint
• Proiettore
• Schermo
• Flip chart
• Superficie nera

9. Magazzino

Sì, avrete anche bisogno di un posto dove conservare il tutto. Ma il magazzino non serve solo per l’attrezzatura. Può ritornare utile anche per custodire gli oggetti personali del vostro team, oltre al cibo e alle bevande.

Attrezzature specifiche

Se state organizzando un evento speciale di cui non abbiamo parlato in questa sezione, allora sarà bene pensare a fondo a tutto quello che vi servirà per il vostro evento.

Ecco degli esempi concreti dell’attrezzatura che potrebbe servirvi per i vari tipi di eventi:

• Tutto il necessario per i workshop
• Strumenti per le lezioni di musica
• Utensili e ingredienti per gli eventi gastronomici
• Attrezzatura sportiva per gli eventi sportivi
• Decorazioni per i party

Come recuperare l’attrezzatura per il vostro evento

Avete varie opzioni a disposizione. Non c’è bisogno di spendere un capitale.

1. Comprate cose nuove

Se i soldi non sono un problema o l’attrezzatura di cui avete bisogno non costa così tanto, la cosa migliore da fare è comprare tutto nuovo di zecca. In quel modo, potete tenervelo e usarlo tutte le volte che volete.

2. Comprate usato

Se quello che vi serve costa un po’ troppo, rovistate su eBay alla ricerca di qualche ottimo affare. Un altro posto dove cercae è Gumtree.

3. Noleggiare

Se l’attrezzatura vi serve per un periodo limitato di tempo (diciamo per uno o due eventi), allora noleggiare l’attrezzatura che vi serve è la cosa migliore.

4. Noleggiare con opzione di acquisto

Se non siete sicuri se organizzerete un evento simile in futuro o no, ma potete prenderlo in considerazione se il primo va bene, allora potete noleggiare il tutto con l’opzione di acquistarlo in futuro.

Consiglio: Non sapete quale opzione si addice a voi? Date un’occhiata ai benefici del noleggio.

Dove trovare l’equipaggiamento

Ora, la domanda da un milione di dollari: dove trovare l’attrezzatura che vi serve?

La maggior parte dei fornitori vi permettono di comprare l’attrezzatura nuova o usata, oltre a permettervi di noleggiarla.

Ecco una lista di fornitori nel Regno Unito da cui cominciare:

• Event Equipment Hire
• Add To Event
• Event Equipment Ltd
• Party Doctors
• Event Hire UK
• Options Hire
• Event Hire Online
• Thorns Group

Ed ecco alcuni siti web dove trovare ottimi affari o merce usata:

• Fat Llama
• Facebook Marketplace
• eBay
• Gumtree

Se tutto ciò non basta, allora controllate queste directory:

• Event Services Directory
• Stand Out Magazine
• Showman’s Directory
• The White Book

Consiglio: Se non avete molti soldi a disposizione, leggete qui come negoziare con i fornitori e fare ottimi affari.

Attrezzatevi!

Ora dovreste esservi fatti una buona idea di quello che vi serve, di dove potete trovarlo e di quanto dovrete spendere.

Se siete riusciti a fare ottimi affari al riguardo, vi prego di scrivercelo nei commenti—la condivisione è tutto!