Il piano di emergenza del vostro evento: La sicurezza anzitutto

Impossibile sottovalutare l’importanza di avere un piano di emergenza per gli eventi. Conosciamo tutti la storia della cicala e della formica. Cosa accade quando un disastro vi coglie impreparati? Beh, i disastri possono sempre succedere.

Comporta un po’ più di lavoro, ma fidatevi di noi: dovete mettere su un piano di emergenza coi fiocchi. Quando succede qualcosa, al timone ci sono gli organizzatori dell’evento. Di certo non volete sedervi al posto del capitano senza avere la più pallida idea di cosa fare.

Se seguirete i nostri consigli, potrete cominciare a preparare il vostro piano fin da subito. Basatevi su questi consigli e partite da lì.

Se siete preparati, è possibile gestire qualsiasi disastro.

Preparatevi. Siate la formica.

Come pianificare

Il primo passo per un buon piano di emergenza? Identificate le minacce. Scoprite le vostre vulnerabilità e mettete su le vostre difese.

Primo soccorso

La sicurezza è una delle cose più importanti a cui dovete pensare. Non fatevi soprendere senza un piano per le emergenze mediche. Cercate di avere almeno un paio di membri dello staff pratici di primo soccorso.

Se il vostro budget ve lo permette, potete anche ingaggiareuna compagnia che sappia come gestire le emergenze mediche.. Di certo non fa male avere dei defibrillatori a portata di mano. Assicuratevi che abbastanza persone dello staff sappiano come utilizzarli.

Consiglio: Voi siete degli organizzatori di eventi, non dei dottori! Eppure, voi e il vostro team dovreste conoscere le basi del primo soccorso, non si sa mai.

Disastri

Siate pronti per delle emergenze su vasta scala. Ad esempio, se scoppia un incendio, cosa dovranno fare i vostri ospiti? Potete dirglielo una volta che si presenta il pericolo? Ecco alcune domande che dove porvi mentre vi preparate:

• Le scale sono ventilate?
• Le uscite di emergenza sono ben segnalate? Il vostro team conosce la struttura in cui si tiene l’evento?
• I membri del vostro staff parlano più di una lingua? (La comunicazione è fondamentale durante le emergenze.)
• Avete un piano pronto in caso di attacco terroristico? Cosa succede se c’è un allarme bomba?
• C’è un alimentatore di emergenza?
• La sede dispone di porte antincendio automatiche?
• Entro quanto tempo risponderanno le autorità? (Vigili del fuoco, polizia, eccetera.)
• Come farete a tenere sgombre le uscite?

Consiglio: Costruiteun buon piano di emergenza cercando di capire se una sede è sicura o no per il vostro prossimo evento.

Problemi tecnici

Oggigiorno, gli eventi utilizzano tonnellate di attrezzature tecnologiche. Che cosa fate se il sistema di lettura di biglietti si rompe? O se l’impianto audio non funziona e nessuno sente niente?

Testare le attrezzature è di fondamentale importanza. Dovete avere dei membri dello staff che si prendano la responsabilità di controllare l’attrezzatura prima e durante l’evento.

Se avete dei file importanti – come dei video – usate degli hard drive o delle chiavette USB. I cloud si basano sul web, e potrebbero sempre esserci dei problemi di connettività.

Se l’attrezzatura si rompe, è buona idea avere dei ricambi.

Forfait

Avete presente quel comico che avete ingaggiato per il vostro evento? Eh sì, ha cancellato proprio all’ultimo secondo. Assicuratevi di avere un ospite di riserva.

Chiedere a un ospite di restare a disposizione potrebbe costarvi qualche soldo extra, ma è meglio che rimborsare i vostri ospiti.

Allo stesso modo, se qualcuno del vostro staff non ce la fa a venire, è meglio avere qualcuno di riserva da chiamare.

Consiglio: Gestite le disdette grazie a questi suggerimenti.

Partecipazione

Se una grossa fetta di pubblico non si presenta, allora il vostro evento è seriamente a rischio I venditori non guadagneranno, e voi non avrete molte cose da postare online.

E, cosa ben peggiore, ai vostri ospiti potrà sembrare di aver commesso un errore. Potranno pensare che la scarsa partecipazione rifletta in qualche modo la bassa qualità dell’evento.

Purtroppo, non potete farci niente durante l’evento. Tuttavia, dei promemoria inviati tramite email può aiutarvi a limitare le diserzioni In aggiunta, far pagare il biglietto crea la sensazione di aver investito i propri soldi: i vostri ospiti verrano quasi sicuramente, se hanno pagato.

E, ovviamente, prendetevi del tempo a sufficienza per vendere i biglietti e pubblicizzare il vostro evento.

Consiglio: Evitate la scarsa partecipazione grazie ad alcuni di sparse questi consigli per vendere i biglietti.

Cibo e bevande

Il cibo dev’essere fresco. Il che significa che certe soluzioni non possono essere preparate con troppo anticipo. Il cibo si può rovinare e diventare immangiabile. Se il vostro servizio di catering non è all’altezza, sarete felici di aver agito per tempo e aver preso le necessarie precauzioni.

Forse è una buona idea contattare due servizi distinti, non si sa mai. E se non avete bisogno del cibo extra, il vostro staff avrà un pranzo gratuito.

Consigli: Alcuni servizi di catering come StandByChef offrono un servizio di catering last-minute, fornendo cibo e bevande fino a 48 ore prima dell’evento.

Sicurezza

E sì, c’è sempre il rischio imbucati. Per non parlare degli ospiti turbolenti e delle discussioni che si trasformano in qualcosa di ben più grave.

Presidiare l’entrata è un modo semplice per tenere a bada le minacce alle sicurezza. Un piccolo team di addetti alla sicurezza sarà più che sufficiente a dissuadere gli ospiti dal dare problemi. La sicurezza è una risorsa importantissima per ogni piano di emergenza, e quindi non lesinate, se sapete che potrebbe servirvi.

Consiglio: Le aziende di sicurezza per gli eventi di solito sono il modo più efficace per garantire la sicurezza di tutti.

La catena di comando

Persino un team con un piano di emergenza potrebbe non essere pronto a gestire le emergenze. Quando succede qualcosa, non dovrebbero esserci tentennamenti o discussioni.

Una catena di comando renderà inequivocabile chi deve fare cosa. Tutti i membri del vostro team dovrebbero essere consci di chi deve prendere le decisioni. Devono sapere come portare il problema all’attenzione del loro diretto superiore.

Ogni membro del team dovrebbe conoscere le proprie responsabilità. Agire alla svelta e in modo deciso sarà fondamentale.

Un template di base per un piano di emergenza

Il piano vero e proprio dovrebbe avere la forma di un semplice documento. In questo modo, potete facilmente condividerlo con tutte le persone coinvolte. Utilizzate i punti qui di seguito come esempio.

Lo scenario

Elencate le minacce. Potete aggiungere dei tocchi qui è là, come il perché qualcosa è una minaccia e le eventuali conseguenze, nel caso non agiate.

Esempio: “Un incendio non segnalato farà presto a espandersi, mettendo in pericolo le vite di tutti i presenti e distruggendo delle proprietà di valore.”

Prontezza

Il miglior attacco è la difesa. Scrivete come prendere delle precauzioni di base. In base alla minaccia, potrebbe trattarsi di esercitazioni di emergenza, esaminare l’attrezzatura, o anche pianificare in previsione qualcuno si ammali.

Esempio: “Imparate la mappa dell’edificio. Tutti i membri dello staff dovrebbero sapere dove si trovano le uscite e gli allarmi. Una volta finito il meeting odierno, ci sarà un’esercitazione antincendio.”

Protocollo di risposta

Date un’idea generale su come gestire la minaccia. Qual è il succo del problema, e qual è la vostra filosofia per reprimerlo?

Esempio: “La nostra priorità è la sicurezza. La prima cosa da fare se notate un incendio? Suonate l’allarme. Quindi uscite immediatamente dall’ufficio, abbassatevi ed evitate il fumo. Tutti devono uscire il prima possibile. Chiamate il 911 solo dopo aver raggiunto una zona sicura all’esterno dell’edificio.”

Consiglio: Provate a creare un piano con una timeline da seguire in caso di emergenza.

Mi ripeti il piano, per favore?

Meglio andare sul sicuro, che dispiacersi! Fateci sapere nei commenti come avete gestito le situazioni di emergenza che avete dovuto affrontare.