Come organizzare un festival musicale: 4 mosse per il successo

Siamo senza dubbio nell’era del festival.

In tutto il modo, i festival di successo stanno diventando praticamente dei brand. In un’industria musicale dove il successo è ben lungi dall’essere sicuro, un festival musicale fatto nel modo giusto può essere un’esperienza indimenticabile per tutti i partecipanti.

Ma se sbagliate, è una vera e propria catastrofe.

Storie dell’orrore come il Fyre Festival—anche noto come”Il più grande party che non si è mai tenuto“—sono un ottimo monito. Infatti, in passato abbiamo già visto cosa è possibile imparare da un festival come il Fyre Festival .

Quindi, come si fa a organizzare un festival musicale nel modo giusto?

1. Scoprite per chi è il festival

Fa tutto parte del costruire un brand per il vostro festival. I biglietti dei festival di solito non si vendono solo grazie alle band che vi suoneranno. Dovrebbero essere pubblicizzati come un luogo dove poter scoprire delle nuove bands, un luogo dove si possono ritrovare i musicisti che suonano lo stesso genere di musica.

Per capire questo livello di branding, dovete identificare il vostro pubblico. Il vostro festival si rivolge agli appassionati di musica elettronica o ai metallari? Il vostro pubblico influenzerà enormemente tutte le decisioni che dovrete prendere.

Prendete Download Festival come esempio. Hanno i benefici derivanti da 15 anni di storia alle spalle. A quel tempo, le lineup e le strategie pubblicitarie ruotavano attorno alle persone a cui piaceva l’heavy metal. Per questo motivo, le persone compravano i biglietti per il festival ancor prima di sapere chi ci avrebbe suonato.

Ci sono svariati metodi per restringere il vostro potenziale pubblico.

Sondaggi

Potete inviare dei sondaggi alle persone nella vostra malining list e scoprire quali band gli piacciono, dove trovano i loro concerti e cosa gli piacerebbe vedere al vostro festival.

Partecipante ideale

Create il profilo di un partecipante ideale. Quanti anni ha, più o meno? Cosa gli piace? Quale musica ascolta?

Analizzate la competizione

Prestate particolare attenzione a quello che fanno i vostri concorrenti.

Consiglio: Date un’occhiata a questa guida su come identificare e attrarre i fan dei festival.

2. Decidere cosa è meglio: outdoor o indoor

Gli organizzatori che stanno mettendo su un festival spesso vedono davanti a sé una spettacolare folla di 80.000 persone che si radunano su un campo enorme. Vengono alla mente le immagini di Woodstock o del Glastonbury. Ma gli eventi all’aperto non sono sempre la scelta migliore. Dovreste considerare i pro e i contro degli eventi all’aperto e di quelli al chiuso.

Festival all’aperto

I festival all’aperto sono fantastici, ma potrebbero esserci diversi potenziali problemi. Ci sono dei problemi da considerare che sorgono con i grandi eventi all’aperto. Forse dovrete trovare dell’attrezzatura diversa.

Spesso, lo spazio all’aperto che sceglierete non sarà stato progettato per gli eventi musicali. Questo significa che, in pratica, dovete organizzare il tutto con largo anticipo. E tutto con il rischio che piova a dirotto.

I pro di un fesival all’aperto

• Spazio maggiore e la possibilità di montare più di un palco.
• Più spazio per i venditori.
• Spazio per far campeggiare i partecipanti, nel caso in cui il vostro festival duri più di un giorno.

I contro di un festival all’aperto

• Il maltempo può giocarvi brutti scherzi.
• Può essere difficile trovare e gestire l’attrezzatura per un festival all’aperto.
• Dovete creare delle barriere e controllare i biglietti per evitare gli imbucati.
• Non ci sarà lo staff della sede prescelta ad aiutarvi.

Festival al chiuso

Se il vostro festival si tiene al chiuso, sarà facile avere tutto preparato con largo anticipo. Lo staff della sede è abituato ai grandi concerti. Non dovete transennare e sarà più facile gestire la sicurezza. Se lo spazio è grande, allora sarà incluso anche l’attrezzatura, lo staff all’ingresso, i tecnici, e molto altro. Quindi, meno cose di cui preoccuparsi.

I pro di un festival al chiuso

• Potete usare le strutture e i contatti della sede da voi scelta.
• Nessun rischio dovuto al maltempo.
• L’attrezzatura sarà probabilmente già pronta all’uso.

I contro di un festival al chiuso

• Lo spazio è limitato.
• Sarà dura montare più di un palco.
• Meno spazio per i venditori.

Consiglio: Date un’occhiata alla nostra guida su come organizzare un evento musicale, incluse alcune considerazioni sulla sede dell’evento.

3. Non abbiate paura di cominciare in piccolo

A meno che non abbiate un budget smisurato, allora il vostro primo evento di sicuro non sarà enorme. Iniziare da qualcosa di piccolo, però. Secondo Jason Carter, il fondatore di ONE Musicfest:

Di solito, quando mettete su un festival da zero, vi ci vorranno all’incirca 5 anni prima che prenda piede.

I festival come Y Not sono spesso considerati come degli esempi di festival che sono diventati “avidi.” L’indagine del Guardian sul perché i festival falliscono lo spiega bene:

Y Not Festival è passato da ospitare 8,000 persona a 25,000 nel giro di soli 3 anni, il che potrebbe spiegare la mancanza di staff e gli arrabbiati commenti su Facebook , che citano l’avidità come il problema principale.

Crescete lentamente

Quest’accresciuta capacità—di oltre il 300% in tre anni—non è qualcosa che dovreste replicare. Se cominciate con 1,000–2,000 persone, un aumento del 33% al 50% di anno in anno è più che sostenibile.

Un palco alla volta

Non cominciate subito montando più di un palco alla volta. Invece, cominciate con uno, fatelo per bene, e poi crescete. Può essere un modo per ingrandire gradualmente il vostro festival e acquisire esperienza nella gestione del palco.

Recuperate gli strumenti adatti

Strumenti come Billetto per il ticketing e Festivalpro per organizzare e gestire i venditori possono permettere anche ai festival più piccoli di prosperare fin dall’inizio.

Si spera che il vostro festival sia uno di questi. Tuttavia, questa crescita deve essere gestita con cura. Assicuratevi di avere un piano per lo staff extra, i musicisti extra e un numero sempre maggiore di ospiti. Non fate la fine di quei festival che vengono ricordati solo come dei cattivi esempi.

Consiglio: Ecco uno sguardo approfondito a tutto ciò di cui avete bisogno per ingrandire gradualmente il vostro festival musicale.

4. Mentalità imprenditoriale

Le persone che danno vita a un festival musicale di solito lo fanno perché la musica è la loro passione. Forse non sarete i migliori uomini d’affari del mondo, ma avete bisogno di imparare in fretta. Se volete che il vostro festival sia un evento annuale, o se state rischiando il vostro denaro, allora dovete occuparvi del lato finanziario nel modo corretto.

Budget

Vedete qual è il budget minimo indispensabile per organizzare il festival senza problemi. Potete seguire questo approccio in 9 passi per metter su un evento e risparmiare denaro. Ignorare quello che state spendendo o dimenticarvi di alcune spese potrebbe tradursi in una perdita di denaro.

Consiglio: Date uno sguardo alla nostra guida su come preparare e gestire il vostro evento e rispettare il vostro budget.

Marketing

La strategia di marketing per il vostro festival verrà naturale una volta individuato il vostro pubblico (vedi #1). Scoprite dove si raduna il vostro pubblico, sia online che offline, e seguite i nostri consigli sul marketing.

Consiglio: La nostra guida su come promuovere un evento musicale dovrebbe essere più che utile.

Partnership

Per quanto possiate essere sicuri di voi, non dovete fare tutto da soli. Costruire delle partnership è vitale per i festival musicali.

Trovare i finanziamenti

Questo può voler dire trovare gli sponsor, il che potrebbe aiutarvi non poco da un punto di vista finanziario. Create un pacchetto sponsor per il vostro festival musicale per attrarre i potenziali investitori.

Fatevi aiutare

Le partenership possono anche significare impiegare dei venditori esterni per cibo e bevande, collaborare con un’agenzia di sicurezza, compagnie sanitarie a molto altro. Delegare può essere costoso, ma avrete molte meno cose di cui preoccuparvi.

Consiglio: Per ulteriori dettagli, date un’occhiata alla nostra guida su farsi sponsorizzare un evento.

Misure di sicurezza

Tre parole in grado di farvi venire i brividi. Dovete considerare i permessi, l’assicurazione, la sicurezza e il primo soccorso.

Spesso è una buona idea assumere un consulente per la sicurezza e delegare tale compito a chi sa cosa sta facendo.

Consiglio: La nostra guida sulla sicurezza degli eventi copre tutto ciò di cui avete bisogno.

Ricordatevi la vostra motivazione

Metter su un festival musicale da zero è difficile. Ma, se fatto nel modo giusto, può rivelarsi un business conveniente e un evento divertente.

Per essere sicuri di farlo nel modo giusto, seguite i nostri consigli, siate persistenti e — cosa più importanti di tutte — ricordatevi cosa vi ha spinto a creare un festival musicale. Quando le cose si faranno difficili, sarà quello che vi farà andare avanti.