Come organizzare un evento sportivo: 7 step utili

Un evento sportivo eccezionale offre una grande varietà di benefici per la società. Puoi utilizzarlo per raccogliere fondi, sensibilizzare e promuovere coesione communitaria.

Organizzare l’evento è la parte complicata. Devi tenere tutto sotto controllo dal momento in cui concepisci l’idea fino alle analisi dopo l’evento.

Questo può essere una sfida, soprattutto se non hai esperienza. O se l’evento include diverse attività sportive.

Vuoi che l’evento sia davvero un successo? Ecco cosa devi fare.

1. Prepara un piano dettagliato

Organizza bene. Per farlo, devi ingaggiare degli esperti. Ingaggia un team di volontari e specialisti affidabili.

Alcune delle cose a cui devi pensare in questa fase sono:

• L’obiettivo dell’evento
• La sua attuabilità
• Regolamentazioni per eventi simili
• Durata (ad esempio un giorno, alcuni giorni, una settimana e così via)
• Budget stimato
• Numero di partecipanti stimato
• Potenziali sponsor se necessari

Consiglio:Per trovare ispirazione, dai un’occhiata a questa “lista di eventi sportivi ” di Kent Sports.

2. Programma la data, l’orario e il luogo

Questo è più importante di quanto le persone pensino. Ci sono una miriade di fattori da considerare.

Come sarà il meteo? Tutti i partecipanti sono disponibili? Hai abbastanza tempo per organizzare tutto? Gli eventi sportivi maggiori nel circondario potrebbero oscurare il tuo evento?

Prenditi il tempo che ti serve. (Scusa il gioco di parole.)

Successivamente, contatta le sedi scelte e informati sulla disponibilità.

Prima di concludere l’accordo, verifica che la sede disponga di tutti i servizi per l’evento sportivo. Assicurati di avere l’autorizzazione ad utilizzarli. Non vuoi di certo affittare una sede senza una piscina nel caso in cui il nuoto sia una delle attività principali.

Verifica che siano presenti degli spogliatoi separati per uomini e donne. O se puoi convertire temporaneamente ciò che è presente per questo scopo.

Consiglio: Per dei consigli sulla scelta della data dell’evento, dai un’occhiata a questa guida.

3. Perfeziona il piano originale

A questo punto, dovresti aver messo in pratica le prime idee generate dall’incontro iniziale con esperti e volontari.

Dopo aver programmato la data e prenotato la sede, è tempo di perfezionare il piano. Questo include organizzare dei dettagli come i tipi di torneo che si giocheranno.

Poniamo come esempio il calcio. Sarà un torneo ad eliminazione diretta? Le partite avranno una durata di 90 minuti o meno? Quante squadre giocheranno?

Considera questi dettagli per ogni attiività sportiva. Focalizzandoti sui dettagli avrai un visione migliore dei prodotti e servizi che ti servono.

Per una maggiore efficienza, stila una lista di prodotti che ti servono e il loro prezzo. In questo modo, sarà più difficile dimenticarsi qualcosa.

4. Convinci gli sponsor

Ora hai un piano e un budget elaborato. Sei in una buona posizione per contattare gli sponsor identificati in precedenza. Informali dell’evento, degli obiettivi, perché sono lo sponsor ideale e cosa ti serve da loro.

Non c’è spazio per errori. Cose come il tuo modo di comunicare, approccio, affidabilità e puntualità contano. Assicurati di essere chiaro su ciò che ti serve da loro. Sii pronto a giustificare le tue richieste.

C’è sempre una possibilità che lo sponsor scelto non accetti, forzandoti a contattarne altri. In questi casi, rimettiti in sesto e contatta lo sponsor successivo.

Consiglio: Per scoprire di più su come ottenere degli sponsor per un evento, leggi la nostra guida dettagliata.

5. Crea il programma del giorno

È tempo di creare un programma dettagliato del giorno. Programmare è un compito complicato, soprattutto se l’evento include più attività.

Innanzitutto, considera i partecipanti. Gli eventi sportivi spesso sono per famiglie. Attirano un gran numero di famiglie con bambini, alcune che arrivano da lontano. Per semplificare le cose, fai in modo che le attività principali vengano svolte prima di sera.

Diverse attività e partecipanti potrebbero anche dover condividere attrezzature e arbitri. Prendi nota di questi dettagli. Evita di programmare queste attività allo stesso orario causando conflitti.

Idealmente, devi includere nel programma un momento per rendere omaggio agli sponsor. Negozia con loro e accordati sul tipo di informazioni promozionali da usare.

Consiglio: Per semplificare il tuo lavoro, usa un tool onlne gratis per progettare il tuo programma.

6. Organizza prodotti e arbitri

Acquista i prodotti che ti servono per l’evento in anticipo. I prodotti possono essere diversi da un evento all’altro. In genere, ti servono cose come:

• Un tabellone
• Fischietti
• Racchette
• Reti
• Palloni
• Kit di pronto soccorso
• Poster
• Trofei
• Certificati

Disporre di risorse limitate è una delle sfide principali da affrontare per gli organizzatori di eventi oggigiorno. Risparmia affittando alcuni prodotti.

La sede potrebbe disporre di alcune attrezzature che ti servono. Contattala e chiedi di prenderle in prestito o noleggiarle.

Se la competizione sarà professionale, ingaggia arbitri e ufficiali di gara professionali. Assicurati che non ci siano dei conflitti. Nessuno deve essere legato a una delle squadre nel torneo. Questo previene eventuali competizioni sleali.

Accordati sul pagamento in anticipo.

Consiglio: GGS International dispone di una selezione di attrezzature sportive da acquistare o noleggiare per il tuo evento.

7. Verifica nuovamente tutto

Conferma che tutti gli oggetti e le attrezzature necessarie siano disponibili. Assicurati che siano in buone condizioni. Lo stesso vale per arbitri e volontari.

Assicurati che siano presenti delle persone in grado di effettuare procedure di primo soccorso. Inoltre, devono essere in grado di identificare segni di disturbi come difficoltà respiratorie. Assicurati che ci sia un’ambulanza e dei paramedici a disposizione. Distribuisci una lista di numeri di emergenza ai partecipanti.

Successivamente, contatta tutti i singoli partecipanti e le squadre per confermare la loro presenza. Assicurati che venga firmata una deroga delle responsabilità. Questo ti protegge legalmente in caso di incidenti.

Se ci sono delle regole specifiche per l’evento, informa i partecipanti. Inoltre, forniscigli un numero di assistenza da poter chiamare per domande e commenti.

Goditi l’evento sportivo ma…

…non dimenticarti di essere l’organizzatore.

In qualità di organizzatore, devi divertirti, come tutti. Va bene brindare e scattare delle foto memorabili.

Nonostante ciò, non dimenticare neanche per un minuto di essere il responsabile per tutti i partecipanti. Il tuo vero successo è portare a termine l’evento senza nessun problema. Resta a disposizione durante l’evento. Resta allerta per notare eventuali problemi o emergenze.

Presto pubblicheremo una guida su come gestire un evento sportivo durante la giornata. Continua a seguirci.