La guida definitiva per organizzare un evento musicale

Prova microfono, uno-due, uno-due. Benvenuti alla guida definitiva per organizzare un evento musicale!

Di solito, le band suonano per 30–90 minuti, e poi lo show è finito. Ma per voi, gli organizzatori dell’evento, lo show comincia ben prima dell’esibizione della band e non finisce quando la stessa band scende dal palco.

Che cosa imparerete da questa guida:

• A cosa dovete prestare attenzione quando ingaggiate la band e prenotate la sede dell’evento.
• Tutti i modi in cui potete pubblicizzare il vostro concerto.
• Come preparare la sede per le band e l’audience.
• Diversi modi di mantenere alto l’hype anche dopo la fine dell’evento.

1. Pianificare il vostro evento musicale

Anche se ricercare la sede del vostro evento può sembrare facilissimo, non è sempre altrettanto facile trovare le band ideali per il vostro evento.

Eccovi 4 punti di fondamentale importanza a cui dovreste pensare quando organizzate un evento musicale:

Musicisti

Ricercate e ingaggiate dei musicisti di talento e affidabili, che attirano le persone e vi fanno vendere i biglietti.

Sede

Prenotate una sede con uno spazio adeguato per il concerto e il pubblico.

Rider

Chiedete ai vari musicisti di cosa hanno bisogno.

Budget

Calcolate quanto dovete pagare i performer e l’affitto della sede per creare un budget per l’evento.

Ricordatevi di negoziare sia con i musicisti che con la sede, così da avere abbastanza denaro per promuovere lo show e vedere i biglietti.

Cosa fare ora

Continuate a leggere la nostra guida per raccogliere altre informazioni su come pianificare un evento musicale di successo.

Ulteriori letture:Come pianificare un evento di successo: 5 passi per avere successo.

2. Promuovere il vostro evento musicale

Promuovere gli eventi musicali non è il punto forte di molte band. Voi siete degli organizzatori esperti, e quindi non commetterete gli stessi errori.

Seguite questi passi per assicurarvi di aver sfruttato la pubblicità al massimo:

Illustrazioni

Create delle illustrazioni fenomenali per il vostro evento usando il vostro logo e alcune immagini della band.

Volantini e locandine

Fate stampare dei voltantini e dei poster da appendere fuori dalla sede e in altri posti circostanti.

Promozione dell’artista

Chiedete ai performer di aiutarvi a promuovere lo show attraverso i loro canali.

Vendita dei biglietti

Assicuratevi che ci sia il numero minori di passi possibile tra la scoperta del vostro evento e l’acquisto dei biglietti.

Social media

Create una pagina evento su Facebook e publiccizzate lo show anche sugli altri social media.

Inserzioni a pagamento

Utilizzate le inserzioni a pagamento sulle riviste del settore e sui siti dei social media per raggiungere quante più persone possibili.

Elenchi di eventi

Utilizzate i siti con le liste di eventi per pubblicizzare il vostro sito gratuitamente.

Se non avete il budget necessario per percorrere tutte queste strade, allora concentratevi su quelle più efficaci.

Cosa fare ora

Potete scoprire altre cose su ogni tipo di promozione nella nostra guida su come promuovere un evento musicale. Leggetela cliccando sotto.

Ulteriori letture: Come promuovere un evento musicale: 7 ottimi consigli.

3. Gestire il vostro evento musicale

Avete venduto dei biglietti (si spera tutti) e ora è tempo di soddisfare le aspettative dei partecipanti. Tempo di assumere il vostro ruolo di cerimoniere!

Ecco cosa dovete fare durante il gran giorno per assicurarvi che sia un successo:

Attrezzatura tecnica

Preparate la sede e assicuratevi che il palcoscenico, le luci, l’impianto audio e le sedute siano tutti sistemai a dovere.

Staff

Assicuratevi di avere uno staff adeguato all’evento, con un ingegnere del suono, dello staff tecnico di riserva, sicurezza all’entrata e qualcuno che gestisca i biglietti.

Programma

Dovreste avere un programma che elenca nel dettaglio ciò che accadrà, e stamparne delle copie da distribuire a tutti.

Cassetta degli attrezzi

Portatevi una cassetta degli attrezzi con corde per chitarra, cavi XLR, accordatori, cuffie, tappi per le orecchie, pennareli, nastro isolante ed asciugamani.

Rider

Assicuratevi di avere tutto quello di cui avete bisogno nei camerini della band, inclusi i drink, gli snack e i caricatori per il cellulare.

Piani di riserva

Dovreste avere un piano di riserva nel caso in cui qualcosa vada storto, ad esempio se una band si ritira o se c’è cattivo tempo.

Comunicazione

Organizzate una chat di gruppo o un team briefing per far sì che la comunicazione sia chiara.

Cosa fare ora

Se c’è qualcosa che ancora non sapete come gestire, allora leggete la nostra guida dettagliata su come gestire un evento musicale.

Ulteriori letture: Fate sì che il grande giorno sia un successo! 8 consigli per gestire il vostro evento musicale.

4. Follow up dopo un evento musicale

Una volta che la festa è finita e l’ultima rockstar è tornata a casa, è tempo di rimettere a posto. Ma dopo aver finito di mettere a posto, è tempo di far sì che si cominci a creare dell’hype per il vostro prossimo evento.

Ecco cosa dovreste mettere sulla vostra lista di cose da fare dopo l’evento:

Feedback

Chiedete al vostro pubblico cosa ne pensano dell’evento e cosa pensano che potrebbe essere migliorato.

Relazioni

Prendetevi l’opportunità di costruire le vostre relazioni professionali con le band, i manager della sede e tutti i venditori che avete ingaggiato.

Conservare i clienti

Usate la vostra mailing list e i social media per offrire degli incentivi ai vostri ospiti che parteciperanno al vostro prossimo concerto.

Regali

Un altro modo per far parlare del vostro vento è di offrire dei premi per la miglior foto scattata durante il concerto.

Cosa fare ora

Ci sono una miriade di modi per restare in contatto con il vostro pubblico una volta finito il concerto. Date un’occhiata alla nostra guida dettagliata su cosa fare durante la fase di follow up.

Ulteriori letture: Follow up dopo un evento musicale: i come e i perché.

Riepilogo

Ora siete così ben preparati per metter su il vostro evento che il vostro pubblico vi pregherà in ginocchio di organizzarne un altro.

Punti chiave

Diamo un’occhiata ai punti chiave di questo articolo:

• Trovate delle band di talento che possano aiutarvi a vendere i biglietti.
• Fatevi pubblicità in ogni modo possibile – online quanto offline.
• Fate una prova tecnica completa il giorno dell’evento così da assicurarvi che tutto fili liscio.
• Eseguite il follow up dopo il concerto per costruire una relazione professionale e conservare i clienti.

In giro ci sono un mucchio di organizzatori di eventi, ma voi sarete una spanna sopra a tutti gli altri se seguite i nostri consigli.