Perché avete bisogno di una guida per valutare un evento?
Valutare il successo del vostro evento è di fondamentale importanza se avete intenzione di organizzare altri eventi in futuro.
Una valutazione completa vi aiuterà a capire:
- Cosa ha funzionato e cosa invece no
- Se avete soddisfatto le aspettative dei vostri ospiti
- Se i vostri sforzi nell’ambito del marketing hanno dato i loro frutti
- Se il vostro budget e la vostra timeline erano realistici
- A cosa dovreste prestare particolare attenzione la prossima volta
In altre parole, valutare in modo critico la vostra performance vi aiuterà a migliorare come organizzatori di eventi. Vi aiuterà a sentirvi più fiduciosi nell’arte dell’organizzazione di eventi.
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Step numero 1: Usate gli obiettivi SMART
Gli obiettivi SMART sono un metodo popolare per valutare il proprio successo. I vostri obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, assegnabili, realistici e temporali (SMART).
Specifici
Più specifici riuscite ad essere, più potreste valutare il vostro evento in modo accurato. Un obiettivo specifico è anche più facile da comunicare al vostro team.
Misurabili
È utilissimo poter quantificare il vostro successo e collegarlo a una cifra. Quella cifra può essere il numero di biglietti venduti, il denaro raccolto o il numero di follower e condivisioni.
Assegnabili
Ogni obiettivo dovrebbe poter essere assegnato a una persona o a un team. In questo modo saprete chi è il responsabile ultimo per il raggiungimento di quell’obiettivo.
Realistici
Forse la cosa più importante di tutte: i vostri obiettivi dovrebbero essere realistici. Se fallite nel porvi degli obiettivi realistici, allora tutto il vostro evento fallirà.
Temporali
Infine, dovreste specificare una finestra temporale entro la quale dovrete realizzare i vostri obiettivi. Potrebbe trattarsi di mesi, settimane o giorni: dipende tutto da quanto è grande il vostro evento.
Step numero 2: Paragonate il vostro evento con quelli della concorrenza
Ora che avete stabilito degli obiettivi SMART, potete cominciare ad analizzare gli eventi della concorrenza. Il loro risultato vi darà un’idea di qual è stato il vostro successo in prospettiva.
È importante analizzare gli eventi che sono il quanto più possibile simili al vostro. Non paragonate le mele con le arance. Se il vostro evento è un piccolo festival musicale locale, non paragonatelo al Glastonbury.
Step numero 3: Fare osservazioni durante l’evento
Uno dei vostri compiti principali durante l’evento è quello di stare con gli occhi e le orecchie aperte Osservate come vanno le cose. Gli ospiti si stanno divertendo? Il vostro team arranca?
Usate il vostro telefono o un blocco notes per scrivere tutte le osservazioni del caso. Vi aiuterà a ricordare in modo accurato quello che è successo.
Un evento spiacevole potrebbe farvi dimenticare tutte le cose positive che invece sono accadute… e viceversa.
Step numero 4: Chiedete agli ospiti un feedback immediato
Non abbiate paura di chiedere ai vostri ospiti cosa ne pensino dell’evento. Potete chiederglielo direttamente e annotarvi il loro feedback.
Ma un modo più divertente per ottenere un feedback è farlo diventare parte integrante dell’evento. Per esempio, potreste offrire agli ospiti una borsa regalo in cambio di un feedback sull’app dell’evento.
Potete anche renderlo più interattivo mettendo due cestini vicino all’uscita. Chiedete ai vostri ospiti di gettare l’immondizia in uno se l’evento è piaciuto, nell’altro se invece non è piaciuto.
Step numero 5: Inviate un sondaggio dopo l’evento
È importante raccogliere quanti più feedback possibili. Ecco perché, oltre a raccomandarvi di chiedere un feedback il giorno stesso dell’evento, vi raccomandiamo di farlo anche dopo che l’evento è finito.
Online troverete una gran quantità di strumenti per i sondaggi (comeSurvey Monkey) che potete usare allo scopo. Vi aiuteranno a creare un sondaggio in modo facile e veloce.
In alternativa, potete creare il vostro sondaggio personale e inviarlo agli ospiti. Ringraziateli per aver partecipato e spiegate loro perché la loro opinione conta per voi.
Quindi chiedete ai vostri ospiti di dare un punteggio da 1–5 (o da 1–10) per ogni parte dell’evento:
- L’evento in generale
- Luogo e attrezzature
- Cibo e bevande
- Oratori e artisti
- Qual è la probabilità che raccomandino un evento
Dovreste anche lasciare abbastanza spazio per i commenti.
Consiglio: Per vedere alcuni esempi su come scrivere un questionario da inviare agli ospiti per ottenere un feedback, date uno sguardo a questa guida.
Step numero 6: Raccogliete gli articoli di giornale e le menzioni dei media
Se avete contattato i media a dovere, potete aspettarvi almeno una qualche menzione da parte loro.
Un buon modo per tenere traccia delle menzioni dei media è quella di stabilire una Google Alert con il nome del vostro evento.
Dovreste tenere traccia anche delle menzioni sui social media, che dovrebbero essere di gran lunga più numerose.
Step numero 7: Analizzate il social media engagement
Ogni piattaforma social avrà uno strumento di analisi che potrà fornirvi dei dati estremamente utili.
Potete usare tali strumenti per calcolare:
- I like
- I commenti
- Le condivisioni
- Le menzioni
- I follower
Tuttavia, con ogni probabilità sarete sparpagliati su diverse piattaforme. Per fortuna, potete usare degli strumenti per il monitoraggio dei social media come Hootsuite per aggregare tutti i dati.
I numeri però vi diranno solo una parte della storia.
Forse siete interessati a quello che la gente ha detto nello specifico. Se è così, allora dovreste utilizzare uno strumento come Spezify.
Step numero 8: Calcolare il totale dei partecipanti
Le menzioni sui social media fanno piacere, ma contare le teste che hanno partecipato per davvero al vostro evento è molto meglio. Dovreste avere un sistema di emissione di biglietti che vi permetta di contare i partecipanti effettivi.
Una buona piattaforma per l’emissione di biglietti vi dirà anche:
- Come i vostri ospiti sono venuti a conoscenza del vostro evento
- Il loro metodo di pagamento preferito
- Come e quando si sono registrati
Dovrebbe essere in grado di dirvi anche quante persone si sono registrate e non si sono presentate. In questo modo, potete contattare in modo individuale tutti quelli che non si sono presentati.
Step numero 9: Controllate il budget del vostro evento
I soldi sono tutto. Beh, perlomeno nella maggior parte dei casi.
Prima dell’evento avete pianificato un budget. Ora è tempo di vedere quanto siete stati bravi a rispettarli (e se avete ottenuto un profitto).
Sommate tutte le spese relative al luogo, all’equipaggiamento, al catering e così via. Quindi calcolate quanto avete guadagnato dalla vendita dei biglietti.
Sottraete le spese dai guadagni… et voilà!
Dovreste anche annotarvi tutti gli accordi speciali presi con i vari venditori. Se non ci siete riusciti, allora vedete cosa potete fare per riuscirci la prossima volta.
Step numero 10: Tenete un debriefing con il vostro team
Quelle dei vostri ospiti e quelle dei vostri sponsor non sono le uniche opinioni che contano. Ricordatevi di ascoltare anche il vostro team.
È sempre bene tenere una riunione di debriefing una volta che le acque si saranno calmate. Chiedete a tutti quello che pensano: cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato.
Sarebbe buona cosa ottenere qualche dichiarazione dagli oratori o dai performer che hanno partecipato al vostro evento. Dichiarazioni che, poi, potrete utilizzare sui vostri social media.
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Ricapitolando
Ora sapete perché avete bisogno di una guida alla valutazione degli eventi. Ci sono un sacco di cose a cui pensare!
Per ricapitolare, ecco cosa dovete fare.
- Usare gli obiettivi SMART
- Paragonate il vostro evento a quello dei vostri concorrenti
- Fate osservazioni durante l’evento
- Chiedete ai vostri ospiti di darvi un feedback
- Inviate un sondaggio dopo la fine dell’evento
- Controllate le menzioni dei social media
- Analizzate i dati dei social media
- Calcolate quante persone hanno partecipato
- Fate i conti relativi al budget
- Chiedete al team di darvi un feedback
Spuntate tutte queste caselle, e otterrete un’analisi dettagliata sulla riuscita del vostro evento.
Buona fortuna con la valutazione del vostro evento!
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