Fate che il grande giorno sia un successo! 8 consigli per gestire il vostro evento musicale

Quando dovete gestire un evento musicale, vi capiterà spesso di sentirvi dire “Tranquillo, andrà tutto bene.” Dovete avere fiducia che, la notte dell’evento, le cose andranno come si deve. È essenziale organizzare tutto nel modo giusto e avere un piano ben definito.

Ora avete già pensato a pianificare e a promuovere il vostro evento musicale. Ora è giunto il momento di vedere cosa dovete fare il giorno stesso dell’evento.

Anche se è impossibile simulare in modo esatto cosa accadrà durante l’evento vero e proprio, ci sono dei piani che potete mettere in atto. Esploriamoli insieme in questa guida.

1. Organizzare lo spazio

Lo spazio che avete assegnato all’evento è il vostro dominio. Ciò include il palcoscenico e l’area per gli spettatori. Sia che state usando lo scantinato di un pub o un teatro con migliaia di posti a sedere, pensate a quello che deve essere organizzato (e come si deve fare).

Palcoscenico

Lo spazio include anche l’attrezzatura del palcoscenico. Se lo staff tecnico ha un modo specifico di fare le cose, allora non dovete occuparvene voi. Se non così, allora spetterà a voi e al vostro staff approntare il palcoscenico per i performer.

Consiglio: Per considerare l’organizzazione del palcoscenico dal punto di vista degli spettatori, date un’occhiata a questo articolo sull’allestimento del palcoscenico.

Illuminazione

Se siete voi a dover fornire l’illuminazione, pensate se è meglio farlo da soli o ingaggiare una compagnia che se ne occupi in modo specifico.

Audio

Allestite il palco tenendo conto dell’acustica. È senza dubbio la cosa più importante di tutte. C’è un motivo se prima del concerto si esegue il sound check: è il modo ideale per assicurarsi che tutto funzioni come dovrebbe.

Consiglio: Per essere sicuri di aver testato il suono in modo efficace, controllate questa guida completa al soundcheck.

Aree per gli spettatori

Dovreste aver già deciso da un pezzo se gli spettatori staranno in piedi o seduti. Con ogni probabilità sarà la sede a decidere per voi. Anche il tipo di concerto è importante. Un concerto metal non andrà alla grande se ci sono solo posti a sedere. Ai fan del metal piace la “bolgia”.

Se avete ingaggiato un’orchestra, allora i vostri clienti si aspetteranno di sedersi.

Il giorno dell’evento dovete assicurarvi che lo spazio dedicato agli spettatori sia pronto con largo anticipo. Controllate che tutte le precauzioni necessarie – come ad esempio le transenne – siano al loro posto.

Se siete fortunati, sarà lo staff tecnico della sede a occuparsi della preparazione dell’area dedicata agli spettatori. E quindi: una cosa in meno di cui preoccuparsi.

2. Fatevi aiutare

Non fate tutto da soli. Anche se il vostro è un evento piccolo, dovreste avere qualcuno ad aiutarvi. Con ogni probabilità i vostri amici saranno contenti di venire a darvi una mano. Avvertiteli che se le cose vanno male, dovranno rimboccarsi le maniche.

Per la stessa ragione, assicuratevi di avere il dovuto staff, inclusi:

• Un tecnico del suono
• Uno staff tecnico che si occupi del trasporto e dell’installazione dell’attrezzatura
• La security
• Addetti ai biglietti

Controllate quali sono i lavori di cui siete voi responsabili e con quali invece può aiutarvi il menagement della sede. Essere a corto di personale non aiuta nessuno: si commettono errori e tutti sono stressati. Persino i dottori commettono errori quando sono stressati. Non correte rischi.

3. Preparate una lista delle cose da fare, con delle tempistiche dettagliate

Saperci fare con le persone è la cosa più importante di tutte, quando si tratta di organizzare un evento. Organizzare degli eventi musicali significa avere a che fare con dei creativi. Ci sono un sacco di collegamenti tra creatività e disorganizzazione, e quindi forse dovrete guidarli e far che rispettino le tempistiche.

Lasciatevi del tempo extra

Per questo motivo, cercate sempre di finire le cose in anticipo. Arrivate presto e chiedete ai performer di fare lo stesso. Fate subito il soundcheck e provate a portarvi avanti. Ognuno fa le cose a modo suo, ma il soundcheck dovrebbe essere fatto diverse ore prima dell’inizio dello show. . Anche se lo show deve cominciare alle 17:30, chiede alla band di presentarsi almeno alle 17:00.

È anche importante controllare i vincoli temporali con la sede. A che ora potete caricare? A che ora deve finire l’evento? Stabilite tutte queste cose in anticipo.

4. Preparate una cassetta degli attrezzi (per le emergenze)

Fare qualcosa con scarso preavviso può essere un’inconvenienza non da poco nel giorno dell’evento. Portate con voi una cassetta degli attrezzi (tutti attrezzi che potrete usare nel caso in cui dovreste riparare qualcosa). Riempitela con tutti gli attrezzi di cui potreste aver bisogno in caso di emergenza.

Cosa dovrebbe esserci nella vostra cassetta?

Nella vostra cassetta non dovrebbero mai mancare: nastro adesivo, caricabatterie, forbici, blocco note, una cassetta del pronto soccorso, e molto altro.

E la vostra cassetta dovrebbe contenere degli oggetti musicali specifici, tra cui:

• Delle corde di riserva per tutti gli strumenti.
• Dei cavi di riserva, compresi i cavi XLR e i jack da 1/4 pollici.
• Un accordatore
• Dei tappi per le orecchie per proteggere l’udito, nel caso in cui dobbiate operare vicino a un altoparlante.
• Bacchette
• Batterie extra per il sistema dei monitor, gli accordatori e qualunque altra attrezzatura possa averne bisogno.
• Prolunghe
• Nastro isolante
• Un coltellino svizzero
• Contanti e monete
• Pennarelli, penne, matite e carta
• Asciugamani (anche asciugamani di carta)

Ognuno di questi oggetti potrebbe servirvi: non si sa mai. Ed entrano tutti in uno scatolone. Anche se ci sono alcuni oggetti che potete reperire alla svelta, dovete sempre presumere che non ci sia tempo per andarli a comprare.

Consiglio: Potete trovare una lista di oggetti di cui potreste aver bisogno in questa lista di dettagli fin troppo spesso vengono dimenticati quando si organizza un evento. .

Runner

Se vi siete dimenticati di portare qualcosa, allora sarete veramente felici di aver seguito il nostro consiglio e di esservi portati dietro degli aiutanti. Persino un aiutante senza alcuna esperienza musicale può correre a comprare un paio di forbici.

Consiglio: Questa guida copre quasi tutto quello di cui potreste aver bisogno sul palcoscenico e vi aiuterà a decidere cosa mettere nella vostra cassetta di emergenza.

5. Pensate a quello che serve agli altri

Quando organizzate il vostro evento musicale, dovrete, beh… occuparvi di tutto!

Questo significa che tutti si rivolgeranno a voi, dovesse servigli qualcosa. Questo non vuol dire che dovete prendervi cura di loro come se fossero dei bambini, ma è cruciale fornire cose di cui tutti hanno bisogno.

Per esempio, assicuratevi che nel backstage ci sia acqua in abbondanza, snack, caricabatterie extra, prese di corrente extra, the, caffè, e cose da far per passare il tempo. Il WiFi aiuterà le band a non annoiarsi.

Rider

Molte persone permettono alle band di avere un rider. Per rider si intende una lista dettagliata di cose che i performer vogliono trovare nei camerini.

Per le band importanti, di solito il rider fa parte del contratto di ingaggio. Ci sono un mucchio di aneddoti su band che se la spassano con le loro richieste. (Date un’occhiata a questi esempi reali di rider.)

E tutto ciò potrebbe costare non poco. Con ogni probabilità i performer tenteranno la fortuna chiedendo una bottiglia di champagne o di whisky costoso. Ma il rider serve anche a far sì che le varie necessità alimentari vengano soddisfatte. Inoltre, vi consigliamo di approntare un rider tecnico. Questo fa sì che lo staff tecnico a rimanere sempre aggiornato sulle necessità della band.

Consiglio: Per maggiori informazioni sui rider date un’occhiata questa guida.

6. Aspettatevi l’inaspettato.

Per quanto possa sembrare essenziali, questo consiglio è essenziale. Ci sono magre probabilità che tutto vada come programmato, ma questo non è un problema se riuscite a risolvere i problemi sul momento.

Non intestarditevi pensando che l’evento può e deve andare in un unico modo. I contrattempi sono quasi inevitabili. Per esempio…

Qualcuno non si presenta

Le band o i performer potrebbero non presentarsi. Alcuni musicisti hanno la reputazione di non essere affidabili. In uno show con più di un gruppo, questo non è problema insormontabile. Se perdete qualcuno con poco preavviso, vedere se riuscite a infilare un artista all’ultimo momento o offrite alle altre band di esibirsi più a lungo.

Scontri e disaccordi

Attacchi di egocentrismo, disaccordi e scontri di personalità. Molte persone creative sono schiette e a volte persino ribelli. Saperci fare con le persone è essenziale.

Problemi con l’attrezzatura

L’attrezzatura può rompersi proprio il giorno dell’evento. Se non siete preparati, tra voi e il disastro c’è solamente un microfono rotto. Preparate dell’attrezzatura di riserva (vedi #4), e vedete se qualcuno è disposto a condividere la propria attrezzatura, nel caso qualcosa vada male.

Malattie

Non potete escludere le malattie e gli infortuni. Una cassetta del pronto soccorso è più che necessaria, specie se alle vostre band piace infiammare il pubblico.

Code chilometriche

Se la security è lenta e vi ritrovate con una fila lunghissima, vedete se potete mandare una band di supporto a intrattenere le persone in coda.

Maltempo

Se c’è maltempo, siate pronti ad asciugare i pavimenti il più possibile e a predisporre la segnaletica più appropriata per evitare di essere ritenuti responsabili di eventuali incidenti.

Consiglio: Ecco una lista esaustiva di cose che possono andare storte e come risolverle..

7. Comunicate

La comunicazione dovrebbe essere chiara durante la fase di programmazione dell’evento, ma le cose possono rapidamente sfuggirvi di mano quando tutti corrono da una parte all’altra. Scegliete uno strumento per le comunicazioni di gruppo. Questo farà sì che non dovreste stare a inviare lo stesso messaggio ancora ancora.

Chat di gruppo.

WhatsApp funziona benissimo. I team e gli impiegati sono più produttivi con una chat di gruppo.. WhatsApp può essere utilizzato su qualunque smartphone. Vi dice anche se gli altri hanno visto il vostro messaggio o no.

Non bombardate i membri della chat di gruppo con informazioni eccessive. Usatela per le cose essenziali. Cambiamenti alla scaletta, informazioni di sicurezza importanti e dettagli tecnici. Queste informazioni dovrebbero essere inviate a tutti quanti.

Uno a uno

Essendo gli organizzatori, dovrete anche comunicare uno a uno. Per esempio dovrete dire alla band che devono finire prima di un certo orario, o chiedere a un tecnico di dare una controllata a un’attrezzatura insicura. Non usate le chat di group per questo tipo di comunicazioni.

8. Siate flessibili e calmi

Lo sappiamo. Più facile a dirsi che a farsi. Può essere difficile mantenere la calma, e, se non ci riuscite, organizzare un evento diventa difficilissimo.

Un’abilità fondamentale è essere in grado di risolvere i problemi in modo creativo. La flessibilità può essere un’abilità difficile da imparare, specie se siete dei maniaci del controllo.

Ma ricordatevi: essere flessibili non significa dover essere impreparati. Significa essere pronti al cambiamento.

Consigli: Per avere alcuni consigli sulla gestione dello stress, leggete come restare calmi durante un evento.

Cogliete l’attimo

Non vogliamo sembrare degli oratori motivazionali, ma è di vitale importanza affrontare la giornata pensando di riuscire a mantenere il controllo.

Se ci sono dei problemi, fate di tutto per risolverli.

In questo modo, quando arriva il grande giorno, sapete che potete andare là fuori e renderlo un successo strepitoso!