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La guida definitiva per un evento privato di successo

Ti è stata assegnata l’organizzazione di un matrimonio, compleanno o rimpatriata familiare? O magari vuoi organizzare una festa per i tuoi colleghi di lavoro?

Sei nel posto giusto. Questa è la nostra guida definitiva per un evento privato di successo. Anche se l’evento potrebbe essere piccolo e privato, ci sono tante cose da considerare per fare in modo che tutto vada liscio.

Che cosa imparerai in questa guida:

  • Come organizzare cibo, intrattenimento e sede (e come assicurare la privacy).
  • Dove e come promuovere il tuo evento privato, anche se piccolo.
  • Cosa fare il giorno dell’evento.
  • Cosa fare dopo che la festa è finita

1. Organizzare il tuo evento privato

Il primo step per organizzare il tuo evento privato è considerare il tema, l’obiettivo e il pubblico target. Dopo aver chiarito questo, puoi iniziare a definire budget e tempistiche realistiche.

Ecco alcune delle domande chiave da considerare quando organizzi un evento privato:

Sede

La sede è appropriata per il tema dell’evento?

Privacy

La sede offre il livello di privacy desiderato?

Menu

Che cosa c’è nel menu e come verrà servito?

Intrattenimento

Stai pensando di tenere un discorso o di ingaggiare un intrattenitore?

Budget e tempistiche

Quanti soldi e tempo ti servono?

Guida definitiva per un evento privato di successo: organizzazione.
Gli eventi privati richiedono un piano.

Dato che gli eventi privati sono così tanto vari, devi sempre avere un piano a seconda del concetto dell’evento.

Cosa fare ora

La nostra guida approfondita parla di tutte queste questioni e ti aiuta a creare un piano solido per il tuo evento.

Lettura consigliata:come organizzare un evento privato: 11 cose da considerare.

2. Promuovere il tuo evento privato

L’aspetto promozionale del tuo evento privato deve focalizzarsi sull’esclusività dello stesso. Sia che si tratti di un matrimonio o di una cena di gala, le persone apprezzeranno il fatto che non è per tutti.

Ecco alcuni modi per promuovere il tuo evento privato:

Tempistiche

Considera le tempistiche del tuo evento e promuovi abbastanza in anticipo.

Pubblico target

Focalizzati sui canali di marketing utilizzati dal tuo pubblico.

Sostenitori del brand

Sfrutta partecipanti passati per aiutarti a promuovere l’evento in arrivo.

Esclusività

Enfatizza l’esclusività dell’evento e crea interesse.

Influencer

Invita gli influencer all’evento e usa il loro nome per promuoverlo.

Concorsi

Organizza un concorso per i biglietti, in modo che le persone condividano l’evento.

Vendita biglietti

Usa una piattaforma di vendita per vendere i biglietti e ottenere informazioni.

Guida definitiva per un evento privato di successo: promozione.
La promozione sui social è soltanto un’opzione.

Non tutti questi metodi sono compatibili con il tuo evento. Non invitare influencer al tuo matrimonio o rimpatriata familiare… a meno che non li conosca.

Cosa fare ora

A prescindere dal tipo di evento privato che stai organizzano, è probabile che troverai ispirazione nella nostra guida approfondita su come promuoverlo.

Lettura consigliata: 12 modi per promuovere un evento privato.

3. Cosa fare il giorno dell’evento privato

Il giorno dell’evento, l’esperienza che vivranno gli ospiti è nelle tue mani. Se stai organizzando un compleanno o un matrimonio, allora è è importante essere preparato.

Prova a organizzare più cose possibili in anticipo, in modo da minimizzare lo stress durante la giornata.

Accesso

Assicurati che ci sia un accesso adeguato alla sede e indicazioni alle aree principali.

Posti a sedere

Organizza tavoli e posti a sedere in modo che tutti sappiano dove devono stare.

Atmosfera

Crea una buona atmosfera con musica e luci.

Intrattenimento

Accogli eventuali intrattenitori e presentatori e offrigli dello spazio dove rilassarsi e prepararsi.

Attrezzatura tecnica

Controlla tutta l’attrezzatura tecnica, come microfono, impianto audio, proiettori, riflettori e sistemi informatici.

Bevande e snack

Prepara bevande di benvenuto e stuzzichini per quando arrivano gli ospiti.

Social media

Scatta foto, registra video e incoraggia la condivisione sui social.

Guida definitiva per un evento privato di successo: cosa fare il giorno.
Controlla l’attrezzatura tecnica.

Se non hai tempo per preparare tutto questo prima del giorno, riservati abbastanza tempo il giorno prima che gli ospiti arrivino.

Cosa fare ora

Se pensi che ci sia tanto da gestire in una volta sola, non preoccuparti. Abbiamo stilato una guida dettagliata da seguire durante il giorno dell’evento.

Lettura consigliata: guida per tenere un evento privato (in 9 step).

4. Cosa fare dopo il tuo evento privato

Ciò che devi fare dopo l’evento privato dipende dal tipo di evento. Per una rimpatriata familiare, puoi usare Facebook. Per delle riunioni aziendali, potrebbe essere meglio LinkedIn. Ecco alcuni dei compiti chiave da fare dopo l’evento privato:

Ringrazia tutti

Ringrazia gli ospiti per essere venuti e non dimenticare team e sede. Devi anche ringraziare sponsor, venditori e influencer che ti hanno aiutato.

Revisiona gli obiettivi

Vedi se hai raggiunto gli obiettivi dell’evento. Era quello di incontrare un cliente? O magari soltanto di divertirti con amici e parenti?

Feedback

Raccogli i feedback da tutti su come è stato l’evento in modo da migliorare quelli futuri.

Connettiti online

Devi rafforzare le connessioni che hai creato e ravvivarle usando internet.

Budget

Fai i conti su profitti e spese per vedere se sei nero o in rosso. Usa la tua piattaforma di vendita biglietti per farlo (se ne hai usato una).

Promuovi il prossimo evento

Fai sapere agli ospiti del prossimo evento privato che organizzerai. Puoi trasformarli in sostenitori del brand offrendo degli incentivi come uno sconto.

Crea un video dei momenti salienti

Raccogli tutte le foto e i video dell’evento e condividile con i tuoi ospiti in modo che possano rivivere i momenti passati insieme.

Guida definitiva per un evento privato di successo: cosa fare dopo.
Ringrazia tutte le persone coinvolte.

Per cosa fare dopo devi sempre usare il buonsenso. Condividere selfie dell’evento con clienti aziendali potrebbe non essere appropriato. O magari è esattamente ciò che si aspettano da te!

Cosa fare ora

Abbiamo parlato di ognuna di queste idee nella nostra guida su come rafforzare le tue connessioni post-evento. Leggi la nostra guida cliccando sul link sotto.

Lettura consigliata: rafforzare le tue connessioni: cosa fare dopo un evento privato.

Riepilogo

Questo è in breve tutto ciò che devi sapere se vuoi organizzare un evento privato di successo. Ci auguriamo che saprai trarre tesoro delle informazioni acquisite al momento di organizzare il tuo evento.

Punti chiave

Ecco alcuni punti chiave da tenere a mente quando inizi ad organizzare:

  • Pensa al livello di privacy offerta dalla sede prima di affittarla.
  • Focalizzati sull’esclusività quando promuovi l’evento verso i tuoi potenziali ospiti.
  • Assicurati che ci sia un accesso adeguato alla sede e crea una buona atmosfera.
  • Rafforza le tue connessioni contattando le persone dopo l’evento.

Ti senti mento stressato relativamente ad organizzare il tuo evento privato ora? Facci sapere cosa pensi nella sezione commenti sotto!

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12 modi per promuovere un evento privato

Perché dovreste promuovere un evento privato? Dopotutto, mica è aperto al pubblico. Ma ci sono un mucchio di eventi privati, l’uno diverso dall’altro, e alcuni richiedono un pizzico di promozione.

Ecco alcuni esempi di eventi privati:

  • Matrimoni
  • Compleanni
  • Feste di Natale
  • Riunioni familiari
  • Cene aziendali
  • Feste aziendali
  • Eventi aziendali esclusivi

Il altre parole, il tipo di evento privato che organizzate determinerà se dovete promuoverlo o meno.

Potrebbe trattarsi semplicemente di inviare una email. O potrebbe trattarsi di una campagna pubblicitaria con tutti i crismi da inviare a un pubblico selezionato.

Quest’articolo vi fornirà alcuni consigli che vi saranno utilissimi per la promozione di un evento privato.

Continuate a leggere per sapere…

  • Quando promuovere il vostro evento
  • A chi indirizzare la promozione
  • Quali piattaforme online usare
  • Come enfatizzarne l’esclusività
  • Perché dovreste creare una lista d’attesa
  • Come gli ospiti VIP possono aumentare il numero di partecipanti
  • Come farvi facilitare la vita da una piattaforma di ticketing

Dobbiamo parlare di 12 modi per promuovere un evento privato, quindi diamoci da fare.

1. Promuovete l’evento con i giusti tempi

Eventi privati come le feste di Natale dell’azienda possono essere pianificati anche maggio o giugno. Se volete promuovere il vostro evento per quella festa, allora dovete promuoverlo con le giuste tempistiche.

E le giuste tempistiche dipenderanno dal pubblico di riferimento. Alcuni pianificano i loro eventi privati con largo anticipo, mentre altri sono più spontanei, per così dire.

2. Concentratevi sui vostri destinatari

La regola numero uno per promuovere un evento di qualsiasi tipo è di conoscere il vostro pubblico. E questa regola è ancora più valida per gli eventi privati.

Anche se il vostro evento privato si tiene per un’industria specifica o per la vostra grande famiglia, i vostri sforzi nell’ambito del marketing dovrebbero concentrarsi su di loro, su chi sono e su quali canali di comunicazione utilizzano.

Consiglio: Leggete qui per come trovare il vostro pubblico di riferimento ideale.

3. Utilizzate i canali online

A prescindere da chi sia il vostro pubblico, è quasi sicuro che siano online. Utilizzate tutti i canali online che riuscite a trovare: dalle email ai social media.

Ecco come potete fare per promuovere online il vostro evento privato :

Non c’è bisogno di reinventare la ruota quando si tratta di promuovere online un evento privato. Non dovete far altro che usare le funzionalità che già esistono.

4. Contattate i partecipanti degli scorsi eventi privati

A meno che non sia la prima volta che organizzate un evento, di sicuro avrete una lista di persone che in passato hanno partecipato a degli eventi privati. Attingete a questo gruppo di persone per promuovere il vostro evento.

I partecipanti degli eventi passati sono i vostri migliori promotori: hanno già toccato con mano quello che avete da offrire. Lasciate che siano loro a promuovere l’evento ai loro amici e colleghi.

5. Create del contenuto accattivante

Quando si tratta di promuovere un evento privato, il contenuto la fa da re. Anche se il vostro contenuto forse non sarà pubblico, servirà comunque ad attirare l’attenzione della gente.

Promuovere un evento privato: il contenuto è importante.
Il contenuto è importante.

Di conseguenza, dovreste applicare gli stessi principi che applichereste se si trattasse di un evento pubblico. Fate sì che il vostro contenuto racconti una storia, e date ai vostri ospiti un assaggio di quello che li aspetta.

6. Fate sì che le persone possano far domande sull’evento

Uno dei modi migliori per far montare l’aspettativa intorno a un evento secreto è far sì che siano gli ospiti a venire da voi. Piuttosto che pubblicare i dettagli, lasciate che siano gli ospiti a richiederli.

Ad esempio, sul vostro sito web potete mettere un modulo per la richiesta di informazioni. In questo modo, non solo aggiungerete un pizzico di mistero, ma farete sì che i dettagli importanti siano riservati ai soli ospiti.

7. Create una lista d’attesa

Dovreste sempre promuovere il vostro evento privato il prima possibile. Quando si devono creare delle aspettative, il “troppo presto” non esiste.

Anche se non avete tutto già pronto, potete sempre creare una lista d’attesa a cui le persone possono iscriversi. In questo modo molte persone non vedranno l’ora di partecipare.

8. Ponete enfasi su cosa rende speciale il vostro evento

Scrivete una lista degli unique selling points del vostro evento. Che cos’è che offrite che è raro o addirittura impossibile da avere in qualunque altra parte? In altre parole, cosa vi rende unici?

Potrebbe essere una sede segreta, un piatto particolare, o un performer ambitissimo. Potete anche orientarvi verso un gruppo di persone che condivide un interesse comune.

9. Rendete l’evento “solo su invito”

Gli eventi solo su invito, o i club solo per i membri, sono allettanti perché, in qualche modo, devi entrare a far parte del gruppo.

Promuovere un evento privato: gli inviti scritti a mano fanno moltissimo
Gli inviti scritti a mano fanno moltissimo.

Rendendo l’evento aperto solo agli invitati, replicate quel senso di esclusività. Le persone saranno ancora più interessate se sanno di poter far parte di un gruppo piccolo e privilegiato.

Consiglio: Inviate degli inviti personali (forse addirittura scritti a mano) per far sì che i vostri ospiti si sentano speciali.

10. Considerate di dar vita a una competizione

Tutti amano la competizione, soprattutto quando vincono. Se state organizzando un evento privato per un numero limitato di partecipanti, perché non mettere in palio un biglietto?

Le competizioni sono un ottimo modo per far sì che si sparga la voce sul vostro evento. Potete sempre avere dei requisiti di ingresso per assicurarvi che solo determinate persone abbiamo la possibilità di vincere.

11. Invitate degli influencer

Un modo per aumentare l’eslusività di un evento privato è invitare un influencer. È come chiedere al ragazzino più popolare della scuola di venire alla vostra festa.

Ci sono influencer di tutti i tipi: dalle celebrità sportive locali alle personalità su Instagram. Il tipo di influencer che attirerà maggiormente il vostro pubblico, beh, dipende dal vostro pubblico.

Tenete presente che molti influencer vengono spesso invitati a degli eventi esclusivi, e potrebbero essere molto selettivi al riguardo.

Ma se riuscite a far salire a bordo la persona giusta, si rivelerà un contributo preziosissimo alla promozione del vostro evento privato.

Consiglio: Leggete come invitare gli influencer al vostro evento privato.

12. Usate una piattaforma di ticketing

Se state mettendo su un evento privato considerevole, avere un sistema di ticketing vi sarà di grande aiuto.

Una buona piattaforma di ticketing può aiutarvi a…

  • Tenere il conto dei biglietti venduti
  • Gestire le potenziali entrate
  • Darvi informazioni sui dati in tempo reale
  • Snellire i report
  • Comunicare con il vostro team

Siete pronti a partire

Come potete vedere, ci sono un sacco di modi per promuovere il vostro evento privato. Forse non volete invitare un influencer alla vostra riunione di famiglia, ma può essere un’ottima idea per un meeting aziendale.

Sentitevi liberi di mescolare queste idee nel modo che più vi piace. E scrivete un commento per condividere con noi i vostri consigli migliori!

Buona promozione!

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Come gestire un evento privato (in 9 semplici passi)

Siete riusciti a pianificare il vostro evento privato, e ora il gran giorno è arrivato. Sebbene l’evento sarà senza dubbio divertente, ci sono un sacco di cose a cui pensare quando siete il presentatore.

Continuate a leggere per scoprire come…

  • Assicurarvi che tutti trovino la sede
  • Organizzare i tavoli e le sedie
  • Creare l’atmosfera giusta con la musica e l’illuminazione
  • Prendersi cura dei performer
  • Testare tutta l’attrezzatura tecnica
  • Cominciare la serata col piede giusto
  • Creare dei ricordi e condividerli online

Quando tutto sarà finito, avrete creato un evento privato che i vostri ospiti ricorderanno a lungo.

1. Assicuratevi che l’ingresso della sede vada bene

State organizzando un evento privato, e quindi con ogni probabilità verrete sistemati in un luogo separato, di solito meno accessibile rispetto agli altri presenti nella sede.

Quindi, anzitutto, preoccupatevi di dare una controllata all’accesso della sede. Se ci sono dei clienti con delle esigenze particolari, assicuratevi che possano entrare nella sede dell’evento e utilizzare i bagni.

E anche se l’accesso va bene, non è sempre facile trovare la strada in un palazzo nuovo. Guidate i vostri ospiti aiutandovi con dei segnali.

Ecco le aree che potete indicare con i vostri segnali:

  • Entrata
  • Sala principale
  • Uscite d’emergenza
  • Bagni
  • Guardaroba
  • Area fumatori

Ovviamente, dovrete chiedere il permesso ai gestori della sede prima di affiggere tutti i segnali.

Consiglio: Ecco alcune idee da usare per la segnaletica.

2. Organizzate i tavoli e le sedie

Quando si tratta di sistemare i tavoli e le sedie, forse potrete scegliere tra varie opzioni. Alcuni eventi, come ad esempio le riunioni di affari, richiedono dei layout specifici per quanto riguarda sia i tavoli che le sedie.

Tenete sempre a mente il format dell’evento e la comodità degli ospiti quando sistemate i tavoli e le sedie. Ecco alcune considerazioni da fare.

Disposizione dei tavoli

I tavoli, di solito, sono di tre forme: quadrati, rettangolari o rotondi. L’ultima forma è quella più difficile con cui lavorare, ma ha un bell’aspetto.

Eccovi alcuni modi per organizzare la disposizione dei tavoli:

Controllate con la sede se è possibile cambiare la disposizione dei tavoli così da farla adattare al formato del vostro evento.

Gestire un evento privato: Scegliete la disposizione dei tavoli che più si addice al vostro evento.
Scegliete la disposizione dei tavoli che più si addice al vostro evento.

Decorazioni dei tavoli

A seconda dell’occasione, forse volete decorare i tavoli. Potrebbe essere superfluo per un evento d’affari, ma cruciale per un matrimonio o un compleanno.

I fiori sono la decorazione più comune. Ma, anche qui, ci sono varie opzioni tra cui scegliere. Chiedete alla sede se offrono delle esposizioni circolari o delle esposizioni basse e lunghe.

Disposizione dei posti

Decidete in anticipo se volete pensare a una disposizione dei posti oppure no. Può essere utile averne una se certe persone desiderano connettersi con certe altre.

Le disposizioni dei posti sono un ottimo modo per far incontrare due uomini d’affari. Funzionano anche per le riunioni di famiglia… almeno fino a quando non volete per forza mettere insieme due che non si piacciono.

Sedie (e relative decorazioni)

Perché le sedie debbano sempre essere scomodissime rimarrà per sempre un mistero. Forse ha a che fare con l’idea peculiare che i designer hanno delle sedie.

Ma vale la pena pensare a quanto tempo i vostri ospiti dovranno passare seduti. Se il vostro evento si protrarrà a lungo, potrebbe essere il caso di chiedere alla sede se dispone di sedute confortevoli.

3. Create l’atmosfera giusta con la musica e l’illuminazione

Le luci e i suoni sono utilissimi per creare l’atmosfera che state cercando. Il vostro è un evento privato, e quindi non disturberete nessuno se le cambiate.

Il problema è se la sede può o non può cambiarle. Chiedete se dispongono di luci soffuse e di un modo per mettere un po’ di bella musica di sottofondo.

Consiglio: Spotify ha delle fantastiche playlist disponibili per ogni occasione.

4. Sistemate i performer

Se avete ingaggiato dei perfomer, degli oratori o dei musicisti, assicuratevi di prendervi cura di loro.

Se arrivano in anticipo, offrite loro un piccolo rinfresco. E forse avranno bisogno di una luogo separato per scaricare l’attrezzatura, vestirsi e prepararsi.

5. Controllate tutta l’attrezzatura tecnica

Se dovete utilizzare qualsivoglia attrezzatura tecnica, assicuratevi di testarla prima dell’arrivo degli ospiti. Di certo non volete che un microfono che non funziona rovini un bel discorso.

Assicuratevi di provare…

  • Microfoni
  • Impianto audio
  • Proiettore
  • Luci
  • Sistema tecnologico

Consiglio: È sempre bene avere un piano di riserva in caso di problemi tecnici.

6. Preparate qualche drink di benvenuto e degli stuzzichini

Gli ospiti sono dietro l’angolo, ma c’è un’ultima cosa che dovete preparare prima del loro arrivo. Assicuratevi che i drink di benvenuto e gli stuzzichini siano pronti per essere consumati.

Organizzare un evento privato: assicuratevi che il rinfresco sia pronto prima dell'arrivo degli ospiti.
Assicuratevi che il rinfresco sia pronto prima dell’arrivo degli ospiti.

Se state organizzando un evento privato per degli uomini d’affari, forse è il caso di preparare del materiale pubblicitario. Assicuratevi che tutti i banner degli sponsor siano chiaramente visibili.

7. Accogliete gli ospiti

Eccoli! Sono arrivati! È tempo di trasformarsi nel migliore anfitrione di tutti i tempi. Questo è il vostro momento.

La vostra responsabilità principale è quella di assicurarvi che tutti quanti si stiano divertendo. E quindi dovete presentare gli ospiti gli uni agli altri e facilitare la conversazione.

Quando gli ospiti arrivano, dovreste anche ripassare la scaletta dell’evento. Anche se si tratta solamente di una cena, potete informare tutti su ciò che li aspetta.

8. Scattate delle foto e incoraggiate la condivisione

Se non lo fotografate, non è mai successo. È sempre una buona idea scattare delle foto e fare dei video del vostro evento. Se non altro, saranno pur sempre un bel ricordo della serata.

E per voi, gli organizzatori dell’evento, servono a un secondo scopo. La foto e i video di un evento ben riuscito sono la miglior forma di marketing.

Se l’evento è formale, allora ingaggiate un fotografo professionista che se ne occupi. In questo modo voi potrete concentrarvi sul vostro lavoro, il che, il più delle volte, basta e avanza.

Infine, dovreste incoraggiare i vostri ospiti a scattare delle fotografie e a condividerle sui loro profili social. In questo modo, saranno i vostri ospiti a farvi pubblicità.

9. Assicuratevi che tutti tornino a casa sani e salvi

Una volta finita la festa, è tempo di salutare tutti quanti. Assicuratevi che tutti gli ospiti arrivino a casa sani e salvi, e aiutateli a chiamare un taxi, se necessario.

Ricordatevi di ringraziare tutti per essere venuti, e non temete di chiedere loro un feedback. Sarà preziosissimo per organizzare il prossimo evento privato.

La giornata è finita!

I vostri ospiti dovrebbero essersene andati più che soddisfatti… e voi probabilmente sarete più che esausti.

Datevi una bella pacca sulle spalle: avete fatto un ottimo lavoro. Ora c’è un’ultima cosa da fare prima di rilassarvi.

Continuare a leggere per scoprire come eseguire il follow up dopo un evento privato.

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Rafforzare i tuoi legami: cosa fare dopo un evento privato

Uff! Hai lavorato duro per rendere questo evento privato il migliore possibile. Ora è tempo di rilassarsi…

No, c’è ancora un’ultima cosa da fare. In realtà, ci sono tante altre cose da fare.

Leggi per scoprire…

    • Perché devi ringraziare tutti per la partecipazione
    • Come sapere se l’evento è stato un successo
    • Che domande fare ai partecipanti
    • Come organizzare degli incontri successivi
    • Che cosa cercare nel budget
    • Come sfruttare al meglio i ricordi dell’evento
    • Come prepararsi per il prossimo evento privato

È il passo finale del tuo viaggio, quindi metti un piedi davanti all’altro.

1. Ringrazia gli ospiti per aver partecipato

Devi sempre ringraziare i tuoi ospiti per aver partecipato all’evento. Gli eventi privati tendono a essere più piccoli rispetto a quelli pubblici, fatto che rende più semplice ringraziare personalmente ogni partecipante.

Invia un messaggio ai tuoi ospiti individualmente e parla di episodi specifici durante l’evento. Magari hai fatto una chiacchierata su qualcosa o organizzato un incontro in futuro.

Se al tuo evento partecipavano degli ospiti VIP come influencer, è bene ringranziarli personalmente. Potrebbero essere interessati a partecipare al tuo prossimo evento e aiutarti a promuoverlo.

Qualcuno ha sponsorizzato il tuo evento? Allora devi mostrare il tuo apprezzamento e condividere degli aspetti chiave dell’evento.

Se avevi un team che ti ha aiutato a organizzare l’evento, assicurati di fargli sapere la differenza che hanno fatto per il tuo lavoro.

Infine, devi ringraziare la sede che ha ospitato il tuo evento privato. Se si sono impegnati a fornirti un ambiente privato durante il giorno dell’evento, lasciagli una recensione positiva.

2. Vedi se hai raggiunto gli obiettivi dell’evento

Se il tuo evento privato era un compleanno, un matrimonio o un anniversario lavorativo, allora l’obiettivo poteva essere che tutti abbiano passato dei bei momenti.

Ma se il tuo evento privato era più legato al business, allora devi verificare di aver raggiunto o meno ciò che volevi dall’evento.

Era, per esempio, per creare nuovi legami in un settore specifico? Stavi discutendo l’unione di una società con un altro business?

Alcuni degli obiettivi non sono basati solo sull’evento, ma puoi valutare se l’evento privato ti abbia aiutato a raggiungerli o meno.

Le persone sono rimaste impressionate da sede, cibo e servizio? Era un buon ambiente per avere un incontro? O c’è qualcosa che puoi migliorare la prossima volta?

Consiglio: leggi di più su cosa fare dopo un evento di networking.

3. Ottieni dei feedback

I feedback sono fondamentali per migliorare. Anche se il tuo evento privato era informale, non può essere un male ricevere le opinioni dei partecipanti.

Se hai organizzato una riunione di famiglia, chiedi a tutti che cosa ne pensano di ciò che fatto. Magari potrebbero avere dei suggerimenti o aiutarti con il prossimo evento.

Se il tuo evento privato era legato al business, devi chiedere ai partecipanti un feedback. Questo ti farà apparire più professionale e grato delle loro opinioni.

Infine, gli eventi privati più grandi potrebbero richiedere l’utilizzo di uno strumento per sondaggi. Dai un’occhiata a siti come Google Forms o Survey Planet per creare dei questionari personalizzati.

Consiglio: dai un’occhiata a questa guida su come valutare eventi.

4. Rafforza i tuoi legami

Fortunatamente, hai socializzato con le persone all’evento. Magari hai fatto nuove amicizie e vorresti incontrarle dopo l’evento.

LinkedIn è una piattaforma eccezionale per professionisti per restare in contatto dopo un evento di networking. Aggiungi le persone tra i tuoi contatti e inviagli un messaggio.

Cosa fare dopo un evento privato: organizza un incontro successivo per prendere un caffè.
Organizza un incontro successivo per prendere un caffè.

Facebook è la piattaforma migliore per restare in contatto con parenti con cui potresti non aver parlato da tanto tempo. Mandagli un messaggio e parla di matrimoni, compleanni e riunioni future.

Twitter e Instagram sono delle ottime piattaforme per restare in contatto con influencer, artisti e celebrità che potrebbero aver partecipato al tuo evento privato.

I social sono utili, ma incontrarsi di persona è meglio. Vedi se puoi rafforzare i legami organizzando degli incontri di persona.

5. I profitti

Dopo l’evento, devi dare un’occhiata al conto corrente per vedere se è il momento di entrare nel panico o meno. Hai sforato il budget? O hai ancora dei fondi extra per il prossimo evento?

Se hai utilizzato un software di vendita biglietti, puoi vedere facilmente quanti biglietti hai venduto (o quante persone hanno partecipato nel caso in cui si trattasse di un evento gratuito).

Con i feedback di tutti davanti a te, è più facile valutare se è valsa la pena spendere i soldi in sede, cibo, bevande e intrattenimento.

Puoi risparmiare per il tuo prossimo evento privato? Magari puoi vendere le bevande anziché darle gratis per tutta la serata? O magari puoi far sponsorizzare ad alcune società parte del prossimo evento?

Se avevi delle società che sponsorizzavano il tuo evento, devi condividere con loro i risultati. Potrebbero essere interessate a sponsorizzare i prossimi eventi se questo è andato bene.

6. Fai sapere alle persone del prossimo evento privato

Presupponendo che l’evento sia stato un successo, devi preparare tutti per il prossimo…che sarà molto meglio del primo.

Uno dei modi per far tornare le persone in un tuo evento privato è offrirgli uno sconto per il prossimo evento.

Un altro modo è renderli influencer. Gli eventi privati sono esclusivi per natura. Ma se permetti a uno degli ospiti di portare un amico al prossimo evento, questo gli conferirà uno status di VIP.

Entrambi gli approcci sono ideali per trasformare i tuoi ospiti nei sostenitori del tuo evento. Saranno particolarmente utili per eventi privati dato che le possibilità di promozione sono più limitate.

7. Crea contenuti sui social con i momenti salienti

Se hai dei ricordi eccezionali con i tuoi ospiti, dovresti averli immortalati con foto e video.

A seconda del tuo approccio nel promuovere gli eventi privati, puoi condividere questi contenuti sui canali social. Puoi anche inviarli agli ospiti individualmente.

Cosa fare dopo un evento privato: invia i momenti salienti dell'evento in chat di gruppo private.
Invia i momenti salienti dell’evento in chat di gruppo private.

Se hai tante foto e video, assicurati di setacciarle prima di inviarle online o per email.

Crea una rullino dei momenti salienti dell’evento con solo i momenti memorabili e migliori della giornata. In questo modo, puoi presentare l’evento nel modo migliore possibile.

Conclusione

Organizzare un evento privato è spesso un’esperienza formativa, anche per l’organizzatore di eventi più esperto.

Ci auguriamo che abbiamo colto il meglio da questo evento.

Se vuoi rendere la vendita dei biglietti più semplice per il prossimo evento, considera l’utilizzo di un sistema di vendita dei biglietti. Puoi rendere l’evento privato o gratis se non hai intenzione di vendere biglietti.

Grazie per aver letto questo articolo e buona fortuna per il prossimo evento!

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Come organizzare un evento privato: 11 cose da tenere in considerazione

Avete deciso di organizzare un evento privato, ma non sapete come procedere. Va tutto bene: è per questo che siete qui.

Continuate a leggere per scoprire come…

  • Determinare lo scopo dell’evento
  • Trovare la sede adatta
  • Stabilire un budget realistico
  • Ottenere il giusto livello di privacy
  • Determinare il menu
  • Trovare e sistemare dei performer

Pronto a trovare la risposta alle tue domande?

1. Di che tipo di evento si tratta?

Prima ancora di cominciare a organizzare l’evento, dovete porvi questa semplice domanda. Una cena aziendale avrà delle esigenze diverse da una riunione familiare.

Considerate le seguenti sotto-domande:

  • Chi parteciperà all’evento?
  • È per affari o per piacere?
  • Ci sarà dell’intrattenimento?
  • Avete bisogno di attrezzature tecniche?
  • Che tipo di cibo volete servire?

Stabilire lo scopo di un evento renderà la pianificazione molto più semplice.

2. Dove si terrà l’evento?

Una volta che avete stabilito lo scopo e il tema dell’evento, è tempo di pensare al luogo dove questi si terrà. Si terrà in città o in campagna? All’interno o all’esterno?

Ecco alcune cose da considerare quando considerate la sede:

  • È adatta al tema dell’evento?
  • Gli ospiti vogliono cambiare aria?
  • È facilmente accessibile?
  • Avrete privacy totale?
  • Quanto verrà a costarvi?

Consiglio: DesignMyNight ha un’ottima lista di spazi privati per il vostro evento.

3. Quando si terrà l’evento?

Con ogni probabilità avete già in mente una data approssimativa. Tuttavia, è necessario che la sede dell’evento sia disponibile per quella data, e quindi tenetelo bene a mente quando create una timeline.

Pensate anche alla stagione. Se state organizzando una festa di Natale, per evitare di restare delusi dovete prenotare la sede con largo anticipo.

Consiglio: Assicuratevi di essere ben informati riguardo tutte le festività.

4. Qual è il vostro budget?

Il budget può rivelarsi insidioso per un mucchio di ragioni. Ad esempio, non sempre sapete in quanti si presenteranno—ed è difficile fare astrazioni per quanto riguarda il budget.

Ma provate a fare una stima il più possibile precisa, e scrivete una lista degli scenari migliori—e peggiori. Dovreste anche scoprire chi è che paga. Sono spese personali o aziendali?

Consiglio: Per cominciare, leggete la nostra guida sulla preparazione e la gestione del budget del vostro evento.

5. Affitto della sede o spesa minima?

Una cosa che dovreste considerare quando scegliete una sede e pianificate un budget è se dovete pagare una quota stabilita per l’affitto o se invece dovete garantire una spesa minima.

Se scegliete la prima, allora dovrete pagare per l’affitto della sede, le cibarie e le bevande. Se invece scegliete la spesa minima, non dovrete pagare l’affitto, ma i vostri ospiti devono ordinare un certo quantitativo di cibo e bevande.

Alcuni posti si offriranno anche di farvi pagare un affitto minore, a cui però va aggiunto il costo di cibo e bevande.

Dovreste pensare:

  • In quanti parteciperanno all’evento?
  • Qual è il vostro budget?
  • Siete in grado di negoziare per raggiungere un accordo conveniente?

Consiglio:date un’occhiata alla nostra guida su come negoziare l’affitto della sede per essere sicuri di fare un buon affare.

6. Quanto privato dovrebbe essere l’evento?

Un’altra cosa da considerare è il livello di privacy di cui avete bisogno. Dipenderà dallo scopo dell’evento (vedi #1) e da chi vi parteciperà.

Se state organizzando una cena aziendale per discutere di informazioni riservate, o se sapete che un VIP parteciperà al vostro evento, allora è bene cercare di avere quanta più privacy possibile.

Come organizzare un evento privato: quanto privato dovrebbe essere l'evento?
Quanto privato dovrebbe essere l’evento?

Pensate a queste cose:

  • Avete uno spazio separato che sia completamente ed esclusivamente a vostra disposizione?
  • E questo spazio è insonorizzato, così da proteggere le informazioni riservate?
  • La sede ha un’entrata privata?
  • I vostri ospiti disporranno di un accesso separato ai bagni?

Dovreste analizzare queste domande assieme al manager della sede che intendete affittare, così da essere sicuri che tutto fili nel modo giusto.

7. Chi fornirà il cibo?

Il fornitore del cibo dipende dall’accordo che avete con la sede dell’evento. Se pagate l’affitto e basta, allora dovrete assumere una compagnia di catering esterna.

Anche il catering può essere dispendioso, e quindi controllate se non vi conviene farvelo servire dalla sede stessa.

Consiglio: Date uno sguardo alle migliori compagnie di catering nel Regno Unito.

8. Come verrà servito il cibo?

Cibo e bevande sono sempre una cosa fondamentale. Una cosa è il gusto e l’atmosfera, un’altra è di considerare cosa è pratico e cosa invece no.

Il vostro evento privato necessita di…

  • Drink e canapés?
  • Un buffet?
  • Tre portate principali?

La vostra scelta dipenderà dalla formalità dell’evento, ma anche dalla disponibilità della sede ad accomodare la vostra scelta.

Come organizzare un evento privato: Pensate al menu... e a come verrà servito.
Pensate al menu… e a come verrà servito.

9. Quale dovrebbe essere il menu?

Una volta che avete trovato il modo più pratico per servire il cibo, dovreste pensare a cosa in effetti verrà servito.

A meno che non avete optato per un grande buffet, dovreste tenere a mente cosa piace e cosa non piace ai vostri clienti. Bisogna considerare anche le necessità alimentari.

Necessità alimentari

Alcuni dei vostri clienti possono avere delle necessità alimentari, quale che sia il motivo. Il menu dovrebbe includere almeno un’opzione che funzioni per tutti i presenti.

Ecco alcune cose a cui pensare quando decidete il menu:

  • Diete halal e kosher
  • Diete vegane e vegetariane
  • Allergie (noccioline, glutine, ecc.)

È una buona idea chiedere ai vostri clienti di includere qualsiasi tipo di necessità particolare quando danno conferma. E controllate in anticipo con la sede dell’evento e la compagnia di catering.

Torte

Se state organizzando un matrimonio o un compleanno, allora potrebbe essere necessario l’acquisto di una torta. Controllate con la sede se possono provvedere loro. Altrimenti dovrete rivolgervi a una pasticceria esterna.

Bevande

I drink rappresentano il maggior guadagno dei locali, e quindi dovreste considerarlo quando organizzate un evento privato. Avrete l’open bar, bevute limitate, oppure saranno gli ospiti a pagare per i loro stessi drink?

10. Ci sarà dell’intrattenimento?

Un matrimonio o un compleanno vogliono un po’ di intrattenimento: ad esempio una band dal vivo. Ma un evento aziendale potrebbe volere un comico o un oratore di livello.

Consiglio: Date un’occhiata a questa directory di società di intrattenimento per vedere cosa potete trovare per il vostro evento.

11. Avete bisogno di attrezzatura tecnica?

Se il vostro evento privato presenta un performer di qualsiasi tipo, allora avrete bisogno di un po’ di equipaggiamento tecnico.

Controllate se la sede dispone di…

  • Microfoni
  • Un impianto audio
  • Illuminazione
  • Un palcoscenico
  • Attrezzature informatiche
  • Un proiettore

Consiglio: Se la sede ne è sprovvista, avrete bisogno di contattare un società che possa fornirvi tutta l’attrezzatura necessaria.

Vi sentite più preparati ora?

Dovreste avere una buona idea di cosa bisogna fare per organizzare un evento privato che si faccia ricordare. Ora, non serve altro che eseguire il piano.

Continuate a leggerci per scoprire come riuscirci.