Siete riusciti a pianificare il vostro evento privato, e ora il gran giorno è arrivato. Sebbene l’evento sarà senza dubbio divertente, ci sono un sacco di cose a cui pensare quando siete il presentatore.
Continuate a leggere per scoprire come…
- Assicurarvi che tutti trovino la sede
- Organizzare i tavoli e le sedie
- Creare l’atmosfera giusta con la musica e l’illuminazione
- Prendersi cura dei performer
- Testare tutta l’attrezzatura tecnica
- Cominciare la serata col piede giusto
- Creare dei ricordi e condividerli online
Quando tutto sarà finito, avrete creato un evento privato che i vostri ospiti ricorderanno a lungo.
1. Assicuratevi che l’ingresso della sede vada bene
State organizzando un evento privato, e quindi con ogni probabilità verrete sistemati in un luogo separato, di solito meno accessibile rispetto agli altri presenti nella sede.
Quindi, anzitutto, preoccupatevi di dare una controllata all’accesso della sede. Se ci sono dei clienti con delle esigenze particolari, assicuratevi che possano entrare nella sede dell’evento e utilizzare i bagni.
E anche se l’accesso va bene, non è sempre facile trovare la strada in un palazzo nuovo. Guidate i vostri ospiti aiutandovi con dei segnali.
Ecco le aree che potete indicare con i vostri segnali:
- Entrata
- Sala principale
- Uscite d’emergenza
- Bagni
- Guardaroba
- Area fumatori
Ovviamente, dovrete chiedere il permesso ai gestori della sede prima di affiggere tutti i segnali.
Consiglio: Ecco alcune idee da usare per la segnaletica.
2. Organizzate i tavoli e le sedie
Quando si tratta di sistemare i tavoli e le sedie, forse potrete scegliere tra varie opzioni. Alcuni eventi, come ad esempio le riunioni di affari, richiedono dei layout specifici per quanto riguarda sia i tavoli che le sedie.
Tenete sempre a mente il format dell’evento e la comodità degli ospiti quando sistemate i tavoli e le sedie. Ecco alcune considerazioni da fare.
Disposizione dei tavoli
I tavoli, di solito, sono di tre forme: quadrati, rettangolari o rotondi. L’ultima forma è quella più difficile con cui lavorare, ma ha un bell’aspetto.
Eccovi alcuni modi per organizzare la disposizione dei tavoli:
Controllate con la sede se è possibile cambiare la disposizione dei tavoli così da farla adattare al formato del vostro evento.
Decorazioni dei tavoli
A seconda dell’occasione, forse volete decorare i tavoli. Potrebbe essere superfluo per un evento d’affari, ma cruciale per un matrimonio o un compleanno.
I fiori sono la decorazione più comune. Ma, anche qui, ci sono varie opzioni tra cui scegliere. Chiedete alla sede se offrono delle esposizioni circolari o delle esposizioni basse e lunghe.
Disposizione dei posti
Decidete in anticipo se volete pensare a una disposizione dei posti oppure no. Può essere utile averne una se certe persone desiderano connettersi con certe altre.
Le disposizioni dei posti sono un ottimo modo per far incontrare due uomini d’affari. Funzionano anche per le riunioni di famiglia… almeno fino a quando non volete per forza mettere insieme due che non si piacciono.
Sedie (e relative decorazioni)
Perché le sedie debbano sempre essere scomodissime rimarrà per sempre un mistero. Forse ha a che fare con l’idea peculiare che i designer hanno delle sedie.
Ma vale la pena pensare a quanto tempo i vostri ospiti dovranno passare seduti. Se il vostro evento si protrarrà a lungo, potrebbe essere il caso di chiedere alla sede se dispone di sedute confortevoli.
3. Create l’atmosfera giusta con la musica e l’illuminazione
Le luci e i suoni sono utilissimi per creare l’atmosfera che state cercando. Il vostro è un evento privato, e quindi non disturberete nessuno se le cambiate.
Il problema è se la sede può o non può cambiarle. Chiedete se dispongono di luci soffuse e di un modo per mettere un po’ di bella musica di sottofondo.
Consiglio: Spotify ha delle fantastiche playlist disponibili per ogni occasione.
4. Sistemate i performer
Se avete ingaggiato dei perfomer, degli oratori o dei musicisti, assicuratevi di prendervi cura di loro.
Se arrivano in anticipo, offrite loro un piccolo rinfresco. E forse avranno bisogno di una luogo separato per scaricare l’attrezzatura, vestirsi e prepararsi.
5. Controllate tutta l’attrezzatura tecnica
Se dovete utilizzare qualsivoglia attrezzatura tecnica, assicuratevi di testarla prima dell’arrivo degli ospiti. Di certo non volete che un microfono che non funziona rovini un bel discorso.
Assicuratevi di provare…
- Microfoni
- Impianto audio
- Proiettore
- Luci
- Sistema tecnologico
Consiglio: È sempre bene avere un piano di riserva in caso di problemi tecnici.
6. Preparate qualche drink di benvenuto e degli stuzzichini
Gli ospiti sono dietro l’angolo, ma c’è un’ultima cosa che dovete preparare prima del loro arrivo. Assicuratevi che i drink di benvenuto e gli stuzzichini siano pronti per essere consumati.
Se state organizzando un evento privato per degli uomini d’affari, forse è il caso di preparare del materiale pubblicitario. Assicuratevi che tutti i banner degli sponsor siano chiaramente visibili.
7. Accogliete gli ospiti
Eccoli! Sono arrivati! È tempo di trasformarsi nel migliore anfitrione di tutti i tempi. Questo è il vostro momento.
La vostra responsabilità principale è quella di assicurarvi che tutti quanti si stiano divertendo. E quindi dovete presentare gli ospiti gli uni agli altri e facilitare la conversazione.
Quando gli ospiti arrivano, dovreste anche ripassare la scaletta dell’evento. Anche se si tratta solamente di una cena, potete informare tutti su ciò che li aspetta.
8. Scattate delle foto e incoraggiate la condivisione
Se non lo fotografate, non è mai successo. È sempre una buona idea scattare delle foto e fare dei video del vostro evento. Se non altro, saranno pur sempre un bel ricordo della serata.
E per voi, gli organizzatori dell’evento, servono a un secondo scopo. La foto e i video di un evento ben riuscito sono la miglior forma di marketing.
Se l’evento è formale, allora ingaggiate un fotografo professionista che se ne occupi. In questo modo voi potrete concentrarvi sul vostro lavoro, il che, il più delle volte, basta e avanza.
Infine, dovreste incoraggiare i vostri ospiti a scattare delle fotografie e a condividerle sui loro profili social. In questo modo, saranno i vostri ospiti a farvi pubblicità.
9. Assicuratevi che tutti tornino a casa sani e salvi
Una volta finita la festa, è tempo di salutare tutti quanti. Assicuratevi che tutti gli ospiti arrivino a casa sani e salvi, e aiutateli a chiamare un taxi, se necessario.
Ricordatevi di ringraziare tutti per essere venuti, e non temete di chiedere loro un feedback. Sarà preziosissimo per organizzare il prossimo evento privato.
La giornata è finita!
I vostri ospiti dovrebbero essersene andati più che soddisfatti… e voi probabilmente sarete più che esausti.
Datevi una bella pacca sulle spalle: avete fatto un ottimo lavoro. Ora c’è un’ultima cosa da fare prima di rilassarvi.
Continuare a leggere per scoprire come eseguire il follow up dopo un evento privato.