Avete deciso di organizzare un evento privato, ma non sapete come procedere. Va tutto bene: è per questo che siete qui.
Continuate a leggere per scoprire come…
- Determinare lo scopo dell’evento
- Trovare la sede adatta
- Stabilire un budget realistico
- Ottenere il giusto livello di privacy
- Determinare il menu
- Trovare e sistemare dei performer
Pronto a trovare la risposta alle tue domande?
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1. Di che tipo di evento si tratta?
Prima ancora di cominciare a organizzare l’evento, dovete porvi questa semplice domanda. Una cena aziendale avrà delle esigenze diverse da una riunione familiare.
Considerate le seguenti sotto-domande:
- Chi parteciperà all’evento?
- È per affari o per piacere?
- Ci sarà dell’intrattenimento?
- Avete bisogno di attrezzature tecniche?
- Che tipo di cibo volete servire?
Stabilire lo scopo di un evento renderà la pianificazione molto più semplice.
2. Dove si terrà l’evento?
Una volta che avete stabilito lo scopo e il tema dell’evento, è tempo di pensare al luogo dove questi si terrà. Si terrà in città o in campagna? All’interno o all’esterno?
Ecco alcune cose da considerare quando considerate la sede:
- È adatta al tema dell’evento?
- Gli ospiti vogliono cambiare aria?
- È facilmente accessibile?
- Avrete privacy totale?
- Quanto verrà a costarvi?
Consiglio: DesignMyNight ha un’ottima lista di spazi privati per il vostro evento.
3. Quando si terrà l’evento?
Con ogni probabilità avete già in mente una data approssimativa. Tuttavia, è necessario che la sede dell’evento sia disponibile per quella data, e quindi tenetelo bene a mente quando create una timeline.
Pensate anche alla stagione. Se state organizzando una festa di Natale, per evitare di restare delusi dovete prenotare la sede con largo anticipo.
Consiglio: Assicuratevi di essere ben informati riguardo tutte le festività.
4. Qual è il vostro budget?
Il budget può rivelarsi insidioso per un mucchio di ragioni. Ad esempio, non sempre sapete in quanti si presenteranno—ed è difficile fare astrazioni per quanto riguarda il budget.
Ma provate a fare una stima il più possibile precisa, e scrivete una lista degli scenari migliori—e peggiori. Dovreste anche scoprire chi è che paga. Sono spese personali o aziendali?
Consiglio: Per cominciare, leggete la nostra guida sulla preparazione e la gestione del budget del vostro evento.
5. Affitto della sede o spesa minima?
Una cosa che dovreste considerare quando scegliete una sede e pianificate un budget è se dovete pagare una quota stabilita per l’affitto o se invece dovete garantire una spesa minima.
Se scegliete la prima, allora dovrete pagare per l’affitto della sede, le cibarie e le bevande. Se invece scegliete la spesa minima, non dovrete pagare l’affitto, ma i vostri ospiti devono ordinare un certo quantitativo di cibo e bevande.
Alcuni posti si offriranno anche di farvi pagare un affitto minore, a cui però va aggiunto il costo di cibo e bevande.
Dovreste pensare:
- In quanti parteciperanno all’evento?
- Qual è il vostro budget?
- Siete in grado di negoziare per raggiungere un accordo conveniente?
Consiglio:date un’occhiata alla nostra guida su come negoziare l’affitto della sede per essere sicuri di fare un buon affare.
6. Quanto privato dovrebbe essere l’evento?
Un’altra cosa da considerare è il livello di privacy di cui avete bisogno. Dipenderà dallo scopo dell’evento (vedi #1) e da chi vi parteciperà.
Se state organizzando una cena aziendale per discutere di informazioni riservate, o se sapete che un VIP parteciperà al vostro evento, allora è bene cercare di avere quanta più privacy possibile.
Pensate a queste cose:
- Avete uno spazio separato che sia completamente ed esclusivamente a vostra disposizione?
- E questo spazio è insonorizzato, così da proteggere le informazioni riservate?
- La sede ha un’entrata privata?
- I vostri ospiti disporranno di un accesso separato ai bagni?
Dovreste analizzare queste domande assieme al manager della sede che intendete affittare, così da essere sicuri che tutto fili nel modo giusto.
7. Chi fornirà il cibo?
Il fornitore del cibo dipende dall’accordo che avete con la sede dell’evento. Se pagate l’affitto e basta, allora dovrete assumere una compagnia di catering esterna.
Anche il catering può essere dispendioso, e quindi controllate se non vi conviene farvelo servire dalla sede stessa.
Consiglio: Date uno sguardo alle migliori compagnie di catering nel Regno Unito.
8. Come verrà servito il cibo?
Cibo e bevande sono sempre una cosa fondamentale. Una cosa è il gusto e l’atmosfera, un’altra è di considerare cosa è pratico e cosa invece no.
Il vostro evento privato necessita di…
- Drink e canapés?
- Un buffet?
- Tre portate principali?
La vostra scelta dipenderà dalla formalità dell’evento, ma anche dalla disponibilità della sede ad accomodare la vostra scelta.
9. Quale dovrebbe essere il menu?
Una volta che avete trovato il modo più pratico per servire il cibo, dovreste pensare a cosa in effetti verrà servito.
A meno che non avete optato per un grande buffet, dovreste tenere a mente cosa piace e cosa non piace ai vostri clienti. Bisogna considerare anche le necessità alimentari.
Necessità alimentari
Alcuni dei vostri clienti possono avere delle necessità alimentari, quale che sia il motivo. Il menu dovrebbe includere almeno un’opzione che funzioni per tutti i presenti.
Ecco alcune cose a cui pensare quando decidete il menu:
- Diete halal e kosher
- Diete vegane e vegetariane
- Allergie (noccioline, glutine, ecc.)
È una buona idea chiedere ai vostri clienti di includere qualsiasi tipo di necessità particolare quando danno conferma. E controllate in anticipo con la sede dell’evento e la compagnia di catering.
Torte
Se state organizzando un matrimonio o un compleanno, allora potrebbe essere necessario l’acquisto di una torta. Controllate con la sede se possono provvedere loro. Altrimenti dovrete rivolgervi a una pasticceria esterna.
Bevande
I drink rappresentano il maggior guadagno dei locali, e quindi dovreste considerarlo quando organizzate un evento privato. Avrete l’open bar, bevute limitate, oppure saranno gli ospiti a pagare per i loro stessi drink?
10. Ci sarà dell’intrattenimento?
Un matrimonio o un compleanno vogliono un po’ di intrattenimento: ad esempio una band dal vivo. Ma un evento aziendale potrebbe volere un comico o un oratore di livello.
Consiglio: Date un’occhiata a questa directory di società di intrattenimento per vedere cosa potete trovare per il vostro evento.
11. Avete bisogno di attrezzatura tecnica?
Se il vostro evento privato presenta un performer di qualsiasi tipo, allora avrete bisogno di un po’ di equipaggiamento tecnico.
Controllate se la sede dispone di…
- Microfoni
- Un impianto audio
- Illuminazione
- Un palcoscenico
- Attrezzature informatiche
- Un proiettore
Consiglio: Se la sede ne è sprovvista, avrete bisogno di contattare un società che possa fornirvi tutta l’attrezzatura necessaria.
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Vi sentite più preparati ora?
Dovreste avere una buona idea di cosa bisogna fare per organizzare un evento privato che si faccia ricordare. Ora, non serve altro che eseguire il piano.
Continuate a leggerci per scoprire come riuscirci.