Come trovare gli sponsor per un evento: una guida veloce alla sponsorizzazione di eventi

È facile programmare un evento quando i soldi non sono un problema. Ma, in realtà, il budget è sempre un fattore decisivo quando si programma un evento.

Abbiamo messo su una piccola guida per aiutarvi a capire cosa dovete fare per ottenere degli sponsor per il vostro evento. Vi aiuteremo con gli aspetti del reperimento di fondi che riguardano la ricerca e la comunicazione.

In questa guida, vedremo…

• Perché le aziende sponsorizzano gli eventi
• Come trovare degli sponsor per il vostro evento.
• Come “vendere” loro il vostro evento
• I diverti tipi di sponsorizzazione

Dopo aver letto la nostra guida, saprete esattamente cosa dovete fare per ottenere degli sponsor.

Perché le aziende sponsorizzano un evento

È importante capire perché le aziende sponsorizzano gli eventi. In questo modo, saprete come vendere loro l’evento e farli salire a bordo.

Di solito, un azienda sponsorizza un evento per uno dei seguenti motivi:

• Marketing e brand awareness
• Raggiungere un nuovo pubblico
• Lead generation e sviluppo aziendale
• Responsabilità sociale d’impresa

A prescindere dal perché un’azienda decida di sponsorizzare un evento, quello che di sicuro vuole è un utile sul capitale investito. Sta a voi mostrare all’azienda quali benefici otterrà sponsorizzando il vostro evento.

Come trovare degli sponsor per il vostro evento.

I potenziali sponsor che dovreste approcciare dipendono dal vostro evento e dal vostro pubblico. Per poter funzionare, le tre cose devono trovarsi in sintonia.

E, ancora più importante, avete bisogno di offrire agli sponsor qualcosa di unico. Di seguito troverete alcuni dei passi da seguire per assicurarsi uno sponsor.

1. Cercate i potenziali sponsor

Se ricercate con cura i potenziali sponsor, i seguenti passi saranno notevolmente più semplici. Cominciate con aziende all’interno della vostra nicchia, e vedete se per caso già sponsorizzano altri eventi.

Potete anche fare all’incontrario. Cercate degli eventi simili al vostro e controllate quali sono le aziende che li sponsorizzano. Con ogni probabilità, in futuro, quelle stesse aziende sponsorizzeranno degli eventi simili.

Consiglio: SponsorMyEvent è un’ottima risorsa per trovare dei potenziali sponsor.

2. Create una proposta di sponsorizzazione

Una volta che avete trovato una serie di aziende papabili, bisogna creare una proposta efficace. La vostra proposta di sponsorizzazione dovrebbe essere fatta su misura per ogni singola azienda.

La vostra proposta dovrebbe contenere

• Chi siete e perché siete credibili
• Di cosa tratta l’evento
• Quale tipo di pubblico attirerà
• Relatori di rilievo e altri sponsor
• Che cose guadagnerà l’azienda sponsorizzando il vostro evento
• Dati principali (numero di partecipanti, statistiche social media, ecc.)

La vostra proposta non dovrebbe essere la prima cosa che date in pasto ai vostri potenziali sponsor. Prima c’è bisogno di un po’ di riscaldamento.

Consiglio: Per cominciare usate questo template di proposta di sponsorizzazione grautito di PandaDoc

3. Scoprite con chi state parlando

Una volta che avete messo insieme una proposta efficace, è tempo di approcciare il potenziale sponsor.

La pratica standard è quella di inviare un e-mail… ma le aziende vengono inondate da migliaia di e-mail ogni giorno. Quindi come si fa ad evitare che la vostra e-mail si perda nel mucchio?

Innanzitutto, evitate come la peste gli indirizzi e-mail “info@” . è lì che tutte le e-mail commerciali vanno a morire.

Secondo, non chiamate mai l’azienda chiedendo di passarvi la divisione marketing. Verrete etichettati come un telemarketer alle prime armi e indirizzati verso l’indirizzo email “info@”.

Invece, rovistate su LinkedIn e vedete se riuscite a scoprire chi è che si occupa della sponsorizzazione di eventi. Di solito è qualcuno che lavora nella divisione marketing.

Segnatevi i nomi più promettenti e attaccatevi al telefono.

Chiedete di parlare con uno dei nomi sulla lista e, se non li trovate, chiedete un indirizzo e-mail. Non vi disturbate a lasciare un messaggio vocale: non funziona quasi mai.

La maggior parte delle aziende evita di mettere le email personali sul loro sito web così da evitare lo spam. Gli addetti al marketing, però, spesso vengono intervistati da testate online, e quindi è possibile trovare il loro indirizzo e-mail sul loro sito web.

In alternativa, potete sempre tirare a indovinare. A volte, l’indirizzo email è un banale: cognome@azienda.com. Altre volte ci sono le loro iniziali.

4. Scrivete un’email di presentazione

A questo punto forse ancora non siete sicuri al 100% di chi sia la persona giusta. Ecco perché dovete scrivere un’email di presentazione.

“Salve [nome della persona a cui state scrivendo]. Sto cercando la persona che si occupa della sponsorizzazione di eventi, sarebbe tanto gentile da aiutarmi? Cordiali saluti.”

Mandate l’email a tutte le persone sulla vostra lista. Con ogni probabilità, una di loro vi dirà a chi è che dovete scrivere.

Consiglio #1: Quando scrivete l’email, ricordatevi di cambiare “[nome della persona a cui state scrivendo]” con il nome effettivo della persona a cui state scrivendo.

Consiglio #2:Assicuratevi di aver ben inteso il regolamento generale sulla protezione dei dati prima di qualsiasi contatto diretto.

5. Scrivete l’email vera e propria

Ora che sapete a chi è che dovete scrivere, siete già un passo avanti rispetto a tutti gli altri venditori.

Certo, ancora dovete scrivere l’oggetto dell’email in modo accattivante Ma le possibilità che la vostra email venga aperta sono significativamente maggiori.

Avete il loro nome: cominciate da quello. Non temete di nominare il collega che vi ha riferito di loro.

Scrivete un’email che sia breve. è un modo per dimostrare loro che rispettate il loro tempo.

Evidenziate il motivo che vi spinge a contattare loro in modo specifico, e che cosa otterranno se collaborano con voi. Quindi allegate la vostra proposta di sponsorizzazione.

6. Secondo contatto

Molto probabilmente, nessuno vi risponderà immediatamente. Va bene, probabilmente la persona a cui avete scritto è occupata. Aspettate una settimana prima di contattarli di nuovo.

Come decidete di farlo sta a voi. Una seconda email potrebbe funzionare, ma di solito una veloce chiamata è più efficace.

Non dovrebbe durare più di un minuto. Vi basta dire:

“Salve, spero vada tutto bene. La scorsa settiamana le ho inviato un’email e mi chiedevo se avesse avuto il tempo di leggerla. La ringrazio, arrivederci.”

Tutto qui. Non fate i seccatori.

Se non vi rispondono entro un tempo ragionevole, passate al prossimo potenziale sponsor. E poi ricominciate da capo.

I diversi tipi di sponsorizzazioni

La sponsorizzazione di un evento non si limita sempre a un tot di soldi. Un’azienda può sponsorizzare il vostro evento in molti modi diversi.

1. Sponsor finanziario

La sponsor finanziario è il tipo di sponsorizzazione più comune. La compagnia di solito ottiene di poter mostrare il proprio logo sul vostro sito e durante l’evento.

2. Sponsorizzazione di prodotti o servizi

Invece di pagarvi con denaro sonate, un’azienda può offrire un prodotto o un servizio. Ad esempio può inviarvi cibo e bevande, o mettere a disposizione il luogo dove si terrà l’evento.

3. Media sponsorship

Il media advertising può essere molto costoso, ed è per questo che la media sponsorship è così preziosa. L’azienda può offrirsi di pagarla, e in cambio voi dovrete menzionare il loro coinvolgimento.

4. Influencer sponsorship

L’influencer sponsorship è simile alla media sponsorship. In questo caso, però, lo sponsor è il media e non la persona che lo paga. Gli influencer includono i blogger, le celebrità o le personalità dei social media.

Sta a voi…

Ovviamente la sponsorizzazione di eventi non si limita a questo, ma ora almeno ne conoscete le basi. Fare le dovute ricerche, mettere insieme una proposta di valore e sottometterla all’attenzione della persona giusta.

Nota: non funziona sempre. è una questione di numeri. Ci sono un mucchio di fattori che influenzano una compagnia in una direzione piuttosto che in un’altra.

Ma seguite questi passi e avrete già incrementato le possibilità di assicurarvi uno sponsor.

Buona caccia!