La guida definitiva per un evento privato di successo

Ti è stata assegnata l’organizzazione di un matrimonio, compleanno o rimpatriata familiare? O magari vuoi organizzare una festa per i tuoi colleghi di lavoro?

Sei nel posto giusto. Questa è la nostra guida definitiva per un evento privato di successo. Anche se l’evento potrebbe essere piccolo e privato, ci sono tante cose da considerare per fare in modo che tutto vada liscio.

Che cosa imparerai in questa guida:

• Come organizzare cibo, intrattenimento e sede (e come assicurare la privacy).
• Dove e come promuovere il tuo evento privato, anche se piccolo.
• Cosa fare il giorno dell’evento.
• Cosa fare dopo che la festa è finita

1. Organizzare il tuo evento privato

Il primo step per organizzare il tuo evento privato è considerare il tema, l’obiettivo e il pubblico target. Dopo aver chiarito questo, puoi iniziare a definire budget e tempistiche realistiche.

Ecco alcune delle domande chiave da considerare quando organizzi un evento privato:

Sede

La sede è appropriata per il tema dell’evento?

Privacy

La sede offre il livello di privacy desiderato?

Menu

Che cosa c’è nel menu e come verrà servito?

Intrattenimento

Stai pensando di tenere un discorso o di ingaggiare un intrattenitore?

Budget e tempistiche

Quanti soldi e tempo ti servono?

Dato che gli eventi privati sono così tanto vari, devi sempre avere un piano a seconda del concetto dell’evento.

Cosa fare ora

La nostra guida approfondita parla di tutte queste questioni e ti aiuta a creare un piano solido per il tuo evento.

Lettura consigliata:come organizzare un evento privato: 11 cose da considerare.

2. Promuovere il tuo evento privato

L’aspetto promozionale del tuo evento privato deve focalizzarsi sull’esclusività dello stesso. Sia che si tratti di un matrimonio o di una cena di gala, le persone apprezzeranno il fatto che non è per tutti.

Ecco alcuni modi per promuovere il tuo evento privato:

Tempistiche

Considera le tempistiche del tuo evento e promuovi abbastanza in anticipo.

Pubblico target

Focalizzati sui canali di marketing utilizzati dal tuo pubblico.

Sostenitori del brand

Sfrutta partecipanti passati per aiutarti a promuovere l’evento in arrivo.

Esclusività

Enfatizza l’esclusività dell’evento e crea interesse.

Influencer

Invita gli influencer all’evento e usa il loro nome per promuoverlo.

Concorsi

Organizza un concorso per i biglietti, in modo che le persone condividano l’evento.

Vendita biglietti

Usa una piattaforma di vendita per vendere i biglietti e ottenere informazioni.

Non tutti questi metodi sono compatibili con il tuo evento. Non invitare influencer al tuo matrimonio o rimpatriata familiare… a meno che non li conosca.

Cosa fare ora

A prescindere dal tipo di evento privato che stai organizzano, è probabile che troverai ispirazione nella nostra guida approfondita su come promuoverlo.

Lettura consigliata: 12 modi per promuovere un evento privato.

3. Cosa fare il giorno dell’evento privato

Il giorno dell’evento, l’esperienza che vivranno gli ospiti è nelle tue mani. Se stai organizzando un compleanno o un matrimonio, allora è è importante essere preparato.

Prova a organizzare più cose possibili in anticipo, in modo da minimizzare lo stress durante la giornata.

Accesso

Assicurati che ci sia un accesso adeguato alla sede e indicazioni alle aree principali.

Posti a sedere

Organizza tavoli e posti a sedere in modo che tutti sappiano dove devono stare.

Atmosfera

Crea una buona atmosfera con musica e luci.

Intrattenimento

Accogli eventuali intrattenitori e presentatori e offrigli dello spazio dove rilassarsi e prepararsi.

Attrezzatura tecnica

Controlla tutta l’attrezzatura tecnica, come microfono, impianto audio, proiettori, riflettori e sistemi informatici.

Bevande e snack

Prepara bevande di benvenuto e stuzzichini per quando arrivano gli ospiti.

Social media

Scatta foto, registra video e incoraggia la condivisione sui social.

Se non hai tempo per preparare tutto questo prima del giorno, riservati abbastanza tempo il giorno prima che gli ospiti arrivino.

Cosa fare ora

Se pensi che ci sia tanto da gestire in una volta sola, non preoccuparti. Abbiamo stilato una guida dettagliata da seguire durante il giorno dell’evento.

Lettura consigliata: guida per tenere un evento privato (in 9 step).

4. Cosa fare dopo il tuo evento privato

Ciò che devi fare dopo l’evento privato dipende dal tipo di evento. Per una rimpatriata familiare, puoi usare Facebook. Per delle riunioni aziendali, potrebbe essere meglio LinkedIn. Ecco alcuni dei compiti chiave da fare dopo l’evento privato:

Ringrazia tutti

Ringrazia gli ospiti per essere venuti e non dimenticare team e sede. Devi anche ringraziare sponsor, venditori e influencer che ti hanno aiutato.

Revisiona gli obiettivi

Vedi se hai raggiunto gli obiettivi dell’evento. Era quello di incontrare un cliente? O magari soltanto di divertirti con amici e parenti?

Feedback

Raccogli i feedback da tutti su come è stato l’evento in modo da migliorare quelli futuri.

Connettiti online

Devi rafforzare le connessioni che hai creato e ravvivarle usando internet.

Budget

Fai i conti su profitti e spese per vedere se sei nero o in rosso. Usa la tua piattaforma di vendita biglietti per farlo (se ne hai usato una).

Promuovi il prossimo evento

Fai sapere agli ospiti del prossimo evento privato che organizzerai. Puoi trasformarli in sostenitori del brand offrendo degli incentivi come uno sconto.

Crea un video dei momenti salienti

Raccogli tutte le foto e i video dell’evento e condividile con i tuoi ospiti in modo che possano rivivere i momenti passati insieme.

Per cosa fare dopo devi sempre usare il buonsenso. Condividere selfie dell’evento con clienti aziendali potrebbe non essere appropriato. O magari è esattamente ciò che si aspettano da te!

Cosa fare ora

Abbiamo parlato di ognuna di queste idee nella nostra guida su come rafforzare le tue connessioni post-evento. Leggi la nostra guida cliccando sul link sotto.

Lettura consigliata: rafforzare le tue connessioni: cosa fare dopo un evento privato.

Riepilogo

Questo è in breve tutto ciò che devi sapere se vuoi organizzare un evento privato di successo. Ci auguriamo che saprai trarre tesoro delle informazioni acquisite al momento di organizzare il tuo evento.

Punti chiave

Ecco alcuni punti chiave da tenere a mente quando inizi ad organizzare:

• Pensa al livello di privacy offerta dalla sede prima di affittarla.
• Focalizzati sull’esclusività quando promuovi l’evento verso i tuoi potenziali ospiti.
• Assicurati che ci sia un accesso adeguato alla sede e crea una buona atmosfera.
• Rafforza le tue connessioni contattando le persone dopo l’evento.

Ti senti mento stressato relativamente ad organizzare il tuo evento privato ora? Facci sapere cosa pensi nella sezione commenti sotto!