I matrimoni sono difficili da organizzare, tant’è che ci sono dei professionisti che si occupano solo di quello. Gli organizzatori di eventi, prima o poi, potrebbero trovarsi invischiati in questo tipo di business. Ma pianificare un matrimonio non è come pianificare un evento qualsiasi.
La nostra breve guida è piena di utilissimi consigli. Sia che si parli di due piccioncini che vogliono andare a vivere in una capanna nel bosco o di un matrimonio con tanto di artisti circensi, questo è il posto giusto per cominciare ad imparare come organizzare un matrimonio.
Le basi
Vediamo di analizzare brevemente le basi.
Budget
Un’ovvia considerazione per ogni evento, imprescindibile per un matrimonio. È con il budget che comincia tutto. Se sapete qual è il vostro budget, farete presto a capire che tipo di matrimonio potrete organizzare.
Consiglio: Date un’occhiata alla nostra guida per preparare un evento economico.
Dimensione
Quanto sarà grande questo matrimonio? Forse questa è la decisione più importante di tutte. Ricordatevi alcune cose riguardo alle dimensioni dei matrimoni:
Matrimoni raccolti
Un matrimonio raccolto costa poco! Beh, di sicuro costa di meno. Meno invitati, una location più piccola, e meno preoccupazioni. Certo, dovrete pensare bene a chi volete invitare. E poi spiegare a chi non è stato invitato perché non è stato invitato? Oh, cielo.
Matrimoni in grande
Navi da crociera, voli di colombe, banchetti sontuosi! Non dovete farlo per forza, ma di solito i matrimoni in grande sono piuttosto entusiasmanti. E, poco ma sicuro, non costano poco. E trovare una location in grado di ospitare tutti i vostri invitati può essere difficile.
Sede
Una volta che vi siete fatti un’idea sul budget e la dimensione, siete pronti a pensare alla location. Ce ne sono un’infinità… Grandi, piccole, tradizionali, progressive, accessibili, uniche…
Impegnatevi nello scegliere la vostra e allora sì che avrete imboccato la strada giusta.
Consiglio: Date un’occhiata ad alcune idee per una location eccezionale.
Il processo di pianificazione: quando cominciare e cosa fare
Ora che siamo occupati delle basi, pensiamo alle cose più importanti. O, meglio, a tutti i dettagli! Ci sono un sacco di cose a cui dovete pensare.
I matrimoni sono tutti diversi l’uno dall’altro, ma questo dovrebbe darvi un’idea di cosa aspettarvi. Ecco una lista generica di cosa dovete prenotare e quando.
Subito
Le prime cose a cui dovete pensare. Niente è meglio di adesso!
Organizzazione
Trovate un modo per tenere in ordine tutti i piani e i documenti. Un notebook, un raccoglitore, una cartella condivisa sul Drive folder, o quello che preferite.
Consiglio: Date un’occhiata a questa selezione di planning sheet per i matrimoni per farvi aiutare.
Prenotate la location
Per la cerimonia, le foto, il ricevimento e tutto il resto. Prenotate il prima possibile.
Consiglio: Per aiutarvi a scegliere, date un’occhiata a questa lists di domande da porre al gestore della location..
Accalappiate un ufficiante il prima possibile
Se sono famosi, ci sarà una lista d’attesa.
Consiglio: Qui potete cercare un buon ufficiante.
Analizzate le opzioni di design e intrattenimento a vostra disposizione
Gruppi musicali, artisti floreali, decoratori d’interni, fotografi, agenzie di catering, ecc… Guardatevi in giro e fate le dovute ricerche.
Consiglio: Ecco un po’ di ispirazione per trovare il vostro designer e gli intrattenitori.
8 mesi in anticipo
Un matrimonio è un po’ come un razzo. Ok, forse no. Ma di certo c’è un conto alla rovescia! Tempo di concretizzare alcune cose.
Scegliete le damigelle e i testimoni
Avvertite le damigelle e i testimoni fin da ora. Se rifiutano, ci sarà abbastanza tempo da trovare dei sostituti.
Consiglio: Leggete qui per sapere come fare per scegliere le damigelle e i testimoni..
Ingaggiate dei fotografi
Adesso è un ottimo momento per stringere un accordo con i fotografi e i videografi. Fateli salire a bordo fin da ora.
Consiglio: Questo sito vi permette di ricercare il fotografo del vostro matrimonio.
Ingaggiate gli intrattenitori
Gruppi musicali, oratori e pagliacci. Ingaggiateli con circa otto mesi di anticipo.
Consiglio: Ecco un buon posto dove trovare degli intrattenitori da ingaggiare.
Parlate con il catering
Sarà meglio incontrare il responsabile del catering di persona, o quanto meno fare con loro una videochiamata. Date un’occhiata alla loro cucina, se possibile. Tra i problemi di salute e gli schizzinosi, la questione cibo è difficile da gestire: meglio evitare errori.
Consiglio: Inziate la vostra ricerca del catering da qui.
Alloggio
Assicuratevi di essere pronti ad accomodare i vostri ospiti. Una serie di stanze di hotel farà la differenza per tutti gli invitati.
Consiglio: Leggete qui per sapere a cosa dovete prestare attenzione scegliete l’alloggio per gli invitati.
Sito web del matrimonio
Create un bel sito web. La pubblicità digitale è un must nel mondo del wedding planning.
Consiglio: Date un’occhiata a questi consigli su come costruire un sito web per il matrimonio.
6 mesi in anticipo
Quando mancano sei mesi, c’è ancora bisogno di prenotare qualcosa, occuparsi della logistica e finire di organizzare il tutto.
Vestiti
Occupatevi fin da subito dei vostri vestiti. Le damigelle e i testimoni dovrebbero avere tempo a sufficienza per pensare a cosa indossare.
Consiglio: Ecco un’ottima guida su come abbinare i vestiti delle damigelle e dei testimoni. .
Logistica
Cominciate ad analizzare la logistica, come ad esempio i bagni portatili per gli eventi all’aperto, le sedie, i tavoli, e l’attrezzatura elettrica.
Consiglio: Date un’occhiata a questi consigli sulla logistica e la tempistica del matrimonio.
Ingaggiate un fiorista
I fioristi non devono essere assunti con enorme anticipo, ma è sempre meglio occuparsene prima del matrimonio.
Consiglio: Ecco una lista di fioristi tra cui scegliere.
Organizzate il trasporto
Sia che stiate noleggiando delle limousine o un Uber, il trasporto è di fondamentale importanza per gli ospiti che vengono da fuori.
Consiglio: Potete noleggiare una macchina dedicata giusto per l’occasione.
Stabilite una timeline
Cominciate a stabilire chi fa cosa e quando! Quando arriva il gran giorno, l’ultima cosa che volete è la confusione. I balli, il taglio della torta, i discorsi, e così via.
Consiglio: Questo esempio di timeline rappresenta un ottimo punto di partenza.
2 mesi in anticipo
Ci siamo quasi! Tempo di pensare ai dettagli.
Fate le prove
Per fare le prove della cerimonia e della cena, dovrete prenotare un paio di posti.
Consiglio: Questo articolo analizza alcune idee per fare le prove della cena.
Ordinate la torta!
Ordinate la torta. O la crostata. La maggior parte dei matrimoni la torta ce l’hanno, e di solito è una cosa grossa.
Consiglio: Ecco una lista di pasticceri tra cui scegliere.
Il brindisi
Chi farà il brindisi o farà un discorso? Chiedetelo ora. Forse sarà anche il caso di farvi dare una bozza del discorso.
Consiglio: Questo articolo tratta proprio di questo.
Informate i venditori
Informate i venditori su quello che accadrà. Più sono tutti informati, meglio andranno le cose.
Incontrate i fotografi.
Fate un giro della location e discutete come volete le vostre foto.
Consiglio: Ecco uno sguardo completo su quando fare le foto del matrimonio.
Spedite gli inviti
Ora potete finalmente spedire gli inviti. Potete spedire gli inviti almeno quattro o cinque settimane prima del gran giorno.
Consiglio: Eccovi alcune ottime idee sull’etichetta degli inviti a un matrimonio.
1 mese in anticipo
Vi siete allenati. Andate!
Chi ha confermato?
Potete facilmente tenerne traccia usando degli strumenti digitali.
Consiglio: I siti di ticketing come Billetto possono aiutarvi a registrare gli ospiti.
Assegnare i posti
Moltissimi matrimoni si affidano all’organizzazione dei posti per ottimizzare il ricevimento.
Consiglio: La nostra guida su come disporre i tavoli è un ottimo punto di partenza.
Timeline della festa
Assicuratevi che le damigelle e i testimoni sappiano come comportarsi. La loro presenza sarà richiesta più volte nel corso della giornata.
Consiglio: Ecco uno sguardo approfondito alla timeline per le damigelle e i testimoni.
Checklist e altri strumenti
Con tutte queste cose a cui pensare, l’organizzazione è di fondamentale importanza. Per fortuna, ci sono varie opzioni tra cui scegliere, tra cui siti web ed app dedicati. Eccone alcuni tra quelli che preferiamo:
WeddingWire
WeddingWire offre il tracking digitale, la personalizzazione delle task e la sincronizzazione del budget.
Zola
Zola fa tutto! Registri, costruzione del sito, design degli inviti e molto altro. Una checklist completa.
Mint
Vi aiuterà a gestire il budget e i conti.
The Knot
Lo strumento per i fan di Apple. È personalizzabile ed è pieno di utilissimi consigli.
Consiglio: Volete altre opzioni? Qui troverete un mucchio di utilissimi strumenti!
Pronti per il gran giorno?
Quali consigli avete in mente di usare? Parlatecene lasciando un commento!