Lista di compiti per organizzare un evento per organizzatori indaffarati

È importate avere una lista di compiti per organizzare un evento quando stai pianificando un evento. C’è tanto da tenere d’occhio e non vuoi di certo perderti in dei dettagli.

Ecco perché è meglio creare una visione d’insieme di come vuoi che il tuo evento sia. Dopo aver fatto ciò, puoi passare agli elementi di contorno.

Le due domande principali che devi porti sono:

1. Che cosa vuoi ottenere dall’evento?
2. Quante risorse devi utilizzare?

Dopo aver risposto a queste due domande, si tratta soltanto di compilare i campi vuoti. E c’è tanto da compilare.

Abbiamo creato una lista di compiti per organizzare un evento davvero concisa in modo che tu possa tenere l’attenzione sia sugli aspetti maggiori che minori. È ampia e generica per essere adatta a ogni evento.

L’abbiamo divisa in sei fasi di organizzazione dell’evento:

• 6–12 mesi prima dell’evento
• 3–6 mesi prima dell’evento
• 1–3 mesi prima dell’evento
• 1–2 settimane prima dell’evento
• Il giorno prima e il giorno dell’evento
• Dopo l’evento

Stampala e portala con te—e compila tutti i campi!

6–12 mesi prima dell’evento

La prima fase di organizzazione dell’evento serve per decidere i tuoi obiettivi e fare delle ricerche.

• Definisci i tuoi parametri di successo
  • Biglietti venduti
  • Donazioni raccolte
  • Profitto ottenuto
  • Attenzione raccolta

• Scegli un orario e una data che non coincida con i giorni festivi

• Scrivi una tabella di marcia per la preparazione dell’evento

• Includi una lista delle sedi e richiedi dei preventivi
  • Assicurati che ci sia abbastanza spazio per gli ospiti

• Determina un budget sufficiente per:
  • Affitto della sede
  • Noleggio dell’attrezzatura
  • Pagamento di presentatori e artisti
  • Altro marketing
  • Spese varie

• Ingaggia un team specializzato in eventi per aiutarti
  • Organizzazione e logistica
  • Problemi tecnici
  • Marketing e social media

• Ricerca e crea una piccola lista di presentatori e artisti
  • Considera il tuo pubblico target per fare la scelta più appropriata.
  • Decidi se vuoi utilizzare un’agenzia o no

• Ricerca e crea una piccola lista di potenziali sponsor per l’evento
  • Trova società che operano nella tua nicchia
  • Verifica chi ha già sponsorizzato eventi simili

• Costruisci una pagina o un sito per l’evento
  • Assicurati che trasmetta il tema dell’evento
  • Ottimizza le infrastrutture del sito per gestire il traffico
  • Usa un design accesibile da dispositivi mobile

• Crea degli account sui social
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • Youtube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3–6 mesi prima dell’evento

La seconda fase è il momento in cui le cose iniziano a prendere forma. Conferma l’evento e inizia a promuoverlo.

• Organizza la vendita dei biglietti
  • Trova una piattaforma di vendita biglietti
  • Definisci il prezzo del biglietto
  • Offri degli sconti per i primi acquisti
  • Stima il numero degli ospiti
  • Modifica il tuo budget di conseguenza

• Inizia a preparare la sede dell’evento
  • Informati nel caso servano delle licenze o permessi
  • Se necessario ottieni un’assicurazione di responsabilità civile
  • Scopri se la sede ha un servizio di ristorazione o attrezzature tecniche
  • Assicurati che ci siano abbastanza posti a sedere e parcheggi
  • Verifica le dotazioni di sicurezza

• Ingaggia presentatori e artisti
  • Stipula un contratto dettagliato
  • Mettiti d’accordo su esibizioni live e discorsi di apertura
  • Aggiungi foto e profilo sul sito dell’evento
  • Organizza viaggio e alloggio

• Ottieni delle sponsorizzazioni per l’evento
  • Invia il kit dell’evento
  • Stipula un contratto scritto o a voce

• Avvia la campagna di marketing per l’evento
  • Pubblica contenuti promozionali sui social
    • Immagini
    • Video
    • Articoli sui blog
    • Podcast
  • Crea un kit per la stampa da inviare ai giornali
    • Sfondo dell’evento
    • Data e luogo
    • Ospiti, presentatori e artisti invitati
  • Invia gli inviti ai tuoi ospiti
  • Inserisci il tuo evento su ogni calendario di eventi rilevante
  • Ordina del materiale per il marketing da un negozio di stampe
    • Programma dell’evento
    • Cartelloni e striscioni
    • Volantini e adesivi

1–3 mesi prima dell’evento

La terza fase serve per confermare ospiti, presentatori e sponsor. È anche il momento per dare una spinta al marketing per l’evento.

• Ricorda agli ospiti interessati di confermare la propria presenza

• Conferma gli aspetti logistici con presentatori e artisti
  • Verifica gli obblighi contrattuali
  • Verifica di nuovo alloggio e viaggio

• Conferma gli accordi di sponsorizzazione
  • Verifica che i tuoi sponsor siano ancora disponibili
  • Cerca di convincerli con dei pacchetti di sponsorizzazione

• Dai una spinta al marketing per l’evento
  • Pubblica conti alla rovescia sui social media e per email
  • Annuncia la fine degli sconti sui primi biglietti
  • Invia un comunicato stampa a blog e riviste

1–2 settimane prima dell’evento

Quando mancano poche settimane all’evento è il momento di verificare che tutto sia in ordine.

• Revisiona il programma dell’evento
  • Revisiona ogni parte che deve essere modificata
  • Pensa a dei piani di riserva nel caso si verificano dei problemi all’ultimo minuto

• Conferma l’evento con chiunque coinvolto:
  • Team dell’evento
  • Partecipanti
  • Presentatori e artisti
  • Sponsor
  • Sede
  • Servizio di ristorazione
  • Fornitori dell’attrezzatura

• Conferma il numero finale di partecipanti

• Finalizza l’organizzazione dei posti a sedere

• Assicurati che sia presente qualcuno all’entrata per gestire le registrazioni

• Ingaggia un fotografo per catturare i momenti migliori dell’evento

Il giorno prima e il giorno dell’evento

Il giorno è quasi arrivato e devi assicurarti che niente sia lasciato al caso.

• Testa tutta l’attrezzatura tecnica

• Verifica le condizioni meteo e del traffico

• Verifica di nuovo che cibo e bevande arrivino in tempo

• Assicurati che la sede sia decorata e che tutte le indicazioni siano al posto giusto

• Fai delle copie di documenti importanti
  • Programma dell’evento
  • Pianta dei posti a sedere
  • Lista degli ospiti
  • Lista degli invitati stampa

Dopo l’evento

• Pulisci la sede o ingaggia un team di pulizie

• Crea un video promozionale post-evento con i video o le foto scattate

• Continua il tuo marketing
  • Pubblica foto e video dell’evento sul tuo sito e i profili social
  • Contatta gli invitati stampa presenti e chiedi delle recensioni
  • Assicurati che tutti sappiano che il tuo evento è stato un successo

• Verifica le tue finanze
  • Verifica il numero totale di biglietti venduti
  • Raccogli tutte le fatture per scaricare le spese
  • Aggiorna il budget dell’evento

• Contatta chiunque coinvolto e ringrazialo per aver partecipato
  • Team dell’evento
  • Sponsor
  • Invitati stampa
  • Presentatori e artisti
  • Ospiti

• Invia dei sondaggi agli ospiti per ottenere delle recensioni su come migliorare per il prossimo evento

Ci siamo dimenticati di qualcosa?

Ogni evento è unico, quindi sentiti libero di personalizzare la tua lista di compiti per organizzare un evento.

Se ti sembra che ci sia qualcosa di cui ci siamo dimenticati, faccelo sapere nei commenti.

Buona fortuna e ricordati di utilizzare la lista di compiti per organizzare un evento!