Può essere semplice perdersi durante il processo di organizzazione di un evento. Ci sono migliaia di cose che devi ricordare e di cui devi tenere traccia allo stesso tempo.
Ecco perché è importante avere un buon quadro che ti aiuta a rimanere concentrato. Con uno schema di ciò che deve essere fatto, hai sempre qualcosa a cui fare affidamento nel caso in cui ti dovessi perdere.
Vedilo come la tua mappa nella landa selvaggia dell’organizzazione.
Abbiamo scritto un modello di organizzazione evento che puoi utilizzare se ti perdi. Ogni evento è diverso quindi questo modello non è progettato specificamente per il tuo.
Tuttavia tutti gli eventi hanno degli elementi in comune. E quelle componenti tendono a essere le più importanti.
Segui questo modello di organizzazione evento per assicurarti di non perdere nessuno step.
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
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Prima preparazione per l’evento
Devi iniziare a organizzare il tuo evento il prima possibile. Non c’è mai troppo tempo per iniziare a preparare.
Gli eventi più grandi vengono organizzare un anno (o anche più) in anticipo. Per gli eventi di piccole e medie dimensioni potrebbero bastare sei mesi.
1. Decidi un tema
A meno che non stia organizzando una festa giusto per farne una, ci deve essere un tema. Può essere una festa elegante o una conferenza politica. Inizia con il motivo per cui organizzare l’evento.
2. Definisci il tuo pubblico
Dopo aver chiarito perché stai organizzando l’evento, devi definire il tuo pubblico. Chi sarà interessato a un evento simile? Perché parteciperanno? Dove si trovano online?
3. Decidi la data e l’orario
Scegli al data e l’orario del tuo evento attentamente Assicurati che non sia in giorni festivi o altre festività nazionali o stagionali. Inoltre, verifica se sono presenti eventi simili, in modo da non dover competere per lo stesso pubblico.
4. Ricerca le sedi
Hai definito il tuo pubblico e approssimativamente la data dell’evento. Ora è tempo di trovare una sede. Se il tuo evento sarà all’aperto, devi ottenere dei permessi specifici. Se è al chiuso, è tempo di creare una lista di locali e richiedere dei preventivi.
5. Ricerca il servizio di ristorazione
Ora è anche un buon momento per pensare al menu dell’evento. Si tratta di un picnic all’aperto dove le persone portano il proprio cibo? O il cibo è la parte centrale della tua cena? Inizia a creare una lista di società che forniscono servizi di ristorazione e richiedi dei preventivi.
6. Ingaggia un team per l’evento
Se stai organizzando un evento piccolo, potresti essere in grado di gestirlo da solo. In caso contrario, è una buona idea ingaggiare un team. Scrivi una lista di compiti che devono essere svolti e inizia ad assegnarli.
7. Definisci un budget
Vuoi anche che tutto sia apposto dal punto di vista monetario. Quanto ti costa affittare la sede? E il cibo? Devi pagare il team? Il tuo budget dipende anche dal fatto che richieda un pagamento per accedere all’evento o stia cercando di guadagnare durante l’evento.
Pochi mesi prima dell’evento
Puoi iniziare a considerare aspetti specifici del tuo evento uno o due mesi prima
1. Scrivi il programma
È una buona idea avere un programma, a prescindere che tu stia organizzando una festa o una conferenza sul business. Consenti agli invitati di arrivare 30–60 minuti in ritardo. Ma assicurati che ci sia qualcosa per quelli che arrivano in tempo. Crea una bozza del programma per tutto l’evento.
2. Decidi la sede
Hai già fatto delle ricerche, selezionato delle sedi e raccolto dei preventivi. Ora è tempo di prenotarne una. Prenotala e firma il contratto. Assicurati di sapere cosa è incluso nel prezzo.
3. Prenota cibo e bevande
Così come per la sede, devi decidere quale cibo e bevande ordinare. Lo preparerai tu stesso? Assumerai un servizio di ristorazione? Ricordati di negoziare sulla consegna del cibo, così come sulle decorazioni aggiuntive.
4. Noleggia attrezzatura
Se offri dell’intrattenimento, ti serve dell’attrezzatura. Ricerca e prenota impianti audio, microfoni, proiettori e qualsiasi altra cosa ti serva.
5. Crea una pagina dell’evento
Crea una pagina o un sito web del tuo evento e apri dei profili social. Includi un conto alla rovescia per la data dell’evento.
6. Distribuisci gli inviti
Se il tuo evento è privato (o hai una lista di invitati), devi iniziare a distribuire gli inviti personalizzati.
7. Inizia a promuovere l’evento
Ora è anche il momento di iniziare a promuovere. Attiva inserzioni sui social, stampa volantini e avvia una campagna email.
8. Organizza i biglietti
Se il tuo evento prevede dei biglietti, ti serve qualcuno che li venda. Trova una piattaforma di vendita biglietti che si integra con il tuo sito e profili social dell’evento.
Poche settimane prima dell’evento
Poche settimane prima dell’evento, devi assicurarti che tutto sia in ordine.
1. Conferma i partecipanti
Se ha inviato degli inviti personali, conferma le partecipazioni. Questo ti aiuterà a organizzare gli aspetti logistici dell’evento.
2. Organizza gli aspetti logistici
Pensa a dove le persone parcheggeranno e da dove accederanno alla sede. Potranno lasciare i cappotti all’interno? I posti a sedere sono ben disposti rispetto al palco? Il palco è stato già predisposto?
3. Verifica le misure di sicurezza
A seconda della sede, potresti dover predisporre personalmente delle misure di sicurezza. Assicurati che non ci siano rischi di incendio o altri pericoli per la salute.
4. Conferma servizio di ristorazione e attrezzatura
Conferma che servizio di ristorazione, attrezzatura AV e qualsiasi altro elemento con cui stai lavorando siano in ordine.
5. Fai degli acquisti dell’ultimo minuto
Ci sono delle cose che non sei riuscito ancora ad acquistare? Assicurati di acquistarle alcune settimane in anticipo.
Un paio di giorni prima dell’evento
Pochi giorni prima dell’evento sarai davvero indaffarato. Cerca di fare del tuo meglio e verifica che tutto sia in ordine.
1. Predisponi la sede
Decora gli interni e gli esterni della sede. Disponi i posti a sedere e un muro per i selfie se ti serve.
2. Testa l’attrezzatura
Assicurati che l’impianto audio, luci e video funzioni correttamente. Verifica che la connessione WiFi sia buona.
3. Verifica il programma
Prendi il tuo programma dell’evento e verifica tutto ciò che accadrà. Tieni conto di ritardi e organizza cosa fare nel caso si verifichino.
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Dai il via alla festa
Ecco fatto! Questi erano tutti gli step per organizzare il tuo evento. Ma il tuo lavoro non è ancora finito…
Ora devi eseguire l’evento. La fase di organizzazione occupa tanto tempo, ma tutto può succedere una volta che arrivano gli invitati.
Fortunatamente, questo modello di organizzazione evento ti ha preparato per qualsiasi scenario.
Buona fortuna!
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