Corso intensivo di gestione delle conferenze: 15 passi verso il successo

Le conferenze sono un ottimo modo, per le persone, di entrare in contatto tra loro. Sono anche un buon metodo per conoscere gli ultimi sviluppi di un settore industriale.

Ma possono essere difficile da organizzare e gestire.

Questo articolo vi fornirà un corso intensivo su come gestirle. In questo modo, non partirete col piede sbagliato.

Stiamo per scoprire come…

• Creare un tema per la tua conferenza
• Concentrarti sul tuo target di riferimento
• Creare una linea temporale
• Stabilire un budget
• Formare un team
• Reclutare i relatori
• Assicurarti degli Sponsor
• Trovare una sede
• Creare opportunità di networking
• Noleggiare l’attrezzatura
• Trovare un fornitore di servizi per la ristorazione
• Organizzare la parte relativa agli alloggi
• Creare materiale di marketing
• Essere presente sui social
• Trovare il giusto sistema di gestione delle conferenze

Pronti? Partiamo? Andiamo!

1. Perché stai organizzando una conferenza?

Le conferenze affrontano un argomento di specifico interesse per i partecipanti. Deve esserci un filo rosso che collega i relatori, gli sponsor e i partecipanti.

Potrebbe essere…

• “Il futuro dei social media”
• “Come far crescere il tuo business in un mercato di orsi”
• “Attivismo politico nel 2019”.

Individuate un tema per la conferenza e concentrate i vostri sforzi sulla sua gestione. Scoprite di più su come decidere un tema.

2. Per chi è la conferenza?

Le persone più importanti della vostra conferenza sono i partecipanti. Tutto ciò che fate dovrebbe essere guidato da ciò che farà venire loro la voglia di presentarsi.

Pensate a quanto segue:

• Quali argomenti specifici sono importanti per loro?
• Quali sono gli oratori che desiderano?
• Presso quale sede possono arrivare?
• Che cibo e bevande apprezzerebbero?
• Con chi vogliono entrare in contatto?

Scoprite di più sul perché il vostro target di riferimento è importante.

3. Creare una linea temporale

Decidete una data provvisoria per la vostra conferenza. Molto probabilmente dovrete adattarla una volta che parlate con le sedi e gli oratori.

Ma l’impostazione di una data vi aiuterà a creare una linea temporale per cosa deve accadere e quando.

Utilizzate questo esempio di linea temporale di conferenza per trarre ispirazione.

4. Impostate un budget

Il budget per la vostra conferenza determinerà l’entità dell’evento. Come la vostra linea temporale, il budget della conferenza dovrà essere inizialmente provvisorio.

Puoi rivederlo una volta che parli con gli sponsor e cominci a reclutare i delegati.

Utilizza questo form di bilancio di conferenza per iniziare.

5. Creare una squadra

La gestione di una conferenza richiede molto lavoro, quindi avrai bisogno di un team alle tue spalle.

Alcune delle persone di cui avrete bisogno sono…

• Venditori con i quali assicurarsi sponsor, espositori e delegati.
• Addetti al marketing per contattare i media, gestire i social media e i partecipanti alle e-mail.
• Addetti alla logistica per organizzare la sede, il catering e la planimetria.
• I produttori per comunicare con i relatori e creare l’agenda.
• Tecnici per organizzare il suono, l’illuminazione e le immagini.
• Amministratori per aiutarvi con la pianificazione, il budgeting e la gestione.

Scopri di più su come strutturare delle sotto-squadre.

6. Assumere i relatori

Crea una lista dei desideri dei tuoi relatori e scrivi la tua proposta.

Pensa a questi punti:

• In che modo i relatori trarranno vantaggio dal dare credibilità alla vostra conferenza?
• Hanno un libro o un’innovazione da promuovere?
• Il target di pubblico della vostra conferenza è anche il loro target di pubblico?

Assicurare i relatori giusti è una delle parti più difficili della gestione della conferenza. Questo è il motivo per cui è una buona idea includere le spese per i relatori nel vostro budget.

Per saperne di più sulle tariffe degli oratori principali.

7. Assicuratevi gli Sponsor

Gli sponsor sono una grande risorsa per la vostra conferenza perché vi daranno credibilità. Ancora più importante, aiuteranno a finanziare l’evento.

Il vostro team di vendita dovrebbe essere alla ricerca di aziende interessate a vendere ai partecipanti alla conferenza. Preparate alcuni pacchetti di sponsorizzazione da vendere.

Prendete spunto da questi pacchetti di sponsorizzazione di conferenze.

8. Trovate una sede

Il luogo dovrebbe essere attraente, ma soprattutto adatto allo scopo. Quando si comincia a cercarlo, ci si dovrebbe porsi le seguenti domande:

• Il luogo è accessibile a tutti?
• Ci sono alloggi e ristoranti nelle vicinanze?
• La sede sarà disponibile per la data della conferenza?
• La sede può contenere il numero di persone che vi aspettate di frequentare?
• Puoi permetterti l’affitto del locale?
• Include personale, attrezzature tecniche, cibo e bevande?

Trova un po’ d’ispirazione con questa lista completa di città con sale conferenze.

9. Creare opportunità di networking

Le conferenze sono un ottimo modo per i partecipanti di imparare dai relatori. Ma saranno anche interessati a creare una rete di contatti personale. Ma saranno anche interessati a creare una rete di contatti personale.

Dovreste assicurarvi alcune sale riunioni per sessioni individuali tra i partecipanti alla conferenza. In alternativa, è possibile organizzare un evento di speed-networking durante la conferenza.

10. Noleggio dell’attrezzatura tecnica

Se il noleggio della sede non include l’attrezzatura tecnica, è necessario trovare un fornitore. Assicuratevi di aver coperto i seguenti aspetti:

• Video: proiettori e schermi per video e presentazioni
• Audio: microfoni, amplificatori, monitor e mixer per i vostri relatori
• Illuminazione: fari, luci d’atmosfera e illuminazione generale per le riprese.
• Trasmissione video: telecamere e WiFi per registrare o trasmettere la conferenza

Cominciate dando uno sguardo ai primi 20 fornitori di apparecchiature Audio Video nel Regno Unito.

11. Trovate un fornitore di servizi di catering

Il cibo e le bevande potrebbero non essere inclusi nel noleggio del locale, quindi è importante valutare il catering. Ricordate di prendere in considerazione le restrizioni dietetiche quando decidete il menu.

Verificate queste 8 principali società di catering per conferenze per ottenere ispirazione.

12. Assicuratevi che i partecipanti abbiano possibilità di alloggiare in zona

Molte conferenze si estendono su più giorni, quindi è necessario assicurarsi che i partecipanti abbiano un posto dove alloggiare.

Siti web come HireSpace vi forniranno un elenco delle sedi di conferenze con alloggi nelle vicinanze.

13. Trova un servizio di stampa per creare materiale di marketing

La vostra conferenza avrà bisogno di banner, manifesti, volantini e altro materiale di marketing. Soprattutto, i partecipanti hanno bisogno di un’agenda per la conferenza.

Date un’occhiata a questa pagina Pinterest per avere alcune idee relative al vostro materiale per la conferenza.

14. Siate presenti sui social

LinkedIn è un alleato valido quando si tratta di conferenze. Ma questo non significa che dovreste trascurare tutte le altre piattaforme.

Ecco alcune idee per potenziare la vostra conferenza sui social media:

• Create account-conferenza dedicati, su tutte le piattaforme come ad esempio Facebook
• Create un video promozionale su YouTube
• Create hashtag su Instagram e Twitter
• Scrivere post su un blog LinkedIn
• Pubblicate immagini su Pinterest e Instagram
• Twittate dal vivo durante la conferenza e taggate i relatori e gli sponsor
• Posizionate i nomi dei vostri account e degli hashtag in tutto il locale.

I social media sono uno strumento promozionale gratuito di cui non potrete fare a meno. Ma dovreste anche considerare eventuali promozioni a pagamento come parte dei vostri sforzi di marketing.

15. Ottenete un sistema di gestione delle conferenze

C’è sempre bisogno di un sistema di gestione delle conferenze perché aiuterà a risparmiare tempo. È utile anche per la gestione dei biglietti e delle registrazioni.

Dovreste trovare un sistema che vi permetta di…

• Registrare i partecipanti e vendere i biglietti
• Gestire lo spazio del locale con dati in tempo reale
• Raccogliere i dati dei partecipanti e ottenere approfondimenti
• Integrazione con i social media
• Accesso a tutto tramite app mobile
• Effettuare il check-in dei partecipanti in loco

Aiuterà ancor di più se sarà facile da configurare e gratuito da utilizzare. Dai un’occhiata al sistema di gestione delle conferenze di Billetto.

Ricordatevi poi di dare un seguito al tutto

Ora conoscete le basi della gestione di una conferenza. (Se volete saperne di più, leggete il nostro articolo sull’organizzazione di una conferenza.) Con una pianificazione e una gestione adeguata, sarà un successo strepitoso. Ma una volta che tutto è stato detto e fatto, dovreste ricordarvi di darle seguito.

Ottenere il maggior numero di feedback possibile dagli oratori, dagli sponsor, dal vostro team e dai partecipanti. Sarà prezioso per organizzare la vostra prossima conferenza. Inviate un’e-mail di ringraziamento per fargli sapere che apprezzate la loro partecipazione e il loro supporto.

In bocca al lupo per la vostra conferenza!