Come scrivere il business plan di un evento (+lista di controllo)

Il business plan di un evento è un documento utile per aiutarti a focalizzare i tuoi sforzi in qualità di organizzatore dell’evento. Nonostante ciò, è anche uno strumento eccezionale per vendere la tua idea di evento a potenziali investitori.

Leggi questa guida per scoprire tutte le sezioni differenti che dovresti includere nel business plan del tuo evento per renderlo utile e competitivo.

1. Struttura business

La struttura della società e del team del tuo evento è fondamentale per persuadere gli investitori. Non importa quanto sia eccezionale la tua proposta di evento se non c’è un team per realizzarla.

Ecco cosa dovresti includere nella descrizione della struttura del tuo business:

• Tu e il tuo ruolo come organizzatore dell’evento
• Il team dell’evento che hai ingaggiato (con titoli e descrizioni delle posizioni lavorative)
• Che tipo di società gestisci (ditta individuale, cooperativa o a responsabilità limitata)
• Con quali venditori e fornitori intendi lavorare
• La storia della tua società e dei risultati ottenuti in passato

Consiglio: se la struttura del tuo business è più complessa, usa questa guida come aiuto per scrivere la descrizione.

2. Descrizione dell’evento

La descrizione dell’evento è la carne del business plan. È dove cerchi di vendere il concetto a potenziali investitori. Assicurati di includere quanti più dettagli possibile.

Ecco di cosa devi parlare nella descrizione dell’evento:

• Missione dell’evento: descrivi l’obiettivo generale dell’evento e cosa speri di raggiungere prima, durante e dopo l’evento.
• Finalità e tempistiche: esponi i compiti che devono essere svolti, quando devono essere svolti, chi deve svolgerli e come verranno svolti per raggiungere l’obiettivo generale dell’evento.
• Programma dell’evento: descrivi il programma dell’evento in modo dettagliato e fornisci una panoramica del tipo di contenuti che intendi fornire ai partecipanti dell’evento.
• Pubblico target: informa gli investitori su quale pubblico stai cercando di raggiungere (includi il tuo cliente ideale, perché l’evento dovrebbe interessargli e come pensi di pubblicizzarlo).
• Soggetti interessati: includi ogni soggetto interessato chiave per l’evento, che tipo di coinvolgimento è e come l’evento trarrà beneficio dalla loro presenza.

Puoi anche includere un po’ di storia dell’evento se ne hai organizzato simili in passato. Includi tutti i risultati positivi, oltre che i progetti per espanderli in futuro.

3. Piano di sviluppo

La descrizione dell’evento deve convincere potenziali investitori a supportare l’evento. Espandila con un piano di sviluppo per il futuro e farai brillare gli occhi degli investitori in cerca di guadagno.

• Visione futura: usa grandi foto per descrivere la tua visione dell’evento in futuro. Sarà ancora più grande l’anno prossimo? Si espanderà in altre nazioni?

• Sviluppo strategico: sottolinea come intendi realizzare la visione futura, che tempistiche avrà e chi verrà coinvolto nello sviluppo.
• Analisi SWOT: mostra agli investitori che hai pensato a tutto fornendo un’analisi dei punti di forza e di debolezza della tua visione.

Consiglio:se non hai esperienza, impara come condurre un’analisi SWOT per eventi.

4. Requisiti dell’evento

Usa i requisiti dell’evento per sottolineare che cosa ti serve per realizzare l’evento. Questo darà agli investitori un’idea su quante risorse ti servono e ti farà apparire meticoloso.

Ecco alcune cose che ti serviranno per il tuo evento.

• Servizi: includi sede, ristorazione, viaggi, alloggi, parcheggio, energia elettrica e WiFi.
• Attrezzatura: includi impianto audio, luci e palco per artisti e presentatori.
• Staff: descrivi lo staff di servizio, sicurezza, intrattenimento e medico che ti serve per l’evento.
• Questioni legali: esponi tutte le licenze e politiche assicurative che ti servono per il tuo evento.
• Budget: includi una stima di quanto ti costeranno tutte le cose sopra.

Consiglio: leggi la nostra guida su quali politiche assicurative per l’evento ti servono.

5. Piano di marketing

Gli investitori non sono le uniche persone a cui devi vendere l’evento. Anche il tuo pubblico target deve esserne a conoscenza. A loro volta, gli investitori vorranno sapere come intendi spargere la voce.

Ecco alcune considerazioni che puoi fare quando formuli il piano di marketing:

• Posizionamento: definisci i tuoi USP e come posizionerai il tuo evento in relazione alla concorrenza.
• Vendita biglietti: esponi il costo del biglietti e come intendi distribuirli.
• Promozione: specifica quali canali (come email, messaggi, SEM e social) userai per promuovere il tuo evento e raggiungere il pubblico.
• Pubbliche relazioni: identifica le testate giornalistiche che contatterai e come le persuaderai a pubblicare il tuo evento.
• Budget: fai una stima di quanto ti costerà promuovere il tuo evento interamente.

Consiglio: puoi scaricare questo modello di marketing per eventi per aiutarti a delineare un piano.

6. Piano finanziario

Ci vogliono soldi per fare soldi, tuttavia chiunque investa del denaro nel tuo evento vorrà sapere se sei in grado di gestirlo. Scrivi un piano finanziario su come gestirai il budget dell’evento.

Evidenza le fonti di profitto possibili dall’evento:

• Biglietti
• Gadget
• Vendita di spazi espositivi
• Sovvenzioni
• Contributi
• Donazioni
• Sponsorizzazioni

Successivamente includi tutte le spese previste:

• Affitto della sede
• Noleggio dell’attrezzatura
• Marketing
• Presentatori e artisti
• Servizio di ristorazione
• Fotografie
• Cartelli e decorazioni
• Staff
• App e software

Consiglio: leggi la nostra guida su come definire il budget di un evento per aiutarti a stimare i costi per il tuo evento.

7. Conclusioni

Ora che hai parlato di tutti gli aspetti importanti nel tuo business plan, è tempo di concluderlo e farlo sembrare meraviglioso.

Ecco le sezioni che devi includere prima e dopo ogni sezione di cui abbiamo appena parlato:

• Copertina frontale: includi nome dell’evento e logo, titolo del business plan e dettagli di contatto.
• Contenuti: crea un indice dei contenuti per evidenziare le varie sezioni nel business plan.
• Riepilogo esecutivo: scrivi l’intero business plan in forma condensata coprendo tutti i dettagli importanti per poterli leggere in pochi minuti.
• Appendici: include appendici sul retro nel caso in cui avessi note aggiuntive, report o ricerche che completano il tuo business plan.

Consiglio: puoi leggere questa guida su come formattare un business plan per avere un modello da cui partire.

Lista di controllo business plan di un evento

Per ricapitolare, ecco le sezioni che devi includere nel business plan del tuo evento:

• Copertina frontale: titolo, nome e logo dell’evento.
• Indice: numero di pagina di ogni sezione.
• Riepilogo esecutivo: una versione condensata del tuo business plan.
• Struttura business: il tipo di società e i dettagli dello staff.
• Descrizione evento: obiettivi, programma e pubblico target.
• Piano di sviluppo: visione futura, strategia e analisi SWOT.
• Requisiti evento: servizi, attrezzatura, staff e questioni legali.
• Piano di marketing: posizionamento, vendita biglietti, promozione, PR e budget.
• Piano finanziario: profitti e spese
• Appendici: ricerche, grafici e note aggiuntive.

Conclusione

Impiegherai del tempo a formulare il tuo business plan, tuttavia sarai felice una volta completato. Non sarà utile solo per potenziali investitori, ma anche per te e per il tuo team.

Ricorda che il business plan del tuo evento deve essere un documento vivo. Aggiornalo ogni qualvolta si verificano dei nuovi sviluppi.

Se vuoi ancora di più, allora guarda questo video su come scrivere un business plan: