Se hai letto la nostra guida su come trovare una sede, probabilmente ti stai chiedendo quanti soldi dovrai spendere.
I costi di affitto delle sedi variano tanto quanto le tipologie di eventi che vengono organizzati nelle stesse. Quindi per capire i prezzi delle sedi, diamo un’occhiata a quali sedi sono disponibili.
I 12 tipi di sedi per eventi più comuni
La sede di un evento può essere qualsiasi posto in cui si tiene l’evento. (Non deve necessariamente includere muri e soffitto). Detto questo, ci sono certi tipi di sedi che sono ideali per certi eventi.
Leggi per scoprire qual è la migliore per il tuo prossimo evento.
1. Bar, pub e locali notturni
Se stai organizzando una festa o uno spettacolo live, ci sono poche sedi migliori per l’evento di bar e locali notturni. Detto questo, puoi usufruire di una buona offerta se li affitti durante il giorno.
Ideali per: feste, musica live, cabaret ed eventi culinari.
2. Ristoranti
Puoi prenotare una sala privati o, se il tuo evento è abbastanza grande, prenotare l’intero ristorante.
Ideali per: cene, compleanni, matrimoni, riunioni aziendali ed eventi culinari.
3. Hotel
Tanti hotel dispongono di ristoranti, bar, sale da ballo, sale per conferenze e altri spazi per eventi, fatto che li rende ideali per tanti tipi di eventi diversi.
Ideali per: feste, cene, eventi culinari, riunioni aziendali, conferenze, presentazioni, eventi di networking e matrimoni.
4. Centri per conferenze
Anche se tante conferenze vengono tenute in hotel, anche i centri appositamente progettati per conferenze vengono spesso impiegati. Dispongono di tutta l’attrezzatura audio/video e spesso forniscono dei servizi di catering.
Ideali per: conferenze (ovviamente), riunioni aziendali, presentazioni ed eventi di networking.
5. Centri aziendali
C’è una certa somiglianza tra centri per conferenze e centri aziendali. Tipicamente, i centri aziendali tendono ad essere concentrati su attività giornaliere come riunioni e co-working.
Ideali per: riunioni aziendali, eventi di networking e presentazioni.
6. Centri comunitari
Amministrazioni e organizzazioni locali (come le chiese) hanno degli spazi disponibili in affitto. Le sedi potrebbero non essere impressionanti, ma potresti trovare un’offerta davvero buona.
Ideali per: riunioni ed eventi comunitari.
7. Club sportivi
I club sportivi locali, come di golf, calcio e rugby, potrebbero disporre di uno spazio aggiuntivo in affitto per eventi privati al fine di generare un ulteriore guadagno per i propri membri.
Ideali per: eventi sportivi.
8. Gallerie d’arte
Le gallerie d’arte sono generalmente delle grandi stanze vuote in modo che ci sia spazio per le installazioni artistiche. Questo spazio è ideale anche per tenere eventi di tutti i tipi e potresti essere in grado di negoziare un prezzo decente.
Ideali per: workshop, riunioni artistiche ed eventi di networking.
9. Sedi accademiche
Come i club sportivi, gli istituti accademici cercano di guadagnare qualcosa di più. Troverai che tante scuole e università sono liete di affittare parte delle loro strutture per eventi privati.
Ideali per: workshop di scrittura, eventi di networking e presentazioni.
10. Dimore storiche
Se stai cercando una sede elegante che non è accessibile a tutti, allora ricerca delle dimore storiche in cui tenere il tuo prossimo evento. Hanno un aspetto fantastico…ma anche un prezzo elevato.
Ideali per: matrimoni, cene e ritiri aziendali.
11. Stadi e arene
Se stai organizzando un grande concerto con migliaia di partecipanti, allora stadi e arene sono l’opzione migliore. Nonostante ciò, troverai anche che offrono degli spazi più piccoli per eventi più piccoli.
Ideali per:eventi sportivi , concerti, spettacoli di cabaret, rappresentazioni teatrali e presentazioni.
12. Parchi e campi
Le aree all’aperto possono essere utilizzate per tanti tipi di eventi diversi—e c’è tanto spazio per loro. Contatta l’amministrazione locale per vedere quali parchi e campi puoi usare.
Ideali per: mercati, fiere, festival, concerti, spettacoli di cabaret e rappresentazioni teatrali.
Prezzi delle sedi
Dopo aver trovato la sede per il tuo evento, è tempo di dare un’occhiata ai vari prezzi. Non tutte le sedi richiedono un pagamento unico per affittare i loro spazi.
Sotto troverai alcuni dei tipi di prezzi più comuni.
1. Costo di affitto
Un costo di affitto è una tariffa fissa che paghi a seconda di quanto tempo ti serve la sede. Di solito sarai in grado di affittare la sede per poche ore, mezza giornata o un’intera giornata.
Puoi trovare sedi economiche a 10 € all’ora…fino a migliaia di euro al giorno per quelle più prestigiose.
La tariffa di affitto può essere secca (vedi il punto #2 sotto) o includere catering e attrezzatura tecnica. Tutto dipende da ciò che viene offerto dalla sede.
2. Affitto secco
Un affitto secco è uguale al costo di affitto (vedi il punto #1 sopra), tuttavia viene messo per esplicito che è incluso soltanto lo spazio. In molti casi, questo significa che non sono presenti neanche decorazioni.
Si tratta di una buona soluzione se vuoi organizzare cibo, bevande, decorazioni e attrezzatura tecnica da solo. Nonostante ciò, devi calcolare se questo ti permette davvero di risparmiare.
3. Pacchetto per persona
Un pacchetto per persona è un tipo di prezzo in cui paghi un certo tanto per ogni persona che partecipa.
Di solito il prezzo include cibo e bevande che gli ospiti consumeranno. I pacchetti per persona variano tra 30-100 € per ospite.
4. Tariffa giornaliera delegata
Hotel e centri per conferenze focalizzati su eventi aziendali offrono delle tariffe delegate. Di solito hanno lo stesso prezzo dei pacchetti per persona (vedi il punto #3 sopra).
Le tariffe giornaliere delegate differiscono perché spesso includono attrezzatura audio/video oltre che altri oggetti che potrebbero servire agli ospiti come penne e taccuini.
5. Spesa minima
Molti hotel, ristoranti, bar e club offrono un’offerta per spesa minima. Questo significa che non paghi nulla per affittare la sede ma devi assicurarti che i tuoi ospiti spendano un certo tanto.
Se i tuoi ospiti dovranno acquistare bevande e cibo, questa potrebbe essere una buona soluzione per te. Assicurati soltanto che il menu non sia ridicolmente sovrapprezzo.
Lo svantaggio di questo tipo di prezzo è che devi coprire la differenza se non si raggiunge la spesa minima pattuita. La spesa minima può variare da 200 € nei giorni della settimana a migliaia di euro nel weekend.
6. Numero minimo di ospiti
Alcune sedi offrono una formula con un numero minimo di ospiti anziché con la spesa minima. Questa è potenzialmente un’offerta migliore rispetto a quella di spesa minima.
In questo caso, devi soltanto accertarti della partecipazione di un certo numero di ospiti. La sede calcola che ogni ospite spende abbastanza per coprire costi generali e per guadagnare.
Come l’opzione di spesa minima, tuttavia, potresti dover pagare una multa se non riesci a portare il numero minimo di ospiti nella sede.
Consiglio: leggi questa guida approfondita sui prezzi delle sedi per capire meglio quanto budget per il tuo evento mettere da parte.
Dai inizio alla caccia per la sede…
Ora che sai che tipo di sedi sono disponibili per il tuo evento e quali sono i tipi di prezzi offerti, sei in una posizione migliore per trovare e negoziare su una buona offerta.
Nel caso in cui ci fosse qualcosa relativo all’affitto di sedi di cui non abbiamo parlato in questo articolo, lascia un commento sotto!
