Come Pianificare Uno Spettacolo in 9 Semplici Passi

Gli spettacoli dal vivo sembrano così semplici che è facile dimenticarsi di quanto lavoro ci sia dietro.

Potrebbe esserci un solo musicista, un oratore o un comico sul palco, ma alle spalle c’è un’intera macchina organizzativa.

In questo articolo, imparerai come oliare quella macchina in modo che niente vada storto durante lo spettacolo. Perché non c’è niente di divertente in uno spettacolo mal riuscito.

Ad eccezione di The Play That Goes Wrong.

In questo pezzo, vedremo…

• I pro e i contro di utilizzare un’agenzia di prenotazione (e di andarci direttamente)
• Quali regole valutare in anticipo
• Come pianificare il budget
• Di chi hai bisogno nella tua squadra
• Come tenere in conto i ritardi
• Trovare il luogo giusto (e prepararlo)
• Come controllare il suono e l’illuminazione

Non indugiamo oltre dunque: che lo spettacolo abbia inizio!

1. Prenotazione tramite agenzia o prenotazione diretta

Dovresti decidere quale strada seguire al momento della prenotazione dell’artista. Hai due opzioni: passare attraverso un’agenzia di prenotazione o prenotare direttamente.

Entrambe le opzioni hanno i propri vantaggi e svantaggi, che esamineremo ora.

I vantaggi di affidarsi a un’agenzia di prenotazione

Un’agenzia di prenotazione è una buona opzione se non sai esattamente cosa stai cercando.

Agenzie di prenotazione…

• Può aiutarti nel trovare l’artista appropriato per il tuo evento
• Può trovare un sostituto in caso di cancellazioni
• Avrà un team di marketing per aiutarti nella promozione
• Avrà una procedura di assunzione specifica così come una per il contratto

In altre parole, un’agenzia di prenotazione è più professionale (il più delle volte).

Svantaggi del procedere con un’agenzia di prenotazione

Un’agenzia di prenotazione coinvolge più persone, il che porta ad un prezzo più alto.

Agenzie di prenotazione…

• Aggiungerà il suo compenso allo stipendio dell’artista.
• Può effettuare una sostituzione con un preavviso molto breve
• Agirà come intermediario, il che generare ritardi sulle comunicazioni

Com’è il detto: più persone, più problemi.

Suggerimento:The Unsigned Guide è uno dei riferimenti più completi agli artisti senza contratto nel Regno Unito.

I vantaggi di farlo direttamente

Se le agenzie di prenotazione ti sembrano troppo burocratiche per il tuo stile, puoi sempre scegliere la soluzione personale.

Farlo di persona…

• Ti porterà proprio all’artista che desideri
• Potrebbe risultare più economico in quanto non ci saranno intermediari.
• Ti permette di comunicare chiaramente prima dello spettacolo

In altre parole, ti risparmi il fastidio di avere a che fare con gli “account manager”.

Svantaggi del farlo di persona

Ci sono anche alcuni svantaggi nel non passare attraverso un’agenzia quando si prenota un artista.

Farlo di persona…

• Può lasciarti senza un piano di riserva nel caso in cui l’artista annulli lo spettacolo
• Ti renderà responsabile di tutte le questioni contrattuali

In altre parole, è più rischioso. Ma può ripagarti se gestisci tutto al meglio.

2. Detta le regole (o scrivile)

Una buona norma è quella di avere delle regole, indipendentemente dal fatto che si passi attraverso un’agenzia o lo si faccia di persona.

Alcune delle regole che dovresti discutere con l’artista o l’agenzia sono…

• Quanti atti di riscaldamento sono necessari (se presenti)
• La durata della performance (compresi gli atti di riscaldamento)
• Eventuali restrizioni sulla lingua utilizzata o sull’argomento trattato
• Pagamento (quota fissa o percentuale dagli ingressi o dal bar)
• Assicurazione sulla responsabilità civile

Quando si parla di sicurezza è sempre meglio andarci cauti e impostare regole chiare. In questo modo, le aspettative di tutti saranno gestite prima dello spettacolo.

Nota: Scaricate questo foglio sulle frodi per sapere cosa discutere quando prenotate un artista.

3. Pianifica il tuo budget

Non andare mai a caso. E non dire mai “vedremo come andrà”, perché non andrai da nessuna parte.

Cerca di essere il più specifico (e realistico) possibile quando pianifichi il budget per il tuo spettacolo. Riferisciti a spettacoli simili per guidare le tue previsioni.

Dovresti contattare gli artisti, le sedi, i ristoratori e chiunque altro di cui hai bisogno per l’evento. Ottieni il maggior numero possibile di preventivi.

Poi confrontare i prezzi e stabilisci il budget. E aspettati spese impreviste. Queste salteranno fuori durante il percorso.

Una buona idea sarà quella di ottenere un sistema di biglietteria che vi informi sulle vendite in tempo reale (lo vedremo più avanti). In questo modo, è possibile regolare il budget man mano che i biglietti vengono venduti.

4. Recluta un team competente

Sono necessarie molte mani per garantire che uno spettacolo dal vivo funzioni senza intoppi. E molte menti lavorano meglio di una sola, indipendentemente da quanto grande sia la vostra.

Avrete bisogno di qualcuno per…

• Gestire i media
• Promuovere gli eventi sui social
• Gestire le prevendite dei biglietti
• Risolvere gli aspetti tecnici
• Stare alla porta la notte

Puoi rivisitare questo punto una volta che hai completato il tuo piano per lo spettacolo (vedi #5).

5. Tieni conto di eventuali ritardi

Come per il bilancio, ci si dovrebbe aspettare l’imprevisto quando si tratta della gestione del tempo. Molti fattori sono fuori dal vostro controllo.

L’artista potrebbe rimanere bloccato nel traffico. Allo stesso modo, potrebbe succedere qualcosa con la società di catering e qualsiasi altra persona inerente.

L’unico fattore che non è fuori dal vostro controllo è la preparazione. Create un piano di emergenza in modo che gli ospiti non si annoino nell’attesa.

6. Scegli il luogo giusto

La sede dello spettacolo dovrebbe generalmente corrispondere al tipo di performance che stai progettando. Ma potrebbe essere anche un qualcosa di non convenzionale, se si adatta al tema.

Dovresti assicurarsi che la sede sia…

• Accessibile e vicina ai mezzi di trasporto pubblici
• In grado di contenere il numero di persone attese
• Dia un minimo di credibilità al vostro evento
• Abbia tutti i servizi necessari allo spettacolo
• Si adatti al budget

Ma questo non è tutto. Sarà anche necessario preparare la sede e l’area del palco per gli artisti.

Suggerimento: The Gig Guide offre un’ottima lista di luoghi per spettacoli dal vivo nel Regno Unito.

7. Preparare la sede

La posizione del pubblico può avere un grande impatto su come andrà lo spettacolo.

Un concerto rock metterà a tacere tutte le conversazioni in sala. Una serata comica invece, potrebbe richiedere una certa interazione con il pubblico.

Due stili comuni di disposizione dei posti a sedere per gli spettacoli sono il cabaret (con tavoli) e il teatro (in fila). Il primo è utile se non pensate di fare il tutto esaurito per lo spettacolo, in quanto la sala sembrerà più piena.

Un trucchetto è quello di sedere gli ospiti più vicino al palco e segnare le file posteriori come riservate. È possibile poi rimuovere le indicazioni dei posti riservati una volta che le prime file sono state riempite.

Infine, è necessario assicurarsi che gli ospiti abbiano ampio spazio per muoversi. Ciò significa che non ci saranno lunghe file di posti a sedere senza una corsia centrale.

Il palcoscenico sarà il centro della serata, quindi è necessario assicurarsi che sia rialzato sopra i posti a sedere. L’unica eccezione dovrebbe essere un anfiteatro.

Se il luogo che avete scelto non ha un palco vero e proprio, dovreste provare a prenderne uno. Un palco di fortuna è economico da affittare e richiede dieci minuti per essere allestito.

8. Organizzate l’illuminazione del palcoscenico

Proprio come il palcoscenico mette l’accento sull’artista, anche l’illuminazione si comporta in modo simile. Anche in questo caso, ci sono delle eccezioni, come quella di una serata jazz poco illuminata.

Ma supponiamo che l’esibizione sia il punto focale della serata e non solo il rumore di fondo. Avrete bisogno di fari puntati verso il palco.

Comunicate con lo staff del locale o con il vostro team tecnico per assicurarvi che il palco sia ben illuminato. Non ci dovrebbero essere punti in cui l’artista sia non ben visibile se si muove.

Dovresti anche essere in grado di abbassare le luci principali nel locale subito prima dello spettacolo. Questo segnalerà al pubblico che lo spettacolo sta per iniziare.

Suggerimento:The Stage offre una buona visione d’insieme dei fornitori di luci scenografiche nel Regno Unito.

9. Controlla il suono

Il suono è importante quanto l’illuminazione durante lo spettacolo. Se il locale non dispone di un impianto audio interno, è necessario prepararne uno in anticipo.

La scelta dei microfoni dipenderà dalle prestazioni. I musicisti tendono a preferire i microfoni senza fili con supporto a braccio. I comici invece prediligono i microfoni con cavo e supporto rigido. Attori o oratori possono richiedere un microfono personale (appuntato su di loro) in modo da potersi muovere.

Il sistema audio dovrebbe includere un altoparlante su entrambi i lati del palco e monitor rivolti verso l’artista. Gli altoparlanti dietro il pubblico sono opzionali, ma possono essere richiesti per spettacoli più grandi.

Assicuratevi di avere ricambi. Microfoni e cavi allo stesso modo possono guastarsi nei peggiori momenti possibili.

Suggerimento: The Stage può fornirvi una lista di fornitori per il Regno Unito.

Pronto a vendere i biglietti per lo spettacolo?

Hai già contattato l’artista e la sede. La sala è stata organizzata in modo ordinato. L’illuminazione e il suono sono pronti.

Ora è il momento di riempire quei posti.

Inserisci il tuo spettacolo in un sito di eventi come Billetto e promuovilo al massimo!

Buona fortuna!