17 consigli per organizzare un evento di cui hai bisogno nella tua vita

Non si conoscono mai troppi consigli per organizzare un evento. Organizzare e portare a termine un evento non è semplice, per questo ti servono tanti più strumenti possibili.

Abbiamo stilato una lista di 17 consigli per organizzare un evento vincenti qui. Ci auguriamo che possano rendere la tua vita da organizzatore di eventi un po’ più semplice.

Alcuni dei consigli che tratteremo in questo articolo ti insegneranno come…

• Stilare il programma dell’evento
• Usare dei software di organizzazione
• Raccogliere e usare dati
• Gestire tempo e denaro
• Trovare e preparare una sede
• Gestire le tempistiche in modo corretto
• Trovare una biglietteria partner
• Sincronizzare app
• Automatizzare compiti

Sei pronto a partire? Cominciamo.

Consiglio #1: pensa in grande (e poi ridimensiona)

Delinea come dovrebbe essere l’evento perfetto se non ci fosse alcune restrizione. Descrivi ogni aspetto dell’evento.

Poi torna indietro con una penna rossa e segna ciò che basta per accontentarti. Ora hai vari aspetti su cui puoi lavorare e hai gestito le tue aspettative.

Consiglio #2: usa dei software di organizzazione eventi

Ci sono tanti programmi di organizzazione eventi disponibili. Ti aiuteranno a gestire i tuoi compiti, il tuo budget e le tue scadenze.

Leggi la nostra guida sui migliori strumenti di organizzazione eventi online gratis per scoprirne alcuni.

Consiglio #3: raccogli dati (e usali)

I dati sono davvero utili perché ti consentono di misurare il tuo successo e prevedere gli esiti. Se non hai dei dati da eventi precedenti, devi iniziare a raccoglierne ora.

Dai un’occhiata alle tendenze negli acquisti e alla presenza online dei tuoi ospiti. In alternativa, puoi pubblicare dei questionari e analizzare dei casi di studio di eventi simili al tuo.

Consiglio #4: gestisci il tuo tempo in modo efficiente

Dato che probabilmente stai lavorando da solo, è importante strutturare la tua giornata. Usa un’app calendario per programmare i tuoi compiti e tieni conto di eventuali pause.

Devi sempre lasciarti del tempo di riserva nel caso in cui si verifichino dei ritardi inaspettati.

Consiglio #5: determina un budget realistico

A nessuno piacciono i fogli di calcolo , ma si tratta di uno strumento tanto malefico quanto necessario. Determina un budget secondo la tua visione (vedi consiglio #1).

Successivamente aggiornalo con un foglio di calcolo o un software di programmazione eventi (vedi consiglio #2) per assicurarti di non superarlo.

Consiglio #6: pensa a dei finanziamenti aggiuntivi

Mentre si organizza un evento non è troppo presto per pensare a un finanziamento. Dopo tutto, hai appena determinato il budget.

Fortunatamente, ci sono vari modi per incrementare le tue risorse finanziarie. Crea una lista di potenziali sponsor per l’evento o pensa ad avviare una campagna di crowdfunding per il tuo evento.

Consiglio #7: ricerca sedi (e servizi)

La scelta della sede deve rispecchiare il tema dell’evento e il tuo budget. Ma deve disporre anche di tutti i servizi di cui hai bisogno.

Pensa a luogo, posti a sedere, WiFi, sicurezza, servizio di ristorazione, illuminazione, impianto audio e tutto ciò che potrebbe servirti. Assicurati che la sede scelta includa tutto ciò che hai stabilito.

Consiglio #8: scrivi dei contratti dettagliati

Stipula sempre dei contratti dettagliati tra te, la sede, il servizio di intrattenimento e chiunque altro coinvolto. Richiedi assistenza legale se necessario.

Assicurati che ogni preventivo comprenda tutti i costi. In questo modo eviterai di ricevere delle sorprese da pagare al termine dell’evento.

Leggi anche le clausole scritte in piccolo e assicurati che tutto sia chiaro.

Consiglio #9: visita la sede prima dell’evento

La maggior parte degli eventi hanno dei siti con delle foto e anche un tour virtuale a 360 gradi. Tuttavia devi prima recarti lì di persona.

Mettiti nei panni dei tuoi ospiti e pensa cosa li potrebbe impressionare. Potrebbe esserti d’aiuto visualizzare il tuo evento e l’esperienza che creerai.

Consiglio #10: trova dei punti in cui scattare dei selfie

Cerca di trovare dei punti in cui scattare dei selfie mentre ti trovi nella sede. Questo aiuterà ad incrementare la tua presenza sui social, rendendo successivamente più efficace il tuo marketing.

Puoi creare un muro per selfie posizionando uno sfondo all’entrata della sede. In questo modo, i tuoi ospiti possono subito condividere le proprie foto su Instagram.

Consiglio #11: aspettati l’inaspettato

Ci sono tante cose che possono andare male mentre organizzi un evento. Se il tuo evento è all’aperto, devi tenere d’occhio il meteo .

Se il tuo evento è in una grande città come Londra, devi tenere conto di ingorghi stradali e scioperi della metropolitana. Può accadere qualsiasi cosa. Sii pronto.

Consiglio #12: fai attenzione a eventi concorrenti (e festività)

Assicurati che il tuo evento non sia nello stesso giorno di un concorrente quando programmi la data.

Allo stesso modo, devi fare attenzione ai giorni festivi in cui potrebbe cadere il tuo evento. A seconda del tuo pubblico target, devi anche organizzare l’evento lontano da giorni di vacanza diffusi.

Consiglio #13: trova una biglietteria partner affidabile

Scegli un sito o una piattaforma di biglietti che semplifichi la tua vita. Assicurati che accetti tutte le forme di pagamento e che possa essere integrata su tutte le tue altre piattaforme.

Un nome conosciuto accrescerà la credibiità del tuo evento.

Consiglio #14: collega i tuoi account social

Anche se i social fanno parte della fase di marketing del tuo evento, ora è il momento di prepararli.

Usa un sito aggregatore come Buffer o Hootsuite per collegare tutti i tuoi account in anticipo.

Consiglio #15: automatizza, automatizza, automatizza

Identifica più aspetti possibili del tuo evento che puoi automatizzare. Programma email e post sui social.

Sincronizza la tua app per i biglietti con il CRM o il software di gestione dell’evento. Automatizza tutto.

Consiglio #16: crea una lista dei compiti

Crea una lista, cartacea o digitale. Trello è un’ottima app per creare liste. Anche carta e penna vanno bene.

Assicurati di portarla sempre con te. Ti aiuterà a monitorare i tuoi progressi.

Consiglio #17: continua ad imparare

È facile rimanere bloccati nella proprie abitudini, specialmente se organizzi eventi da un po’ di tempo. Tuttavia tendenze e tecnologia non si fermano mai. E neanche tu dovresti.

Leggi ebooks (e libri cartacei), frequenta corsi brevi e utilizza il servizio Google Alert per ricevere delle novità sul settore.

Hai imparato qualcosa?

Questi sono tutti i nostri consigli per organizzare un evento…per ora. Siamo sempre alla ricerca di nuove tecniche che possano semplificare la tua vita da organizzatore di eventi.

Se pensi ci sia un consiglio per organizzare un evento che non abbiamo trattato, saremo lieti di saperne di più dalla sezione commenti sotto. Condividere aiuta!