Trovare la sede giusta per il tuo evento: consigli per trovare lo spazio perfetto

Trovare la sede giusta non è semplice. Ogni evento a dei requisiti unici.

Selezionare una sede abbastanza grande (e disponibile) può essere complicato. Dai un’occhiata ad alcune delle domande che devi porti come organizzatore di eventi e vedrai quando può essere difficile questo processo.

La sede ha la giusta configurazione tecnica? È facile da raggiungere? Include del personale? Devo portare dell’attrezzatura? È facile entrare nel panico con tutte queste cose a cui devi pensare. I nostri consigli renderanno la tua vita più semplice.

Ci sono due aspetti da considerare:

1. Come trovare una sede in generale.
2. Come valutare le sedi migliori.

Trovare una sede in generale

Che cosa devi fare per trovare la sede giusta? Da dove partire? Iniziamo.

1. Inizia in anticipo

Questo è davvero fondamentale. La sede di un evento popolare può essere prenotata mesi o anni in anticipo. Oltre a questo, ingaggiare presentatori, venditori e artisti è più facile se inizi presto.

Prima inizi, maggiori possibilità hai di trovare la sede giusta…e meno stressante sarà questo processo.

2. Lavora per definire dei criteri

Immagina di andare da un venditore di auto senza considerare quanti chilometri al litro o quanti sedili ti servono. Sarebbe da pazzi. Devi essere più preparato possibile.

Questo vale anche per la ricerca di una sede. Devi creare una lista di criteri. Questa deve includere capacità e dotazioni di sicurezza, distanza dai servizi di trasporto pubblico e personale.

Per continuare la metafora, assicurati di non acquistare una macchina sportiva quando ti serve un veicolo familiare.

Consiglio: Per avere una lista di cose a cui pensare, dai un’occhiata a “13 cose importanti da considerare durante la scelta della sede del tuo evento“

3. Definisci un budget

Definire un budget è importante per ogni cosa decidi di fare nella tua vita o a livello lavorativo. Fa parte dei tuoi criteri, ma merita una sezione propria. Non solo devi definire un budget per l’affitto della sede, ma devi prendere in considerazione anche la sicurezza, il personale e le licenze.

Consiglio: Ecco uno strumento eccezionale per aiutarti a definire un budget per il tuo prossimo evento (compresa la sede).

4. Crea un piccola lista e contatta le sedi

Potrebbe sembrare invitante trovare una sola sede che sembra appropriata e affittarla. Vorrebbe dire meno ore di discussioni e valutazioni, ma anche accontentarsi del minimo.

Trovare una sola sede è difficile, per questo è meglio trovare più sedi e valutarle per determinare la migliore.

Dopo aver scelto alcune sedi che soddisfano i tuoi criteri, contattale.

Devono essere interessate al tuo evento. Per questo motivo, la sede potrebbe aiutarti anche con promozioni e ricerca del personale. Discutendo puoi anche verificare se viene offerta dell’attrezzatura o altro.

Una sede che comprende i tuoi bisogni ed è disposta ad aiutarti ti farà risparmiare tanto stress.

Consiglio: dai un’occhiata a questo articolo per dei suggerimenti su come negoziare con le sedi.

5. Visitale

È un aspetto imprescindibile: non affittare una sede senza prima visitarla. Una visita può confermare o farti cambiare idea. E se non ci sono parcheggi, il personale è scortese o l’attrezzatura è rotta? Meglio evitare tutto questo.

Le visite possono occupare tanto tempo, ma sono l’unico modo per scoprire se la sede è giusta per il tuo evento. Le tue prime impressioni sono importanti.

Strumenti per cercare sedi (e come usarli)

Ci sono tanti strumenti che ti possono aiutare a trovare delle sedi. Alcuni sono più ovvi di altri. Gli strumenti sotto devono far parte del tuo arsenale di ricerca sedi.

1. Tagvenue

Tagvenue è un ottimo strumento per tutte le tipologie di sedi. Hanno un database per Regno Unito e Australia che ti permette di cercare oltre 5.000 sedi.

Il loro strumento di ricerca ti permette di inserire il tipo di evento, il numero di ospiti e la posizione per ottenere i risultati più appropriati. Ad esempio, se stai organizzando un concerto di musica live per 200 ospiti a Manchester, inserisci questi criteri per avere una piccola lista di risultati.

Puoi anche filtrare i risultati ottenuti. Collega i filtri con i tuoi criteri. Puoi cercare specificando attrezzatura A/V, licenze per la vendita di alcolici, sicurezza e tanto altro.

In alternativa, Venue Scanner è un altro sito molto simile. Se non trovi dei risultati nella tua zona, prova il loro database.

2. Siti di liste di eventi

I siti di liste di eventi ti permettono di trovare tanti eventi esistenti. Non c’è niente di male nel prendere ispirazione da altri eventi.

Per sfruttare le liste, cerca degli eventi simili in una stessa zona. (In tutti questi siti puoi filtrare i risultati.)

Troverai subito quali sedi sono state scelte per eventi simili. Successivamente puoi creare una lista di sedi da ricercare.

Questa tecnica richiede un po’ di lavoro. Ma ti garantisce di trovare delle sedi attive nel settore scelto.

Consiglio: Ci sono centinaia di siti di liste di eventi là fuori. Per 10 dei migliori nel Regno Unito, dai un’occhiata a questa guida.

3. Motori di ricerca

Qui non si parla solo di Google, ma per essere chiari: Google è ciò a cui hai pensato.

Gli organizzatori di eventi hanno un relazione di odio/amore con Google. E questo è comprensibile.

È ancora il modo migliore per ricercare qualsiasi cosa. Sedi incluse. Puoi ottenere centinaia di risultati con poche parole chiave, ma potrebbe rendere il tuo lavoro più pesante.

Un ricerca tipo “sede per musica a Birmingham” e “sede per conferenza a Southampton” genera tante pagine da consultare.

Sfortunatamente, le sedi che trovi non sono filtrate. Dovrai lavorare un po’ per determinare quali sono adatte.

Google non garantisce che le sedi che trovi siano attive. Potresti trovare delle sedi chiuse da mesi.

Consiglio: Per migliorare le tue ricerche su Google, dai un’occhiata a “Trucchi per ricerche su Google che renderanno la tua vita più semplice“

Ulteriori considerazioni

Ora sai come creare una piccola lista di sedi e dove ricercare gli spazi per il tuo evento. Ecco altre considerazioni.

1. Considera il pubblico

Una sede potrebbe sembrare perfetta sulla carta, ma non essere giusta per il tuo pubblico. Vuoi organizzare un concerto metal? Non affittare una sede per musica classica. Stai organizzando un evento per società di successo? Punta all’esclusività. Considera che cosa il tuo pubblico si aspetta.

2. Riempi gli spazi

Se pensi che ci saranno 100 partecipanti e trovi una sede con 500 posti che rientra nel tuo budget, pensa a una sede più piccola. Potrebbe sembrare un controsenso (e avere un po’ di spazio libero va bene), ma una sede grande farà sembrare che hai meno ospiti che girovagano per il tuo evento.

3. Attrazioni, venditori e altri servizi

Vuoi un servizio di ristorazione al tuo evento? Ti servono sedie e tavoli o è un buffet in piedi? La sicurezza viene fornita dalla sede? Stabilisci che cosa viene offerto in anticipo per evitare dei problemi successivamente.

Consiglio: Add to event è un sito eccezionale per trovare venditori se devi fornire dei servizi.

Cerca delle sedi oggi

Con questi consigli, puoi creare una lista di opzioni e iniziare a setacciare il terreno. Fatti furbo e stabilisci le tue necessità in anticipo per risparmiare tempo e stress.

Dopo aver trovato la sede giusta, leggi questi consigli per organizzare un evento per pianificare un evento di successo. Buona ricerca!