Come organizzare una cerimonia di premiazione in 17 step (+Checklist)

A tutti piacciono le cerimonie di premiazione. Vi basta guardare all’industria dell’intrattenimento per capire quanto sono popolari. E quindi vediamo come si organizza una cerimonia di premiazione.

Leggete questo articolo per scoprire…

• Perché dovreste organizzare una cerimonia di premiazione
• Come organizzare il banchetto
• Ottenere un’utile checklist da utilizzare

Perché organizzare una cerimonia di premiazione?

La ragione principale per organizzare una cerimonia di premiazione è per mostrare apprezzamento per i successi ottenuti da determinate persone. Ma le cerimonie di premiazione possono essere anche utilizzate come ottimo strumento per le pubbliche relazioni.

Ci sono due tipi di cerimonie: quelle interne e quelle esterne.

Cerimonie interne

Le cerimonie interne di solito vengono organizzate per gli impiegati di un’azienda e hanno titoli come “Premi per il miglior impiegato dell’anno” o “Premio come miglior venditore dell’azienda XYZ”.

Cerimonie esterne

Le cerimonie esterne spesso si concentrano su un’intera industria, come ad esempio i Grammy Awards o i Golden Globe.

Vediamo come si organizza uno show di successo, che sia per gli impiegati della vostra azienda, per beneficienza o per tutta un’industria.

1. Scrivete un brief

Il brief dovrebbe delineare lo scopo dell’evento. Forse dovete raccogliere fondi per una buona causa, o magari volete semplicemente dimostrare apprezzamento per i vostri colleghi.

Cercate di rispondere alle seguenti domande:

• Chi dovrebbe essere nominato?
• Perché si meritano una nomination?
• Di quali informazioni su di loro avete bisogno?
• Chi dovrebbe scegliere i vincitori?
• Che aspetto dovrebbe avere il premio?
• Quando dovrebbe tenersi la cerimonia?

2. Scegliete un tema

La cerimonia sarà molto più interessante con un tema, un filo conduttore. Assicuratevi di scegliere qualcosa di stimolante e memorabile che spingerà tutti a continuare a parlare della cerimonia anche dopo che sarà finita.

Consiglio: Leggete la nostra guida su come scegliere un tema per il vostro evento.

3. Stabilite un budget

Il budget cambierà notevolmente se sceglierete di vendere i biglietti o se volete lasciare che le persone partecipino gratuitamente. Tenete da conto anche le donazioni e la sponsorizzazione aziendale.

Consiglio: Usate la nostra guida su come gestire il budget del vostro evento se avete bisogno d’aiuto.

4. Scegliete una location

Una volta stabilito il budget, è tempo di cercare una location appropriata. Le cerimonie di premiazioni di solito sono sfarzose, e quindi la location dev’essere adatta.

Consiglio: Leggete la nostra guida su come segliere la giusta location in base al tema.

5. Stabilite il design del palco

Pensate al tipo di palco che volete avere e se la location è abbastanza grande. Immaginatevi dove sarà il presentatore e il podio e dove verranno presentati i premi. Lasciate un po’ di spazio per il branding.

Consiglio: Pinterest ha numerose immagini di design di palchi per le cerimonie di premiazione da cui potete farvi ispirare.

6. Create una planimetria

Le persone devono avere un posto dove sedersi durante la cerimonia. Posizionate i nominati in modo che sia facile per loro alzarsi per venire a ritirare il premio. Posizionate i vincitori vicino al palco.

Consiglio: Uno strumento come PerfectTablePlan può aiutarvi a progettare la planimetria della vostra cerimonia.

7. Pianificate l’audio e il video

Non volete problemi sul fronte tecnologia: quindi pensate ai microfoni, alle connessioni WiFi, ai proiettori, ecc. con largo anticipo. Dovreste anche determinare dov’è meglio posizionare le telecamere.

Consiglio: Date uno sguardo alla nostra guida sull’attrezzatura per eventi per scoprire dove trovare ciò di cui avete bisogno.

8. Scegliete le musiche

A tutti fa piacere sentire una bella canzone ogni volta che il vincitore sale sul palco per accettare il premio. Potete anche usare delle canzoni per introdurre gli oratori prima della consegna dei premi.

Consiglio: Ecco una playlist di YouTube con le canzoni più popolari per le cerimonie di premiazione.

9. Scegliete un presentatore

Il presentatore sarà il collante che terrà insieme gli oratori e gli annunci dei vincitori. Se non potete presentare voi stessi, allora scegliete qualcuno che sappia il fatto suo.

Consiglio: Potete anche assumere un un presentatore professionista.

10. Ingaggiate gli oratori

È sempre una buona idea introdurre ogni premio con un diverso oratore, preferibilmente un esperto del campo. Aiutate gli oratori con Autocue e filerà tutto liscio.

Consiglio: Usate questi consigli su come reclutare i giusti oratori per la vostra cerimonia di premiazione.

11. Scegliete i giudici

I premi dovrebbero significare qualcosa, ed è per questo che è importante selezionare con cura i giudici. Devono essere degli esperti qualificati per scegliere i vincitori.

Consiglio: Date un’occhiata alla guida gratuita di OpenWater su come selezionare i giudici per la vostra cerimonia.

12. Trovate dei venditori

Scoprite di cosa avete bisogno in quanto ad attrezzatura, catering, mobilia, palcoscenico e decorazioni. Quindi scegliete i migliori fornitori con largo anticipo cercando di strappare un buon accordo.

Consiglio: Leggete la nostra guida su come negoziare con i venditori e rispettare il vostro budget.

13. Assumete degli intrattenitori

Non tutti riceveranno un premio, quindi assicuratevi di dare un valore aggiunto a tutti gli altri ospiti. Assumete degli intrattenitori per la cerimonia di premiazione e rendete il vostro evento memorabile.

Consiglio: Trovate un’agenzia con musica dal vivo, comici e altri intrattenitori.

14. Create un programma

Scrivete un programma dettagliato e un brief da consegnare al vostro team per tenerlo aggiornato sulla sequenza degli eventi. Ricordatevi di lasciare un po’ di tempo tra i vari segmenti per coprire eventuali ritardi.

Consiglio: Usate uno di questi template per accelerare il processo.

15. Fate le prove generali

La pratica rende perfetti, quindi prendetevi il tempo necessario per provare lo show con il vostro team. In questo modo, potrete identificare dei rischi a cui non avevate pensato durante il processo di pianificazione.

Consiglio: Abbiamo scritto una guida su come gestire un evento senza problemi che pensiamo vi sarà di enorme aiuto.

16. Publicizzate la cerimonia di premiazione

Che sia una cerimonia tra pochi intimi o un evento su larga scala, è importante pubblicizzarla con largo anticipo. Cosa ancora più importante se volete vendere i biglietti.

Consiglio: Leggete la nostra guida su come publicizzare il vostro evento per raggiungere il pubblico più ampio possibile.

17. Usate una checklist

Wow, queste sì che sono un sacco di cose a cui pensare. Se vi sentite sopraffatti, allora è una buona idea usare una checklist per la pianificazione di una cerimonia di premiazione che vi aiuterà a tenere traccia di tutto.

E il vincitore è…

Ora che sapete tutto quello che dovete sapere per gestire la vostra cerimonia di premiazione, non basta che ingranare la marcia e partire.

Quindi, che state aspettando?