Come effettuare la prova di un evento (+lista di controllo)

Hai solo una possibilità, non farti scappare l’opportunità, questa opportunità si ha una sola volta nella vita, yo…

– Eminem, “Lose Yourself”

In qualità di artista, Eminem capisce l’importanza delle prove. Niente è più imbarazzante di perdere il ritmo proprio davanti a un folla entusiasta (e severa).

In qualità di organizzare dell’evento, devi dare valore alle prove proprio come Eminem. Anche se ti occupi di cose diverse, il risultato in caso di fallimento durante l’evento è lo stesso: le persone faranno buuu. E getteranno cose.

Quindi diamo un’occhiata alle prove per eventi, perché sono importanti e come effettuarle.

Leggi per scoprire…

• Che cos’è una prova
• Perché devi effettuarne una per il tuo evento
• Come effettuare una prova con successo
• Le diverse tipologie di prove
• Quale prova per eventi dovresti scegliere
• Lista di controllo per le prove di un evento

La verità è che non hai solo una possibilità per organizzare un evento di successo. Perlomeno non se fai delle prove correttamente.

Che cos’è una prova per eventi?

Coloro che conoscono il mondo del teatro conoscono anche il termine “prove generali”. Si tratta del momento in cui gli attori provano l’intera rappresentazione teatrale come se fosse presente il pubblico.

Nessuna pausa, commento o modifica è consentita durante le prove generali. Si tratta di un’esercitazione su ciò che succederà il giorno e su come tutti gestiranno gli eventuali errori commessi.

Una prova per il tuo evento deve essere simile alle prove generali teatrali. Si tratta di un modo per verificare se tu e il tuo personale siete preparati per cosa succederà quando arriveranno gli ospiti.

Pensa come se fosse un’esercitazione antincendio. Non deve provocare ulteriore stress, ma ridurlo perché tutti sanno esattamente cosa fare.

Perché dovresti fare una prova per il tuo evento?

Qualche tempo fa, la limousine di Barack Obama chiamata “The Beast” è rimasta incastrata in un dosso. (Oppure no, a seconda di chi chiedi). Sembra essere uno scenario divertente per tante persone—e patetico agli occhi degli oppositori.

Immagina l’auto più sicura al mondo rimanere bloccata a causa di un dosso. Questo scenario enfatizza quanto sia importante fare delle prove per fare in modo che l’evento sia un successo.

Come effettuare una prova di un evento con successo

Copri ogni aspetto del tuo evento per assicurarti che la risposta da parte tua e del tuo team sia come dovrebbe essere. Il team di Obama ha effettuato probabilmente tante prove.

Nonostante ciò, questo era prima della sfortunata visita in Irlanda. Hanno dimenticato qualcosa il giorno, e il risultato ora è dappertutto su internet.

Le prove degli eventi mettono in luce quelle piccolezze che potrebbero essere nascoste durante il processo di organizzazione. Non vengono fuori fino a quando non inizia davvero l’evento.

Al fine di sapere come effettuare una prova di un evento con successo, è importante che capisca le diverse tipologie di prove, oltre a quali eventi sono più adatte.

Le diverse tipologie di prove di un evento

La tipologia di prova che devi scegliere per il tuo evento dipende dal tipo di evento che stai organizzando. Nonostante ciò, come regola generale, ci sono due tipologie di prove.

Prove tecniche

Qui, testi tutta l’attrezzatura tecnica che stai pensando di usare durante l’evento principale. Questo include audio, illuminazione, effetti speciali e automazione.

In teatro, per esempio, i designer effettuano un test speciale per vedere come la luce interagisce con il colore delle attrezzature e i costumi di scena in modo da effettuare delle modifiche se necessario.

Il personale tecnico può familiarizzare con l’evento e risolvere qualsiasi problema come inquadrature, livelli di luminosità, posizione e angoli.

Prova logistica

Una prova logistica serve per esercitarsi su tutti gli aspetti dinamici dell’evento.

Questo include preparare il menu, impostare la disposizione dei tavoli e le decorazioni, mescolare i cocktail, inserire le indicazioni e verificare tutto il programma dell’evento.

Questo tipo di prova deve essere effettuata quanto più simile all’evento reale, in modo che nessuno dimentichi cosa fare.

Tipologie di eventi dove le prove sono più rilevanti

Tutti i tipi di eventi possono trarre vantaggio da una prova, tuttavia, alcuni ne hanno bisogno più di altri. Vediamo quattro tipi di eventi che possono trarre grandi vantaggi da una prova.

Dimostrazioni live

Eventi come dimostrazione di prodotti live di una società devono lasciare il pubblico in fermento per il nuovo prodotto o servizio.

Niente è più imbarazzante di provare a mostrare un nuovo prodotto solo per fallire davanti al pubblico a cui stai sperando di venderlo. Non fare come Apple qui sotto:

Esibizioni teatrali

Come detto prima, i teatri necessitano di prove generali. Questo perché se qualcosa va storto romperebbe l’attenzione del pubblico.

Anche lo spettacolo che va male, che è basato sul concetto che tutto vada male, è organizzato in modo meticoloso. (Principalmente per fare in modo che nessun oggetto di scena colpisca gli attori in testa.)

Concerti musicali

Come per le esibizioni teatrali, il pubblico si reca a dei concerti musicali con l’aspettativa che tutti sappiano ciò che stanno facendo—i musicisti in particolare.

Se il cantante si dimentica le parole, il batterista va fuori tempo e il chitarrista sbaglio l’assolo, allora questo potrebbe portare a una “recensione negativa”.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Presentazioni

Molte cose possono andare storte durante una presentazione. Non come l’incidente dove un insegnante ha trasmesso accidentalmente un video erotico sul proiettore di fronte alla classe.

Non fare come lui. Soprattutto se la tua presentazione è su qualcosa di serio che vuoi far comprare alle persone o per cui vuoi che vengano effettuate delle donazioni.

Lista di controllo per prove di un evento

Ora che conosci le prove, la loro importanza e come utilizzarle, è tempo di dare un’occhiata a delle competenze pratiche per prove di eventi.

Ecco una lista di cose da fare prima dell’evento durante le prove:

• Accendi le luci e assicurati che siano direzionate nei punti giusti.
• Prova i microfoni e tieni conto di eventuali opinioni.
• Sistema posti a sedere e tavoli.
• Assicurati che tutti possano vedere cosa succede a prescindere da dove seduti.
• Metti le decorazioni.
• Correggi tutti i documenti, schede e file.
• Dai un’occhiata alla velocità del WiFi.
• Metti in scena lo spettacolo con tutti gli attori e gli oggetti.

Consiglio: puoi leggere di più su ogni punto presentato sopra in questo articolo che include la lista di controllo per prova di un evento.

Non lasciare tutto al caso

A causa dei vincoli in termini di soldi, tempo o entrambe le cose, alcuni organizzatori di eventi potrebbero scegliere di rinunciare a fare una prova prima dell’evento principale.

Questo può diventare un problema in mezzo secondo. Rischi recensioni negative sui social, di demoralizzare il tuo team e di perdere sponsor e donatori.

Pertanto, inserisci una prova nel tuo budget per l’evento. Potrebbe farti risparmiare soldi successivamente.