Quali sono le date migliori per tenere un evento? Una buona domanda che proveremo a rispondere in questo articolo.
Potrebbe sembrare semplice scegliere una data per certi eventi: compleanni, anniversari, Natale, Pasqua e Capodanno… tuttavia, non tutti gli eventi sono così tanto legati a delle date specifiche.
Quindi come puoi scegliere la data giusta per il tuo evento?
Ci sono 365 giorni da cui scegliere, quindi può sembrare complicato trovare la data giusta. Utilizziamo un metodo ad esclusione per rendere il processo di pianificazione un po’ più semplice.
Questa guida è incentrata su come scegliere una data per un evento e ti aiuta a considerare…
- Il tuo pubblico
- Il lavoro che deve essere fatto
- Date di vacanza diffuse
- Giorni festivi
- Cambiamenti climatici e meteorologici
- Disservizi del trasporto pubblico
- Date di eventi concorrenti
- Disponibilità di sede e venditori
- Disponibilità di presentatori e artisti
Una volta aver analizzato tutto questo, avrai un’idea più chiara su quali sono le date migliori per un evento.
1. Pensa al tuo pubblico
Devi sempre tenere a mente i partecipanti quando scegli la data per un evento, come con qualsiasi altra cosa correlata all’organizzazione dell’evento.
I giorni settimanali dal lunedì al venerdì potrebbero essere ideali per partecipanti impegnati nel settore B2B. I partecipanti nel settore B2C, d’altra parte, potrebbero preferire degli eventi nel fine settimana.
Consiglio: se non sei certo di cosa sia meglio per i tuoi partecipanti, leggi la nostra guida su come determinare il tuo pubblico target.
2. Prenditi abbastanza tempo
Hai tanto da fare per organizzare e promuovere per il tuo evento. La data dell’evento scelta deve permetterti di avere abbastanza tempo per completare entrambe le cose in modo che tutto sia un successo.
Consiglio: leggi le nostre guide su organizzazione dell’evento e promozione per capire tutto ciò che c’è da fare.
3. Considera le date di vacanza
È una buona idea stare alla larga dalle date di vacanza diffuse. Le persone spesso prenotano i loro viaggi in anticipo. Pause scolastiche e festività rientrano in questa categoria.
Devi anche cercare di evitare date prima e dopo i periodi di vacanza diffusi. Le persone saranno troppo impegnate a preparare prima e troppo impegnate a riposarsi dopo.
4. Eventi politici e pubblici
Ci potrebbero essere degli eventi pubblici che interferiscono con l’organizzazione del tuo evento. Gli eventi politici, come le elezioni, potrebbero distogliere l’attenzione dal tuo evento.
Non solo le persone saranno più inclini a concentrarsi a tali eventi, ma anche i mass-media si focalizzeranno principalmente su eventi pubblici e politici.
5. Disservizi pubblici
I pendolari nelle grandi città sanno che niente può rovinare il tuo fine settimana come i “lavori in corso” o dei vecchi scioperi ferroviari.
Per fortuna, entrambe le cose vengono annunciate con preavviso, in modo da poter modificare i tuoi piani. Presta attenzione alle comunicazioni di interruzione dei servizi pubblici quando scegli la data di un evento.
6. Considera le ore lavorative
Se stai organizzando una conferenza d’affari o un festival di musica che si protrae per diversi giorni, allora il fine settimana è il tuo amico.
È molto più semplice per i tuoi partecipanti prendere uno o due giorni liberi per un evento dal giovedì alla domenica, anziché dover prendere quasi tutta la settimana lavorativa.
7. Sii consistente (oppure no)
Potresti aver notato che la maggior parte degli eventi annuali, come conferenze e festival avvengono nello stesso periodo dell’anno. Questo funziona perché aiuta i partecipanti ad organizzarsi con un anno di anticipo.
Nonostante ciò, potrebbe essere anche interessante cambiare le date e modificare la stagione del tuo evento annuale. Potrebbe permetterti di raggiungere nuovo pubblico e stare avanti alla concorrenza.
8. Tieni d’occhio la concorrenza
Parlando di concorrenza, devi tenere d’occhio quando altri organizzano degli eventi. Non vuoi che le date si sovrappongano finendo per litigare per ottenere i partecipanti.
Potrebbe essere utile, pertanto, mappare tutti gli eventi concorrenti su un calendario. In questo modo, sai esattamente quando vengono organizzati in modo da poter pianificare attorno ad essi.
9. Tieni d’occhio il meteo
Il meteo ha un grande impatto sul tuo evento, a prescindere che sia all’aperto o al coperto. Pioggia, grandine e forti raffiche di vento sono la cosa peggiore per gli eventi all’aperto.
D’altra parte, chi vuol essere stipato all’interno di una conferenza d’affari quando ci sono 30 gradi e il sole splendente fuori? (E cosa succede se l’aria condizionata si rompe?)
Consiglio: dai un’occhiata allo storico delle temperature medie quando scegli la data per il tuo evento.
10. Giornate di sensibilizzazione
Se il tuo evento ha un tema specifico, devi cercare se esiste una giornata di sensibilizzazione (o mese) da sfruttare.
I mass-media di solito si concentrano su queste giornate di sensibilizzazione, quindi hai più possibilità che il comunicato stampa del tuo evento venga pubblicato. Sui social è probabile che sia presente un hashtag appropriato che puoi usare per la promozione.
11. Disponibilità sede e venditori
Se hai già adocchiato una sede particolare o dei venditori con cui vuoi lavorare, devi tenere conto della loro disponibilità quando scegli la data dell’evento.
Potrebbe non essere un problema se organizzi eventi regolarmente di cui loro sono a conoscenza. Nonostante ciò, tieni a mente che sedi e venditori hanno dei picchi di richieste.
12. Disponibilità presentatori e artisti
Lo stesso vale per presentatori e artisti che desideri ingaggiare per il tuo evento. Se i loro impegni coincidono con la data dell’evento scelto, è probabile che non accettino di collaborare.
Dei presentatori di successo aiutano a vendere biglietti durante le conferenze, mentre le band musicali maggiori aiutano a vendere per dei festival. Nel caso in cui non accettino di collaborare, questo potrebbe essere un danno per il successo del tuo evento.
Segna la data
Ora che hai un’idea più chiara su tutto ciò che devi considerare, è tempo di annunciare la data del tuo evento.
Aggiungila al calendario sul tuo sito e inizia a spargere la voce in lungo e in largo. Fai degli annunci sui social, tramite mailing list e chiedi alle persone di segnarsi la data.
Buona fortuna!