Preparare e gestire il budget del vostro evento come un professionista.

I soldi fanno girare il mondo, e possono rappresentare il successo o la rovina di un evento. E quindi parliamo di come preparare e gestire il budget del vostro evento.

In questo articolo, troverete…

• Come creare una strategia di budget per il vostro evento.
• Quali spese potete aspettavi in loco
• Quali spese considerare per la tecnologia
• Dove concentrare il vostro budget per il marketing
• Come guadagnare con l’evento
• Consigli per sfruttare al massimo il vostro budget
• Dove trovare dei template gratuiti per organizzare il budget di un evento

Dobbiamo parlare di un sacco di cose: cominciamo!

Creare una strategia di budget per il vostro evento.

È importante avere una strategia generale prima di cominciare a fare i conti. Guardate il quadro generale e assicuratevi di avere una comprensione d’insieme.

Ecco alcune cose da tenere in considerazione quando si pianifica il budget di un evento:

1. Cominciate con il vostro obiettivo

Qual è lo scopo dell’evento? Ricavare un profitto, raccogliere dei fondi o sensibilizzare l’audience riguardo un particolare problema?

2. Date uno sguardo ai dati

Prendete in considerazione i ricavi e le spese dei vostri eventi precedenti. In alternativa, potete leggere i casi studi di altri eventi.

3. Mettete tutto per iscritto

È importante contare ogni singolo centesimo che riuscite a racimolare e gestire il budget del vostro evento.

4. Comunicate con il vostro team

Assicuratevi che il vostro team comprenda il budget. Comunicate in modo chiaro con tutti gli azionisti.

5. Controllate i trend dell’industria degli eventi

Tenete sott’occhio come gli altri spendono il loro budget. Vi indicherà un possibile nuovo trend di cui dovreste essere a conoscenza.

6. Create un budget per l’evento online

Prima di entrare nello specifico, è una buona idea creare una bozza del budget. Se avete bisogno d’aiuto, usate questo template.

Spese in loco.

Molto probabilmente le spese in loco si mangeranno la fetta più grande del vostro budget. Ma sentitevi liberi di spendere più soldi sul marketing se le vostre spese generali sono basse.

Di seguito trovate alcune spese in loco che dovreste includere nei vostri conti.

1. Luogo dell’evento

Il luogo dell’evento di solito è la spesa in loco più grande di tutte. Controllate quali sono le vostre opzioni e negoziate sul prezzo il più che potete.

2. Oratori e intrattenitori

Anche ingaggiare gli oratori e gli intrattenitori potrebbe essere dispendioso, soprattutto in base a quanto sono richiesti.

3. Staff

I piccoli eventi non necessitano di uno staff numeroso —forse bastate voi. Ma, quando si tratta di eventi grandi come le conferenze e i festival, lo staff potrebbe cominciare a costare parecchio.

Spese per i venditori

Forse avrete bisogno di alcuni venditori esterni per aiutarvi con l’evento. Una cosa da fare è raccogliere i preventivi e paragonare i prezzi prima di gettarvi nella mischia.

1. Catering

Cibo e bevande vengono sempre apprezzati (specie se state allestendo un evento gastronomico). Che sia incluso nel prezzo o no, avete bisogno di qualcuno che se ne occupi.

2. Fotografie

È di fondamentale importanza avere qualcuno che faccia foto e filmi l’evento. Dopo l’evento, vi saranno estremamente preziosi per il marketing e i social media.

3. Insegna e decorazioni

Il branding dell’evento è un’altra grossa voce di spesa, e quindi è bene andare alla ricerca di qualche buon affare.

Consiglio : AddToEvent è un luogo eccellente dove trovare venditori per il vostro evento e comparare i loro preventivi.

Spese per la tecnologia

Quest’articolo esiste nello spazio digitale… e così accadrà a una grossa parte del vostro evento. Di conseguenza, dovete considerare tutte le spese riguardanti la tecnologia dell’evento.

Di seguito trovate alcuni degli aspetti tecnici che dovete includere nel vostro budget.

1. Strumenti per la gestione dell’evento

Un software per la gestione dell’evento è una delle cose migliori che il vostro denaro possa comprare. Vi faciliterà la vita aiutandovi a vendere i biglietti e a raccogliere i dati.

2. App dell’evento

Se state organizzando un evento su larga scala, come un festival o una conferenza, forse avrete bisogno di un’app. Ricordatevi di destinare dei fondi per svilupparla e promuoverla.

3. Sistema di integrazione

Probabilmente finire col gestire una notevole quantità di applicazioni. App per la gestione dell’evento, app per la gestione dei social media, plugin per il sito web… Forse dovrete assumere qualcuno per assicuravi che tutto venga integrato e funzioni a dovere.

4. Streaming live

Lo streaming live può essere un’ottima mossa di marketing per un evento. Ma così avrete bisogno di telecamere, microfoni, cameraman e di un social media manager.

Spese di marketing

Ovviamente dovete destinare parte del vostro budget al marketing e alla promozione. Senza marketing, sarà difficile che qualcuno partecipi al vostro evento.

Vediamo come potete spendere il vostro budget per il marketing:

1. SEO e SEM

La SEO è importante per far sì che il sito web dell’evento venga trovato su Google. E forse è anche il caso di usare qualche aiuto extra, come pubblicità pay-per-click su Google Adwords.

2. Campagna PR

Una campagna di pubbliche relazioni può aiutare il vostro evento ad essere trattato dalle testate giornalistiche. Potete assumere un’agenzia o utilizzare un po’ del vostro tempo sui social media.

3. Pubblicità sui social media

Potete promuovere il vostro evento su tutte le piattaforme social. Mettete dei soldi da parte per le pubblicità su Facebook, YouTube, Instagram, e Twitter. Forse è il caso di procurarsi uno strumento per gestione dei social media.

Ricavi potenziali

Non tutto riguardo al budget è cupo e tenebroso. C’è sempre la possibilità che il vostro evento vi faccia guadagnare qualcosa.

Ecco alcuni modi per far rientrare un po’ di denaro.

1. Sponsor

Contattare le aziende che sono interessate al pubblico del vostro evento. Vedete se riuscite ad assicurarvi alcuni sponsor in cambio di un po’ di promozione.

2. Merchandise

Potete vendere del merchandise di tutti i tipi. T-shirt, tazze, borse… non ci sono limiti.

3. Donazioni

Se state organizzando una raccolta fondi, allora concentratevi sulla ricerca di donatori. Chiedete donazioni sia ai privati che alle aziende.

4. Cibo e bevande

A meno che cibo e bevande non sono incluse nel biglietto, potete venderle in loco e ottenere un profitto.

Come sfruttare al massimo il budget del vostro evento

Se il budget è ancora un problema, eccovi una serie di consigli che vi torneranno utili.

1. Fate leva sugli influencer

Conoscete qualcuno sui social media? Avete dei clienti abituali? Allora chiedete loro di spargere la voce e aiutarvi con il marketing.

2. Usate gli strumenti online gratuiti

Non tutte le app si devono pagare. Ce ne sono un’infinità che sono gratuite. Infatti, abbiamo dedicato un intero articolo agli strumenti gratuiti per la pianificazione di eventi.

3. Usate dei freelancer o dei volontari

Potete ridurre il costo dello staff affidandovi ai volontari o ai freelancer.

4. Mettete dei soldi da parte

È sempre una buona idea mettere un po’ di soldi da parte per i giorni bui. Risparmiate il 10% del vostro budget in un fondo per le emergenze, nel caso le cose comincino ad andare a rotoli.

Consiglio: Leggete questo articolo per saperne di più su come risparmiare senza sacrificare la qualità.

Template per il budget dell’evento

Il modo più veloce per creare un budge è usare Google Sheets. È gratis, e il foglio di calcolo contiene delle formule per fare i conti.

Consiglio: Non vi preoccupate se non vi sentite a vostro agio nel creare da voi un template per il budget del vostro evento. Ci sono un mucchio di template gratuiti che potete scaricare da Internet.

Cominciate a preparare il vostro budget

Come abbiamo già detto in altre occasioni, è importante cominciare con le cose grandi per poi dedicarsi alle cose piccole. Pianificate avendo una visione d’insieme, e poi valutate ogni singolo dettaglio, uno alla volta.

Questo approccio vi aiuterà a formulare la strategia per il budget del vostro evento. Una volta che ce l’avete, si tratta solo di informarvi sui prezzi e di negoziare.

Buona fortuna con il budget del vostro evento… e non dimenticatevi del fondo per le emergenze!