I migliori strumenti gratuiti per la pianificazione di eventi online

“Lavorare in modo intelligente, non duro” è più facile a dirsi che a farsi. Ecco perché oggi esamineremo alcuni strumenti online per la pianificazione di eventi.

Come organizzatore di eventi, le ore di sonno sono probabilmente piene di incubi su liste di cose da fare e scadenze.

Non preoccupatevi, non siete soli.

Fortunatamente, alcuni cookie intelligenti hanno messo a punto una serie di strumenti online per semplificarvi la vita.

“È fantastico e tutto questo, ma ho un budget a cui attenermi”, ci sentiamo dire.

Abbiamo capito. Buone notizie: Abbiamo messo insieme una piccola lista di strumenti gratuiti per la pianificazione di eventi online.

Hai letto bene: gratis!

Continua a leggere per scoprire come puoi semplificare la pianificazione degli eventi:

• Strumenti di gestione del progetto
• Applicazioni che ti aiutano a tenere traccia delle idee
• Strumenti di gestione dei social media
• Strumenti per aiutarvi con la progettazione e l’outsourcing

Ti promettiamo che vorrai provare almeno uno di questi strumenti e che ti piacerà!

Strumenti di gestione del progetto

Ci sono diverse componenti che contribuiscono al successo di un evento. Un buon strumento di gestione dei progetti può aiutarti a mantenere tutto in un unico posto.

1. Trello

Trello è un’applicazione online gratuita che aiuterà te e il tuo team a collaborare a un progetto. È un’applicazione molto visiva che crea una scheda per ogni progetto.

La lavagna può essere popolata con “carte” che simboleggiano un compito. È possibile aggiungere immagini, video e clip audio ad ogni scheda.

Le liste di controllo e i promemoria ti aiutano a monitorare lo stato di avanzamento della pianificazione dell’evento.

2. Slack

Slack è un ottimo strumento per chi deve pianificare eventi ma ha la casella email sempre piena. L’app consente di creare una chat di gruppo dove è possibile condividere file con i membri del team.

In questo modo, i file degli eventi e le conversazioni sono tutti in un unico posto. Semplice!

3. Google Drive

Google Drive è un’ottima alternativa se non avete voglia di imparare un nuovo programma. Non è solo un sistema di cloud storage. Potrai anche godere di una serie di altre funzioni.

Google Hangouts è l’ideale per chattare con il tuo team. Google Docs and Sheets genera rapidamente documenti e fogli di calcolo.

Non è necessario acquistare una licenza di Microsoft Office.

Ispirazioni e note

Internet è un luogo vasto, quindi è facile dimenticare dove hai trovato una buona idea. Lascia le note su dei Post-It e ottieni uno di questi strumenti gratuiti per aiutarti a tenere traccia delle nuove idee.

1. Google Alerts

Google Alerts è un ottimo strumento per monitorare il web su qualsiasi notizia relativa a un particolare argomento. Basta digitare semplicemente quello che ti interessa. A partire da quel momento, Google ti invierà una normale e-mail con un insieme di notizie in merito a quell’argomento.

È possibile pianificare l’arrivo nella propria casella di posta elettronica per tutte le volte che si desidera. E non ci sono limiti al numero di avvisi che puoi impostare.

2. Feedly

Simile a Google Alerts, Feedly ti aiuta a creare newsfeed personalizzati per diversi argomenti. È più piacevole da guardare, e ha le stesse caratteristiche.

Puoi, ad esempio, creare un news feed per le conferenze e un altro per la pianificazione di eventi (ricordati di iscriverti al nostro blog!).

3. Evernote

Evernote è un ottimo strumento se le tue idee arrivano da “luoghi” diversi. Ti sei imbattuto in qualcosa di interessante online? Copialo su Evernote.

Vuoi fare una registrazione vocale di un’idea che ti è venuta in mente? Aggiungila su Evernote. Hai trovato una bella foto che vorresti usare per ispirarti in seguito? Sai dove caricarla.

Social media

È essenziale utilizzare i social media quando si pianifica un evento. Tuttavia, può diventare tutto molto dispendioso in termini di tempo, tenere il passo su tutte le diverse piattaforme. Utilizza questi strumenti per risparmiare tempo.

1. Buffer

Buffer è uno strumento di pianificazione dei social media che consente di pianificare i messaggi in anticipo. Può connettersi a tre diversi account e pianificare 10 messaggi alla volta.

C’è anche un abbonamento a pagamento che permette di avere più profili e messaggi. È possibile accedervi facilmente dal telefono e pianificare gli spostamenti.

2. IFTTT

If This Then That That (IFTTT), ovvero “Se Questo Quindi Quello e Quello” è una raccolta di strumenti gratuiti che possono aiutare ad automatizzare le attività sui social media. Gli applet sono piccoli pezzi di codice generato da altri utenti.

Possono, per esempio, permettere di pubblicare i contenuti dei social media. È possibile pubblicare automaticamente su Twitter e Facebook ogni volta che si pubblica su Instagram.

Eventi

Come pianificatore di eventi, vorrai anche uno strumento che ti aiuti ad elencare l’evento stesso. Anche questo può richiedere molto tempo, quindi ecco alcuni strumenti per semplificare il processo.

1. Billetto

La nostra piattaforma ti permette di elencare il tuo evento, promuoverlo al giusto pubblico e vendere biglietti. Ci vogliono solo cinque minuti per organizzare il tuo evento. Poi avrai tutto in un unico posto.

Ma il divertimento non si ferma qui. Puoi anche promuovere il tuo evento direttamente sui social media per risparmiare tempo.

2. Evvnt

Naturalmente, non siamo l’unica piattaforma dove è possibile pubblicizzare il proprio evento. Ce ne sono altre là fuori. Molti di loro rendono più facile la fase iniziale.

Ma anche se servono solo cinque minuti per impostare un evento su ogni sito, farlo a ripetizione porterà via molto tempo. Evvnt richiede invece di digitare i dettagli dell’evento solo una volta. E riporterà poi l’evento su centinaia di siti simili.

3. Eventopedia

Se hai passato innumerevoli ore a cercare fornitori per il tuo evento, Eventopedia ti piacerà molto. La piattaforma aggrega i fornitori di eventi e permette agli utenti di valutarli e rivederli. È stato paragonato a TripAdvisor per organizzatori di eventi.

Varie

Anche se abbiamo passato in rassegna alcuni degli strumenti più utili, ce ne sono sempre degli altri che dovresti controllare.

1. Canva

Canva è lo strumento per la progettazione grafica e la formattazione. Se non siete abili con Photoshop, adorerete Canva. Viene fornito con dei fantastici modelli per i banner e i post dei social media. È anche possibile utilizzarlo per volantini e altro materiale di marketing.

2. Upwork

Hai bisogno di una mano in più con il tuo evento? Probabilmente si. Gli eventi richiedono molto lavoro, incluso copywriting, graphic design, contabilità e molto altro ancora. Perché non affidarsi a un libero professionista? L’economia nell’ambito dei concerti è in piena espansione, e puoi trovare molti professionisti di talento online.

3. Headspace

Headspace è l’applicazione più popolare per la meditazione guidata. Perché includiamo questa applicazione nella nostra lista? Perché la pianificazione di eventi è il quinto lavoro più stressante al mondo. Hai bisogno di un po’ di tranquillità, e Headspace ti aiuterà ad arrivarci. Ora fai un respiro profondo…

Hai trovato qualcosa di utile?

Lo speriamo.

A meno che non abbia in previsione di montarti due braccia aggiuntive, dovresti approfittare di questi strumenti. Ti faranno risparmiare tempo e mal di testa.

Ne conosci dli migliori? Raccontacelo nei commenti. Condividere aiuta!