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Come formare e gestire i volontari del tuo evento: 10 step chiave

Se stai leggendo questo, allora hai assunto alcuni volontari per il tuo evento!

Ora è tempo di imparare come formare e gestire i volontari del tuo evento.

In questa guida parleremo di…

  • Accogliere e formare i tuoi volontari
  • Comunicare in modo chiare ed efficiente
  • Creare sottodivisioni e nominare leader
  • Stare dalla parte giusta della legge
  • Creare piani di riserva per emergenze

Pronto a prendere il ruolo di manager dei volontari dell’evento?

1. Accogli i volontari

Sia che tu abbia assunto dei volontari esperti o principianti, devi accoglierli nel modo corretto.

Parte del processo di accoglienza include…

  • Ringraziare per aver accettato
  • Fornire delle informazioni su di te (e l’organizzazione)
  • Definire gli obiettivi dell’evento
  • Spiegare come il loro ruolo è correlato agli obiettivi dell’evento
  • Descrivere le procedure di comunicazione
  • Spiegare le aspettative

Un buon processo di accoglienza renderà i volontari entusiasti di lavorare per il tuo evento. Fai una buona impressione su di loro e loro proveranno a impressionarti di conseguenza.

Consiglio: leggi di più su pratiche di accoglienza volontari migliori.

2. Crea un programma di orientamento per l’evento

Dopo aver accolto i volontari, devi creare un programma di orientamento che li prepari per l’evento.

Ecco alcune cose da includere nel programma di orientamento dell’evento:

  • Codice di condotta
  • Che cosa aspettarsi il giorno dell’evento
  • Che cosa indossare
  • Dove incontrare il team
  • Quando andare a rapporto dal manager
  • Come registrare le ore lavorative
  • Chi contattare in caso di problemi
  • Come ottenere un rimborso delle spese

Puoi distribuire questo programma di persona o spedirlo online se hai tanti volontari da gestire.

Consiglio:leggi di più su come creare un programma di orientamento per volontari eccezionale.

3. Come formare i volontari dell’evento

La formazione è importante quando si tratta di gestire i volontari dell’evento. La loro prestazione dipende dalla qualità della formazione che gli hai fornito.

Tieni una riunione (di persona o online) dove parli di tutti i dettagli essenziali. Incoraggia i volontari a fare domande in modo da non avere alcun dubbio.

Un altro punto importate è assicurasi che i volontari si conoscano tra loro. Questo permetterà loro di lavorare insieme in modo più efficiente il giorno dell’evento.

Come formare e gestire i volontari del tuo evento: assicurati di fornire ai volontari una formazione completa.
Assicurati di fornire ai volontari una formazione completa.

Una sessione di formazione completa per i volontari deve includere:

  • Il programma dell’evento
  • Compiti assegnati (e termini)
  • Come usare eventuali strumenti forniti
  • Piani di emergenza nel caso in cui qualcosa vada storto
  • Come comunicare con partecipanti, venditori, artisti e sponsor
  • Come accedere alla sede (incluso il parcheggio)
  • Dove prendere il cibo per il pranzo
  • Quando fare delle pause (e quanto spesso)

Consiglio:scopri come formare i volontari dell’evento in modo corretto.

4. Come impiegare i volontari del tuo evento

Durante le fasi di screening, colloquio, accoglienza e formazione, dovresti aver capito a quali volontari assegnare dei compiti specifici.

Alcuni dei tuoi volontari potrebbero essere introversi e meticolosi. Altri estroversi, ma disorganizzati. Focalizzati sui punti di forza di ogni volontario, in modo da permettergli di svolgere il compito assegnato al meglio.

Se sei in dubbio su come impiegare certi volontari, assegnagli dei compiti piccoli per iniziare. Successivamente puoi analizzare come li hanno svolti e decidere se farli continuare o meno.

5. Nomina un/dei manager dei volontari

Devi nominare un manager o un team leader, sia che tu stia lavorando con un piccolo gruppo di dieci volontari che centinaia.

Avrai tanto da fare il giorno dell’evento, quindi è una buona idea fornire ai volontari un altra persona da contattare nel caso in cui tu sia troppo occupato per aiutargli.

Se hai diviso i tuoi volontari in dei gruppi (come marketing, servizio, pulizie e così via), puoi nominare un leader per ogni dipartimento.

Consiglio: Devi creare una descrizione separata del lavoro per il team leader. Dai un’occhiata a questo esempio da un festival di musica per avere un’idea su come dovrebbe essere.

6. Crea un sistema per fare rapporto

Se stai organizzando un evento grande—come una conferenza o un festival—devi considerare di creare un sistema per fare rapporto per aiutarti a gestire i volontari.

Come formare e gestire i volontari del tuo evento: un sistema per fare rapporto può essere semplice come un pezzo di carta.
Un sistema per fare rapporto può essere semplice come un pezzo di carta.

Una sistema per fare rapporto solido può aiutarti a organizzare il programma dei tuoi volontari, la lista dei compiti e qualsiasi altra metrica che utilizzerai per valutare i volontari dopo l’evento.

Consiglio:questi strumenti per gestire volontari per eventi gratis possono aiutarti a creare un sistema per fare rapporto.

7. Comunica in modo efficiente

La comunicazione è la chiave di tutti i team. Devi comunicare con i volontari del tuo evento in modo chiaro e frequentemente.

Questo assicurerà che i tuoi volontari siano sempre aggiornati con gli ultimi sviluppi dell’evento. Restando in contatto con il tuo team, noterai anche se qualcuno non risponde.

Usa questi strumenti gratis per comunicare in modo efficiente con il tuo team di volontari:

Se stai gestendo un team grande con sottodivisioni, devi incoraggiarli a creare il proprio gruppo privato. In questo modo, il canale di comunicazione principale non viene riempito di messaggi.

8. Fai una ricerca sulle questioni legali

Ci sono alcune questioni legali di cui devi tenere conto quando gestisci un team di volontari per un evento.

Anche se i volontari non vengono pagati, ci sono delle leggi su diritti, sicurezza, formazione, assicurazione, spese e supervisione.

Devi assicurarti di sapere quante ore possono lavorare, quante pause possono prendersi e così via.

Consiglio:National Council for Voluntary Organisations (NCVO) ha tutte le informazioni che ti servono.

9. Definisci dei piani di riserva

Non puoi prevedere tutto, tuttavia è utile avere dei piani di riserva per potenziali problemi di cui sei a conoscenza.

Come formare e gestire i volontari del tuo evento: crea piani di riserva per potenziali problemi.
Crea piani di riserva per potenziali problemi.

Per esempio, potrebbe capitare che un volontario si registri, ma non si presenti. C’è il rischio che alcune persone abbandonino in ogni momento.

Devi, pertanto, prendere delle precauzioni come fornire delle indicazioni chiare su dove e quando presentarsi, oltre che assumere dei volontari aggiuntivi nel caso in cui qualcuno non si presenti.

10. Ringrazia i volontari

Una volta che l’evento è finito, devi assicurarti di ringraziare i tuoi volontari per averti aiutato. Fagli sapere la differenza che hanno fatto per rendere l’evento un successo.

È anche un modo per te per chiedere al tuo team di volontari dei feedback sulla loro esperienza di lavoro per l’evento.

Un modo eccellente per fare questo è inviare un sondaggio post-evento ai volontari. È un modo particolarmente pratico se hai un team grande.

Consiglio puoi utilizzare un sondaggio per volontari pre-compilato (o personalizzare il tuo) con SurveyMonkey.

Resta in contatto con i volontari dopo l’evento

Non devi perdere i contatti con i volontari, anche dopo averli ringraziati e ricevuto i feedback.

Potrebbero servirti per eventi futuri. Ora è il momento ideale per tenere viva la relazione avviata con il primo evento.

Chi lo sa, potresti anche assumerli come personale pagato per la tua organizzazione.

Buona fortuna!

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Come trovare volontari per un evento: 6 step chiave

In qualità di organizzatore dell’evento, vorresti voler sapere come trovare volontari per un evento. Soprattutto se stai organizzando una raccolta fondi per beneficenza.

Questa guida ti aiuterà a…

  • Definire per cosa ti servono i volontari
  • Creare ruoli per i volontari del tuo evento
  • Fornire un incentivo ai volontari
  • Trovare potenziali candidati
  • Assumere i volontari giusti per il tuo evento

Alla fine, saprai esattamente come definire i ruoli di volontariato e come trovare le persone a cui assegnarli.

1. Definisci i requisiti del tuo evento

Il primo passo del processo di assunzione di volontari per il tuo evento è determinare perché ti servono. Durante la fase di organizzazione dell’evento, devi scrivere una lista di compiti che devono essere svolti.

Una volta che sai che cosa deve essere fatto, avrai un’idea sulle abilità richieste per tali compiti. Tenendo ciò a mente, sarà più semplice trovare volontari con il giusto tipo di esperienza.

I volontari per l’evento possono aiutarti a fare tante cose, tra cui…

  • Organizzazione dell’evento
  • Promozione e marketing
  • Registrare i partecipanti
  • Fornire indicazioni durante l’evento
  • Servire cibo e bevande
  • Prendersi cura di presentatori o artisti
  • Pulire dopo l’evento

Ma le competenze pratiche potrebbero non essere tutto ciò di cui hai bisogno. Magari il tuo evento necessita di un certo tipo di tratti caratteriali, come essere ottimisti o avere un buon senso dell’umorismo.

Come trovare volontari per un evento: cerca tratti caratteriali desiderabili.
Cerca tratti caratteriali desiderabili.

Potresti anche aver bisogno di trovare volontari con dei specifici tratti fisici. Se hai bisogno di sollevare scatole pesanti, allora devi trovare qualcuno forte e resistente.

Crea una lista dei tratti che vorresti che i tuoi volontari possedessero.

Consiglio:leggi la nostra guida su come organizzare un evento e cosa fare il giorno dell’evento per aiutarti a scrivere una lista dei compiti e requisiti.

2. Consulta chiunque coinvolto nell’evento

È una buona idea assumere dei volontari per l’evento, tuttavia assicurati che chiunque coinvolto la pensi allo stesso modo. Condividi con il tuo team le strategie di assunzione di potenziali volontari.

Se non stai organizzando l’evento da solo, dovresti anche consultare chiunque altro coinvolto nell’evento (come gli sponsor) prima di assumere dei volontari.

Consiglio:leggi di più su come negoziare con parti coinvolte se pensi che ci sarà una certa resistenza all’idea di assumere volontari per l’evento.

3. Crea i ruoli per i volontari dell’evento

Dopo che hai una lista di compiti da effettuare in relazione all’evento, è tempo di abbozzare i ruoli per i tuoi potenziali volontari.

Vedi quali compiti possono essere raggruppati in modo da sapere a quali volontari assegnarli. Immagina di creare dei dipartimenti per una società (che è ciò che stai facendo praticamente).

Come trovare volontari per un evento: scrivi una descrizione dettagliata dei compiti assegnati a ogni ruolo
Scrivi una descrizione dettagliata dei compiti assegnati a ogni ruolo.

Ecco una lista di possibili dipartimenti per l’evento che puoi creare:

  • Pulizie
  • Concessioni
  • Controllo della folla
  • Servizio clienti
  • Logistica
  • Marketing
  • Merce
  • Biglietteria
  • Traffico

Dopo che hai una lista di dipartimenti che si occupano di compiti precisi, puoi segmentare tali dipartimenti in ruoli individuali.

Il tuo dipartimento di marketing può, per esempio, includere una persona per i social, una per i volontari e una per le pagine dell’evento.

Dopo aver definito i ruoli singoli in ogni dipartimento, puoi iniziare a scrivere una descrizione di ciascuno di essi.

La descrizione deve includere, ma non solo, ciò che segue:

  • Responsabilità
  • Termini
  • Obiettivi
  • Competenze
  • Esperienza
  • Conoscenze
  • Tratti fisici
  • Tratti caratteriali

Prova a rendere le descrizioni dei ruoli più dettagliate possibili. In questo modo, eviti che si candidino persone che non hanno capito che cosa stai cercando.

Consiglio:leggi di più su come scrivere una fantastica descrizione di un lavoro di volontariato.

4. Fornisci un incentivo ai volontari

I volontari di solito non vengono pagati, il che significa che devi trovare un altro modo per incentivarli a candidarsi. Devi trovare dei modi creativi per assumere volontari.

Ecco alcuni incentivi che puoi dare ai volontari:

  • Accesso gratuito all’evento
  • Pass per il backstage
  • Cibo e bevande
  • Sconti su prodotti e servizi
  • Esperienza lavorativa
  • Lettera di raccomandazione

L’incentivo non deve essere semplicemente qualcosa di cui puoi fare a meno. Deve avere un valore reale per i potenziali volontari.

Devi pensare che sia come lo stipendio. Non vorresti fare il tuo lavoro gratis, quindi perché loro dovrebbero? Il tuo incentivo deve essere uguale o superiore al tempo e il lavoro di volontariato effettuato.

Consiglio:dai un’occhiata a questi fantastici incentivi per volontari di eventi per aiutarti a decidere i tuoi.

5. Trova potenziali volontari per l’evento

Sai cosa deve essere fatto, chi può farlo e cosa offrirai in cambio. Fino ad ora, tutto bene. Ora devi trovare i volontari per il tuo evento.

Usa i tuoi canali esistenti.

La prima cosa che puoi fare è utilizzare i canali esistenti per pubblicizzare le opportunità di volontariato. Pubblica su social media, invia email alla tua mailing list e chiedi alla tua rete personale.

Consiglio:leggi di più su come promuovere i ruoli di volontariato online.

Chiedi ad altre organizzazioni

Un buon modo per trovare volontari e chiedere ad altre organizzazioni di utilizzare il loro lavoro. È possibile che abbiano dei buoni candidati da poter condividere con te.

Consiglio:organizzazioni di beneficenza come Cancer Research UK e British Heart Foundation adoperano volontari per i loro eventi.

Cerca database di volontari

Puoi anche cercare all’interno di database di volontari esistenti per trovare persone che si sono registrate come volontari. Stanno sicuramente aspettando l’opportunità giusta.

Consiglio:cerca su database di volontari come SignUp.com per trovare candidati per il tuo evento.

Fatti trovare

Puoi anche inserire la tua richiesta su forum e siti che aiutano i volontari a trovare opportunità. Solo assicurati che il tuo evento o causa siano validi (vedi 4).

Consiglio: inserisci la tua opportunità su Do-it.org per attirare l’attenzione.

6. Assumi i volontari

Dopo aver trovato una fonte di potenziali candidati per il tuo volontariato, è tempo di pre-qualificare, fare un colloquio e assumere i migliori.

Pre-qualifica

Se hai ricevuto tante candidature, puoi rimuovere i candidati non idonei usando un questionario di analisi.

Usa il questionario per chiedere competenze, interessi e motivi per il volontariato. Può anche aiutare ad assegnare certi ruoli prima del colloquio.

Fai un colloquio

Se il tuo evento è relativamente piccolo, puoi prenderti del tempo per fare un colloquio a ogni volontario personalmente. In alternativa, programma una chiamata Skype se non si trovano nelle vicinanze.

Un colloquio faccia a faccia ti darà una migliore idea sulla personalità e se vuoi avere quella determinata persona nel tuo team di volontari o meno.

Assumi

Dopo aver individuato i migliori candidati, è tempo di assumerli. Leggi questo processo di assunzione volontari per aiutarti a finalizzare la tua ricerca.

Hai trovato dei volontari?

Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato ad assumere dei volontari. Ora dovresti avere un team perfetto pronto ad aiutarti per il tuo evento.

Ora devi sapere come gestire un team di volontari, ciò di cui parleremo a breve nel blog.

Continua a seguirci!