Come trovare volontari per un evento: 6 step chiave

In qualità di organizzatore dell’evento, vorresti voler sapere come trovare volontari per un evento. Soprattutto se stai organizzando una raccolta fondi per beneficenza.

Questa guida ti aiuterà a…

• Definire per cosa ti servono i volontari
• Creare ruoli per i volontari del tuo evento
• Fornire un incentivo ai volontari
• Trovare potenziali candidati
• Assumere i volontari giusti per il tuo evento

Alla fine, saprai esattamente come definire i ruoli di volontariato e come trovare le persone a cui assegnarli.

1. Definisci i requisiti del tuo evento

Il primo passo del processo di assunzione di volontari per il tuo evento è determinare perché ti servono. Durante la fase di organizzazione dell’evento, devi scrivere una lista di compiti che devono essere svolti.

Una volta che sai che cosa deve essere fatto, avrai un’idea sulle abilità richieste per tali compiti. Tenendo ciò a mente, sarà più semplice trovare volontari con il giusto tipo di esperienza.

I volontari per l’evento possono aiutarti a fare tante cose, tra cui…

• Organizzazione dell’evento
• Promozione e marketing
• Registrare i partecipanti
• Fornire indicazioni durante l’evento
• Servire cibo e bevande
• Prendersi cura di presentatori o artisti
• Pulire dopo l’evento

Ma le competenze pratiche potrebbero non essere tutto ciò di cui hai bisogno. Magari il tuo evento necessita di un certo tipo di tratti caratteriali, come essere ottimisti o avere un buon senso dell’umorismo.

Potresti anche aver bisogno di trovare volontari con dei specifici tratti fisici. Se hai bisogno di sollevare scatole pesanti, allora devi trovare qualcuno forte e resistente.

Crea una lista dei tratti che vorresti che i tuoi volontari possedessero.

Consiglio:leggi la nostra guida su come organizzare un evento e cosa fare il giorno dell’evento per aiutarti a scrivere una lista dei compiti e requisiti.

2. Consulta chiunque coinvolto nell’evento

È una buona idea assumere dei volontari per l’evento, tuttavia assicurati che chiunque coinvolto la pensi allo stesso modo. Condividi con il tuo team le strategie di assunzione di potenziali volontari.

Se non stai organizzando l’evento da solo, dovresti anche consultare chiunque altro coinvolto nell’evento (come gli sponsor) prima di assumere dei volontari.

Consiglio:leggi di più su come negoziare con parti coinvolte se pensi che ci sarà una certa resistenza all’idea di assumere volontari per l’evento.

3. Crea i ruoli per i volontari dell’evento

Dopo che hai una lista di compiti da effettuare in relazione all’evento, è tempo di abbozzare i ruoli per i tuoi potenziali volontari.

Vedi quali compiti possono essere raggruppati in modo da sapere a quali volontari assegnarli. Immagina di creare dei dipartimenti per una società (che è ciò che stai facendo praticamente).

Ecco una lista di possibili dipartimenti per l’evento che puoi creare:

• Pulizie
• Concessioni
• Controllo della folla
• Servizio clienti
• Logistica
• Marketing
• Merce
• Biglietteria
• Traffico

Dopo che hai una lista di dipartimenti che si occupano di compiti precisi, puoi segmentare tali dipartimenti in ruoli individuali.

Il tuo dipartimento di marketing può, per esempio, includere una persona per i social, una per i volontari e una per le pagine dell’evento.

Dopo aver definito i ruoli singoli in ogni dipartimento, puoi iniziare a scrivere una descrizione di ciascuno di essi.

La descrizione deve includere, ma non solo, ciò che segue:

• Responsabilità
• Termini
• Obiettivi
• Competenze
• Esperienza
• Conoscenze
• Tratti fisici
• Tratti caratteriali

Prova a rendere le descrizioni dei ruoli più dettagliate possibili. In questo modo, eviti che si candidino persone che non hanno capito che cosa stai cercando.

Consiglio:leggi di più su come scrivere una fantastica descrizione di un lavoro di volontariato.

4. Fornisci un incentivo ai volontari

I volontari di solito non vengono pagati, il che significa che devi trovare un altro modo per incentivarli a candidarsi. Devi trovare dei modi creativi per assumere volontari.

Ecco alcuni incentivi che puoi dare ai volontari:

• Accesso gratuito all’evento
• Pass per il backstage
• Cibo e bevande
• Sconti su prodotti e servizi
• Esperienza lavorativa
• Lettera di raccomandazione

L’incentivo non deve essere semplicemente qualcosa di cui puoi fare a meno. Deve avere un valore reale per i potenziali volontari.

Devi pensare che sia come lo stipendio. Non vorresti fare il tuo lavoro gratis, quindi perché loro dovrebbero? Il tuo incentivo deve essere uguale o superiore al tempo e il lavoro di volontariato effettuato.

Consiglio:dai un’occhiata a questi fantastici incentivi per volontari di eventi per aiutarti a decidere i tuoi.

5. Trova potenziali volontari per l’evento

Sai cosa deve essere fatto, chi può farlo e cosa offrirai in cambio. Fino ad ora, tutto bene. Ora devi trovare i volontari per il tuo evento.

Usa i tuoi canali esistenti.

La prima cosa che puoi fare è utilizzare i canali esistenti per pubblicizzare le opportunità di volontariato. Pubblica su social media, invia email alla tua mailing list e chiedi alla tua rete personale.

Consiglio:leggi di più su come promuovere i ruoli di volontariato online.

Chiedi ad altre organizzazioni

Un buon modo per trovare volontari e chiedere ad altre organizzazioni di utilizzare il loro lavoro. È possibile che abbiano dei buoni candidati da poter condividere con te.

Consiglio:organizzazioni di beneficenza come Cancer Research UK e British Heart Foundation adoperano volontari per i loro eventi.

Cerca database di volontari

Puoi anche cercare all’interno di database di volontari esistenti per trovare persone che si sono registrate come volontari. Stanno sicuramente aspettando l’opportunità giusta.

Consiglio:cerca su database di volontari come SignUp.com per trovare candidati per il tuo evento.

Fatti trovare

Puoi anche inserire la tua richiesta su forum e siti che aiutano i volontari a trovare opportunità. Solo assicurati che il tuo evento o causa siano validi (vedi 4).

Consiglio: inserisci la tua opportunità su Do-it.org per attirare l’attenzione.

6. Assumi i volontari

Dopo aver trovato una fonte di potenziali candidati per il tuo volontariato, è tempo di pre-qualificare, fare un colloquio e assumere i migliori.

Pre-qualifica

Se hai ricevuto tante candidature, puoi rimuovere i candidati non idonei usando un questionario di analisi.

Usa il questionario per chiedere competenze, interessi e motivi per il volontariato. Può anche aiutare ad assegnare certi ruoli prima del colloquio.

Fai un colloquio

Se il tuo evento è relativamente piccolo, puoi prenderti del tempo per fare un colloquio a ogni volontario personalmente. In alternativa, programma una chiamata Skype se non si trovano nelle vicinanze.

Un colloquio faccia a faccia ti darà una migliore idea sulla personalità e se vuoi avere quella determinata persona nel tuo team di volontari o meno.

Assumi

Dopo aver individuato i migliori candidati, è tempo di assumerli. Leggi questo processo di assunzione volontari per aiutarti a finalizzare la tua ricerca.

Hai trovato dei volontari?

Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato ad assumere dei volontari. Ora dovresti avere un team perfetto pronto ad aiutarti per il tuo evento.

Ora devi sapere come gestire un team di volontari, ciò di cui parleremo a breve nel blog.

Continua a seguirci!