Se stai leggendo questo, allora hai assunto alcuni volontari per il tuo evento!
Ora è tempo di imparare come formare e gestire i volontari del tuo evento.
In questa guida parleremo di…
- Accogliere e formare i tuoi volontari
- Comunicare in modo chiare ed efficiente
- Creare sottodivisioni e nominare leader
- Stare dalla parte giusta della legge
- Creare piani di riserva per emergenze
Pronto a prendere il ruolo di manager dei volontari dell’evento?
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1. Accogli i volontari
Sia che tu abbia assunto dei volontari esperti o principianti, devi accoglierli nel modo corretto.
Parte del processo di accoglienza include…
- Ringraziare per aver accettato
- Fornire delle informazioni su di te (e l’organizzazione)
- Definire gli obiettivi dell’evento
- Spiegare come il loro ruolo è correlato agli obiettivi dell’evento
- Descrivere le procedure di comunicazione
- Spiegare le aspettative
Un buon processo di accoglienza renderà i volontari entusiasti di lavorare per il tuo evento. Fai una buona impressione su di loro e loro proveranno a impressionarti di conseguenza.
Consiglio: leggi di più su pratiche di accoglienza volontari migliori.
2. Crea un programma di orientamento per l’evento
Dopo aver accolto i volontari, devi creare un programma di orientamento che li prepari per l’evento.
Ecco alcune cose da includere nel programma di orientamento dell’evento:
- Codice di condotta
- Che cosa aspettarsi il giorno dell’evento
- Che cosa indossare
- Dove incontrare il team
- Quando andare a rapporto dal manager
- Come registrare le ore lavorative
- Chi contattare in caso di problemi
- Come ottenere un rimborso delle spese
Puoi distribuire questo programma di persona o spedirlo online se hai tanti volontari da gestire.
Consiglio:leggi di più su come creare un programma di orientamento per volontari eccezionale.
3. Come formare i volontari dell’evento
La formazione è importante quando si tratta di gestire i volontari dell’evento. La loro prestazione dipende dalla qualità della formazione che gli hai fornito.
Tieni una riunione (di persona o online) dove parli di tutti i dettagli essenziali. Incoraggia i volontari a fare domande in modo da non avere alcun dubbio.
Un altro punto importate è assicurasi che i volontari si conoscano tra loro. Questo permetterà loro di lavorare insieme in modo più efficiente il giorno dell’evento.
Una sessione di formazione completa per i volontari deve includere:
- Il programma dell’evento
- Compiti assegnati (e termini)
- Come usare eventuali strumenti forniti
- Piani di emergenza nel caso in cui qualcosa vada storto
- Come comunicare con partecipanti, venditori, artisti e sponsor
- Come accedere alla sede (incluso il parcheggio)
- Dove prendere il cibo per il pranzo
- Quando fare delle pause (e quanto spesso)
Consiglio:scopri come formare i volontari dell’evento in modo corretto.
4. Come impiegare i volontari del tuo evento
Durante le fasi di screening, colloquio, accoglienza e formazione, dovresti aver capito a quali volontari assegnare dei compiti specifici.
Alcuni dei tuoi volontari potrebbero essere introversi e meticolosi. Altri estroversi, ma disorganizzati. Focalizzati sui punti di forza di ogni volontario, in modo da permettergli di svolgere il compito assegnato al meglio.
Se sei in dubbio su come impiegare certi volontari, assegnagli dei compiti piccoli per iniziare. Successivamente puoi analizzare come li hanno svolti e decidere se farli continuare o meno.
5. Nomina un/dei manager dei volontari
Devi nominare un manager o un team leader, sia che tu stia lavorando con un piccolo gruppo di dieci volontari che centinaia.
Avrai tanto da fare il giorno dell’evento, quindi è una buona idea fornire ai volontari un altra persona da contattare nel caso in cui tu sia troppo occupato per aiutargli.
Se hai diviso i tuoi volontari in dei gruppi (come marketing, servizio, pulizie e così via), puoi nominare un leader per ogni dipartimento.
Consiglio: Devi creare una descrizione separata del lavoro per il team leader. Dai un’occhiata a questo esempio da un festival di musica per avere un’idea su come dovrebbe essere.
6. Crea un sistema per fare rapporto
Se stai organizzando un evento grande—come una conferenza o un festival—devi considerare di creare un sistema per fare rapporto per aiutarti a gestire i volontari.
Una sistema per fare rapporto solido può aiutarti a organizzare il programma dei tuoi volontari, la lista dei compiti e qualsiasi altra metrica che utilizzerai per valutare i volontari dopo l’evento.
Consiglio:questi strumenti per gestire volontari per eventi gratis possono aiutarti a creare un sistema per fare rapporto.
7. Comunica in modo efficiente
La comunicazione è la chiave di tutti i team. Devi comunicare con i volontari del tuo evento in modo chiaro e frequentemente.
Questo assicurerà che i tuoi volontari siano sempre aggiornati con gli ultimi sviluppi dell’evento. Restando in contatto con il tuo team, noterai anche se qualcuno non risponde.
Usa questi strumenti gratis per comunicare in modo efficiente con il tuo team di volontari:
- Facebook Messenger (per piccoli team)
- Gruppi Facebook (per team più grandi)
- Chat di gruppo su WhatsApp
- Slack
- Liste email
- Chat di gruppo su Skype
- GoToMeeting
Se stai gestendo un team grande con sottodivisioni, devi incoraggiarli a creare il proprio gruppo privato. In questo modo, il canale di comunicazione principale non viene riempito di messaggi.
8. Fai una ricerca sulle questioni legali
Ci sono alcune questioni legali di cui devi tenere conto quando gestisci un team di volontari per un evento.
Anche se i volontari non vengono pagati, ci sono delle leggi su diritti, sicurezza, formazione, assicurazione, spese e supervisione.
Devi assicurarti di sapere quante ore possono lavorare, quante pause possono prendersi e così via.
Consiglio:National Council for Voluntary Organisations (NCVO) ha tutte le informazioni che ti servono.
9. Definisci dei piani di riserva
Non puoi prevedere tutto, tuttavia è utile avere dei piani di riserva per potenziali problemi di cui sei a conoscenza.
Per esempio, potrebbe capitare che un volontario si registri, ma non si presenti. C’è il rischio che alcune persone abbandonino in ogni momento.
Devi, pertanto, prendere delle precauzioni come fornire delle indicazioni chiare su dove e quando presentarsi, oltre che assumere dei volontari aggiuntivi nel caso in cui qualcuno non si presenti.
10. Ringrazia i volontari
Una volta che l’evento è finito, devi assicurarti di ringraziare i tuoi volontari per averti aiutato. Fagli sapere la differenza che hanno fatto per rendere l’evento un successo.
È anche un modo per te per chiedere al tuo team di volontari dei feedback sulla loro esperienza di lavoro per l’evento.
Un modo eccellente per fare questo è inviare un sondaggio post-evento ai volontari. È un modo particolarmente pratico se hai un team grande.
Consiglio puoi utilizzare un sondaggio per volontari pre-compilato (o personalizzare il tuo) con SurveyMonkey.
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Resta in contatto con i volontari dopo l’evento
Non devi perdere i contatti con i volontari, anche dopo averli ringraziati e ricevuto i feedback.
Potrebbero servirti per eventi futuri. Ora è il momento ideale per tenere viva la relazione avviata con il primo evento.
Chi lo sa, potresti anche assumerli come personale pagato per la tua organizzazione.
Buona fortuna!
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