Come pianificare un evento di beneficenza: 10 punti chiave

Come pianificare un evento di beneficenza è qualcosa che ci viene chiesto spesso Cosa rende gli eventi di beneficenza così impegnativi?

Gli organizzatori di eventi di beneficenza devono pensare alle stesse cose degli altri organizzatori di eventi… e non solo!

Non solo devi pensare ai vincoli di budget e agli obiettivi di raccolta fondi. Dovrai anche assicurarti che tutti gli interessi delle parti si allineino tra loro.

Sfortunatamente, spesso non è sufficiente chiedere alle persone di donare per una causa caritatevole. Vogliono un’esperienza, essere visti e sentirsi speciali.

In questo articolo imparerai come:

• Formulare lo scopo del tuo evento
• Fissare un obiettivo specifico
• Creare un budget realistico
• Trova il tuo target di riferimento
• Creare un tema che piace
• Trovare una sede e i fornitori che adatti al tema
• Riunire un team di personale e di sponsor
• Decidere come accettare le donazioni

C’è molto di cui parlare, quindi andiamo dritti al punto!

1. Definire lo scopo del tuo evento

Inizia definendo uno o più obiettivi. I tuoi sforzi saranno molto più mirati se inizi a determinare lo scopo del tuo evento.

Un obiettivo ovvio della maggior parte degli eventi di beneficenza è quello di raccogliere fondi per una causa. Ma potrebbe anche essere quello di aumentare la consapevolezza e raggiungere nuove persone.

2. Fissare un obiettivo misurabile

Una volta stabilito lo scopo dell’evento è necessario fissare un obiettivo misurabile. A seconda del tuo scopo, questo obiettivo potrebbe essere correlato a:

• Soldi raccolti
• Biglietti venduti
• Membri Iscritti
• Creazione di partnership
• Sponsorizzazioni garantite
• Diffusione della consapevolezza

La parte più importante è essere SMART nel fissare il proprio obiettivo. In questo modo saprete se l’evento è stato un successo o meno.

Gli obiettivi SMART sono:

• Specifici
• Misurabili
• Raggiungibili
• Realistici
• Tempestivi

Infine, è saggio creare una linea temporale per pianificare l’evento e raggiungere gli obiettivi.

3. Crea un budget realistico

Questa è la parte in cui infiliamo nel cliché del “ci vuole denaro per fare soldi” – perché è proprio così!

Il tuo foglio excel col budget per l’evento di beneficenza sarà un documento pulsante e vivo! Inizierete con una stima approssimativa, che diventerà sempre più specifica man mano che l’evento andrà avanti.

Un budget ti aiuterà a capire a quanto denaro dovrai destinare per:

• Intrattenimento
• Mangiare e bere
• Marketing
• Sicurezza
• Staff
• Trasporti
• Servizi
• Fornitori
• Sede

Sarà fondamentale lasciarsi una cifra cuscinetto in caso di spese impreviste.

Leggi qui come ridurre al minimo i costi, qui.

4. Valutare un target di pubblico

Dovresti decidere a chi è rivolto l’evento. Il target di riferimento dell’evento sarà qualcosa di importante da sapere perché influenzerà molte altre decisioni.

Alcuni dei fattori da prendere in considerazione sono l’età, il sesso, il background, la professione e gli interessi personali.

Una volta a conoscenza del target di riferimento, sapremo anche…

• Quale tema dell’evento affascina il pubblico
• Come commercializzare l’evento
• Quali sono gli sponsor che si adattano meglio
• Che tipo di intrattenimento da organizzare

Fai riferimento al pubblico ogni volta che hai dei dubbi su qualcosa che ha a che fare con il tuo evento.

5. Creare una squadra

Molte mani rendono il lavoro più leggero, quindi vorrete un team che vi aiuti nella logistica. Se possibile, cercate di assicurarvi un gruppo di celebrità locali o di donatori facoltosi per aiutare a fare da guida.

6. Stabilire il tema dell’evento

Il tema del vostro evento di beneficenza sarà uno dei principali fattori che spingeranno le persone a iscriversi. Decidete il tema in base a ciò che tratta la vostra causa e a quale pubblico volete raggiungere.

Senza idee?

Ricordate che un evento di beneficenza è sì un evento, ma con un elemento benefico. Utilizzate altri eventi per ispirarvi e vedere se riuscite a inserire la vostra causa.

Ecco alcune idee per iniziare:

• Notte dei single
• 5 Km di corsa in città
• Vestirsi a tema
• Concerto di musica dal vivo
• Serata comica

Il tema avrà un impatto sul vostro budget e sulla scelta della sede, quindi richiederà molta riflessione.

7. Trovare una sede

Una volta scelto il tema, è il momento di trovare un luogo per l’evento. La sede dovrebbe essere in grado di contenere il numero di persone che ci si aspetta di registrare, ma anche corrispondere al proprio budget.

Non abbiate paura di evidenziare il fatto che state organizzando un evento di beneficenza quando negoziate per le sedi. Sarete sorpresi da quanti saranno disposti a farvi uno sconto, se non darvi gratis la loro sede.

Verificate…

• Quanto costerà
• Cosa sarà incluso nel prezzo
• Quante persone può ospitare
• Se sarà possibile ottenere o meno uno sconto

Ricordate che il locale non deve essere tradizionale, deve solo essere appropriato. È possibile ospitare una serata comica in un hangar di un aeroporto, purché ci siano posti a sedere e un sistema audio.

8. Approccio con gli sponsor

Lo scopo del vostro evento di beneficenza è quello di raccogliere fondi. La maggior parte proverrà dai partecipanti.

Ma non c’è ragione per cui non si dovrebbe coinvolgere anche qualche sponsor.

Una volta che avete un obiettivo, un budget, un equipe, un tema e una sede, potrete contattare potenziali partner.

Trovate aziende che si allineano alla vostra causa e che vogliono raggiungere il vostro target di riferimento. Un buon punto di partenza sono le aziende che già sponsorizzano eventi di beneficenza nella vostra zona.

Per saperne di più su come ottenere gli sponsor per il tuo evento di beneficenza clicca qui.

9. Trovate un modo per accettare le donazioni

Ci sono molti modi per accettare donazioni a un evento di beneficenza. Potresti concentrarti sulla promozione di un solo modo per donare o dare alla gente più opzioni tra cui scegliere.

Ecco alcuni dei modi in cui puoi accettare le donazioni:

• Vendita dei biglietti
• Vendite di merchandising
• “Manda un messaggio per donare”
• Lotterie

Dovresti trovare un sistema di biglietteria che sia facile da usare e che funzioni su tutti i dispositivi. In modo da rendere il più semplice possibile alle persone registrarsi all’evento.

10. Seleziona i fornitori

Se hai deciso di organizzare una cena o simili, dovrai procurarti dei fornitori. Utilizza il tema dell’evento e il pubblico target per concentrare qui i tuoi sforzi.

Alcuni fornitori di cui potreste aver bisogno per il vostro evento includono:

• Ristoratori
• Fotografi
• Media planner
• Noleggio attrezzatura

Come con le sedi, valutate se è possibile ottenere uno sconto dai venditori e dai fornitori. Valutate anche se è possibile assicurarsi alcuni fornitori che hanno lavorato con enti di beneficenza in passato.

CharityComms ha un eccellente elenco di venditori che fanno e si occupano di beneficenza.

E infine…

dovrai mettere tutto insieme. Ma ormai dovresti avere…

• Obiettivi misurabili per la raccolta di fondi
• Un budget realistico per il tuo evento
• Un target di pubblico
• Un tema per l’evento
• Sede di ritrovo e intrattenimento
• Team e sponsor
• Venditori e biglietteria

È necessario assicurarsi che tutte queste componenti lavorino insieme e che tutto funzioni senza intoppi. Fai una planimetria dell’evento e valuta la logistica più di una volta e in anticipo.

Comunica chiaramente con il tuo team, con gli sponsor, la sede e i fornitori. Fai piani di riserva nel caso in cui qualcosa vada storto all’ultimo minuto.

Buona fortuna con il tuo evento di beneficenza. Facci sapere nei commenti se hai qualcosa da aggiungere alla nostra lista!