Ci sono dei buoni motivi per migliorare le procedure di check-in ospiti ai tuoi eventi. L’entrata è il primo punto di contatto con il tuo pubblico. È la tua possibilità da organizzatore dell’evento per fare una prima buona impressione sui tuoi ospiti.
Delle procedure di check-in fluide aiutano a tenere alti i livelli di entusiasmo—e a ridurre le code. Inoltre crea l’atmosfera per ciò che si trova all’interno.
Viceversa, un’impressione negativa può intaccare la tua reputazione prima che inizi l’evento. Delle lunghe attese possono compromettere l’atmosfera per cui hai lavorato duro.
Per questo, in qualità di organizzatore dell’evento, devi considerare tante cose per poter gestire le code in modo fluido.
Considerazioni principali relative alle procedure di check-in degli ospiti agli eventi
Prima di parlare su come effettuare il check-in dei tuoi ospiti, ci sono alcuni preparativi che devi prendere in considerazione.
1. Organizza le entrate
Devono essere disponibili più sportelli di check-in per i tuoi ospiti, soprattutto se ti aspetti migliaia di partecipanti.
Questo necessita di una sede con entrate o accessi multipli. Prima il pubblico entra, prima sarà felice.
Consiglio: leggi la nostra guida su come trovare la sede ideale in modo da occuparti di questo in anticipo.
2. Disponi di più postazioni di check-in
Più postazioni di check-in permettono di evitare che le persone si ammucchino in un unico posto. Una coda lunga può far sembrare gli organizzatori dell’evento incompetenti. L’obiettivo è di minimizzare le code il prima possibile.
3. Scegli le persone giuste per il lavoro giusto
In qualità di organizzatore dell’evento, uno dei tuoi compiti è quello di assumere le giuste persone per gestire la lista di ospiti. Qualcuno con delle buone capacità di comunicazione deve gestire le registrazioni faccia a faccia. Un membro del team estremamente meticoloso deve gestire le documentazioni. E così via.
4. Disponi di personale sufficiente
Ogni entrata deve avere almeno una persona per effettuare il check-in degli ospiti. Quando si devono gestire grandi folle, è anche essenziale avere più di una persona per lavoro, in caso di emergenza.
5. Disponi di un piano di riserva quando lavori con software
App e software hanno la tendenza a non funzionare proprio nei momento meno opportuni—o quando meno te lo aspetti. Che fare allora? Tieni sempre un piano di riserva, ad esempio un hotspot personale nel caso in cui la connessione WiFi non funzioni o un foglio cartaceo per contare le persone che hanno effettuato il check-in.
6. Scegli la giusta risorsa
Assicurati di usare il modo più veloce per registrare i partecipanti per evitare ritardi. I fogli cartacei sono roba vecchia, tuttavia fanno il loro lavoro. Nonostante ciò, potresti preferire spuntare i nomi su una lista digitale su un’app.
Consiglio: dai un’occhiata alla nostra app di vendita biglietti per vedere se si tratta di una soluzione che può funzionare per il tuo evento.
7. Organizza gli omaggi
Consegnerai ai tuoi ospiti un bracciale, dei drink prepagati, dei sacchetti omaggio o altri oggetti al loro arrivo? Se lo farai, allora organizza gli omaggi in anticipo in modo da non creare intoppi ed evitare code.
8. Inserisci delle indicazioni semplici
Chi non odia le persone che saltano la fila? Si tratta di persone che possono rovinare l’umore di altri in pochi secondi. In qualità di organizzatore dell’evento, devi assicurarti che non accada. Per prevenire che qualcuno salti la coda, inserisci delle indicazioni semplice e dirette.
Consiglio: leggi la nostra guida sulle indicazioni per eventi per capire meglio cosa funziona e cosa no.
Procedura di check-in all’evento
La procedura di check-in all’evento include tanti compiti da accoglienza degli ospiti all’effettuare la registrazione nelle entrate e consegnare il programma dell’evento.
Potrebbe sembrare banale, tuttavia, devi: chiedere agli ospiti il loro nome, cercarlo nella lista o sistema e consegnare il programma dell’evento.
Semplice come potrebbe sembrare, ci sono tante circostanze imprevedibili che possono generare problemi durante la semplice procedura di check-in.
1. Imbucati
Immagina qualcuno senza invito o biglietto che prova ad entrare all’evento. Non solo ricercare nella lista non porterà a nulla, ma questo farà perdere tempo anche a tutti gli altri in coda.
Consiglio: puoi prepararti per questo leggendo di più su come tenere gli imbucati lontani.
2. Consegnare oggetti
Se hai intenzione di consegnare badge, braccialetti o carte all’entrata, assicurati di organizzare tutto in anticipo. Nel caso in cui debba gestire degli oggetti personalizzati, inserisci un altro tavolo dove indirizzare le persone.
Consiglio:questo articolo spiega come puoi tenere gli oggetti del tuo evento organizzati.
3. Ospiti inaspettati (ma benvenuti)
Un ospite di spicco ha portate un altro ospite? Un ospite si è scusato per non aver dato conferma entro i tempi limite? Lui o lei si vuole registrare sul momento?
Tutto questo potrebbe intralciare la procedura di check-in per gli altri ospiti all’evento. Discuti su come gestire tali richieste con il manager prima dell’evento. Questo ti farà risparmiare tempo.
Idee per procedura di check-in ospiti agli eventi
Ci sono tanti modi per effettuare il check-in degli ospiti agli eventi, dai tradizionali metodi con carta e penna a dei metodi più avanzati per organizzatori esperti di tecnologia.
1. Check-in manuali
Anche se non tanto apprezzati al giorno d’oggi, i check in manuali sono ancora convenienti ed economici per un piccolo numero di ospiti. Necessitano dell’utilizzo di lista stampata e penna.
2. RFID
I bracialetti RFID sono diventanti popolari da poco. Richiedono un tablet o smartphone con tecnologia NFC per la scansione. Utilizzano le informazioni del partecipante e permettono di accedere ad aree riservate. I braccialetti RFID aiutano anche gli organizzatori a tener conto dei propri passi.
3. Postazioni di check-in
Le postazioni di auto-registrazione consentono alle persone di effettuare il check-in senza l’aiuto del personale. Le persone possono usare il codice QR per registrarsi autonomamente ed evitare lunghe code.
4. Tablet
Un pubblico interessato alla tecnologia apprezzerà dei tablet montati su un piedistallo o tavolo. Questo permette di registrarsi in modo autonomo tramite l’interfaccia semplice da usare. Sono anche semplici da spostare e occupano poco spazio.
5. Tornelli
I tornelli sono ideali quando tanti eventi avvengono nella stessa sede. Hanno un lettore di codice a barre integrato, che permette una semplice scansione. Non necessitano di alcun personale. Dato che non richiedono una registrazione manuale, si tratta dell’opzione perfetta per eventi VIP come balli o gala di beneficenza.
6. App per eventi
Le app per venti semplificano la procedura di registrazione. Alcune potrebbero anche disporre di un’opzione integrata che semplifica ancora di più la procedura. Riducono le necessità logistiche presenti nelle code e nei punti di registrazione. Tali applicazioni sono ideali quando si ha a che fare con un vasto pubblico, dato che gli ospiti possono scansionare direttamente i biglietti dai telefoni.
Consiglio: dai un’occhiata alla nostra lista di app per eventi migliori in modo da sapere quale scegliere per il tuo evento.
7. Lettori di codice a barre
I lettori di codice a barre sono degli strumenti pratici per scansionare i codici a barre e QR. Si tratta di dispositivi con un’unica funzione dedicati a scansionare i biglietti singoli o più alla volta.
Preparati per il check-in
Effettuare i check-in può essere stressante, ma non deve. Ci auguriamo che con questi consigli e linee guida riuscirai a gestire meglio la registrazione all’evento.
Facci sapere nei commenti come hai gestito i punti di check-in e condividi che cosa ha funzionato meglio al caso tuo.