In qualità di organizzatore di eventi, il tuo lavoro è assicurarti di effettuare il check-in degli ospiti del tuo evento in modo fluido. La registrazione degli ospiti è uno degli elementi più importanti da non sbagliare. Si tratta del primo contatto con i tuoi partecipanti. Il tuo obiettivo deve essere quello di rendere il processo fluido, preciso e veloce.
Ecco dove entrano in scena le app di check-in per eventi.
Le app per smartphone offrono un modo veloce per registrare gli ospiti di qualsiasi evento. Riducono il numero di persone richieste e sono un’alternativa semplice per poter far registrare gli ospiti online in modo da evitare lunghe code.
Si può dire che le app di check-in online stanno trasformando i check-in tradizionali… e in un buon modo.
Continua a leggere per scoprire…
- I vantaggi delle app di check-in per eventi
- Che cosa cercare in un app di check-in per eventi
- App di check-in per eventi consigliate
Sei pronto a semplificare il processo di registrazione degli ospiti? Iniziamo.
I vantaggi delle app di check-in per eventi
Le app di check-in per eventi sono una soluzione unica per le registrazioni al tuo evento. Da creare pagine di auto registrazione, a vendere biglietti, a fare pubblicità, a rispondere a domande frequenti, a effettuare registrazioni in sede, consentono di fare virtualmente ogni cosa.
1. Prime impressioni
Le app per smartphone consentono gli organizzatori di eventi di fare una buona prima impressione. Come dice il detto, non hai una seconda possibilità per fare una prima impressione. Le app di check-in migliorano fin da subito l’esperienza dei tuoi ospiti.
2. Ridurre carta
Le app di check-in riducono la necessita di elenchi cartacei. Supponiamo che la tua società organizzi 10 grandi eventi all’anno. Puoi immaginare la quantità di carta richiesta per stampare i nomi di tutti i partecipanti. Un’app riduce i costi di stampa praticamente a zero. Infine, eviti di perdere gli elenchi cartacei dei partecipanti.
3. Modifiche dell’ultimo minuto
Le app di check-in per eventi sono ideali per aggiungere degli ospiti non previsti. Dopo tutto, non vuoi rallentare la coda e registrare nuovi ospiti all’ultimo minuto. Le app più avanzate consentono agli ospiti di richiedere dei cambi di alloggio, pasti e altre attività.
4. Maggiore produttività
Le app di check-in per eventi incrementano la produttività del 27% secondo uno studio di Frost & Sullivan. Riducono anche la necessità di personale aggiuntivo, che potrebbe ridurre il budget del tuo evento.
5. Informazioni sui partecipanti
Le app di check-in forniscono anche delle informazioni sui partecipanti. Una volta che sai chi si è registrato al tuo evento, puoi salvare i suoi dati e utilizzarli per pubblicizzare i tuoi eventi futuri. Alcune app di eventi con funzionalità più ampie ti permettono di ottenere dei feedback su presentatore, sede, qualità del cibo e altri aspetti dell’evento.
Cosa cercare in un’app di check-in per eventi
Quando scegli un’app di check-in per eventi, è vitale capire se sia in grado di offrire un’esperienza a 5 stelle o no.
Lo scanner per biglietti sbagliato può rendere le procedure di check-in stressanti, comportando un’esperienza negativa per gli ospiti. Non vuoi che i tuoi ospiti se ne vadano prima dell’inizio del tuo evento perchè lo scanner dei biglietti non funzionava.
Diamo un’occhiata ad alcune qualità delle app di check-in per eventi
Codici QR
Una buona app di check-in per eventi scansiona i codici QR da dispositivi Android o iOS e offre codici QR personalizzati per il check-in.
Sincronizzazione
La tua app di check-in deve offrire sincronizzazione dei dati in tempo reale in modo da ridurre al minimo gli accessi con uno stesso biglietto. Il tracciamento ad alta velocità aiuta anche nel caso in cui ci siano più punti di accesso.
Flessibilità
I tratti distintivi di una buona app sono versatilità e flessibilità. Vedi se può scansionare tipi di biglietti diversi come ticket di parcheggio per gli eventi all’aperto. Deve anche essere in grado di elaborare carte di credito per le registrazione dell’ultimo minuto.
Buon rapporto qualità prezzo
È scontato dire che l’app deve essere conveniente e facile da usare. Non devi essere bloccato da problemi tecnici durante il giorno dell’evento.
Domande da porti
Ecco alcune domande generali che devi porti quando verifichi l’idoneità di una certa app di check-in per eventi:
- Quanti biglietti può scansionare al secondo?
- Quanto costa?
- Necessita di altre attrezzature?
- Qual è il tuo piano di riserva nel caso in cui il WiFi non funzioni?
- Quanto bene sincronizza i dati?
- Include un software per prevenire la duplicazione di biglietti?
- Quanti tipi di biglietti può scansionare?
- Puoi creare dei codici QR personalizzati?
Quale app di check-in per eventi dovresti scegliere?
La domanda da un milione di euro è quale app di check-in dovresti scegliere. Ci sono tante opzioni eccezionali che garantiscono un processo di registrazione veloce. Diamo un’occhiata alle migliori cinque sul mercato oggi.
1. Cvent OnArrival
OnArrival di Cvent promette di eliminare lo stress consentendo di effettuare dei check-in veloci. L’app consente agli organizzatore di sincronizzare i dati degli ospiti tramite la piattaforma di gestione eventi Cvent.
È dotata anche di una modalità self-service che permette ai partecipanti di registrarsi, pagare, effettuare il check-in e creare dei badge personalizzati. L’app richiede una connessione Bluetooth per funzionare e sfrutta dei codici a barre scansionabili. È facile da configurare e connette il tuo telefono a un iPad e a una stampante compatibile.
2. Billetto
Billetto (siamo noi!) offre un’altra app di check-in gratuita per Android e iOS. Gli organizzatori di eventi possono trasformare i propri telefoni e tablet in degli scanner di biglietti portatili in un attimo.
Si integra con il sito di vendita biglietti Billetto che permette agli organizzatori di configurare una pagina dell’evento per vendere i biglietti. I biglietti vengono inviati via email ai partecipanti. Dipende da loro se stamparli o mostrare il biglietto all’entrata direttamente sui telefoni.
3. ScanAttendee di Eventdex
ScanAttendee è un’app per eventi per mobile. Offre un’interfaccia di registrazione online, un’app di raccolta informazioni, un’app per eventi, check-in per partecipanti e soluzioni B2B.
L’app consente agli organizzatori di eventi di stampare badge e aggiungere nuovi partecipanti alla lista degli ospiti in modo veloce.
4. Boomset
Questa app di check-in offre molte funzionalità come analisi in tempo reale, networking, raccolta infomrazioni e check-in fluidi. Le funzionalità avanzate di Boomset permettono agli utenti di registrarsi e anche modificare il programma dell’evento a cui parteciparanno.
Si tratta di un software di check-in per eventi eccezionale che aiuta gli organizzatori ad aggiungere più partecipanti in pochi secondi. Degna di nota è la modalità selfie. Gli ospiti possono scattare un selfie prima del check-in e stamparlo istantaneamente nei loro badge.
5. Social Tables
Social Tables offre un’app di tracciamento partecipanti gratis usata da Dow Jones, Forbes e Blizzard Entertainment per grandi eventi. Si tratta di un’app online con una semplice funzionalità di registrazione per eventi.
Questa app di check-in gratis aiuta i team a collaborare su una singola piattaforma da ovunque. Consente di accedere alle informazioni dei partecipanti e tenerle sicure nel cloud.
Qual è l’app di check-in giusta per te?
Le app di check-in per eventi sono la nuova “moda” nel settore della gestione di eventi. Se non ne stai utilizzando ancora una, sei indietro.
Arriverà presto un giorno in cui non ci si dovrà porre più la domanda se utilizzare un’app di check-in per l’evento o meno. Ci si chiederà quale app usare e perché.
Facci sapere quale app di check-in preferisci nei commenti sotto!
