Il denaro è importante quando si organizza un evento. Lo sapete voi e lo sappiamo noi, e lo sanno anche le aziende – ecco perché non vedono l’ora di sponsorizzare un evento?
In questo articolo, parleremo di…
- Le domande basilari da chiedervi prima di avvicinare uno sponsor
- Come ricercare dei pontenziali sponsor
- Come avvicinarli dopo aver creato una shortlist
- Gli elementi di base e la struttura di una proposta di sponsorizzazione
Pronti a farvi dare i soldi che vi servono? Facciamolo!
Definite il brand e gli obiettivi del vostro evento
Prima di scrivere una proposta di sponsorizzazione (o anche prima di contattare i potenziali sponsor), dovete definire in modo chiaro voi, il vostro evento e i vostri obiettivi.
Non solo questo vi aiuterà a sfoltire la rosa dei candidati, ma vi aiuterà anche cosa potete offrire in cambio della sponsorizzazione.
Di seguito trovere alcune domande chiave da chiedervi per poter definire il vostro brand e i vostri goal. Ciò vi aiuterà a mettere gli sponsor a loro agio quando riceveranno la vostra proposta.
1. Brand dell’evento
Che tipo di evento state organizzando? Quali sono i vostro obiettivi, i vostri valori e la filosofia del vostro business? Dovete avere una chiara definizione del vostro brand personale in quando organizzatori di eventi.
2. Target audience
A chi si rivolge il vostro evento? Sono dei professionisti in giacca e cravata a cui piaccino le conferenze e fare networking? Oppure sono delle aspiranti rockstar che si dilettano con l’air guitar?
3. Background professionale
Qual è il vostro brackground professionale? Avete sul vostro curriculum un sacco di eventi di successo? Avete lavorato in qualche altro campo che vi ha donato delle capacità uniche?
4. Punti di forza unici
Che cosa vi distingue da tutti gli altri organizzatori di eventi che vogliono che qualcuno finanzi il loro progetto? Avete dei punti di forza unici che vi rendono, beh, unici?
5. Benefit derivanti dalla partnership
Che cosa ci guadagna di solito chi collabora con voi? Aumentano le vendite? Il loro staff ne viene ispirato? Le compagnie faranno bella figura se vengono associate al vostro nome?
Come trovare i potenziali sponsor?
Una volta definiti il vostro brand, la vostra target audience e i vostri punti di forza unici, siete pronti per ricercare e avvicinare i potenziali sponsor.
Ecco alcuni modi per ricercare gli sponsor:
- Trovate delle aziende che hanno già sponsorizzato degli eventi simili. (Probabilmente sono disposte a farlo di nuovo.)
- Fate una lista dei concorrenti di queste aziende. (Non vogliono essere lasciati fuori.)
- Chiedete ai partecipanti degli eventi passati quali brand apprezzano. (Quei brand vogliono raggiungere il vostro pubblico.)
- Fate delle ricerche per scoprire cosa piace al vostro target audience. (I brand che usano sono degli ottimi candidati.)
- Usatee Sponsor My Event per trovare delle aziende disposte a sponsorizzare gli eventi.
Come avvicinare i potenziali eventi?
Dovreste avere una lista di potenziali sponsor da avvicinare. Ma, un momento, come fate ad avvicinarli senza una proposta di sponsorizzazione?
Aspettate.
Quello che dovrete fare è telefonare e inviare e-mail. A nessuno piace farlo. (A meno che non comprano, e quindi vi ameranno.) Ma non siete ancora a quel punto.
Prima dovete scoprire con chi dovete parlare. La “persona con cui dovete parlare” è quella che tengono le redini di tutto, e si sa che è difficile parlarci.
Dovrete passare un po’ di tempo a spulciare gli articoli online e i profili Linkedin, oltre a chiamare e a inviare le e-mail ai colleghi prima di riuscire a parlare con chi state cercando.
Per fortuna, abbiamo messo su una guida che parla proprio di questo. (Aprite quel link in un’altra tab e tornate qui per scoprire come scrivere quella proposta.)
Come scrivere una proposta di sponsorizzazione
Ora arriviamo al cuore della questione. Una proposta di sponsorizzazione è una presentazione di vendita scritta. In quanto tale, non ci sono delle regole rigide da seguire.
Deve vendere il vostro evento.
Una volta che siete riusciti a contattare la persona che stavate cercando, o vi chiederanno di inviare una proposta o vorranno incontrarvi di persona.
Se vi hanno chiesto di inviare una proposta, allora basterà scrivere un semplice documento di Word o un PDF.
Se vi vogliono incontrare di persona, allora dovreste preparare un PowerPoint.
Vediamo come scrivere una proposta di sponsorizzazione.
1. Descrivete l’evento in due parole
L’evento è il piatto principale del pasto che andrete a servire ai potenziali sponsor mentre li corteggiate per ottenere i soldi.
Assicuratevi che la prima parte includa tutti i dettagli rilevanti che potrebbero interessare agli sponsor:
- Nome dell’evento
- Data e ora
- Presentatori e artisti
- Catering e fornitori
- Location
- Che cosa rende il vostro evento speciale
I vostri potenziali sponsor forse saranno interessati nel background dell’evento (se ne avete già organizzato uno simile).
Infine, vorranno sapere perché fate quello che fate. Qual è lo scopo dell’evento, e qual è la vostra missione in quanto organizzatore di eventi?
2. Presentate il vostro target audience
Il tipo di evento che organizzerete vi dirà un’indicazione delle persone a cui è rivolto. La seconda sezione della vostra proposta dovrebbe indicare il vostro target audience.
Ecco alcuni dettagli da includere (più ne includete, meglio è):
- Fascia di età
- Genere
- Interessi
- Occupazione
- Stipendio
- Competenze tecniche
Dal momento che anche la componente visiva della vostra proposta sarà importante, dovreste prendere in considerazione di preparare un’infografica per il vostro target audience.
Consiglio: Leggete la nostra guida su come identificare il vostro target audience così da sapere con esattezza ciò che dovete includere.
3. Dimostrate i vostri successi passati
Vi ricordate che prima abbiamo parlato della vostra storia professionale? Ora è tempo di mettere in mostra i vostri risultati passati.
Avete un’eccellente idea per un evento è un’ottima cosa. Ed è anche un’ottima cosa che voi e il vostro sponsor condividiate lo stesso target audience. Ma perché dovrebbero affidarvi i loro soldi?
Il vostro curriculum dimostra loro che sapete quello che state facendo. Se volete che le persone investino nel vostro evento, dovete dimostrare un adeguato livello di credibilità.
Consiglio: Date un’occhiata a come fare per creare un curriculum da organizzatore di eventi.
4. Delineate il vostro procedimento
Avete spiegato il concept dietro l’evento, a chi è indirizzato e perché siete la persona giusta per organizzarlo. Avete parlato – ora dovete dimostrare i fatti.
Delineate il modo in cui organizzerete l’evento, passo dopo passo. Ciò permetterà agli sponso di capire se sapete veramente quello di cui state parlando e se le vostre aspettative sono realistiche.
Immaginate di star scrivendo un business plan che volete usare per chiedere un prestito a una banca. Si applicano gli stessi principi: non importa se state chiedendo dei soldi a una banca o state provando a farvi sponsorizzare.
Infinte, la timeline dovrebbe includere anche i vostri sforzi pubblicitari. In questo modo gli sponsor sapranno quanta pubblicità riceverrano come parte dell’accordo.
Consiglio: Usate questa guida alla pianificazioni delle timeline per gli eventi per delinare la timeline del vostro evento.
5. Suggerite alcuni pacchetti di sponsorizzazione
Una volta che avete trovato degli argomenti convincenti per il vostro evento, il target e il vostro curriculum, è tempo di mostrare ai vostri potenziali sponsor come possono essere coinvolti nel tutto.
Dovreste mettere insieme dei pacchetti di sponsorizzazione che aiuteranno loro a pubblicizzare il loro brand e a vendere più prodotti.
Il vostro pacchetto dovrebbe includere cose tipo (cliccate su ogni opzione per vedere un esempio):
- Banner sui siti web
- Acquisto di dirette streaming
- Drink e catering
- Borse omaggio e brochure
- App dell’evento
Consiglio: Leggete la nostra guida con un sacco di idee per la sponsorizzazioneper trovare la giusta ispirazione per la vostra proposta.
Template per una proposta di sponsorizzazione per un evento
Se siete sopraffatti dalla quantità di informazioni che dovete includere nella vostra proposta di sponsorizzazione, non temete: non c’è bisogno di inventare di nuovo la ruota.
Ci sono un sacco di template già pronti che potete usare dopo averli modificati.
Better Proposals è un ottimo esempio di template elegante e professionale che potete usare. Potete anche andare su template.net e trovare oltre 13 template su cui lavorare.
Pronti a corteggiare gli investitori?
Congratulazioni, siete sulla buona strada per trovare dei finanziamenti per il vostro prossimo evento. Ricordatevi di personalizzare ogni singola proposta. A tutti piace un tocco personale.
Avete esperienza nell’inviare proposte di sponsorizzazione? Parlatecene lasciando un commento!