Gestisci un workshop grazie a queste 7 utilissimi consigli

Perché organizzare un workshop? Beh, per alcuni non c’è niente di più eccitante che condividere il loro amore per l’artigianato.

Se siete stufi di insegnare le gioie della pittura su frutti esotici a un branco di bambini spaventati, allora forse organizzare un workshop potrebbe essere la mossa vincente. Ma una volta che avete pianificato e pubblicizzato il vostro workshop, forse vi state chiedendo cosa dovete fare quando arriva il grande giorno.

In questo articolo, parleremo di alcune buone abitudini per gestire un workshop di successo:

• Preparare lo spazio
• Accogliere gli ospiti
• Dare inizio al workshop vero e proprio
• Restare flessibili
• Chiudere il becco
• Creare la giusta atmosfera
• Mettere a posto

1. Preparare i materiali

I workshop non sono degli eventi su larga scala, ma è sempre una buona idea arrivare in anticipo e preparare tutto il necessario.

Attrezzatura

Forse dovete mostrare un video su come padroneggiare l’arte della scultura. O forse avete bisogno di un proiettore per mostrare il vostro browser mentre fate vedere ai vostri ospiti dove possono acquistare dei materiali di qualità.

Concedetevi tempo a sufficienza per cose come il setup dell’attrezzatura e il troubleshooting. Non volete diventare quell’anziano insegnante che non riusciva ad accendere il videoregistratore, no?

Alcune sedi disporranno di tecnici che potranno aiutarvi con questo processo. Testate tutto e fate girare gli ingranaggi prima dell’arrivo degli ospiti.

A volte è il caso di far girare una piccola demo per un pubblico invisibile. Se non lo sistemate ora, dovrete farlo di fronte al pubblico vero e proprio.

Il metodo feng shui

Si pronuncia “fung sciuei” ed è un antica pratica cinese. Nel senso moderno, feng shui di solito significa semplicemente ergonomia.

Volete fare in modo che la sede del workshop sia organizzata fisicamente in modo da garantire la massima produttività. Non è esattamente una scienza dura, e quindi dovrete fare del vostro meglio per creare un ambiente confortevole. Alcune cose con cui giocherellare sono:

• Temperatura
• Illuminazione
• Sedie, scrivanie, tavoli
• Rumore provenienti dalle zone circostanti
• Quadri o poster sul muro (sono in linea con il tono del vostro workshop?)
• Pulizia

Materiali

Qualunque siano i materiali di cui avete bisogno per far fiorire il vostro workshop, fate sì che siano facilmente accessibili e ben organizzati. Sia che state gestendo un workshop di cucito con mucchi di filo extra o un incontro per imparare a progettare i giochi da tavolo, sistemate tutti i materiali a portata di mano.

E portatene sempre più di quanti pensate servano. Sempre meglio averne troppi che non abbastanza.

Comprate i dolci!

Se dite che non vi piacciono gli snack, allora state mentendo. Cominciate il workshop nel modo giusto e distribuite qualche snack per una dose extra di dopamina.

In alternativa, potete lasciarli sulle scrivanie o sui tavoli.

Potete metterci di tutto – da dei sacchetti pieni di snack a delle piccole monete commemorative. I workshop sono della misura giusta per questo genere di cose. Non dovete sparare delle t-shirt personalizzate con dei cannoni ad aria. A meno che non vogliate farlo – anche se noi vi sconsigliamo di farlo dentro una stanza.

Consiglio: Date un’occhiata a questa lista con oltre 100 idee creative per gli omaggi da distribuire durante il vostro evento.

2. “Salute, terrestri”

I semplici tocchi personali, come un piacere-di-conoscerti, sono sorprendentemente importanti quando si organizza un workshop. Se arrivate in anticipo per sistemare tutto quanto, potete accogliere i vostri ospiti con un caloroso benvenuto.

Chiacchierate con i vostri ospiti! Durante gli eventi su larga scala ciò può risultare difficile, ma le relazioni personali sono i capisaldi di qualunque workshop.

L’introduzione formale

Una volta iniziato il workshop, accertatevi di presentarvi in modo ufficiale ai vostri ospiti. Durante la vostra introduzione, dovreste parlare di:

• Le vostre credenziali: come siete diventati degli esperti nella pittura dei soldatini o dei fenomeni nei giochi di prestigio?
• Lo scopo principale del vostro workshop
• Quali progressi possono sperare di ottenere i vostri ospiti e qual è il livello minimo di abilità richiesto all’inizio.

Consiglio: Date un’occhiata a questa guida su come introdurre voi stessi a un piccolo gruppo o alla vostra classe.

Rompere il ghiaccio

Rompere il ghiaccio può essere un ottimo modo per cominciare il vostro workshop.

Rompere il ghiaccio può essere un ottimo modo per abbassare le inibizioni e far fluire l’elemento sociale del workshop. E se tutti sono a loro agio, allora sì che la creatività può sbocciare.

A volte, si può rompere il ghiaccio chiedendo ai partecipanti cosa sperano di imparare durante il workshop.

Consiglio: Ci sono moltissimi modi per rompere il ghiaccio. Alcuni sono piuttosto divertenti.

3. Ora di andare

Ecco!

È ora di mettere il piano all’opera. Assicuratevi di delineare il piano della giornata a tutti i partecipanti. Stampare il programma del workshop è essenziale. Oppure potete condividerne uno digitale, supponendo che tutti possano accedervi.

Leggete il programma ad alta voce e dite ai vostri ospiti quello che li aspetta. Non è molto diverso da un insegnante che analizza il programma semestrale con i propri studenti. Può anche aiutarvi a spiegare ai vostri ospiti perché avete scelto quel particolare programma per il workshop.

Consiglio: Il programma di un workshop non dev’essere niente di trascendentale— puntate a un programma semplice e facile da analizzare.

4. Strappo alla regola

Per quanto siano utili i piani, non dimenticatevi di essere flessibili. Un’esperienza rigida che non cerca di soddisfare i bisogni degli ospiti creerà un pessimo workshop.

Se un esercizio non va come programmato, cambiate marcia. O se i vostri ospiti non ne hanno abbastanza, non temete di prolungare la durata di un esercizio. Lasciatevi trasportare e cercate di divertirvi.

5. Silenzio!

Potreste avere la tendenza a dare troppe spiegazioni, ma raramente questa è una buona idea.

Lasciate che i vostri uccellini spicchino il volo. Dovreste sempre essere disposti a rispondere alle loro domande e ad aiutarli, ma se organizzate un workshop, il centro focale dell’evento sono i vostri partecipanti.

Lasciate che sperimentino, che sbaglino, e che esplorino. In ogni caso, è questa la parte divertente del workshop.

Consiglio: Ovviamente avete una voce bellissima, ma ricordatevi che l’attenzione dopo un po’ dimunisce.

6. Serate imparziali

Quando gestite un workshop, i vostri ospiti dovrebbe sentirsi tutti uguali. Se avete dei lavori di gruppo che necessitano di un leader, equilibrate la situazione ruotando i ruoli.

E solo perché alcuni ospiti non parlano molto, ciò non vuol dire che non abbiano niente da dire. Assicuratevi di parlare almeno un paio di volte con ognuno dei partecipanti.

Ciò non vuol dire che dovete costringere i vostri ospiti a esprimere la propria opinione, ma è veramente utile chiedere loro cosa pensano riguardo a quello che stanno facendo. I lavori di gruppo possono aiutare a far sì che tutti diano il loro contributo, in quanto è più facile aprirsi ed essere sociali quando si è in pochi.

Consiglio: Trello è un modo semplice per coinvolgere tutti quanti esponendo in tempo reale gli obiettivi del progetto. Potete usare una tabella per prendere nota dell’andamento del workshop e lasciare che tutti contribuiscano a modo loro.

7. Ricapitolate

Concludete il workshop ripassando tutto quello che avete fatto durante il workshop . Assicuratevi che i vostri partecipanti capiscano che hanno speso il loro tempo e i loro soldi in modo proficuo.

Darete a tutti un senso di realizzazione (e che desiderino raccomandare il vostro workshop ai loro amici). Non dimenticatevi di ricordare a tutti dove possono segnarsi per partecipare al vostro prossimo workshop!

Consiglio: Chiudete su una nota divertente e memorabile con questa routine.

Chiudere bottega

Quali sono le strategie che preferite utilizzare quando gestite un workshop? Scrivete nei commenti!