8 Suggerimenti per organizzare per la prima volta un evento aziendale

Ti sei offerto volontario per organizzare un evento nella tua azienda. Il problema è che tu sei il Jon Snow della pianificazione di eventi; non ne sai niente.

E ora cosa si fa?

Il tempo stringe e non hai tempo per fare un corso di pianificazione eventi. Ecco perché sei qui: Per un corso intensivo su come realizzare il tuo primo evento aziendale.

Continua a leggere per scoprire come si fa:

• Definire lo scopo dell’evento
• Scomponi tutto in compiti gestibili
• Datti un budget realistico
• Scegli una data appropriata
• Crea una time-line da rispettare
• Forma un team
• Trova una sede
• Promuovi l’evento

Alla fine di questo articolo, sarai meno Jon Snow e più Bran Stark.

1. Inizia dalla fine

Se ti suona un po’ reverse engineering, è proprio perchè lo è.

Quando ci si propone per organizzare un evento, è facile rimanere bloccati ai primi dettagli. Ma tutti i progetti hanno bisogno di una visione e di un piano macro prima di entrare nei dettagli.

Pensa a ciò che vuoi che i tuoi colleghi e i tuoi capi ottengano all’evento. Una rete di contatti? Formazione? Divertimento? Tutte e tre le cose?

Cosa stai organizzando esattamente?

Si tratta di…

• Una conferenza, un seminario
• Una fiera
• Un ritiro aziendale
• La festa di Natale
• Un evento di team-building
• O il lancio di un prodotto

Sarà cruciale per soddisfare il vostro target di riferimento. Le aspettative dei vostri ospiti dipenderanno dall’industria e dal grado di retribuzione. Inizia dalla fine, e lascia che questo determini il piano.

2. Fai una lista delle componenti

Una volta che avete un’idea generale su come dovrebbe essere l’evento, è il momento di scomporre il vostro piano. Capite quali sono le componenti necessarie per renderlo un successo.

A seconda dell’evento, avrete bisogno di quanto segue:

• Sede
• Arredamento
• Mangiare e bere
• Intrattenimento
• Altro marketing
• Trasporti
• Alloggio
• Biglietteria

Ricordate che non importa quanto sembri grande un progetto all’inizio. Tutto ciò che conta è di essere in grado di suddividerlo in componenti piccole e gestibili.

Apri Google Docs and Sheets e scomponi il tuo piano in attività individuali. Dopodiché assegna loro una priorità in base all’urgenza.

3. Imposta un budget

Potresti non essere in grado di stabilire il tuo budget per l’evento. Infatti, gli organizzatori di eventi raramente hanno fondi illimitati con cui lavorare.

Va bene. Puoi farcela con quello che hai. Puoi anche organizzare un evento a budget zero se proprio lo vogliamo dire.

Regola numero 1 per stabilire un budget Siate realistici e lasciate il 10% di riserva.

Una volta che sai quanto devi lavorare, è il momento di valutare qualche quota. Confronta i costi dei diversi locali, il catering, le stampe e quant’altro necessario per l’evento.

Prima ne prenoterai uno, meglio sarà in termini di prezzo. In caso contrario, dovrai solo negoziare al meglio delle tue capacità.

4. Scegli una data

Se sei in grado di scegliere la data, ora è il momento giusto per farlo. Se l’evento è stagionale, come una festa di Natale, le opzioni potrebbero essere limitate. La data impostata potrebbe essere influenzata da questi fattori:

• Chi vuoi che partecipi (e quanto preavviso dare)
• Quanto tempo ci vorrà per preparare tutto (vedi #5)
• Quando lanciare il prodotto o il servizio
• Quando sarà disponibile la sede (vedi #6)

Fai in modo che la data sia provvisoria. Probabilmente sarà necessario modificarla una volta trovato il luogo giusto.

5. Crea una time-line

Ogni piano ha una sua time-line, e anche tu ne puoi trarre vantaggio facendone una. Non dev’essere niente più di una serie di scadenze da rispettare per far sì che tutto funzioni in tempo.

Regola numero 1 per la creazione di una time-line: Consentire sempre ritardi imprevisti.

È bello essere ottimisti. Ma quando si organizza un evento aziendale, è meglio essere realisti.

Ecco alcuni dei ritardi imprevisti che dovreste tenere in conto:

• La sede può essere prenotata due volte
• Il locale potrebbe non essere arredato
• Il catering può arrivare in ritardo
• Le stampe potrebbero sbagliare l’ortografia del nome della vostra azienda
• I trasporto potrebbero non funzionare

È improbabile che tutte queste cose accadano, ma anche una o due di esse possono mettervi il bastone fra le ruote.

È bene applicare la Legge di Murphy quando si crea la propria time-line.

6. Crea la tua squadra

Potresti aver bisogno di più di un paio di mani per rendere il tuo evento un successo. Anche se si tratta di un evento su piccola scala, è utile avere un team con cui lavorare.

Se il budget non lo consente, valuta se con un po’ di persuasione riesci a coinvolgere i tuoi colleghi. Potrebbero semplicemente essere entusiasti di far parte dell’organizzazione.

7. Trova una sede

Avrai bisogno di un luogo di ritrovo per gli ospiti, indipendentemente dall’evento che stai organizzando. La caccia al luogo può essere stressante e può facilmente intaccare il budget.

Quando si valutano i vari luoghi di ritrovo, si dovrebbero considerare le seguenti domande:

• Quanto ha come tempo d’attesa?
• È abbastanza grande per tutti i partecipanti?
• Il locale è dotato di apparecchiature A/V, o dovreste portarne una vostra?
• C’è un’adeguata ricezione telefonica e WiFi?
• Quanto dovete pagare di caparra?
• Quali sono le politiche di cancellazione e rimborso?

Come accennato, è una buona idea prenotare la sede il più presto possibile per ottenere così il miglior prezzo possibile.

8. Promuovi il tuo evento

Questa parte dipenderà dall’evento che stai organizzando. Può essere solo l’invio di un’e-mail ai tuoi colleghi. O anche una campagna di marketing a tutto tondo.

Se state creando un evento su larga scala, dovreste anche considerare quanto segue:

• Messaggi e annunci sui social media
• Volantini e locandine
• Post sui blog
• Siti internet con elenco eventi
• Ottimizzazione sui motori di ricerca (SEO)
• Invito per posta diretta

L’importante è che tu faccia partecipare la gente. Fate sapere loro le tre domande principali: cosa, quando e dove.

Per riassumere…

Respira.

Andrà tutto bene.

Se mai fossi ansioso, ecco un antico metodo spirituale per riposare la mente:

Immagina di essere Donald Trump.

Nessuno conosce gli eventi più di te.

Buona fortuna!