Spesso gli organizzatori si dimenticano di preoccuparsi della salute e della sicurezza del loro evento.
In questo articolo vedremo tutto ciò che avete bisogno di sapere per garantire la sicurezza dei vostri eventi.
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Considerazioni chiave nel campo della sicurezza
Questo articolo tratta di informazioni relativa al Regno Unito, ma riteniamo che tali informazioni possono risultare utili agli organizzatori di eventi di tutto il mondo. Quando organizzate il vostro evento, la sicurezza dev’essere la priorità numero uno. Dovete pensare alle seguenti cose.
Per chi siete responsabili durante l’evento?
Non siete responsabili solo per i vostri ospiti. Dovete considerare anche le persone che lavorano per voi: lo staff, i collaboratori o i volontari.
Quant’è grande il rischio?
Se il vostro evento comporta dei rischi, dovete pianificarlo in modo da minimizzarlo.
Se qualcosa va storto, dovete essere pronti ad agire di conseguenza. Se non lo fate e violate qualche regolamento sulla sicurezza, potreste dovere pagare una multa di circa 20,000 pound.
E, in certi casi, potreste anche andare incontro a sanzioni penali. La pianificazione e la preparazione sono di fondamentale importanza per far sì che tutte le procedure di sicurezza siano in regola.
Cosa dovete preparare
In quanto organizzatori di eventi, dovete condurre una valutazione rischi, preparare un piano di emergenza e un piano di sicurezza per l’evento.
1. Valutazione rischi
Non importa il tipo di evento che state organizzando, dovete condurre una valutazione rischi fin dall’inizio della pianificazione.
Questa valutazione rischi evidenzierà qualunque potenziale rischio che potrebbe riguardare il vostro evento.
Una valutazione rischi dovrebbe includere cose come:
- Il livello del rumore sarà accettabile?
- C’è il rischio che i cavi elettrici vengano danneggiati?
- Qual è il rischio incendi?
- Le luci stroboscopiche potrebbero causare delle crisi epilettiche?
- Le mie strutture temporanee sono abbastanza sicure?
- C’è un numero adeguato di bagni per gli ospiti?
- Ho accesso all’acqua potabile?
- I rifiuti saranno gestiti nel modo appropriato?
Essere pronti a qualunque situazione vi aiuterà a far sì che i vostri ospiti siano al sicuro e che tutti sappiano come comportarsi in caso di problemi.
Scaricate questo template e fatene una copia per ogni evento che dovrete organizzare. Prendetevi un po’ di tempo per riempirlo e parlatene con il vostro team.
Vale anche la pena di dare un’occhiata a questa valutazione rischio incendi.
Consiglio: Date uno sguardo a questa guida approfondita su come condurre una valutazione rischi, inclusi degli esempi pratici su come riempire il template.
2. Piano di emergenza
Nessun organizzatore di eventi vuole usare un piano di emergenza, ma è importante averne uno nel caso in cui le cose vadano storte.
Un’emergenza potrebbe essere qualsiasi cosa, da un incendio a un’inondazione, a un allarme bomba. Come gestirete questo tipo di problemi? Come contatterete la polizia, i pompieri o le ambulanze, se vi servono?
Il piano di emergenza dev’essere chiaro a tutti i membri dello staff. Possono aiutarvi a metterlo in atto, nel caso accada l’impensabile.
Dovreste preparare un piano di emergenza subito dopo aver condotto una valutazione rischi. Solo allora saprete quali problemi si potrebbero presentare e come potete prepararvi ad affrontarli.
Consiglio: Ecco una guida per redarre un piano in caso di incidenti ed emergenze.
3. Piano di sicurezza per un evento
Un piano di sicurezza per l’evento è un ulteriore documento che avete bisogno di completare, e di solito include la vostra valutazione rischi e il vostro piano di emergenza. Dimostra che avete pensato a tutti gli aspetti chiave nel campo della sicurezza.
A seconda del tipo di evento e locale, le autorità locali vorranno poter consultare questo piano di sicurezza mentre state ancora pianificando il vostro evento. Vorranno sapere se siete preparati a qualsiasi situazione.
Vi affiderete a questo documento nel caso in cui succeda qualcosa di spiacevole durante l’evento e vi ritroverete in una disputa legale.
Il vostro piano di sicurezza dovrebbe includere:
- Dettagli sul vostro evento: dove, quando, cosa, orari in dettaglio, planimetrie della sede, e così via.
- Chi è il responsabile?
- Licenze e permessi che avete ottenuto?
- Valutazione rischi
- Piano di emergenza
- Come lo staff comunicherà internamente.
- Attrezzature elettriche
- Dettagli sui bagni, l’acqua potabile e i cestini
- Accesso per i disabili
- Controllo dei livelli di rumore
- Come controllerete il traffico e la folla
- Dettagli sul primo soccorso e la sicurezza
- Informazioni su strutture, attrezzatura ed attrazioni temporanee
- Servizi di cibo e bevande: chi sono, cosa fanno e quali licenze posseggono?
- Quanti sono i membri dello staff e quali sono i loro compiti?
Consiglio: Non sapete da dove partire? “Come scrivere un piano di sicurezza” ti aiuterà a partire col piede giusto.
Linee guida per la sicurezza di un evento
Health and Safety Executive (HSE) nel Regno Unito è la migliore risorsa che potete trovare per gestire un evento in tutta sicurezza.
Il sito web dell’HSE contiene tutte le informazioni di cui avete bisogno su cose come:
- Gestione della folla
- Trasporto
- Sicurezza antincendio
- Rumore
- Benessere degli impiegati
- Utilizzare delle transenne
- Gestire i rifiuti
- Effetti speciali
- Design della sede
- Cadute dall’alto
- Utilizzare le strutture temporanee
Per ognuna di queste cose, dovreste:
- Scoprite quali sono le vostre responsabilità in quanto organizzatore di eventi.
- Scoprite quali sono le cose più importanti che dovete sapere.
- Ottenete i link per ulteriori risorse che potrebbero servirvi.
Sia che state gestendo un evento per la prima volta o la centesima, è una buona idea controllare in modo accurato il sito web dell’HSE.
Consiglio: Anche specificamente pensato per gli eventi musicali, The Purple Guide offre un sacco di utilissime informazioni sulla sicurezza per gli eventi, includendo dei casi di studio ed esempi pratici.
Tutti gli aspetti della sicurezza sono importanti per me?
Tutti gli organizzatori di eventi devono tenere in considerazione la sicurezza. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti che variano a seconda del tipo di evento che state organizzando.
Ad esempio, una piccola esibizione artistica presso la galleria locale sarà molto diversa da un evento tenuto in uno stadio e con cinquemila ospiti. Non dovrete preoccuparvi di strutture temporanee, di avere abbastanza bagni o di gestire i rifiuti. Dovrete creare un piano per la sicurezza adatto al vostro specifico evento.
Allo stesso modo, eventi con alcool o attività all’aperto sono più propensi ad avere dei problemi nel campo della sicurezza.
Consiglio: Un buon punto di partenza e cercare “misure di sicurezza per [il vostro tipo di evento]” per vedere se ci sono già delle informazioni disponibili sull’argomento.
Dove potete farvi aiutare
Tutto ciò può apparire scoraggiante, specie se è la prima volta che vi occupate di questo argomento. Ma non vi preoccupate: ci sono un’infinità di risorse per aiutarvi e guidarvi lungo la via.
L’articolo “Getting started” di HSE è estremamente utili per i novizi. Avete anche le seguenti opzioni a disposizione.
Fatevi aiutare dalla sede dell’evento
Molte sedi hanno tutte le informazioni necessarie sui loro siti web. Queste informazioni sono lì per aiutarvi a far sì che ogni aspetto del vostro evento sia coperto, comprese le misure di sicurezza.
Se non trovate niente sul loro sito, chiedete loro se hanno una serie di informazioni già pronte. Dopotutto, è nel loro interesse far sì che il vostro evento fili liscio. Forse hanno esperienza con il vostro tipo di evento.
Fatevi aiutare dai comitati locali
I siti web dei comitati locali, come PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk, eYorkshiredales.org.uk offrono delle informazioni dettagliate sulla sicurezza per gli eventi. Vale la pena dare un’occhiata al sito web del vostro comitato locale o contattare i loro rappresentanti per vedere se possono aiutarvi in qualche modo.
Fatevi aiutare dai consulenti specializzati nella sicurezza per gli eventi
Potete anche trovare delle compagnie specializzate nell’aiutare gli organizzatori di eventi a prendersi cura delle misure di sicurezza. Eccone alcune:
- Event Safety Plan fornisce supporto per gli organizzatori di eventi. La compagnia offre dei corsi di aggiornamento, servizi di consulenza e strumenti online per aiutarvi a soddisfare i requisiti di sicurezza.
- Stagesafe è una compagnia di consulenza spcializzata negli eventi musicali e nelle produzioni live. Posso aiutarvi con tutta la documentazione necessaria, le ispezioni, i piani di emergenza e le indagini in caso di incidente.
- The Event Safety Advisors ha lavorato con moltissimi brand famosi in tutti il mondo per creare degli eventi su misura. Sul loro sito web potete consultare alcuni interessanti casi di studio.
Ci sono molte altre compagnie di questo tipo, e di certo ne troverete una vicino a voi.
Considerazioni speciali per eventi su larga scala
Se state organizzando un evento su larga scala e siete preoccupati per la gestione della folla, date un’occhiata a Crowd Safety per farvi aiutare e ricevere dei preziosi consigli.
A causa del rischio terrorismo, dovreste anche considerare la “Crowded places guidance” del governo.
Consiglio: Questa checklist dall’Università di Northumbria è un ottimo esempio dei dettagli specifici da considerare.
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Non lesinate sul vostro piano di sicurezza.
All’inizio tutta questa faccenda della sicurezza potrebbe sembrare una scocciatura, ma è di vitale importanza avere dei piani fatti ad hoc.
Delle procedure di sicurezza inefficaci possono avere delle conseguenze devastanti per voi in quanto organizzatori di eventi. Sta a voi assicurarvi di star seguendo le linee guida e avere un piano di emergenza a portata di mano.
Eseguendo una valutazione rischi e creando un piano di sicurezza, assicurerete la sicurezza dello staff e dei vostri ospiti. Inoltre sarete preparati nel caso in cui accada qualcosa di spiacevole durante l’evento.
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