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Come organizzare al meglio la tua festa

Checklist per organizzare la tua festa: 31 elementi da tenere in considerazione

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Organizza degli eventi migliori grazie a questa guida passo per passo


Organizzare un evento richede tempo, creatività e l'abilità di essere organizzato. A meno che non si tratti di un raduno in famiglia o tra pochi amici, organizzare un evento dovrebbe essere un processo strutturato con degli elementi ben definiti.


La nostra guida per organizzare eventi, dovrebbe aiutarti a mantenere tutto sotto controllo. Segui ogni passaggio, cosi da non perderti dei dettagli importanti come ad esempio avere abbastanza cibo per gli ospiti. Del resto si sà avere persone affamate non rende il tuo evento particolarmente attraente.


Con grande anticipo


    Data e ora: Decidi prima di tutto la data e l'ora del tuo evento. Cerca di scegliere una data che non si sovrapponga ad altri avvenimenti, vacanze o festività. In questo modo avrai maggiori possibilità di attrare più persone.


    Location: Dove si svolgerà il tuo evento? Sarà al coperto o all'esterno? A casa di qualcuno, a un ristorante, a un pub o altrove. Inizia a pensare a quale luogo può davvero rendere il tuo evento speciale.


    Tema: Decidi se il tuo evento sarà a tema. Qual'è lo spirito dell'evento? I tuoi ospiti dovranno vestirsi in un modo specifico oppure portare qualcosa loro stessi all'evento? Sembrano dettagli triviali, ma fanno al differenza


    Pubblico Cerca di scoprire a quali tipi di persone potrebbe piacere questo evento. Dove puoi trovarli? Inizia a speculare come potrebbe essere la lista degli invitati.


    Menù: Servirai del cibo o delle bevande? Oppure saranno gli ospiti a dover portare qualcosa? Comincia a pensare a cosa dovrai acquistare e quali sono le tuie opzioni di catering.


    Il tuo team: Che tu faccia tutto da solo, oppure hai una "squadra" per il tuo evento, è importante decidere le responsabilità di ogni persona.


    Budget: In quali costi potresti incappare? Affitto di un luogo, acquisto vivande, staff, intrattenimento, etc.. Preferisci far pagare un quota di ingresso ai tuoi clienti per compensare in parte questi costi? La soluzione è dietro l'angolo.



Un mese prima


    Stabilisci un programma E il momento di cominciare a preparare un programma maggiormente dettagliato per il tuo evento. Ci sarà dell'intrattenimento al tuo evento? Ci sarà della musica live? Un Dj particolarmente famoso? Inizia a pensare a come si svolgerà in termini di tempistica il tuo evento.


    Hardware: Ora che ti sei fatto una idea di come sarà il tuo evento, puoi cominciare a pensare quali altri elementi ti serviranno. Casse, proiettori, luci e molto altro. Comincia a piazzare gli ordini per gli elementi più voluminosi che richiedono tempi di consegna pù lunghi,


    Conferma il luogo: Assicurati che il posto che avevi in menti sia effettivamente disponibile. Non aspettare, prenota subito se davvero ti interessa.


    Partner: Assicurati di avere nel tuo team di organizzazioen dei partner di rilievo che davvero danno del valore aggiunto al tuo evento. Negozia attentamente su ogni dettaglio.


    Pagina evento Crea una pagina evento per la tua festa, che possa portare a conoscenza del mondo perchè il tuo evento è davvero degno di nota. Ricordati di mettere in evidenza i dettagli chiavi del tuo evento: orario, luogo, programma.


    Inviti: Manda gli inviti alla tua lista di partecipanti. Questi inviti possono essere collegati direttamente alla tua pagina evento cosi che le persone possono scoprire i dettagli del tuo evento.


    Promozione: Comincia a promuovere il tuo evento su tutti i canali mediatici dove ti puoi aspettare di trovare dei potenziali clienti. Chiedi a quelli che si sono giù registrati al tuo evento di spargere la voce ai loro amici e al proprio network. Non ti dimentcare la promozione offline, poster, annunci fisici e volantini, posso comunque essere efficaci in certe situazioni.



Due settimana prima dell'evento


    Conferma i tuoi partner: Assicurati che tutti i tuoi partner commerciali abbiano confermato le loro consegne e che tutto è in linea con le tue aspettative. A nessuno piacciono le sorprese negative, come ad esempio consegne mancanti.


    Acquista ciò che ti manca: Preparati ad acquistare tutte le piccole cose che mancano per conto tuo, come ad esempio micro decorazioni, gadget ed altre cose che potrebbero essere utili per il tuo evento.


    Logistica: Comincia a pensare ad elementi come planning per i posti a sedere ed il layout del luogo dell'evento. Dove potranno parcheggiare le persone? Da quale porta potranno essere fatte le consegne per il catering? Ci sarà un palco per il DJ o la band? Una pista da ballo? C è un guardaroba dove gli ospiti possono lasciare i propri indumenti?



Una settimana prima dell'evento


    Prepara una playlist: Se non hai un DJ e ti occupi direttamente della musica per il tuo evento, allora è il momento di mettere insieme una playlist elettrizzante.


    Conferma dei partecipanti: Cerca di contattare di nuovo gli ospiti che non hanno risposto al tuo RSVP, in modo da capire il numero esatto di partecipanti. Per coloro che hanno già confermato, manda un bel messaggio per tenere alto il loro interessante.


    Controlli di sicurezza: Assicurati che tutti gli strumenti per la sicurezza siano al giusto posto e che siano funzionanti. C'è una chiara porta anti-incendio da cui uscire in caso di emergenza? Tutte i necessari controlli di sicurezza sono stati effettuati?



Il giorno prima


    Prepara il luogo dell'evento: Sistema i mobili, assicurati che la connessione wireless sia ben funzionante, e fai dei test per le attrezzature musicali. Addoba con palloncini, filoni e luci la tua location.


    Acquista prodotti last minute: Acquista all'ultimo minuto prodotti a breve durata come: frutta, ghiaccio, etc.


    Fai una prova: Se riesci, effettua una prova con i rivenditori ed il tuo team per assicurarti che tutti sappiano esattamente cosa fare durante l'evento.



Il giorno dell'evento


    Setup: Sistema i tavoli, prepara i drink per accogliere i tuoi ospiti, fai un controllo finale al sonoro, ed infine assicurati che tutti gli utlimi dettagli sono stati sistemati.


    Catering: Fai entrare il team del catering e assicurati che abbia tutto il tempo di preparare e servire il cibo.


    Gestione degli ingressi: Assicurati che ci sia qualcuno che gestisca gli ingressi, in modo da accogliere cortesemente i partecipanti, scannerizzare i biglietti, gestire il guardaroba ed offrire loro un drink di benvenuto.


    Foto e video: Trova un fotografo professionista, o un membro del tuo team, per fare delle foto o dei video memorabili da condividere con i tuoi partecipanti dopo l'evento.



Dopo che l'evento è finito


    Mettere a posto: La parte meno piacevole, togliere le decorazioni, pulire e smontare il tuo set-up.


    Ringraziamenti: Manda un messaggio di ringraziamento ai tuoi partecipanti, al servizio di catering, ai tuoi partner commerciali e a tutti coloro che hanno partecipato attivamente alla creazione dell'evento. Ricordati poi di condividere sui social media e con i tuoi ospiti, tutte le foto ed i video girati durante l'evento.


    Sondaggio sugli ospiti: Se stai pensando di organizzare un'altro evento, allora è una ottima idea di chiedere un feedback ai partecipanti del tuo evento.


    Aspetto finanziario: Tieni sott'occhio le tue spese, e raffrontale con gli incassi che hai generato dalla vendite dei biglietti, commissioni di ingresso ed altri incassi.



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