Hai organizzato quasi ogni aspetto del tuo evento e ti sei accorto che è davvero semplice spendere soldi.
Quindi che cosa puoi fare?
Puoi negoziare il prezzo. La domanda successiva è come puoi farlo. Beh, caro lettore, siamo qui per questo.
Leggi per imparare 16 trucchi utili per negoziare con le sedi e i venditori per l’evento, in modo da ottenere il massimo dal tuo budget.
1. Determina il tuo budget
Il primo step è di determinare il budget del tuo evento in modo da sapere con cosa puoi lavorare. Parte di questo è effettuare una ricerca preliminare, in modo da sapere quanto risparmiare per sede e venditori.
2. Non mostrare le tue carte
Anche se sai quanti soldi puoi spendere, questo non vuol dire che devi dirlo a sedi e venditori con cui negozi.
Un approccio migliore è dire che stai ancora valutando il tuo budget. Ti faranno un preventivo con delle tariffe standard e potrai abbassare il prezzo da lì.
3. Considera nuovi business
Nuove sedi e venditori sono più affamati di affari rispetto a quelli consolidati. Questo vuol dire che saranno disposti a negoziare il prezzo.
In alternativa, puoi anche dare un’occhiata business con recensioni mediocri online. Saranno ugualmente affamati di nuovi clienti in modo da poter migliorare la reputazione.
Tieni a mente che rivolgendoti a business nuovi o mediocri potresti rischiare di non ricevere un servizio di prima qualità.
Consiglio: considera di chiedere a un esperto di sedi riguardo a nuove sedi con cui poter collaborare.
4. Raccogli più preventivi
Non devi mai fermarti alla prima sede o venditore che trovi. Ci sono tanti business tra cui scegliere—e pertanto tante tariffe diverse.
Una volta raccolti i preventivi, puoi iniziare a negoziare sfruttando le varie tariffe. È un’ottima tattica di negoziazione, perché nessuno vuole perdere contro la concorrenza.
5. Fai attenzione alle tattiche di vendita
Mettere a confronto sedi e venditori tra loro è eccezionale, tuttavia alcuni potrebbero rigirarti il gioco contro. Sii pronto a negoziare con degli addetti alle vendite che potrebbero utilizzare lo stesso trucco contro di te.
Potrebbero dirti che altri sono interessati a prenotare lo spazio o a ingaggiare un certo venditore per le stesse date—e pertanto non verranno abbassati i prezzi.
6. Sii realista riguardo al numero di partecipanti
Il numero di persone che puoi portare nella sede è la tua leva finanziaria durante le negoziazioni. Se sovrastimi il numero di partecipanti all’evento, questa leva finanziaria perde significato.
Un conteggio realistico, d’altra parte, ti permette di essere in una posizione migliore per negoziare le tariffe di sede e venditori. Se puoi garantire degli ospiti, tutti ridurranno i prezzi.
Consiglio:dai un’occhiata a questi consigli per predire il numero di partecipanti a un evento.
7. Le tempistiche sono la chiave
Il momento migliore per negoziare sulle tariffe è durante la bassa stagione o i giorni entro settimana. Sedi e venditori non hanno motivo di darti uno sconto durante periodi in cui hanno un alto numero di richieste.
Un altro buon momento per negoziare è alla fine del mese o del trimestre. Si tratta di aziende, che di conseguenza hanno dei target da raggiungere al mese o a trimestre, per questo saranno più flessibili con i prezzi.
In alternativa, puoi informare la sede e i venditori che le tue date sono flessibili. In questo modo, puoi scegliere una data in cui c’è meno richiesta e pertanto ottenere un prezzo scontato per i servizi.
8. Sii specifico
Un grosso errore che non devi fare è quello di essere vago su ciò che vuoi. Sii sempre specifico riguardo a cosa vuoi che succeda durante le negoziazioni.
Non chiedere “uno sconto”. Chiedi un 10% di sconto. Non chiedere un pacchetto migliore. Chiedi degli oggetti specifici da aggiungere o rimuovere dal pacchetto per cui ti è stata presentata la tariffa.
9. Sfrutta eventi nella stessa sede
Capita spesso che una sede ospiti più eventi nello stesso giorno o in periodi relativamente brevi. Ricerca che cosa faranno gli altri eventi nella sede considerata.
Per esempio, se scegli lo stesso menu di un altro evento che andrà in scena in quella sede, potresti essere in grado di negoziare al ribasso il prezzo dato che il servizio di catering ha meno lavoro da fare.
10. Porta il tuo personale
Molte sedi hanno una lista di venditori preferiti che chiedono di ingaggiare quando prenoti la sede. Questi venditori hanno un accordo con la sede e i loro prezzi sono spesso più elevati.
Chiedi alla sede se puoi portare il tuo personale o ingaggiare un venditore terzo. In caso di risposta affermativa, chiedi dei preventivi a venditori esterni per negoziare il prezzo dei venditori offerti direttamente dalla sede.
11. Chiedi degli extra
Non sempre è possibile negoziare sul prezzo della sede o di un servizio. A volte, è meglio chiedere che vengano aggiunti degli extra al pacchetto a cui sei interessato.
Molti business hanno un prezzo di base che deve essere coperto per sostenere le proprie spese e guadagnare. Spesso sono in grado di offrire dei servizi aggiuntivi senza costi aggiuntivi.
12. Discuti riguardo alla clausola di cancellazione
Vale la pena discutere la clausola di cancellazione del tuo contratto con sede o venditori. Perderai spesso il tuo deposito se annulli l’evento per qualsiasi motivo.
Devi chiedere una clausola di cancellazione con un formato progressivo. Questo significa che più in anticipo annulli l’evento, maggiore deposito otterrai indietro.
Consiglio: dai un’occhiata a questa guida di clausole di cancellazione per maggiori dettagli.
13. Offri continuità degli affari
Se stai organizzando più eventi o stai pianificando di creare un seguito dell’evento, non dimenticare di mettere in evidenza questo. Il prospetto di una continuità degli affari è uno strumento eccezionale per negoziare il prezzo del primo evento.
14. Offri qualcosa di buono
I soldi non sono tutto, e questo vale anche in termini di negoziazione. Considera se hai qualcosa da offrire alla sede o ai venditori in cambio della buona tariffa.
Magari hai tanti follower sui social che puoi sfruttare a fini pubblicitari. O magari il tuo evento include delle celebrità, che potrebbero accrescere la fama di sede e venditori scelti.
15. Sii disposto a rifiutare
Non aver paura di rifiutare Non tutte le sedi e i venditori sono flessibili o sono disposti a negoziare. Alcuni possono essere estremamente irragionevoli.
Comprendi quando hai provato tutte le tattiche di negoziazione ed esaurito le tue opzioni. Non perdere tempo a inseguire una battaglia persa. Ci sono tante sedi e venditori tra cui scegliere.
16. Dedicati al dopo evento
Di solito devi pagare un deposito prima e successivamente saldare il conto dopo l’evento. È importante verificare l’importo finale con quello precedentemente concordato.
Chiedi uno sconto sul prezzo finale se non dovessi essere soddisfatto. Nessun business vuole recensioni negative risultanti da un’esperienza negativa per questo tutti saranno lieti di soddisfarti per evitarle.
Fai buon uso di questi trucchi.
Non è sempre facile negoziare il prezzo di sedi e servizi. Nonostante ciò, con un po’ di impegno, è senza dubbio possibile ottenere un’offerta migliore.
Facci sapere se questi trucchi hanno funzionato per te. E sentiti libero di contribuire con alcuni consigli nella sezione commenti sotto.