A meno che non sia un polipo, hai bisogno di un paio di mani aggiuntive per organizzare un evento di successo. Un buon team per l’evento è una risorsa inestimabile per un organizzatore di eventi.
Ma sai come si comporta il tuo team? Lavorando per valutare le loro prestazioni puoi comprendere che cosa funziona e che cosa no.
Leggi di più per scoprire come definire criteri di successo per il tuo evento è misurare le prestazioni del team.
1. Definisci i criteri di successo del team dell’evento
Prima di poter valutare il team—o il tuo evento in generale—devi definire i tuoi criteri di successo. Altrimenti, non hai niente con cui poter misurare le prestazioni.
I tuoi criteri di successo possono essere:
- Biglietti venduti
- Fondi raccolti
- Coinvolgimento sui social
- Sondaggi per feedback
- Moduli di valutazione del team
A prescindere dai criteri scelti, assicurati di utilizzarli per definire una base. In questo modo, sia tu che il tuo team sapete cosa aspettarvi.
Consiglio: leggi la nostra guida su come valutare gli eventi per definire i criteri.
2. Usa ICP per il tuo team dell’evento
Se stai organizzando un grande evento che include un numero proporzionalmente grande di personale, devi considerare l’utilizzo di ICP (indicatori chiave di prestazione) per valutare i membri del team.
Gli ICP per i membri del team possono aiutarti a…
- Trovare chi lavora di più (e di meno)
- Capire quali compiti sono complicati
- Creare trasparenza con il team
- Incrementare la produttività generale di tutti
Alcuni manager considerano le metriche per il team una perdita di tempo, mentre altri dipendono da loro. Dipende dal tuo approccio nel gestire il tuo team dell’evento.
Ecco alcune delle metriche che puoi usare per valutare il tuo team dell’evento:
- Partecipazione (ritardi, andare via in anticipo e giorni di malattia)
- Utilità (quali membri sono visti dagli altri come più utili)
- Efficienza (quanto sono veloci a completare i propri compiti)
- Iniziativa (quanto spesso i membri prendono il controllo e contribuiscono con idee)
- Qualità (come vengono eseguiti i compiti)
Quando valuti la prestazione di ogni membro del team, ricordati di verificare i valori positivi e negativi.
I valori positivi indicano che il membro del team sta facendo qualcosa di straordinario che sarebbe un vantaggio anche per gli altri membri del team.
Al contrario, i valori negativi indicano che un membro del team sta avendo delle difficoltà. Nei migliori dei casi questo riduce la produttività di quel membro e nei peggiori dei casi riduce l’efficienza di tutto il team.
Consiglio:utilizza questa risorsa per mettere in pratica gli ICP per il tuo team dell’evento.
3. Annotati delle osservazioni durante l’evento
Devi osservare che cosa accade durante l’evento. Si tratta senza dubbio di un giorno impegnativo, quindi potrebbe essere utile scrivere che cosa si osserva.
Dopo che le acque si sono calmate, puoi revisionare quelle note. Si tratta di un’aggiunta estremamente di qualità ai numeri che utilizzi per misurare il successo dell’evento.
4. Chiedi un feedback agli ospiti durante il giorno dell’evento
Puoi anche integrare i tuoi dati di valutazione con dei feedback raccolti durante la giornata dell’evento. Non può essere un male chiedere un parere ai tuoi ospiti se il tuo team si sta davvero prendendo cura di loro.
Nello specifico, puoi incoraggiare gli ospiti a recensire l’evento online e menzionare i membri del team migliori per nome.
5. Invia dei sondaggi post-evento agli ospiti
Un sondaggio post-evento è uno strumento eccezionale per aiutarti a migliorare gli eventi futuri. Puoi usarlo per raccogliere i pareri degli ospiti sulla sede, l’intrattenimento, il cibo e il tuo team.
Puoi includere domande aperte e a risposta multipla sulle prestazioni del tuo team nel sondaggio post-evento.
Consiglio:leggi la nostra guida sugli strumenti per sondaggi per eventi gratis che puoi usare per raccogliere feedback.
6. Misura i dati online
Se il tuo team ti sta aiutando con campagne email e promozioni sui social, puoi utilizzare queste iniziative per misurare le prestazioni del team.
Per esempio, se un membro del team ha il compito di rispondere ai seguaci sui social, puoi contare il numero di risposte inviate a potenziali ospiti.
Consiglio:leggi di più su quali numeri cercare per misurare il successo della tua promozione online.
7. Fai una riunione con il team dopo l’evento
È una buona pratica tenere una riunione con il tuo team dopo l’evento. Ti darà l’opportunità di fare un resoconto degli obiettivi dell’evento e capire chi li ha raggiunti.
Ti permetterà anche di affrontare eventuali problematiche in gruppo. Usa la riunione per trovare delle potenziali soluzioni alle difficoltà incontrate prima e durante l’evento.
Consiglio:leggi di più su come fare una riunione con il tuo team dopo l’evento.
8. Parla con ogni membro individualmente
A non tutti piace parlare di fronte a un gruppo, in particolare relativamente a problemi personali e critiche su altri membri del team.
Se stai organizzando un evento piccolo, devi considerare di parlare con ogni membro individualmente. Ti darà molte più informazioni su come hanno percepito l’evento.
Consiglio:usa queste semplici domande da chiedere durante un’analisi prestazionale come ispirazione.
9. Determina il tuo livello di coinvolgimento
In qualità di organizzatore di eventi e manager del team, è fondamentale valutare la tua propria prestazione. Sei il capitano della nave. Senza di te, affonda.
Ci sono molti modi di fallire come manager, anche se hai le migliori intenzioni.
Uno di questi è partecipare a piccoli compiti perdendo di vista la panoramica generale. Al contrario, potresti anche distaccarti dal tuo team se diventi inaccessibile.
Prenditi del tempo per riflettere sul tuo proprio coinvolgimento nel team. E non avere paura di chiedere al tuo team di darti un feedback sulla tua prestazione come manager dell’evento.
Consiglio: leggi di più su come valutare te stesso come leader.
10. Considera fattori esterni
Quando valuti il tuo team dell’evento, devi anche considerare tutte le cose che sono al di fuori del controllo del team.
Puoi misurare la prestazione del tuo team nel promuovere il tuo evento online, ma non puoi predire l’impatto di eventi concorrenti sul mercato nello stesso momento.
Allo stesso modo, puoi misurare la prestazione del tuo team nel servire gli ospiti durante un evento all’aperto, ma non puoi predire dei cambiamenti climatici che possono compromettere il loro lavoro.
11. Analizza tutto
Dopo aver dato un’occhiata a tutti i numeri, fatto una riunione con il team e raccolto il feedback dei partecipanti, è tempo di mettere tutto insieme.
A questo punto dovresti avere i modi seguenti per valutare la prestazione del tuo team:
- Criteri di successo dell’evento
- ICP del team dell’evento
- Osservazioni personali durante l’evento
- Feedback dai partecipanti durante l’evento
- Risultati dei sondaggi post-evento
- Dati online
- Consigli dalla riunione
- Pareri raccolti durante le interviste individuali con i membri del team
- Opinioni sul tuo ruolo da manager dell’evento
- Ogni fattore esterno fuori dal tuo controllo
Puoi scegliere sia un approccio quantitativo che qualitativo per valutare la prestazione del team. Se non sai cosa scegliere, usali entrambi per avere una visione più dettagliata.
Organizzare il prossimo evento
Ora che hai valutato la prestazione del tuo team dell’evento, è tempo di organizzare il prossimo evento. Fortunatamente, hai tante nuove informazioni che possono aiutarti a migliorare.
Buona fortuna e sentiti libero di condividere qualsiasi consiglio nei commenti sotto.