Tenere un evento sportivo può essere stressante, tuttavia pochi eventi hanno tanto movimento quanto un evento sportivo.
Per questo abbiamo creato una guida su come tenere un evento sportivo, in modo da non essere colto alla sprovvista.
Leggi per scoprire…
- Cosa verificare due volte durante il giorno dell’evento
- Come fare una riunione con il tuo team
- Cosa preparare per partecipanti e atleti
- Come promuovere l’evento con immagini
- Cosa fare una volta finito
1. Verifica le previsioni meteo
Se il tuo evento sportivo si terrà all’aperto, è fondamentale dare un’occhiata alle previsioni meteo del giorno dell’evento.
Potresti aver già controllato in anticipo, ma—come tutti sappiamo—il meteo può cambiare in un attimo.
Questo è particolarmente vero se vivi in una città come Londra, dove potrebbero capitare quattro stagioni in una singola giornata.
Consiglio:puoi usare il sito Met Office per verificare le previsioni meteo del Regno Unito, tuttavia accertati delle informazioni usando anche altre fonti comeBBC Weather e Accuweather.
2. Fai una riunione con il tuo team per l’evento sportivo
È cruciale fare una riunione con il tuo team dell’evento prima che partecipanti e atleti arrivino.
Puoi stampare il programma dell’evento e consegnarlo ai membri del team e ai volontari, in modo che tutti siano sulla stessa pagina—letteralmente.
Assicurati che i volontari di primo soccorso abbiano tutto ciò che serve nel caso in cui si verifichi un incidente o un infortunio di un giocatore.
I tuoi volontari devono disporre di tutti gli strumenti necessari per fare il loro lavoro. Devono anche sapere chi contattare nel caso in cui si verifichino dei problemi durante l’evento.
Il punto di una riunione con il team è assicurarsi di minimizzare la quantità di attività di micro-gestione che devi fare una volta avviato l’evento.
Consiglio: leggi la nostra guida su come valutare le prestazioni del team di un evento in modo da sapere di cosa parlare durante la riunione.
3. Verifica le misure sanitarie e di sicurezza
Quando tieni degli eventi sportivi, è una buona idea verificare le misure sanitarie e di sicurezza durante il giorno dell’evento stesso.
In qualità di buon organizzatore di eventi, devi aver organizzato tutte le misure sanitarie e di sicurezza in anticipo. Nonostante ciò, è sempre una buona idea verificare due volte nel caso in cui qualcosa sia cambiato.
Consiglio: dai un’occhiata alla nostra guida su misure sanitarie e di sicurezza per eventi per scoprire tutto ciò che devi sapere.
4. Verifica le attrezzature tecniche
Se stai tenendo un evento sportivo grande, allora potresti aver bisogno di microfoni, impianti audio e anche un palco per comunicare con i partecipanti.
Assicurati che tutta l’attrezzatura tecnica funzioni come dovrebbe. In questo modo, puoi accertarti che non si verifichi nessun disservizio tecnico quando devi effettuare degli annunci.
Devi anche evitare problemi nell’impianto audio per avvisare qualcuno nel caso in cui un atleta si infortuni durante la partita.
Consiglio:leggi questa guida su come condurre una verifica dell’impianto audio senza stress in modo da essere pronto.
5. Prepara l’attrezzatura sportiva
Stai fornendo l’attrezzatura agli atleti? Se è così assicurati che tutto sia pronto per quando arrivano. Se gli atleti portano la propria attrezzatura, allora devi fornire uno spazio in cui poterla riporre.
Consiglio: puoi trovare delle buone offerte sull’attrezzatura sportiva online, o dell’attrezzatura sportiva su eBay di seconda mano.
6. Porta fuori le bevande rinfrescanti
A prescindere da quale tipo di evento sportivo stia organizzando, è importante che gli atleti (e i partecipanti) stiano idratati.
Se i biglietti del tuo evento sportivo includono delle bevande rinfrescanti, assicurati di allinearle per quando arriveranno gli ospiti.
Devi anche rifornirti di un mucchio di bottigliette d’acqua per gli atleti. I partecipanti apprezzeranno anche degli snack, come frutta e barrette proteiche.
Consiglio: usa questa guida di bevande estive per eventi sportivi come ispirazione.
7. Allinea i premi
Se gli atleti competono per dei premi, preparali per assicurarti che i trofei siano puliti e ben allineati in modo che tutti li possano vedere.
Se in palio ci sono dei premi di un certo valore, assicurati di adottare delle misure di sicurezza adeguate.
Consiglio: Non hai ancora ordinato i trofei? Dai un’occhiata a questo fornitore di premi e medaglie.
8. Registra e dai delle informazioni ai partecipanti
Nel caso di grandi eventi sportivi, è fondamentale preparare il tavolo di registrazione in modo da tenere il conto di quanto persone arrivano. Questo rende anche più semplice contattare chi non si è presentato all’evento.
È una buona idea avere dei programmi dell’evento a portata di mano che puoi usare per dare delle informazioni ai partecipanti. Includi una mappa nel caso in cui ci siano più partite nello stesso momento.
Consiglio: puoi usare un sito come Canva per creare il programma dell’evento in modo semplice e veloce.
9. Scatta foto e registra video
È incredibilmente importante preparare videocamere e avere un fotografo dedicato che documenti l’evento sportivo.
I fan dello sport adorano rivivere gli eventi una volta terminati. Le immagini e i video saranno importanti anche per il dopo evento e per la promozione sui social.
Consiglio:leggi la nostra guida su come trovare un fotografo qualificato per un evento.
10. Incoraggia la condivisione sui social
Non sei l’unico che potrebbe essere interessato a condividere che cosa succede durante l’evento sportivo.
Devi incoraggiare i partecipanti, gli atleti e i volontari a condividere aggiornamenti sull’evento sui social.
Crea un hashtag dell’evento per le piattaforme social come Instagram e Twitter. In questo modo, per tutte le persone sui social sarà semplice seguire cosa sta succedendo.
Consiglio: leggi questa guida per scoprire perché e come creare l’hashtag di un evento.
11. Assegna i premi
Dopo che gli atleti hanno realizzato una performance spettacolare, è tempo di consegnare i premi.
La cerimonia di premiazione è la tua possibilità di brillare come organizzatore dell’evento. Se non ti senti a tuo agio con i discorsi pubblici, scegli un membro del tuo team che lo faccia per te.
12. Ritira tutto e saluta
Una volta che è tutto finito, è tempo di salutare i partecipanti. Ringrazia gli atleti per le performance eccezionali e ritira tutta l’attrezzatura.
Se hai tenuto un evento all’aperto, devi accertarti con cura che non venga lasciata della spazzatura. Non solo questo danneggerebbe l’ambiente, ma potresti anche incorrere in delle sanzioni.
Sei già esausto?
Non esserlo.
Asciugati la fronte, rifornisciti di elettroliti e preparati per il round finale: il dopo evento.