Il lavoro di un organizzatore di eventi non finisce mai. Dopo aver scelto un tema, trovato la location, delineato un budget e pensato a un piano marketing, c’è ancora la tecnologia a cui pensare. Ed è qui che tornerà utile lavorare con un tecnologo.
Abbiamo dato un’occhiata a questo mestiere per aiutarvi a decidere se ve ne serve uno. Se è così, abbiamo alcuni consigli su come trovarne uno.
Continuate a leggere per scoprire…
- Cos’è un tecnologo per eventi
- I benefit dal lavorare con un tecnologo
- Quali eventi necessitano di un tecnologo (e quali invece no)
- A cosa pensare prima di ingaggiarne uno
- Cosa cercare nei candidati
Che cos’è un tecnologo per eventi?
Se tenete sott’occhio gli ultimissimi sviluppi nell’industria degli eventi, saprete che ci sono moltissime nuove tecnologie disponibili per gli organizzatori di eventi.
Ma c’è un grosso problema: solo1/5 degli organizzatori di eventi sa veramente come usarle.
Ed è qui che entra in gioco un tecnologo.
Il ruolo è ancora nella propria infanzia e sono solo alcuni anni che esiste. Ciò rende difficile fornire una definizione chiara delle funzioni e responsabilità.
I primi tecnoloci dovevano occuparsi delle app e della rete. Oggigiorno, queste responsabilità si sono allargate fino a includere l’analisi dati e gli eventi come la realtà virtuale e aumentata.
Ciò ha senso nel contesto delle tecnologie per eventi emergenti come l’intelligenza artificiale, gli eventi ibridi e l’automazione.
Per riassumere, il ruolo di un tecnologo può coprire:
- Collezionare, analizzare e stendere un rapporto sui dati e i feedback
- Sviluppare una strategia tecnologica completa
- Procurare dei fornitori di attrezzatura
- Gestire tutta la tecnologia dell’evento
- Gestire il sito web e la registrazione online
- Fornire supporto tecnico in loco durante gli eventi
- Tenersi aggiornato sugli ultimi sviluppi tecnologici e digitali
Perché dovreste assumere un tecnologo?
Anche se vi considerate degli organizzatori di eventi piuttosto esperti di tecnologia, assumere un tecnologo potrà darvi sempre dei benefici. Analizziamone alcuni.
1. Conoscenza specializzata
Se vuoi vi occupate della gestione, allora il tecnologo è il vostro tecnico informatico. Si specializza in aree della tecnologia che voi probabilmente non avete il tempo o l’inclinazione per approfondire.
2. Analisi dati migliorata
Un tecnologo può dirvi come raccogliere dati rivelanti, mostrarvi come analizzari e consigliarvi su come agire di conseguenza. In questo modo avrete un ritorno sull’investimento migliore.
3. Minore carico di lavoro
Con solo 24 ore in un giorno – 25 se si esagera – avrete bisogno di tutto l’aiuto che riuscite a trovare. Un tecnologo può gestire tutti gli aspetti tecnici del vostro evento e il vostro team.
4. Ricerca dei fornitori
Se non sapete di quali tecnologie avete bisogno, è difficile trovare un fornitore che ve le venda. Un tecnologo saprà esattamente cosa vi serve e potrà ricercare i fornitori.
Quali tipi di eventi possono beneficiare da un tecnologo?
Non a tutti gli eventi serve un tecnologo. Un tecnologo serve solo se ci sono un sacco di tecnologie o un sacco di partecipanti.
Eventi ridotti come cene private, eventi dellacomunità locale, metrimoni, lezioni di yoga ed eventi universitari gestiti dagli eventi di solito non necessitano di app e attrezzature mirabolanti. Inoltre, non ci sono moltissimi invitati di cui tenere traccia.
Una volta che si raggiunge un certo numero, però, la cosa cambia.
Le conferenze di business, i festival musicali e gli spettacoli teatrali hanno di solito un alto numero di partecipanti e un sacco di attrezzature tecniche. È lì che vi serve un tecnologo.
Cose da prendere in considerazione prima di assumere un tecnologo
Se pensate che un tecnologo potrebbe essere una buona aggiunta al vostro evento, è tempo di cercare un candidato. Ecco alcuni consigli.
1. In-house vs. esterno
La prima cosa da prendere in considerazione è se assumere un tecnologo in-house o affidarsi a un freelancer. I freelancer vanno bene solo se avete bisogno che il candidato lavori per voi una tantum, oppure su un segmento ridotto di un evento ricorrente.
- I tecnologi in-house conoscono gli obiettivi e la cultura della vostra società. Ciò rende il lavoro estremamente più semplice. Saranno più bravi a consigliarvi quali software scegliere, quali fornitori e quali membri dello staff usare. E, cosa ancora più importante, i dati che raccoglierete e analizzerete saranno anche in mani più sicure.
- I freelancer richiedono un investimento minore da parte vostra, dal momento che non dovrete pagare per un impiegato a tempo pieno. Le agenzie che si specializzano nella tecnologia per eventi potranno portare inoltre molta più conoscenza di un’unica persona. Infine, le agenzie di solito hanno buone connessioni con i venditori e i fornitori di software.
2. Strategia tecnologica
È una buona idea buttare giù una strategia per la tecnologia del vostro evento ancor prima di valutare un possibile candidato. Stilate una lista delle app e delle attrezzature che pensate vi serviranno, e così anche dei dati che vi piacerebbe raccogliere. In questo modo, saprete cosa state cercando.
3. Personalità
È una buona idea delineare il tipo di persona che vi piacerebbe avere nel vostro team. Avete bisogno di qualcuno analitico e attento ai dettagli? O avete bisognod i qualcuno che riesca a bilanciare il lato tecnico con la gestione del personale?
4. Compiti irrilevanti
È importante riconoscere che un tecnologo non è necessario per risolvere tutti i problemi tecnologici. Se gli chiedete di installarvi un’app o di formattarvi il computer, è una perdita sia di tempo che di denaro. Delegate questi compiti a un informatico locale.
5. Referenze e risultati
Quando fate i colloqui, assicuratevi di chiedere delle referenze. In questo modo saprete bene o male com’è lavorare con essi. Dovreste chiedere anche una rassegna dei risultati ottenuti, come ad esempio un caso studio che delina il problema e la soluzione.
Dove potete trovare un tecnologo?
È un ruolo abbastanza nuovo, e forse faticherete a trovare dei siti che offrano profili di questo tipo. Ma se non conoscete nessuno che può presentarvi un candidato, ci sono pur sempre dei siti da usare.
Potrete cominciare postando il lavoro su un sito di annunci relativi all’industria degli eventi:
Se ciò non dovesse funzionare, potete mettere l’annuncio su dei siti più generalisti:
Basta con le difficoltà tecniche.
Non potete girarci intorno: il futuro è qui. Se organizzate degli eventi su larga scala e non pensate di essere degli esperti di tecnologia, allora vi servirà un tecnologo. Una volta trovata la persona giusta, sarete contenti di averci investito.
Conoscete delle risorse per i tecnologi per eventi? Lavorate già con uno? Ci piacerebbe moltissimo saperlo: lasciateci un commento!