In quanto organizzatori di un evento, dovete pensare a un milione di cose. La registrazione all’evento è solo una di esse. È una delle vostre priorità, ovviamente, ma può portarvi via un sacco di tempo.
Quindi vediamo di parlare dei software che gestiscono la registrazione e il ticketing.
Che cosa fanno i siti per la registrazione online?
Possono facilitarvi la vita in molti modi.
Innanzitutto, crearne un form per la registrazione da zero non è affatto semplice. Avrete comunque bisogno di un sito web per eventi, ma non dovrete preoccuparvi del ticketing – solo della promozione.
Secondo, la maggior parte di questi siti si integrano abbastanza facilmente con WordPress e le piattaforme come Facebook e LinkedIn.
Ma ovviamente ci sono anche molte altre cose.
Ma ora che i siti per la prenotazione sono diventati estremamente comuni, fanno tutti a gara per offrire agli organizzatori quanti più benefit possibili.
Diamo un’occhiata a quelli più importanti.
Quando dovreste usare un sito per la registrazione online?
Risposta breve: quando non avete tempo. E se anche voi, come la maggior parte degli organizzatori di eventi, siete sempre in piedi a correre di qua e di là, allora vale la pena di analizzare i benefici offerti da questi siti.
1. Form per la registrazione
I software per registrarvi agli eventi forniscono ai vostri ospiti un modo semplice per registrarsi al vostro evento. Vi forniranno dei template che sono veloci e facili da compilare.
2. Opzioni di personalizzazione
Se il form standard non vi soddisfa, allora potete personalizzarlo. Niente di troppo tecnico. Le opzioni drag-and-drop sono comunissime.
3. Dati sugli ospiti
Questi siti possono aiutarvi a collezionare dei dati che vi torneranno utili in futuro per promuovere i vostri eventi. Altri vi aiutano anche ad analizzarli: potete imparare un sacco di cose grazie a questa funzionalità.
4. Database degli ospiti
Oltre ai dati degli ospiti, alcuni siti offrono anche un database integrato di tutti gli ospiti. In questo modo, vi basterà raccogliere le loro info un’unica volta.
5. Opzione multilingua
Se state organizzando un evento che attrae un pubblico internazionale, è bene fornire tutti i dettagli in più di una lingua. Di ciò possono occuparsene questi siti.
6. Valute molteplici
La stessa cosa vale per le valute. Basta un buon sito per non doverci pensare più.
7. Opzioni di pagamento
Anche se la maggior parte delle persone effettua i pagamenti online tramite carte di credito, esistono anche altre opzioni. La maggior parte dei siti di registrazione permettono ai clienti di pagare con PayPal.
8. Prenotazione posti
Se state organizzando un evento con i posti a sedere, è bene permettere ai vostri ospiti di riservare il proprio posto. Alcuni siti hanno persino una mappa della disposizione dei posti a sedere.
9. Opzione “Copia evento”
Gli organizzatori più esperti possono usare questi siti per copirare i dati di un evento con un semplice click – vi farà risparmiare un sacco di tempo.
10. Strumenti di marketing
I siti più popolari offrono un sacco di strumenti di marketing che si riveleranno estremamente utili. Molti di tali strumenti possono essere automatizzati, facendovi risparmiare così un sacco di tempo.
11. Email marketing
Uno degli strumenti di marketing più comuni offerto da tali siti è l’e-mail marketing. Potete persino importare delle mailing list preesistenti nel sistema e inviare un messaggio a tutti gli iscritti.
12. Integrazione app
Un buon sistema di registrazione può aiutarvi ad evitare di comprare altri costosi software. Ma se avete già un sistema per la gestione della clientela? I siti di qualità si integrano alla perfezione con i software di marketing e di registrazione della clientela più comuni.
13. Check-in degli ospiti
I siti più popolari avranno anche una registrazione in loco che potrete usare per effettuare il check in degli ospiti. Dite addio ai fogli di carta e allo stress.
14. Aspetto personalizzabile
Se avete un budget striminzito, cercate un sito che vi permetta di personalizzare il layout della pagina. In questo modo, non dovete nemmeno investire del denaro per ottenere un design unico per il vostro sito web.
15. Sconti sui biglietti
Parte della vostra strategia di marketing potrebbe includere degli sconti ai primi arrivati: un ottimo modo per dare il via alla vendita di biglietti. Un buon sito vi permetterà di dare sconti e codici promozionali.
16. Sistema contabilità
Tutti gli organizzatori di eventi sanno che il budget è una vera rottura. Alcuni siti offrono degli sconti insieme alle opzioni per il pagamento, così da semplificarvi il tutto.
17. Sondaggi
Infine, dovreste cercare un sito che vi permetta di inviare dei questionari ai vostri ospiti, prima e dopo l’evento. In questo modo, potete ottimizzare il vostro evento futuro in base al loro feedback.
Alcuni esempi di siti di qualità
Siccome non facciamo altro che parlare di “siti di qualità”, è bene mostrarvene alcuni. In questo modo, non dovete passare la giornata su Google.
1. Event Smart
Event Smart è gratuito e offre anche due versioni premium. Le funzionalità gratuite includono eventi, opzioni di pagamento, utenti, form per la registrazione e il feedback illimitati.
2. Eventzilla
Eventzilla è un altro software per il check-in gratuito che è gratis per gli eventi, e si prende una commissione di 1$ per ogni biglietto venduto. Funzionalità: check-in tramite dispositivo mobile, questionario per i partecipanti e opzioni per gli sconti.
3. Billetto
Eccoci! Vi ricordate le 17 funzionalità che abbiamo appena analizzato? Billetto offre un assortimento di funzionalità che renderanno il vostro evento un successo assicurato.
Come sfruttare al meglio la registrazione all’evento
Ora che sapete cosa cercare e dove cercarlo, è tempo di vedere come potete sfruttare al massimo il processo di registrazione all’evento. Assicuratevi di seguire i seguenti consigli.
1. La registrazione dev’essere semplice
Più cose le persone devono scrivere, meno sono le probabilità che finiranno col comprare qualcosa. La registrazione dovrebbe essere il più semplice possibile: chiedete solo lo stretto necessario.
Consiglio: Usate uno strumento come JotForm per creare dei form per la registrazione personalizzati.
2. Raccogliete i dati di cui avete bisogno
La registrazione dev’essere sì semplice, ma non per questo dovete rinunciare a dei dati preziosi. Assicuratevi di raccogliere tutti i dati di cui avrete bisogno in futuro.
Consiglio: Usate questa guida per imparare come fare per raccogliere le informazioni più importanti sui vostri ospiti.
3. Fornite delle info chiare sul biglietto
Includete il maggior numero possibile di informazioni sull’evento o sul sito per la registrazione, così che i vostri ospiti sapranno dove va a finire il proprio denaro. Assicuratevi di includere le informazioni essenziali anche sugli stessi biglietti.
Consiglio: Leggete questa guida su come disegnare i biglietti con tutti i dettagli più importanti.
4. Call-to-action
Non pensate che le persone interessate al vostro evento sappiano sempre come muoversi. Assicuratevi di includere delle call-to-action efficaci per aumentare le vostre probabilità di vendere i biglietti.
Consiglio: Fatevi ispirare da questa lista di 31 call-to-action e apportate le dovute modifiche.
5. Integrate i social media
Gli amici porteranno altri amici. Dovete incoraggiare i vostri ospiti a spargere la voce. Inoltre, fate sì che sia possibile comprare i biglietti direttamente da Facebook.
Consiglio: Usate la guida completa di Hootsuite all’utilizzo dei social media per gli eventi.
Ecco tutto, gente!
Speriamo che ora abbiate le idee chiare sul perché dovreste usare i siti per la registrazione online.
Se pensate che abbiamo tralasciato qualcosa di importante, fatecelo sapere nei commenti!