Vi siete occupati della pianificazione e promozione del vostro evento enogastronomico. Avete venduto i biglietti. Ora il gran giorno è arrivato, e dovete fare i bravi padroni di casa.
E, si sa, fare il padrone di casa non è facile.
Dovete far sì che tutto fili liscio e che vengano rispettate le giuste tempistiche. Ma, cosa ben più importante, dovete assicurarvi che tutti si stiano divertendo.
Abbiamo messo insieme 24 consigli per aiutarvi a gestire un evento enogastronomico di cui si ricorderanno tutti. Seguiteli per creare la giusta atmosfera e tenere viva la conversazione.
1. Sistemate i tavoli
I tavoli sono la tela sulla quale creerete la vostra arte culinaria. Assicuratevi che i tavoli siano disposti in un modo che adatto a ciò che andrete servire. Sistemateli il prima possibile così che non dobbiate più starci a pensare.
2. Sistemate le sedie
Assegnare dei posti è opzionale, ma a volte può contribuire a tener viva la conversazione. Provate a far sedere vicine le persone che hanno qualcosa in comune.
3. Organizzate le sedie e i tavoli in ordine alfabetico
Se assegnate i posti, evitate i segnaposto per quanto possibile. Possono essere difficili da usare quando ci sono tante persone. Facilitate le cose per tutte e sistemate i posti a sedere in ordine alfabetico.
4. Preparate la musica
La musica non serve solo a creare la giusta atmosfera. Può anche aiutare i vostri commensali ad evitare dei silenzio imbarazzanti. Usate Spotify per trovare una playlist che si addica al tema della serata.
5. Preparate il trasporto e gli alloggi
Se la sede è lontana, magari in un posto difficile da raggiungere, aiutate i vostri ospiti occupandovi del trasporto e degli alloggi. Recuperate tutti i numeri necessari per chiamare i taxi e prenotare gli hotel.
6. Sicurezza alimentare
Assicuratevi di rispettare gli standard per la sicurezza alimentare. Come regola generale, tenete tutto in frigo fino a quando non dovete servirlo. Servite gli snack in modiche quantità, così da non farli andare a male.
7. Fate sentire tutti speciali
Tutti gli ospiti del vostro evento sono dei VIP, e quindi dovreste trattarli di conseguenza. Accogliete tutti quanti personalmente all’inizio della serata, e assicuratevi che gli ospiti più timidi vengano presentati agli altri.
8. Cominciate nel modo giusto
Una volta che gli ospiti sono arrivati, è tempo di aprire le danze. Dovreste preparare dei piacevolissimi drink di benvenuto e alcuni stuzzichini.
9. Antipasti
Gli antipasti da servire quando arrivano i clienti dovrebbero essere piccoli ma deliziosi. Non si sbaglia mai con i formaggi e gli affettati. Assicuratevi di distribuirli per tutta la sala.
10. Annunciate il menu
Questo è anche il momento giusto per comunicare agli ospiti cosa mangeranno. Potete prendere due piccioni con una fava. Primo, create aspettativa intorno al cibo. Secondo, potete giocare d’anticipo sulle varie necessità dietetiche dei vari ospiti.
11. Tenete il vino alla giusta temperatura
È importante assicurarsi che il vino abbia la giusta temperatura. Come regola generale, il vino rosso dovrebbe essere servito a 12-18 gradi, e il bianco a 8-12. Ricordate di decantare il vino per 30 o 60 minuti prima di servirlo.
12. Abbinate i vini al cibo
Pensate a quale cibo si sposa meglio con i vini che avete scelto. Anche se il vostro evento è una degustazione di vini, è bene avere dell’uva e del formaggio da abbinare con le bevande.
13. Rompete il ghiaccio
A meno che i vostri ospiti non si conoscano già, rompete il ghiaccio il prima possibile. Presentate i vostri ospiti gli uni agli altri, o preparate un giochino divertente che lo faccia al posto vostro.
14. Lasciatevi aiutare dagli ospiti
Lasciate che gli ospiti vi aiutino, se si offrono di farlo. Intuitivamente potrebbe sembrare poco professionale, ma sarà imbarazzante se insistete col voler fare tutto da soli.
15. Non vi scusate
A meno che non succeda qualcosa di grava, non scusatevi per il cibo. Agli ospiti non piacerà che tutti i piatti vengano introdotti con un’avvertenza.
16. Servite la cena velocemente
Dovete far sì che tutti vengano serviti in breve tempo. In questo modo, nessuno dovrà starsene con le mani in mano mentre gli altri mangiano… o aspettare mentre il loro cibo si raffredda.
17. Cambiate i posti a sedere
Se volete, a metà della cena potete cambiare i posti a sedere . Può essere un utile modo per incoraggiare i vostri ospiti a socializzare, invece di restare seduti con le stesse persone per tutta la sera.
18. Mantenete la conversazione sobria
In quanto ospite, è compito vostro assicurarvi che tutti si stiano divertendo. Se qualcuno comincia a parlare di un argomento scottante (qualcuno ha detto Brexit?) che può mettere qualcuno a disagio, provate a cambiare argomento.
19. Prestate attenzione al linguaggio del corpo
Un modo più sottile per far sì che tutti si divertano è di prestare attenzione al linguaggio del corpo dei vostri ospiti. Se gli ospiti sembrano annoiati, è tempo di servire i dessert.
20. Chiudete la serata con i dessert
Finire con i dessert è sempre piacevole Non dev’essere niente di supersofisticato. Servite anche del tè o del caffè (preferibilmente decaffeinato).
21. Ricordate di rilassarvi
Nonostante tutte le vostre responsabilità, è importante che anche voi vi rilassiate. Non solo vi divertirete di più, ma non mai piacevole vedere un padrone di casa troppo stressato.
22. Ringraziate gli ospiti
Quando la serata volge al termine, è importante ringraziare tutti per aver partecipato. Ciò li farà sentire apprezzati, e aumenterà la probabilità che partecipino al vostro prossimo evento.
23. Chiedete un feedback
Anche se dovreste sempre eseguire un follow up il giorno dopo l’evento, non è inappropriato fare qualche domanda la sera stessa. Chiedete un piccolo feedback, cercando di capire se c’è margine di miglioramento.
24. Accompagnate gli ospiti all’uscita
Vi ricordate i numeri dei taxi e degli hotel che avete cercato prima? Adesso vi torneranno utili. In ogni caso, dovreste accompagnare tutti alla porta e salutarli.
Ecco tutto!
Ora sapete come si dovrebbe comportare un buon padrone di casa.
Si spera che siate riusciti a metter su un grande evento, evitando argomenti spiacevoli e situazioni imbarazzanti.
Se conoscete dei consigli di cui noi non abbiamo parlato, sentitevi liberi di condividerli con noi scrivendoli nei commenti.