Cala il sipario! Ce l’avete fatta! Lo show è finito e siete esausti. Adesso finalmente è tempo di rilassarsi.
Oppure no?
Avete letto il nostro blog sulla pianificazione di uno show, su come promuoverlo, e su cosa fare il giorno dell’evento. Beh, che altro potrebbe esserci?
C’è dell’altro. Ed è importante.
È tempo di scoprire come si esegue il follow-up dopo uno show.
1. Ringraziate tutti
Una volta finito lo show, la prima cosa che dovreste fare è di ringraziare tutti. Non ci sarebbe stato nessuno show senza gli ospiti e il vostro team, e così accertatevi che sappiano che il loro contributo è stato apprezzato.
Gli ospiti.
Si spera che al vostro show abbiano partecipato in tanti. Così tanti che ci vorrebbe un anno per ringraziarli uno per uno…
Ci sono un paio di modi per ringraziare tutti i partecipanti. Potete inviare una email di ringraziamento o postare un messaggio sui social media.
La cosa migliore è fare entrambe le cose. Scrivete un messaggio generale sui vostri profili social, e poi inviate un’email con delle informazioni un po’ più dettagliate
Nell’email dovreste includere i link alle foto e ai video, oltre ovviamente a un questionario (ne parleremo tra un attimo).
In questo modo, non solo li state ringraziando, ma ricordate loro di quanto si sono divertiti. E state raccogliendo un feedback prezioso.
Relatori e performer
Dovreste anche ringraziare tutti gli ospiti. Senza di loro, ci sarebbe stato un palcoscenico vuoto, con la gente che, in silenzio, si guarda attorno con fare annoiato.
Dal momento che gli ospiti non saranno di certo tanti quanti i partecipanti, dovreste inviare a ciascuno di loro un “grazie” personalizzato.
Incoraggiateli a condividere alcuni dei punti salienti della serata sui loro profili social. Sarà una mossa di marketing valida sia per voi che avete organizzato l’evento che per loro come artisti.
La sede dell’evento e i venditori
I gestori della sede dell’evento, lo staff e i fornitori hanno rivestito un ruolo importante nella riuscita del vostro show.
Inviate a tutti quanti una nota personale per far sapere loro che avete apprezzato il loro contributo. L’apprezzeranno, e sarà utilissimo per costruire una relazione duratura.
Sponsor e donatori
Se siete riusciti ad assicurarvi degli sponsor aziendali, allora dovreste ringraziare anche loro. La stessa cosa vale per i donatori, se lo show era per una buona causa.
Gli sponsor e i donatori forse sono interessati in alcuni dei dati che avete raccolto. Sentitevi liberi di condividere con loro il numero dei partecipanti e qualunque cosa avete appreso dai social media.
Il vostro team
Ultimo ma non ultimo, dovete ringraziare il vostro team. La pianificazione di un evento è spesso frenetica, e un buon team vi aiuterà a rimanere sani di mente.
Se vi avanzano un po’ di soldi dal budget, perché non invitare tutti fuori a cena? Mostrate loro un po’ di affetto e celebrate il successo dello show tutti insieme.
Consiglio: Date uno sguardo a questi template su email di follow-up per trovare un po’ di ispirazione.
2. Chiedete un feedback
Il vostro show è stato senza dubbio grandioso, ma nessuno è perfetto. Il che non è male: almeno c’è modo di migliorare e di imparare nuove cose.
Chiedete a tutti un feedback. Potete farlo quando inviate loro una nota di ringraziamento.
Potete chiedere alle persone di dare un voto da uno a cinque al vostro show, ma questo non vi sarà di grande aiuto. È meglio porre delle domande specifiche ce vi aiuteranno a migliorare.
Ecco alcune domande che potete fare:
- Che cosa ti è piaciuto di più dello show?
- Che cosa, invece, ti è piaciuto di meno?
- Parteciperesti a un evento simile in futuro?
- Porteresti un amico con te al prossimo show?
Consiglio: Sentitevi liberi di combinare un sistema di voto con delle domande più specifiche Usate un sito web come SurveyMonkey per generare velocemente un questionario.
3. Analizzare i dati
Ora che avete raccolto i feedback di tutti quanti, è tempo di dare uno sguardo ai dati. Dovreste avere una buona quantità di set di dati.
Ecco alcune cose che dovreste analizzare:
- Vendita dei biglietti
- Social media engagement
- Feedback dei partecipanti
- Menzioni dei media
- Budget dello show (ne parliamo tra un attimo)
Consiglio: Potete leggere la nostra guida su come valutare gli eventi per farvi un’idea migliore di quello a cui dovete stare attenti
4. Mettete in ordine il vostro budget
Una volta finito lo show, è tempo di dare uno sguardo ai conti. Dovete calcolare i guadagni e le spese—e pagate tutti quelli che hanno lavorato.
Ecco alcune cose che dovreste fare per sistemare le vostre finanze.
- Calcolate quanto avete guadagnato con la vendita dei biglietti (e con la vendita di cibi, bevande e merchandise).
- Pagate gli artisti, il management del local, il team tecnico, il vostro team e i venditori.
- Paragonate le cifre che otterrete con il vostro budget iniziale.
- Condividete i dettagli con tutti i donatori e gli sponsor che hanno contribuito allo show.
Ora che sapete come avete speso il vostro denaro, sapete cosa fare la prossima volta. Forse avete speso troppi soldi per il catering e non avete investito abbastanza nel marketing.
5. Organizzate un debriefing
Ora avete ringraziato tutti, avete chieto per il feedback, avete guardato i dati e avete chiuso i conti. È tempo di analizzare lo show assieme al vostro team.
Organizzate un meeting e un debriefing. Leggete e analizzate i feedback che avete ricevuto e chiedete degli input aggiuntivi.
Il meeting dovrebbe servire a identificare cosa ha funzionato e cosa invece no. Poi avete bisogno di lavorare su delle soluzioni pratiche al fine di migliorare il prossimo show.
Questo è anche il momento ideale per ripassare gli obiettivi dello show. Scoprite se erano realistici o no. Così partirete avvantaggiati per quanto riguarda la pianificazione del vostro prossimo show.
Consiglio: Eccovi alcuni eccellenti consiglio per tenere un debriefing efficace.
6. Organizzate il materiale pubblicitario
Se avete seguito il nostro blow, ora dovreste avere un bel po’ di materiale pubblicitario. Ad esempio,se avete trasmesso lo show in diretta, dovreste avere oltre un’ora di materiale video.
Normalmente dovreste anche avere un bel po’ di fotografie scattate durante la serata. Tutto questo materiale è oro puro, quando si tratta di promuovere il vostro prossimo show.
Utilizzate quel materiale per creare un montaggio con i momenti salienti dello show. Create dei video di breve durata, dei meme, delle GIF, un montaggio con i dietro le quinte – qualsiasi cosa che potete postare sui vostri profili social.
L’obiettivo qui è di mantenere l’hype intorno allo show e far sì che le persone desiderino partecipare al vostro prossimo evento.
Per riassumere
Lo show non si ferma solo perché si spengono le luci e tutti gli ospiti se ne sono andati a casa. Essendo gli organizzatori, la vostra performance dura 365 giorni.
Il follow-up serve a…
- Dimostrare apprezzamento
- Raccogliere i feedback
- Costruire delle relazioni a lungo termine
- Creare aspettativa per il prossimo evento
Si spera che il vostro prossimo show sarà ancora più leggendario di questo!