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5 motivi perché gli eventi falliscono (e cosa fare)

Gli eventi dovrebbero essere piacevoli.

Come puoi assicurarti che tutti passino dei bei momenti e di ottenere un guadagno? O che le persone giuste si presentino?

Se vuoi avere successo, ecco cinque errori nell’organizzazione eventi che devi evitare.

1. Non conoscere il tuo pubblico

Non conoscere il tuo pubblico è come sparare al buio.

Facciamo un esempio di uno scenario che porta al fallimento dell’evento. Hai realizzato un evento sul business eccezionale per aiutare a lanciare la tua nuova piattaforma di gestione aziendale.

Il giorno dell’evento, la sala conferenze è piena di studenti di economia e giovani imprenditori. Ci sono solo pochi responsabili alle vendite: coloro che prendono le grandi decisioni. Non guadagnerai tanto con le vendite. Ti trovi in una situazione problematica.

Che cosa non ha funzionato?

Hai organizzato un evento senza avere in mente il tuo pubblico target e pubblicizzato verso le persone sbagliate. Devi identificare il pubblico giusto per rendere il tuo evento un successo.

Il pubblico sbagliato fa fallire un evento
Una scarsa analisi del pubblico fa sentire le persone perse

Come puoi identificare il pubblico target?

Ecco alcuni consigli:

Crea il profilo di un cliente ideale
Creare il profilo di un cliente ideale dettagliato e vivido è diffuso nel marketing. Un cliente ideale non è altro che la rappresentazione di un potenziale partecipante del tuo evento. Inizia a identificare:

  • Età
    Fa parte della prossima generazione, è un millenial o è più avanti con l’età?
  • Genere
    I tuoi partecipanti sono uomini o donne?
  • Stipendio medio o titolo professionale
    Questo influenzerà il livello di esclusività a cui punti, tra le altre cose.

Altre variabili vitali includono località, hobby e interessi.

Consiglio:per scoprire di più su come creare un cliente ideale, dai un’occhiata a questa guida.

Fai una ricerca

Scopri di più sulle abitudini del tuo cliente ideale attraverso una ricerca Puoi farlo utilizzando:

  1. Sondaggi
    Invia dei sondaggi attraverso dei servizi web come SurveyMonkey o dei questionari cartacei.
  2. Interviste
    Trova un’area molto trafficata dove il tuo cliente ideale potrebbe trovarsi. Le fiere, ad esempio, sono un luogo ideale. Fai poche domande sulle loro aspettative relativamente al tuo evento.
  3. Focalizzati su gruppi
    Trova un piccolo gruppo di persone che è ipoteticamente il tuo cliente ideale. Falli partecipare a una discussione di gruppo o una sessione di domande e risposte.
  4. Studia dati passati
    Strumenti come gov.uk possono aiutarti a identificare dati demografici chiave o analizzare i moduli di autorizzazione di eventi passati.

Consiglio:per maggiori dettagli, dai un’occhiata alla nostra guida su 6 modi per identificare il pubblico target di un evento.

2. Non sapere perché le persone partecipano agli eventi

Ora hai maggiori informazioni sul tuo pubblico target. La prossima domanda è, “Che valore aggiunge il tuo evento alla vita delle persone?” Sai perché parteciperebbero al tuo evento?

In qualità di organizzatore, questa è la domanda definitiva. Viviamo in un’epoca in cui le persone cercano esperienze personalizzate. Sono anche molto selettive per gli eventi a cui dedicare il loro tempo.

La “Decision to Attend Study” di 8.992 partecipanti indica che:

  • Il 92% partecipa agli eventi per imparare.
  • Il 78% cerca la sede per l’evento giusta.
  • Il 76% vuole opportunità di incontrare nuove persone.

 

Statistiche sulla partecipazione agli eventi

Compara queste informazioni in relazioni ai tuoi partecipanti target per prendere le decisioni corrette. Per i tuoi partecipanti è più importante imparare, viaggiare, fare nuove conoscenze o avere opportunità di investimento? Trova dei modi per soddisfare le loro aspettative.

Consiglio: Hai bisogno di aiuto per realizzare la prospettiva del tuo evento? Dai un’occhiata a questa guida.

3. Poca considerazione del marketing sui social media

Le piattaforme social sono degli strumenti di promozione per eventi ideali per gli organizzatori. I millennials sono il gruppo di persone che ha più probabilità di partecipare a un evento. Un grande 67% di millennials è molto propenso verso gli eventi (seguito da un 66% di persone nella prossima generazione).

Il modo migliore per puntare a questi due gruppi è tramite i social e online. SproutSocial afferma che il 75% di tutte le persone è più propensa a pagare il biglietto di un evento se lo vedono sui social.

Non sottovalutare l’importanza del marketing per l’evento.

Facciamo un esempio: un venditore del servizio Google for Entrepreneurs al Campus London organizza un evento su hacking e cyber-sicurezza. Potresti pensare che un ottimo argomento, un marchio eccezionale e una grande azienda alle spalle potrebbe essere abbastanza per fare numeri.

Non proprio.

L’evento ha registrato solo 18 partecipanti, guardando delle presentazioni eccezionali in un mare di posti vuoti. Non è stato fatto tanto per promuovere l’evento e del marketing sui social avrebbe potuto fare la differenza.

Fai attenzione. Non considerare la promozione sui social può essere la rovina del tuo evento.

Ricordi il disastro di Starbucks “Spread the Cheer”?

Una campagna automatizzata di #spreadthecheer in streaming live su un grande schermo potrebbe sembrare un’idea fantastica. Lasciare il tutto incustodito è stato una pessima idea.

E invece l’inserzione sui social “Coolest Monkey in the Jungle” imbarazzante di H&M?

Consigli per marketing sui social

Non essere troppo pressante
Fare pressione sul tuo evento e non connetterti con il tuo pubblico farà allontanare le persone. Condividi, interagisci e coinvolgi invece.

Comprendi come funzionano i social.
Gli hashtag, per esempio, possono essere facilmente dirottati. Uno strumento come Everwall può fornirti una certa moderazione. Non fare spam verso il tuo pubblico. Assicurati di pubblicare sempre contenuti coinvolgenti e rilevanti. Buffer può aiutarti a programmare i tuoi post sui social.

Consiglio:assicurati di sfruttare al meglio il marketing per il tuo evento con questi “11 comprovati step per una strategia di marketing solida.”

4. Mancanza di originalità

È difficile trovare idee originali e creative. Ma sono la chiave del successo. La concorrenza nel settore degli eventi è spietata. Un evento originale può essere anche uno che presenta delle idee non tanto nuove in un modo nuovo.

L’unicità del tuo evento non deve essere ancorata all’idea in sé. Contano anche l’organizzazione dell’idea e come viene proposta.

Gli eventi falliscono a causa di una mancanza di originalità
Non continuare a pensare alle stesse idee.

Un evento originale deve impressionare e lasciare senza parole i tuoi partecipanti. World’s Biggest Coffee Morning—un’iniziativa di raccolta fondi per la ricerca sul cancro Macmillan Cancer Support—è un esempio di come trasformare l’idea di beneficenza in qualcosa di più. Hanno raccolto fondi chiedendo e consentendo alle persone di prendere un caffè con amici, colleghi e parenti.

In una posizione totalmente opposta puoi trovare dei festival di musica come Safe as Milk o Down to the Woods Festival. Sono stati annullati a causa di una scarsa vendita di biglietti. La loro ripetitività sembra non attirare più le persone.

Se vuoi essere più originale…

…ecco alcuni modi per rendere il tuo evento davvero unico:

Pensa a un tema originale
Perché non rendere l’ambiente dell’evento più colorito? Dai spazio alla tua immaginazione e cerca l’ispirazione. Visita forum e blog correlati come Event Manager Blog.

Consiglio: per trovare il tema giusto per il tuo evento, dai un’occhiata a Come scegliere il tema di un evento (e cosa includere)

Usa la tecnologia per incentivare i partecipanti durante il giorno dell’evento
Usa realtà aumentata e virtuale per coinvolgere i partecipanti e farli restare attivi durante l’evento. Invitali a partecipare a dei sondaggi tramite i loro smartphone durante le sessioni. Mostra i risultati in tempo reale su dei grandi schermi usando dei grafici che attirano l’attenzione.

Consiglio: per trovare ispirazione su come usare la tecnologia VR per eventi, dai un’occhiata a questo articolo.

5. Ignorare la legge di Murphy

The Fyre Festival è un esempio perfetto di un evento ben finanziato che è stato un fallimento, a causa di una mancanza di competenze nell’organizzazione.

Questo significa che gli eventi ben organizzati vanno come previsto? No.

Ma buoni organizzatori capiscono la legge di Murphy. Dei momenti problematici capitano nel mondo dell’organizzazione di eventi. Tenere tutto insieme è parte del lavoro.

Effettua una valutazione dei rischi e scrivi un piano di emergenza.

Problemi dell’ultimo minuto e come risolverli

Alcuni dei disastri più comuni negli eventi sono…

1. Clima dispettoso
Progetta un piano in caso di pioggia da comunicare a tutti i partecipanti. Se è prevista una sede al coperto, faglielo sapere. Condividi dettagli su annullamento, rimborsi o riprogrammazione in anticipo. Puoi usare una piattaforma di vendita biglietti online. Questo può aiutarti a salvare la faccia ed elaborare i rimborsi a causa di problemi dell’ultimo minuto.

2. Troppe persone
Monitora il numero di partecipanti attentamente. Limita i biglietti e crea una lista di attesa. O considera di organizzare l’evento in una sede più grande.

3. Nessuno si presenta
Questo scenario si verifica nel caso di un marketing scarso ed eventi gratuiti. Utilizza delle piattaforme di vendita di bigliettiper tenere il passo con i numeri.

Consiglio: Dai un’occhiata alla nostra lista di Strumenti per organizzare un evento online gratis migliori per restare al passo con le cose.

Rendi gli eventi un successo

Fa male guardare un evento promettente fallire a causa degli errori sopra citati.

Fortunatamente, sai a cosa fare attenzione e come evitare dei grandi fallimenti.

Ora è il momento di organizzare degli eventi memorabili per i tuoi partecipanti!

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8 lezioni che puoi imparare dal Fyre Festival

Immagina di ottenere i biglietti per il Festival musicale più emozionante di tutti i tempi.

Ci saranno: un clima tropicale, bande incredibili, celebrità famose, ville di lusso, cibi gourmet e momenti da condividere su Instagram.

Ora immagina il contrario.

Sei bloccato su un’isola, dormendo su un materasso bagnato, mangiando pane stantio, i telefoni non hanno ricezione, e l’unico suono che senti è quello della folla arrabbiata.

Oh, e ci sono gli squali.

Alle persone che hanno acquistato i biglietti per il Fyre Festival è stato promesso il primo scenario, ma in qualche modo tutto è finito col secondo.

Netflix e Hulu hanno ora rilasciato un documentario su come questo è potuto accadere.

Vediamo alcune preziose lezioni su come puoi imparare in qualità di organizzatore di Festival.

Cos’era il Fyre Festival?

Il Fyre Festival è stato promosso come un “Festival di musica di lusso” che si sarebbe svolto nei mesi di aprile-maggio 2017, alle Bahamas.

L’evento è stato co-organizzato dal famoso rapper Ja Rule e promosso da modelli come Kendall Jenner e bella Hadid.

Cosa sarebbe mai andato storto? Tutto.

L’organizzatore principale, Billy McFarland, è riuscito a fare disastri su ogni singolo aspetto del Festival.

Incluso: ricerca, pianificazione, preparazione, pianificazione budget, comunicazione, marketing, catering, alloggio, sicurezza, relazioni con gli artisti e aspetti giuridici.

È stata la tempesta perfetta, per la quale McFarland ha ricevuto otto cause legali e sei anni di carcere.

fyre Festival 5

Cosa possono imparare gli organizzatori di Festival?

La nota positiva è che gli organizzatori di Festival possono imparare molto da McFarland e dagli errori della sua società.

Diamogli un’occhiata.

#1 della lezione: non mentire

Come cliché può sembrare banale, l’onestà è davvero la migliore politica per la propria vita.

La prima isola che McFarland riuscì a garantire per il Festival apparteneva a Pablo Escobar. Il Fyre Festival si sarebbe potuto svolgere in condizioni rigorose, non c’era alcuna menzione della connessione con Pablo Escobar.

McFarland ha invece deciso di violare il contratto utilizzando tale connessione come strumento promozionale. Anche dopo essersi assicurato una seconda posizione, ha preferito continuare con la menzogna sull’essere legato a Escobar.

Il Fyre Festival è stato anche associato alla Royal Bahamian Defense Force come forza di sicurezza per l’evento. Mentre la Royal Bahamian Defense Force—hai indovinato—non aveva mai sentito parlare del Fyre Festival.

Lezione: Non bisogna mentire se si vuole mantenere una certa credibilità nel settore.

Lezione #2: Verificare gli aspetti giuridici e non infrangere la legge

Una cosa che gli organizzatori del fyre Festival hanno fatto giusta, era il marketing dei social media influencer.

Hanno ottenuto il supporto di influenti influencer come Kendall Jenner, bella Hadid e oltre 400 altre personalità dei media.

Quello che non hanno fatto però è stato rivelare che questi influencer sono stati pagati per il loro sostegno.

Mettendoli in una situazione scomoda nei confronti della Commissione federale del commercio.

Lezione: Verificare le leggi sul marketing e cercare di non infrangerle.


fyre Festival 2

Lezione #3: fare un bilancio realistico e non sprecare soldi

McFarland sembra non abbia fatto nessuna ricerca sui costi di organizzazione di un festival.

Quando approcciò gli investitori, gli fu detto che l’evento sarebbe costato tra i 5 e i 12 milioni di dollari.

Non ci credeva.

McFarland si è avvicinato alla garanzia di finanziamenti da Comcast Ventures. I quali si ritirarono quando non riuscì a dimostrare che la sua compagnia era valutata a 90 milioni di dollari, come sosteneva.

Ha sperperato 4 milioni di dollari che si era assicurato da un investitore di moda sugli uffici di lusso a Tribeca, Manhattan.

McFarland riuscì finalmente a ottenere finanziamenti da Ezra Birnbaum… ma doveva ripagarli entro 16 giorni, fondamentalmente un prestito.

Lezione: Verifica i costi e pianifica il tuo budget di conseguenza.

Lezione #4: Ascolta le persone più esperte

Un mese prima del Festival, McFarland assunse il veterano produttore di eventi, Yaron lavi.

Lavi, essendo un produttore esperto, disse a McFarland di posticipare il Festival da aprile a novembre per evitare un disastro.

McFarland ha rifiutato questa idea di Lavi perché il clima sarebbe stato più gradevole ad aprile.

Lavi ha poi suggerito che, dato il breve lasso di tempo, delle tende da campeggio sarebbero state un alloggio più realistico anzichè delle ville di lusso.

McFarland poi ha avuto la brillante idea che il Festival si sarebbe svolto senza pagamenti in contanti o con carta di credito. Voleva invece che i partecipanti caricassero fino a 1.500 dollari su una “Fyre band” in anticipo.

Il problema? La band richiedeva una connessione Wi-Fi per funzionare… e non ci sarebbe stata connessione Wi-Fi al Festival.

Lezione: Ascoltate le persone più esperte e seguite i loro consigli.

Lezione #5: comunicare bene e gestire le aspettative

A questo punto, il Fyre Festival aveva perso la sistemazione, la società di catering, i servizi medici, l’accesso alla comunicazione e diversi atti musicali.

Lavi, sempre la voce della ragione, consigliò a McFarland di comunicare questi cambiamenti agli ospiti.

McFarland ha detto che lo avrebbe fatto tramite e-mail… ma poi non l’ha fatto.

A metà marzo, altri membri del personale hanno cominciato a pensare che la possibilità di posticipare il Festival sarebbe stata una buona idea.

La risposta? “Facciamolo e diventiamo delle leggende, amico.”

Lezione: Comunica eventuali cambiamenti e gestisci le aspettative delle persone.

fyre Festival 3

Lezione #6: assicurarsi che tutte le strutture e il personale siano a posto

Il primo giorno del Fyre Festival alla fine arrivò, e qui iniziò il vero caos.

Le tende di emergenza e i materassi (cioè gli “alloggi”) erano sotto l’acqua a causa delle forti piogge della sera prima.

Gli organizzatori hanno inscenato una festa in spiaggia spontanea per i primi arrivati, mentre si strapazzavano per una soluzione.

Non hanno trovato nessuna soluzione.

Invece, hanno fatto stare in fila i partecipanti del Festival per potersi registrare e ottenere una tenda. Dopo diverse ore, gli ospiti hanno perso la pazienza e hanno rivendicato le prime e migliori tende per se stessi.

Coloro che reclamavano una tenda erano i fortunati. Altri sono finiti senza alloggio.

Ma oltre a questo, avrebbero ottenuto cibo scadente, nessuna ricezione del telefono o Wi-Fi, nessun servizio igienico portatile, niente acqua corrente, squali in mare, e nessun personale medico a disposizione.

Ma c’è dell’altro.

Il governo locale decise di non far atterrare aerei sull’isola, lasciando tutti bloccati.

Lezione: Assicuratevi che tutte le strutture e il personale siano a posto.

Lezione #7: Assumiti le colpe dei tuoi errori

“… questa non è colpa mia”- Ja Rule

Tutti alla fine sono stati portati su un aereo per tornare a casa dopo che il governo aveva rimosso il divieto di accesso all’isola.

Quello che i partecipanti non hanno mai avuto sono state le scuse degli organizzatori del Festival. Né Ja Rule né McFarland sembravano aver riconosciuto i loro errori.

E neppure la maggior parte degli influencer sui social media coinvolti nel disastro (a parte Hadid e pochi altri) si scusò per il loro coinvolgimento.

Il Ministero del turismo delle Bahamas ha tuttavia chiesto scusa a nome delle Bahamas.

Lezione: Assumiti sempre le responsabilità dei tuoi errori.

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Lezione #8: Conosci le persone prima di lavorare con loro

Chiunque fosse coinvolto nel Fyre Festival avrebbe potuto schivare un proiettile se avesse fatto un po’ di ricerche.

McFarland non è un novellino quando si tratta di fare dei pasticci come questo.

Spendendo cinque minuti su Google avrebbe scoperto un modello di truffe e bluff.

Lezione: Conosci le persone prima di lavorare con loro e verifica eventuali precedenti negativi.

Conclusione

Dovresti sforzarti molto per creare un disastro come il Fyre Festival.

Tuttavia, vale la pena ribadire alcune delle lezioni che possiamo trarre dalle avventure di Billy McFarlane.

  1. Esaminare i costi e gli aspetti giuridici
  2. Pianificare un budget ragionevole
  3. Non mentire alle persone
  4. Ascoltare gli esperti (specialmente se li avete assunti)
  5. Comunicare eventuali modifiche al piano
  6. Fare ricerche sulle persone prima di lavorare per, o con, loro
  7. Assumersi le responsabilità degli errori (perché da esse non si può scappare)

Buona fortuna con il tuo Festival-e non organizzarlo in posti vicino agli squali.