Si fa presto a mettere insieme un’annuncio di lavoro e a pubblicarlo su un sito web. Ma sapete quali domande dovete fare a un organizzatore di eventi una volta cominciato il colloquio di lavoro?
In questo articolo, parleremo di…
- I benefici provenienti dall’assumere un organizzatore di eventi
- Dove trovare dei buoni candidati
- Quali domande chiedere loro
- Come valutare le loro risposte
Perché dovreste assumere un organizzatore di eventi
Ci possono essere molti motivi per farlo. Un buon organizzatore di eventi non costa poco, ma spesso vi salveranno dal commettere errori che potrebbero costarvi molto di più.
1. Gestione del tempo
Ci sono molte cose da fare quando si organizza un evento, e il tempo è una risorsa preziosissima. Un organizzatore di eventi esperto vi aiuterà a risparmiare un sacco di tempo.
2. Gestione del budget
Il tempo prezioso, ma anche il denaro. Un buon organizzatore di eventi può aiutarvi a gestire il budget del vostro evento e a negoziare con la location e i venditori e strappare un accordo vantaggioso.
3. Gestione dello stress
La pianificazione degli eventi viene spesso citata come uno dei mestieri più stressanti sulla faccia della Terra. Siccome avete già un sacco di cose a cui pensare, perché non lasciare che sia un professionista ad occuparsi dello stress in eccesso?
Dove cercare un organizzatore di eventi
Ora che avete compreso i benefici derivanti dall’assunzione di un organizzatore di eventi, vediamo dove potete trovare dei candidati qualificati per organizzare il vostro evento.
1. Approved Index
Approved Index è una directory che, al momento, presenta oltre 200 organizzatori di eventi tra cui scegliere. Potete anche filtrare i risultati in base alla posizione.
2. Event.org.uk
Sebbene event.org.uk sembri disegnato da un adolescente degli anni ’90, ha un sacco di compagnie che si occupano di pianificazione di eventi, elencate in ordine alfabetico.
3. Bizzabo
Il software provider Bizzabo ha un’estesa directory di aziende che si occupano di produzione di eventi, organizzazione e marketing.
4. Event Services Directory
La directory di Event Services Directory è degna di questo nome. Trovere non solo organizzatori di eventi, ma anche fornitori di attrezzature, aziende di catering e intrattenitori.
5. CrunchBase
Sebbene CrunchBase non sia esattamente una directory di organizzatori di eventi, hanno una lista di oltre 650 organizzatori sparsi per tutta Europa. E, come bonus, vi mostra anche varie statistiche.
6. AEO
L’Association of Event Organisers ha una lista di organizzatori di eventi membri dell’organizzazione. Al momento, ce ne sono oltre 80 tra cui scegliere.
Ecco le domande da porre a un organizzatore di eventi
Ora sapete perché forse è il caso di assumere un organizzatore di eventi e dove potete trovarli. Fino ad ora, tutto bene. Ora analizziamo le 14 domande che dovete porre al candidato durante il colloquio di lavoro.
1. In cosa sei specializzato?
La maggior parte degli organizzatori si specializzano in un particolare tipo di evento, che potrebbe essere qualsiasi cosa, dai matrimoni alle conferenze aziendali. Assicuratevi che la sua area di spealizzazione sia in linea con il vostro evento.
2. Quali servizi offri?
Assicuratevi che il pianificatore di eventi sia in grado di accomodare tutte le vostre necessità. Esempi includono ingaggiare gli oratori e organizzare il catering.
3. Cos’è incluso nel tuo compenso?
Stabilite cosa ottenete con il vostro denaro, e cosa invece vi costerà un extra. Concordate un compenso fisso, orario o a commissione, e determinate i costi aggiuntivi come le spese di viaggio.
4. Chi lavorerà all’evento?
Scoprite chi sarà il vostro contatto principale e quante persone saranno coinvolte nell’organizzazione del vostro evento. Scoprite chi è chi e come potete fare per contattarlo. (Sarà anche il caso di avere delle domande da porre allo staff.)
5. Di quanto tempo hai bisogno?
Il tempo che servirà all’organizzatore di eventi per pianificare il vostro evento dipende dalla grandezza e dal tipo di evento, oltre al numero di eventi diversi a cui sta lavorando allo stesso tempo.
6. Come scegli la location più adatta?
La location è spesso la spesa più grande del budget del vostro evento, quindi è importante che l’organizzatore la scelga con cura. Ponete questa domanda per valutare la sua attenzione per i dettagli.
7. Hai dei buoni contatti di fornitori?
Scegliete un organizzatore di eventi che ha una buona relazione con i venditori che forniscono l’attrezzatura, le decorazioni, il trasporto, il catering e l’intrattenimento. In questo modo, forse riuscirete a strappare un accordo vantaggioso.
8. Come gestirai il budget?
I soldi sono sempre un problema quando si pianifica un evento, ed è facile perdere il controllo del budget. Chiedete all’organizzatore in che modo gestirà il budget e come eviterà di spendere troppo.
9. Come gestirai la timeline?
Così come i soldi, anche il tempo è un fattore critico. È una domanda importante, perché probabilmente l’organizzatore si starà occupando di più di un evento alla volta – una sfida non da poco.
10. Quali tecnologie conosci?
Cìè tutta una serie di strumenti per la gestione di eventi per aiutare gli organizzatore di eventi a gestire il tempo, i soldi, il marketing e il ticketing. Scoprite quanti ne conosce il vostro candidato.
11. Come gestirai la sicurezza dell’evento?
La sicurezza, durante un evento, è una cosa seria, e ci sono varie assicurazioni che dovrete sottoscrivere. Chiedete al vostro organizzatore di eventi come eseguirà la valutazione rischi.
12. Quali sono le tue politiche di cancellazione e rimborsi?
Così come ogni altro fornitore di servizi, dovreste sempre sapere cosa succede se cancellate un evento e dovete rimborsare i vostri clienti. Assicuratevi di averlo stipulato chiaramente nel contratto in modo da evitare sorprese di qualsiasi tipo.
13. Possiedi delle certificazioni ufficiali?
Le certificazioni non sono super importanti, ma è rassicurante vedere un organizzatore che ne possiede qualcuna. Chiedetegli cosa ha studiato e se fa parte di una qualche associazione del settore.
14. Come misurerai l’evento di un successo?
Infine, è di fondamentale importanza essere d’accordo su come si misura il successo. Chiedete quali dati analizzerà e come incorporerà il feedback dei suoi clienti precedenti per migliorare la sua performance.
Strumenti per valutare le risposte del candidato
Non ci sono molti strumenti specifici per valutare le risposte che otterrete. Tuttavia, ci sono un sacco di utilissimi strumenti per valutare le risposte date durante un colloquio di lavoro.
Eccone alcuni che potete utilizzare:
- The Manager Foundation fornisce una scheda di valutazione per i colloqui di lavoro che potete facilmente personalizzare.
- Il dipartimento delle risorse umande del governo del Vermont ha una scheda di valutazione facile e veloce che potete utilizzare.
- MaRS ha una guida su come progettare le domande per il colloquio di lavoro così che sia facile valutare le risposte.
Cominciate a chiedere
Ci sono un sacco di domande importanti da fare a un organizzatore di eventi prima di assumerlo. Fargli tutte queste domande sin dall’inizio vi risparmierà un sacco di mal di testa e di incomprensioni.
Avete già assunto un organizzatore di eventi in passato? Condividete la vostra esperienza con noi lasciando un commento!